Kỹ năng hành chính văn phòng là gì? Bài học “vỡ lòng” của công sở

1. Kỹ năng hành chính văn phòng là gì? 

Kỹ năng hành chính văn phòng là những kỹ năng liên quan đến các công việc tại doanh nghiệp hay tổ chức văn phòng, và cần thiết cho nhiều công việc khác nhau, từ trợ lý văn phòng đến thư ký đến quản lý văn phòng. Nhân viên trong gần như mọi ngành công nghiệp và công ty đều bắt buộc phải có kỹ năng hành chính văn phòng mạnh mẽ. Ứng viên có việc làm với kỹ năng hành chính mạnh mẽ đang có nhu cầu việc làm cao trong hầu hết mọi ngành công nghiệp. Chuyên gia ở các vị trí hành chính phải có khả năng xử lý nhiều bộ phận chuyển động và các tình huống thử thách cùng một lúc. Họ giúp duy trì một văn phòng hoạt động trơn tru trong khi hỗ trợ những nỗ lực của các giám sát viên và các bên liên quan của họ. Phát triển các kỹ năng hành chính đặc biệt để mở ra cho bạn sự tăng cấp và cơ hội mới trong công việc của mình. 

Khi đi xin việc, cho dù bạn là một ứng viên mới vừa ra trường hay là một ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc lâu năm thì nhà tuyển dụng vẫn sẽ nhìn và đánh giá những kỹ năng hành chính văn phòng của bạn. Đừng nghĩ rằng bạn không có kinh nghiệm làm việc trước đó thì có thể nhà tuyển dụng sẽ bỏ qua phần này. Bởi lẽ, một vài kỹ năng văn phòng nó được tạo thành từ quá trình học tập tại trường đại học, thậm chí trong lối sống cũng như văn hóa ứng xử ngoài xã hội. Cho nên một cách khách quan có thể nói, kỹ năng hành chính văn phòng là một thứ mà những nhân viên văn phòng tương lai đã có sẵn, và sẽ nâng cấp hơn trong quá trình luyện tập và trau dồi. Nếu như có kỹ năng đáp ứng được yêu cầu tuyển nhân viên hành chính văn phòng tại tphcm hay bất kể nơi nào khác thì cơ hội việc làm của bạn sẽ cao hơn các ứng viên còn lại.

Dưới đây là danh sách các kỹ năng hành chính quan trọng mà hầu hết các nhà tuyển dụng tìm kiếm ở ứng viên. Phát triển các kỹ năng này và nhấn mạnh chúng trong các ứng dụng công việc, sơ yếu lý lịch, thư xin việc và các cuộc phỏng vấn. Cho thấy rằng bạn có các kỹ năng cụ thể mà công ty đang tìm kiếm sẽ giúp bạn được tuyển dụng và thăng tiến.

2. Những kỹ năng mềm của hành chính văn phòng 

2.1. Giao tiếp

Giao tiếp là một kỹ năng mềm hành chính quan trọng. Nhân viên hành chính thường phải tương tác với nhà tuyển dụng, nhân viên và khách hàng, trực tiếp hay qua điện thoại. Điều quan trọng là họ nói rõ ràng và lớn tiếng, duy trì giọng điệu tích cực. Trở thành một người giao tiếp tốt cũng có nghĩa là một người lắng nghe tốt. Bạn cần lắng nghe cẩn thận các nhà quản lý, nhân viên khác và khách hàng Câu hỏi và mối quan tâm. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản cũng cực kỳ quan trọng. Hầu hết các vị trí hành chính liên quan đến thực sự nhiều văn bản. Nhân viên hành chính thường được yêu cầu viết nhiều loại tài liệu, bao gồm các bản ghi nhớ cho chủ nhân của họ, sao chép cho trang web của công ty hay email cho nhân viên hay khách hàng. Họ phải có khả năng viết rõ ràng, chuẩn xác và chuyên nghiệp.

