Các danh mục KPI Quản lý dự án và những quy trình thiết lập?

KPI là một thuật ngữ vô cùng thông dụng trong việc đánh giá hiệu suất của công việc khi nhân viên thực hiện. Trong quá trình quản lý dự án thì việc tiến hành các đầu việc và thiết lập KPI cho từng cá nhân cũng là một điều vô cùng quan trọng. Cùng tìm hiểu ngay về những danh mục trong KPI Quản lý dự án và Quy trình thiết lập để giúp tiến độ dự án được khai thông hơn nhé!

1. Những danh mục quan trọng trong KPI Quản lý dự án 

Các chỉ số trong quy trình quản lý dự án cho thấy được tính hiệu quả của dự án ấy như thế nào, từ đó, doanh nghiệp sẽ ra quyết định phù hợp trong việc tiếp tục phát triển dự án đó hay không. 

Khi bắt đầu những điều cơ bản, bạn có thể xem xét bốn loại chức năng quản lý đáng cân nhắc trọng KPIs quản lý dự án. Những khía cạnh mà bạn cần phải xem xét có thể nhắc đến như sau: thời gian, ngân sách, hiệu quả, chất lượng và hiệu quả công việc. 

Dưới đây là một số chỉ số nhanh giúp bạn hiểu rõ hơn về tất cả các chỉ số cụ thể, mong rằng nó sẽ hữu ích cho bạn có thêm kiến thức và thông tin về quản lý dự án để phục vụ công việc của mình.

- Chỉ số đầu tiên có thể kể đến như thời gian chu kỳ: Là thời gian để hoàn thành và thực hiện một nhiệm vụ cụ thể và quan trọng đối với những nhiệm vụ lặp đi lặp lại trong dự án.

- Chỉ số về thời gian hoàn thành: Thời gian kể từ khi nhận được yêu cầu cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ của mình. Số liệu này vô cùng quan trong trọng để có thể tìm ra một điểm nghẽn ở bất cứ một quy trình nào trong tiến độ dự án.

- Khả năng nguồn lực của dự án: Đối với quy mô làm việc trong nhóm dự án sẽ nhân với phần trăm thời gian mà họ phải làm việc trong dự án. Những số liệu này có thể giúp phân bổ một cách hợp lý các nguồn lực và thiết lập mốc thời gian một cách chính xác để hoàn thành dự án một cách hiệu quả.

- Chỉ số hiệu suất theo lộ trình: Đây là tương ứng với việc hoàn thành công việc theo kế hoạch đã đề ra.

- Phần trăm hoàn thành kế hoạch đúng hạn: Cho thấy rằng một nhiệm vụ được thực hiện đúng hạn hay không, điều này sẽ phụ thuộc vào thời gian và việc lập kế hoạch của trưởng dự án.

- Thời gian dành cho các thành viên: thời gian dành cho từng thành viên ở trong nhóm hoặc tất cả sẽ trùng nhau, điều này sẽ thuộc về lượng thời gian mà bạn muốn dành để theo dõi.

- Số giờ đã lên lịch với thời gian sử dụng của nó: Nếu tỷ lệ này có sự chênh lệch đáng kể, cần xem lại ngay quy trình làm việc của nhân viên có những lỗ hổng nào, hãy xem lại phần phân bổ nguồn lực và ngân sách vì điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lộ trình công việc.

- Chi phí thực tế mà dự án đã bỏ ra (AC): đây là số tiền mà dự án đã sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định.

- Giá trị thu được (EV): Đây là khoản tiền mà ngân sách đã chi ra so với công việc đã làm được.

- Chỉ số về hiệu suất chi phí (CPI): Đây là tỷ lệ so sánh chi phí làm việc theo kế hoạch với số tiền đã chi tiêu cho đến hiện tại. Nếu trong trường hợp hệ số của tỷ lệ này lớn hơn 1, thì điều này có nghĩa rằng bạn đang hoạt động theo đúng như trong ngân sách. Còn nếu trong trường hợp bé hơn 1, bạn đang vượt quá ngân sách cho phép rồi đấy.

- Đối với phương sai chi phí: Điều này cho thấy được sự khác biệt giữa ngân sách được thiết lập và những gì mà dự án của bạn đã tiêu tốn.

- Chi phí đã lên kế hoạch từ trước: Chi phí cần được lên kế hoạch cho những công việc sẽ thực hiện. Hãy cố gắng so sánh số liệu này với chi phí thực tế để có thể điều chỉnh được ngân sách nếu như chúng cần thiết.

