[Tìm hiểu] Các chỉ số đánh giá KPI cho trưởng phòng nhân sự

1. Ai là người thiết lập mẫu KPI cho trưởng phòng nhân sự?

Có thể thấy, khi làm việc trong các tổ chức, doanh nghiệp, ở bất kỳ bộ phận, vị trí nào cũng sẽ có yêu cầu về KPI nhất định. Và bộ phận nhân sự, cụ thể hơn việc làm trưởng phòng nhân sự cũng không phải ngoại lệ.

Hiện nay, các doanh nghiệp sẽ đưa ra các chỉ số để đánh giá về chất lượng làm việc của trưởng phòng nhân sự như thế nào? Liệu có đảm bảo được các yêu cầu và hoàn thành tốt nhiệm vụ hay không? Dựa vào KPI mà các trưởng phòng nhân sự đạt được, trưởng phòng nhân sự có thể hoàn thành được, doanh nghiệp có thể xác định được cơ sở để xây dựng nội dung, chương trình đào tạo nhân sự, tổ chức khen thưởng hay vấn đề về cải thiện văn hóa doanh nghiệp.

Vậy câu hỏi đặt ra là ai sẽ là người thiết lập ra mẫu KPI cho trưởng phòng nhân sự?

Thực tế, việc xây dựng được KPI cho trưởng phòng nhân sự đòi hỏi người cần có chuyên môn về công tác nhân sự, nắm rõ được các mục tiêu, nhiệm vụ của người làm nhân sự như thế nào. Điều quan trọng nhất là người đánh giá sẽ cần am hiểu về công việc xây dựng, đưa ra các chỉ số KPI cho bộ phận nhân sự.

Thường thì trong tổ chức, doanh nghiệp hiện nay, người thiết lập ra mẫu KPI cho trưởng phòng nhân sự sẽ là Giám đốc nhân sự. Bởi họ là người có thể hiểu về cơ chế hoạt động của phòng nhân sự cũng như các phòng ban khác. Bên cạnh đó, để đảm bảo được tính khách quan trong xây dựng KPI thì doanh nghiệp cũng thường nhờ sự hỗ trợ của các chuyên gia về KPI trên thị trường để thiết lập ra các chỉ số KPI cho trưởng phòng nhân sự.

Xem thêm: Chức năng và nhiệm vụ của phòng nhân sự trong doanh nghiệp

2. Các chỉ số đánh giá KPI cho trưởng phòng nhân sự là gì?

Tùy vào từng tổ chức, doanh nghiệp với mục tiêu, cơ chế hoạt động riêng, quy mô lớn – nhỏ mà chỉ số đánh giá KPI cho trưởng phòng nhân sự sẽ có sự khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung thì các doanh nghiệp sẽ đều tập trung vào một số chỉ số cơ bản dưới đây.

2.1. Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu – Quality of Hire

Chỉ số đầu tiên để đánh giá KPI cho trưởng phòng nhân sự đó chính là tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu trong các đợt tuyển dụng. Tỷ lệ đạt yêu cầu có thể hiểu đơn giản là mức mà các ứng viên ứng tuyển đáp ứng được các yêu cầu cơ bản theo tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đặt ra.

Cụ thể: tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu = số lượng các ứng viên tuyển đạt yêu cầu/tổng số ứng viên đã được tuyển.

Mục tiêu này đề ra sẽ hỗ trợ các anh/chị trưởng phòng nhân sự có thể xác định được các mức độ thành công của quá trình tuyển dụng. Nếu như tỷ lệ này càng cao thì điều đó chứng tỏ bộ phận tuyển dụng đã tổ chức truyền thông tốt, đưa được những cái cốt lõi của doanh nghiệp đến các ứng viên và điều này giúp cho bộ phận nhân sự dễ dàng hơn khi lọc hồ sơ ứng viên.

Ngược lại, nếu tỷ lệ này quá thấp thì cho thấy trưởng phòng nhân sự chưa thực hiện tốt nhiệm vụ, chưa truyền thông được cho ứng viên hiểu về tiêu chuẩn, nội dung của công việc, điều kiện công việc như thế nào,…?

Thực tế hiện nay thì số lượng các hồ sơ không phù hợp với yêu cầu kinh nghiệm, kỹ năng là vô cùng nhiều. Hồ sơ rác trên các trang web tuyển dụng cũng không hề ít. Chính điều này cũng làm ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả làm việc của phòng nhân sự khi phải mất nhiều thời gian sàng lọc hồ sơ, hẹn gặp mà ứng viên không đến, mức độ tuyển dụng thành công thấp,… Mặc dù hiện nay đã có thể đăng tin tuyển dụng miễn phí, sử dụng các mẫu quảng cáo tuyển dụng ấn tượng nhưng tỷ lệ hiệu quả vẫn không cao.

2.2. Tỷ lệ đồng ý đề nghị tuyển dụng – Offer Acceptance Rate

Đây có thể hiểu là tỷ lệ giữa ứng viên nhận lời đề nghị tuyển dụng trên tổng số nhận được đề nghị tuyển dụng. Chỉ số này được xác định theo công thức cụ thể như sau:

Tỷ lệ đồng ý đề nghị tuyển dụng = số lượng đề nghị được đồng ý từ ứng viên/tổng số đề nghị được đưa ra.

Chỉ số này được thiết lập trong KPI của trưởng phòng nhân sự nhằm đo lường mức độ hiệu quả của truyền thông doanh nghiệp. Tỷ lệ đồng ý nếu quá thấp sẽ thể hiện doanh nghiệp chưa đủ hấp dẫn ở khía cạnh nào đó như là chế độ phúc lợi chưa đủ cạnh tranh, lương thấp,…

Tham khảo thêm: Vị trí trưởng phòng nhân sự làm những gì?