Các nhiệm vụ và kỹ năng giao tiếp khác bao gồm:

• Trả lời điện thoại
• Phóng viên kinh doanh
• Khách hàng gọi điện
• Quan hệ khách hàng
• Giao tiếp
• Thư tín
• Dịch vụ khách hàng
• Chỉ đạo khách hàng
• Chỉnh sửa
• E-mail
• Nộp hồ sơ
• Chào mừng khách hàng
• Chào hỏi nhân viên
• Chào khách
• Liên cá nhân
• Lắng nghe
• Giao tiếp bằng miệng
• Trình bày
• Quan hệ công chúng
• Nói trước công chúng
• Lễ tân
• Viết tốc ký
• Làm việc theo nhóm
• Viết
• Giao tiếp bằng văn bản

2.2. Tổ chức

Các công việc hành chính các loại đòi hỏi kỹ năng tổ chức mạnh mẽ để tung hứng nhiều nhiệm vụ. Nhân viên hỗ trợ hành chính phải quản lý các lịch khác nhau, sắp xếp các cuộc hẹn và giữ cho văn phòng hoạt động hiệu quả. Kỹ năng tổ chức là một sự thể hiện đặc thù của môi trường công sở, là nơi mà mọi người làm việc quy củ và theo quy trình. Bên cạnh đó kỹ năng tổ chức còn đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các bạn hoàn thành công việc đúng kế hoạch và là một yếu tố đánh giá sự chuyên nghiệp của bạn.  Dưới đây là các kỹ năng tổ chức cần thiết cho công việc hành chính:

• Sự chính xác
• Thiết lập cuộc hẹn
• Sự chú ý đến chi tiết
• Thanh toán
• Sổ sách kế toán
• Lịch & Docketing
• Thư ký
• Hiệu quả
• Nộp hồ sơ
• Hàng tồn kho
• Pháp lý
• Đa tác vụ
• Văn phòng hành chính
• Quản lý văn phòng
• Sắp xếp và gửi thư
• Quản lý thời gian
• Sắp xếp chuyến đi

2.3. Lập kế hoạch

Một kỹ năng quản trị quan trọng khác là có thể lập kế hoạch và lên lịch trước. Điều này có thể có nghĩa là quản lý các cuộc hẹn của ai đó, tạo ra một kế hoạch khi nhân viên bị ốm hay phát triển các hệ thống thủ tục văn phòng. Một quản trị viên cần có khả năng lập kế hoạch trước và chuẩn bị cho bất kỳ vấn đề văn phòng tiềm năng nào. Mặc dù ở trong môi trường hành chính văn phòng kế hoạch sẽ thường được lập sẵn và giả sử bạn là nhân viên thì chỉ việc làm theo. Tuy vậy lập kế hoạch ở đây còn là thao tác khi bạn làm các công việc chuyên môn cá nhân của mình. Dưới đây là các kỹ năng hành chính liên quan đến lập kế hoạch khác yêu cầu:

• Phân tích
• Giao tiếp
• Đánh giá
• Điều phối sự kiện
• Thiết lập mục tiêu
• Hành động thực hiện
• Đăng ký cuộc hẹn
• Kế hoạch họp
• Giám sát hành động
• Có tổ chức
• Dự đoán
• Ưu tiên

2.4. Giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề và tư duy phê phán vô cùng quan trọng với bất kỳ vị trí hành chính nào. Quản trị viên thường là người trực tiếp mà nhân viên và khách hàng tìm kiếm sự giúp đỡ với các câu hỏi hay vấn đề. Họ phải có khả năng nghe nhiều vấn đề khác nhau và giải quyết chúng bằng cách sử dụng tư duy phê phán. Các vấn đề thường xuất phát từ các mối quan hệ giữa con người với con người, cho nên bắt buộc bạn phải biết cách giải quyết nó ổn thỏa nhất để đạt được sự viên mãn. Dưới đây là các kỹ năng giải quyết vấn đề và tư duy phê phán cần thiết:

• Quả quyết
• Quan hệ khách hàng
• Hợp tác
• Tư duy phản biện
• Quyết định
• Quan hệ nhân viên
• Mục tiêu định hướng
• Thực thi
• Giải quyết vấn đề
• Hòa giải
• Phối hợp văn phòng
• Nghiên cứu
• Giám sát
• Làm việc nhóm
• Đào tạo
• Xử lý sự cố

​Việc làm hành chính văn phòng tại Hà Nội

3. Những kỹ năng “cứng” của hành chính văn phòng

3.1. Sử dụng thiết bị 

Nhân viên hành chính phải vận hành nhiều công cụ công nghệ khác nhau, từ đơn giản nhất đến một chút kỹ thuật, thậm chí là chương trình lập lịch trực tuyến. Họ cũng phải sử dụng và thường bảo trì các thiết bị văn phòng, như fax, máy quét và máy in. Những thiết bị này hầu hết đều có mặt tại các văn phòng hiện nay chứ không cứ gì ở một lĩnh vực hành chính nhất định nào. Mặc dù đôi khi công việc sẽ có những nhân viên bộ phận thực hiện tuy vậy không phải công ty cũng đầu tư hẳn một bộ phận xử lý kỹ thuật văn phòng. Bên cạnh đó việc tự mình chủ động giải quyết cũng giúp các bạn tiết kiệm thời gian hơn. Dưới đây là danh sách các kiến ​​thức hay kỹ năng công nghệ khác cần thiết cho nhân viên hành chính:

• Máy vi tính
• Xuất bản máy tính để bàn
• Quản lý tài liệu
• Fax
• Internet
• Duy trì hồ sơ văn phòng
• Thiết bị văn phòng
• Đặt hàng vật tư văn phòng
• Xử lý đơn hàng
• Quan điểm
• Sách nhanh
• Lưu trữ hồ sơ
• Nghiên cứu
• Chạy máy văn phòng
• Phần mềm
• Bảng tính
• Thời gian và hóa đơn
• Phiên mã
• Đánh máy
• Gõ từ chính tả
• Chuẩn bị hội nghị truyền hình
• Thư thoại
• Xử lý văn bản
• Cơ quan

3.2. Kỹ năng sử dụng các phần mềm 

Có các kỹ năng công nghệ cần thiết để thực hiện nhập dữ liệu, quản lý lịch nhóm và tạo báo cáo công ty được các kỹ năng quản trị viên tìm kiếm vô cùng nhiều trong các trợ lý. Điều quan trọng là phải làm quen với phần mềm Microsoft Office như Excel, Word, PowerPoint, Outlook, v.v. Nó cũng không hiếm khi các trợ lý quản trị giúp nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), nền tảng dịch vụ khách hàng hay bàn trợ giúp ảo. Điều này có nghĩa là bạn cần có sự hiểu biết kỹ lưỡng về phần mềm máy tính, trình duyệt và hệ điều hành để thực hiện công việc. 

Bên cạnh đó bạn cũng nên biết sử dụng một vài phần mềm khác phục vụ trao đổi và liên lạc trong doanh nghiệp như: Zalo, Skype, Viber, … Những phần mềm này tưởng như đơn giản tuy nhiên thực chất, giả sử bạn không có sự tìm hiểu và sử dụng trước đó thì khó mà bắt kịp khi bắt đầu một công việc văn phòng mới. Bởi ở mỗi doanh nghiệp sẽ sử dụng một phần mềm khác nhau để trao đổi tùy thuộc vào mục đích sử dụng cũng như văn hóa công ty. Chứ không hề có một phần mềm trao đổi nào cố định cho dân văn phòng. 