- Giá trị được lập kế hoạch rõ ràng: Giá trị này cho biết rằng mức ngân sách đã được chi tiêu trong một thời điểm nhất định như thế nào.

- Một số những mốc thời gian quan trọng đã hoàn thành xong và được ký kết đúng hạn: Các chỉ báo về các phần của dự án có được thực hiện đúng hạn hay không.

- Một số những yêu cầu cần phải thay đổi trong dự án: Số lượng nhiệm vụ được yêu cầu của khách hàng được thực hiện để thay đổi đối với phạm vi công việc nhất định. 

Xem thêm: Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp hiệu quả

2. Quy trình thiết lập KPI Quản lý dự án 

Để có thể xây dựng được một hệ thống chỉ số KPI Quản lý dự án, bạn cần thực hiện theo một số những bước cơ bản sau đây:

- Bước đầu tiên: Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức đội ngũ tham gia vào dự án, các nhà quản lý cần phải xây dựng cho mình hệ thống KPI quản lý dự án một cách linh hoạt, cẩn trọng trong từng bước thực hiện. Từ việc chọn các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm cho đến các nhân viên phù hợp với dự án trong công ty. Điều này sẽ giúp cho các chỉ tiêu KPI được đưa ra và phát huy được hết tất cả tính hiệu quả của nó.

- Bước thứ hai: Thống nhất lại định hướng và xây dựng một bản đồ chiếc lược phù hợp. Các chỉ số nhằm đánh giá KPI quản lý dự án cần được đáp ứng linh hoạt trong thực bước thực hiện. Điều này đảm bảo phải phù hợp với chiến lược phát triển chung của công ty. 

Từ những yếu tố đó, phân tích một cách chi tiết các mục tiêu quản lý thiết yếu cho từng phòng ban hay từng bộ phận, phòng ban trong quá trình thực hiện dự án.

- Bước thứ ba: Thiết lập hệ thống KPI cho công ty và phân bổ chúng cho từng bộ phận. Một hệ thống chỉ số KPI quản lý dự án không thể nào thiếu các chức năng và nhiệm vụ cần thiết của nó cần phải làm cho từng bộ phận và đối với từng cá nhân thực hiện nhiệm vụ trong dự án. 

Việc mô tả một cách rõ ràng công việc của từng bộ phận, cá nhân gắn liền với chức năng từng vị trí, chức danh của vị trí đó trong dự án sẽ có thể giúp cho các chỉ số KPI trong công ty được xây dựng một cách chất lượng và sát sao hơn đối với thực tế. 

- Bước thứ tư: Xây dựng các KPI phân bổ cho toàn bộ các vị trí. Người quản lý không chỉ cung cấp chỉ tiêu hiệu suất cho bộ phận, mà còn phải đảm nhận vai trò lãnh đạo và hướng dẫn nhân viên cấp dưới, phân công nhiệm vụ và chỉ tiêu hiệu suất cho họ.

Việc xây dựng từng chỉ số đánh giá KPI phải nên được thực hiện một cách hiệu quả, cụ thể, phù hợp với các chức năng và nhiệm vụ của từng nhóm thực hiện và bên cạnh đó đảm bảo bộ chỉ số KPI ấy phải đúng như những yêu cầu trong tiêu chí SMART.

- Bước thứ năm: Viết ra quy chế đánh giá hiệu suất công việc. Ở từng chỉ số KPI quản lý dự án cần phải có những khung điểm riêng biệt cần phải dựa trên hiệu quả công việc và thời gian hoàn thành, hiệu quả làm việc của các thành viên trong đội nhóm.

Điều này sẽ giúp cho các nhà quản lý giám sát mức độ thành công của một dự án một cách dễ dàng mà công ty đã thực hiện.

Đo lường chỉ số KPI một cách hiệu quả, chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo qua phần mềm kpi miễn phí. Đây là một phần mềm vô cùng tiện lợi và sở hữu nhiều lợi ích khiến cho công việc của bạn trở nên hanh thông, thuận lợi hơn. Để có thể download phần mềm kpi miễn phí về máy, bạn có thể tham khảo một số thông tin trên mạng để xem chi tiết cách download phần mềm kpi miễn phí nhé!

Như vậy hôm nay, chúng ta đã cùng nhau tóm tắt về những vấn đề liên quan đến KPI Quản lý dự án, về một số những thuật ngữ trong chỉ tiêu KPI đề ra cho nhân viên cấp dưới. Đồng thời, chúng tôi đã cung cấp thông tin hữu ích liên quan đến những bước thiết lập KPI quản lý dự án. Hy vọng bài viết đã có thể hỗ trợ bạn một số kiến thức về KPI quản lý dự án.