Để có thể cải thiện được tỷ lệ này thì trưởng phòng nhân sự cần thảo luận về các vấn đề ảnh hưởng đến quyết định của ứng viên. Hai giải pháp tối ưu nhất cho vấn đề này chính là mức lương và chế độ đãi ngộ được đăng tải trên mẫu mô tả công việc, trưởng phòng nhân sự cần có sự trao đổi hoặc là thay đổi linh hoạt theo năng lực, nguyện vọng phù hợp của ứng viên.

2.3. Thời gian tuyển dụng – Time To Hire

Đây cũng là một tiêu chí rất quan trọng để đánh giá về KPI làm việc của trưởng phòng nhân sự. KPI thời gian tuyển dụng chính là khoảng thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhân viên mới được bổ nhiệm. Chỉ số này có vai trò đo lường về thời gian kéo dài để tuyển dụng thành công 1 nhân viên cho doanh nghiệp. Theo đó, chỉ số này sẽ ràng buộc trách nhiệm của trưởng phòng nhân sự trong vấn đề điều phối hoạt động tuyển dụng, đồng thời cũng là cơ sở định hướng cho các bộ phận cần chủ động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực.

Trung bình thì thời gian để tuyển dụng thành công 1 nhân viên bình thường sẽ là 1 tháng, còn đối với nhân sự cấp cao hơn thì sẽ mất thời gian lâu hơn. Tuy nhiên thì ở một số tổ chức lớn, có thương hiệu tuyển dụng tốt thì thời gian tuyển dụng khá ngắn, chỉ khoảng 1 – 2 tuần.

Xem thêm: Việc Làm Quản Lý Nhân Sự

2.4. Chi phí tuyển dụng – Cost Per Hire

Chỉ số này được đưa ra để đo lường về chi phí phải trả cho mỗi cơ hội tuyển dụng hay có nghĩa là hồ sơ ứng viên có được. Công thức để tính chi phí tuyển dụng sẽ là:

Chi phí tuyển dụng = tổng chi phí tuyển dụng/tổng chi phí tuyển được.

Hoặc chi phí tuyển dụng = (tổng chi phí vận hành nội bộ + tổng chi phí bên ngoài)/tổng số lượng tuyển dụng thành công.

Trong đó, một vài chi phí nội bộ có thể kể đến như là chi phí nhân sự thực hiện quá trình tuyển dụng, chi phí bên ngoài (tiền gọi điện, đăng tin tuyển dụng, phần mềm quản lý tuyển dụng,…). Theo đó, chỉ số này sẽ giúp cho các trưởng phòng nhân sự có thể xác định về mức chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra để quảng cáo ở từng kênh cho mỗi CV thu được.

Tham khảo thêm: Top phần mềm quản lý nhân sự online tốt nhất

2.5. Chỉ số hiệu quả của các nguồn tuyển dụng – Source of Hire

Các doanh nghiệp cũng thường đặt chỉ số hiệu quả của các nguồn tuyển dụng trong KPI của trưởng phòng nhân sự. Chỉ số này cho phép các trưởng phòng nhân sự có thể thu thập, so sánh cũng như đánh giá về các chi phí, mức độ hiệu quả của các kênh tuyển dụng khác nhau. Ví dụ như là các website đăng tin tuyển dụng, các trang mạng xã hội hay trang tuyển dụng của chính doanh nghiệp,… Dựa vào đây, trưởng phòng nhân sự sẽ cần phải so sánh chỉ số của từng kênh để xem xét kênh nào mang đến hiệu quả tốt nhất.

Tuy vậy thì điều này sẽ không đồng nghĩa với việc trưởng phòng nhân sự chỉ thực hiện quảng cáo trên các kênh hiệu quả nhất thời bởi nó sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như là vị trí của doanh nghiệp cần tuyển, độc giả của các kênh đó gồm những đối tượng nào,…?

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn hình thức đăng tin tuyển dụng và mỗi tin có thể được đăng trong 1 – 2 tuần, thậm chí là 1 tháng. Điều này có thể tiêu tốn đến vài triệu đồng mà khả năng chỉ tìm được vài hồ sơ ứng viên phù hợp, trường hợp không may thì còn không có ứng viên nào. Như vậy, cái giá phải trả cho mỗi hồ sơ ứng viên tiềm năng có thể lên đến vài triệu. Tuy rằng thị trường lao động nguồn nhân lực dồi dào nhưng để tìm kiếm được nhân lực phù hợp thì khá khó. Để đào tạo được nguồn nhân lực chất lượng cao phải tốn chi phí khá cao.

2.6. Hiệu quả đào tạo nhân viên – Training Effectiveness

Một chỉ số nữa cũng được đặt trong KPI của trưởng phòng nhân sự đó là hiệu quả đào tạo nhân viên. KPI này đóng vai trò rất quan trọng, giúp cho các trưởng phòng nhân sự có thể nắm được tình hình nhân viên làm việc như thế nào, đã áp dụng đào tạo vào công việc ra sao và hiệu quả đạt được đến đâu?

Chỉ số hiệu quả đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp có thể xác định theo công thức là:

Hiệu quả đào tạo = số nhân viên áp dụng kiến thức sau đào tạo/tổng số nhân viên được đào tạo.

Trên đây là tổng hợp những thông tin chi tiết liên quan đến chỉ số đánh giá KPI cho trưởng phòng nhân sự tại các doanh nghiệp hiện nay. Mong rằng qua chia sẻ này, mọi người có thể hiểu và áp dụng được những vấn đề cần thiết trong công việc để đạt hiệu quả cao nhất.

Xem thêm: Employee experience là việc gì và cách tạo dựng trải nghiệm cho nhân viên có ý nghĩa như thế nào?