Không những thế, hiện nay các công việc công sở khá chuộng về việc sử dụng hình ảnh cho dù là bạn làm ở bộ phận nào. Cho nên để bắt kịp thời đại xu thế, bạn nên trang bị cho mình một số hiểu biết về việc sử dụng phần mềm chỉnh sửa hình ảnh từ đơn giản nhất. Bạn có nghĩ là nếu ghi trong CV về kỹ năng sử dụng photoshop chẳng hạn bạn sẽ được ưu tiên hơn các ứng viên ngang bằng khác với bạn mà không có kỹ năng này? Tất nhiên rồi!

3.3. Kỹ năng chuyên môn 

Nhiều người nghĩ rằng, kỹ năng văn phòng chỉ dừng lại ở các kỹ năng mềm, kỹ năng chung chung. Tuy nhiên những kỹ năng chuyên môn của bạn cũng được coi là kỹ năng văn phòng. Thậm chí nó còn là kỹ năng văn phòng chính được các kỹ năng khác hỗ trợ nhằm mục đích đạt hiệu quả công việc tốt nhất lẫn xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp. Các kỹ năng chuyên môn các bạn sẽ thường được học khi còn là sinh viên, một số vị trí hành chính văn phòng hiện nay thậm chí còn không cần qua đào tạo cao đẳng - đại học mà có thể tự học qua quá trình tích lũy và các lớp học thêm. Có thể kể qua một số kỹ năng văn phòng chuyên môn như:

• Thư ký 
• Biên tập 
• Coding 
• Thiết kế 
• Kế toán 
• Tuyển dụng 
• Quản lý 

Đây là 7 kỹ năng chuyên môn tiêu biểu nhất và phổ biến nhất hiện nay tại các công ty doanh nghiệp Việt Nam. 

Việc làm hành chính văn phòng tại Hồ Chí Minh

4. Phẩm chất nhân viên văn phòng 

Ngoài các kỹ năng mềm và cứng ra thì phẩm chất nhân viên văn phòng cũng là một trong ba nội dung của kỹ năng hành chính văn phòng. Những phẩm chất này được xây dựng trên bản lề là sự chuyên nghiệp và môi trường làm việc năng động. Cho nên cũng không hẳn là bạn bắt buộc phải có ngay từ khi ứng tuyển việc làm mà có thể dần dần xây dựng trong thời gian làm việc. Do vậy những phẩm chất này là tiêu chí đủ chứ không phải là tiêu chí cần cho sự hoàn thiện các kỹ năng hành chính văn phòng. Những phẩm chất đó là:

• Năng động
• Uyển chuyển
• Duy trì sự tập trung
• Kiên nhẫn
• Hài lòng
• Chuyên nghiệp
• Tháo vát
• Tự tạo động lực
• Chủ động

Nếu bạn đã có kinh nghiệm làm việc như một chuyên gia hành chính, bạn đã biết rằng bạn cần có khả năng thích nghi. Trong kinh doanh, mọi thứ có thể thay đổi với tốc độ nhanh chóng và bạn cần có khả năng thích nghi nhanh chóng để hoàn thành công việc và hỗ trợ đồng đội. Để làm điều này, quản trị viên cần phải tháo vát trong việc hoàn thành nhiệm vụ của mình thông qua các kỹ năng tư duy đa tác vụ và sáng tạo. Điều này đặc biệt quan trọng khi sếp của bạn không có mặt trong cuộc khủng hoảng. Là một trợ lý bạn cần phải tháo vát trong việc khám phá những con đường khác để đạt được giải pháp.

Tìm việc

Hy vọng rằng bài viết dưới đây đã giúp bạn bổ sung thêm vào hiểu biết của mình những kỹ năng hành chính văn phòng cần có. Trước khi ứng tuyển bất kỳ một vị trí công việc văn phòng nào, nhà tuyển dụng rất hay để ý đến phần này thông qua phần thể hiện trên CV và khi trả lời phỏng vấn. Hãy nằm lòng những điều trên và cùng với website timviec365.vn, chúc bạn chinh phục nhà tuyển dụng thành công nhé!