Hé lộ phương pháp phát triển kỹ năng tìm kiếm và xử lý thông tin

1. Kỹ năng tìm kiếm, thu thập thông tin

Có thể thấy, việc tìm kiếm, nắm bắt các thông tin về đời sống, xã hội, các vấn đề liên quan đến công việc là rất cần thiết đối với chúng ta. Vậy hiểu cụ thể về khái niệm kỹ năng tìm kiếm, thu thập thông tin là gì? Nó có vai trò như thế nào đối với con người?

1.1. Hiểu về kỹ năng tìm kiếm thông tin là gì?

Tìm kiếm, thu thập thông tin có thể hiểu đơn giản chính là các hoạt động đi tìm kiếm các thông tin giúp mang lại hiểu biết cho con người. Nếu đặt trong bối cảnh là những thông tin về hoạt động quản lý hành chính, thu thập, tìm kiếm thông tin được hiểu là tập hợp lại các nguồn thông tin phục vụ cho các nhiệm vụ của công chức.

Tuy nhiên thì việc tìm kiếm và thu thập các thông tin trong hoạt động công vụ sẽ cần lưu ý đến những tiêu chí để làm rõ các vấn đề, nội dung liên quan đến nghiên cứu, đánh giá. Vì vậy, việc thu thập thông tin cần phải đảm bảo rằng chúng liên quan đến mục tiêu của công việc, từ đó giúp chúng ta có thể thu thập thông tin tổng hợp và cụ thể để có thể kết nối với nhau, minh họa những nhận định quan trọng mà yêu cầu của công việc đã đề ra.

Theo đó, kỹ năng tìm kiếm thông tin chính là con người áp dụng những kỹ năng về chuyên môn của mình, thực hiện quá trình tìm kiếm sao cho nhanh chóng, hiệu quả và đảm bảo về thông tin chính xác. Điều này không phải là một kỹ năng dễ dàng mà con người phải trải qua quá trình rèn luyện kéo dài mới có thể phát triển được.

1.2. Tầm quan trọng của kỹ năng tìm kiếm, thu thập thông tin

Hiện nay, với nhu cầu tìm kiếm, thu thập thông tin đang ngày càng nhiều thì việc có kỹ năng này lại càng quan trọng. Các thông tin không phải lúc nào cũng hiện lên rõ ràng, nhìn thấy, nghe thấy mà đôi khi chúng ta còn cần vận dụng các kỹ năng nhất định để có thể đào xới, tìm kiếm ra. Do đó, việc có kỹ năng tìm kiếm thông tin nhanh chóng chắc chắn sẽ là một lợi thế lớn giúp cho chúng ta có được các nguồn thông tin nhanh chóng mà chính xác.

Với những ai yếu về kỹ năng này thường khá chật vật, không biết phải tìm các nguồn thông tin ở đâu, nơi nào mới cung cấp thông tin đảm bảo sự chính xác, phù hợp với yêu cầu công việc đang thực hiện. Không có kỹ năng tìm kiếm thông tin sẽ khiến các bạn rơi vào tình trạng tìm thông tin không đầy đủ, gây ảnh hưởng đến nhiệm vụ, quá trình đánh giá kết quả và xử lý công việc sẽ bị thiếu tính thuyết phục, không đáp ứng được yêu cầu.

Từ đây có thể thấy, việc trau dồi, rèn luyện kỹ năng tìm kiếm, thu thập thông tin là điều vô cùng cần thiết đối với chúng ta trong công việc cũng như trong cuộc sống hàng ngày.

Hé lộ: 6 bước phát triển kỹ năng nghề nghiệp bạn cần biết

1.3. Phương pháp phát triển kỹ năng tìm kiếm, thu thập thông tin

Để có thể phát triển được kỹ năng tìm kiếm, thu thập thông tin và mang lại hiệu quả tốt nhất cho công việc thì các bạn sẽ cần đảm bảo việc thực hiện quá trình thu thập thông tin theo đúng quy trình như sau:

Thứ nhất, nghiên cứu các nguồn thông tin đã có

Đây là bước đầu giúp việc tìm kiếm, thu thập thông tin trở nên dễ dàng, tiết kiệm về thời gian, chi phí cho các cá nhân, tổ chức và có tính kịp thời, đảm bảo. Do đó, trong quá trình tìm kiếm thông tin, đâu sẽ là cách làm được ưu tiên. Tuy nhiên, nguồn tin này cũng sẽ có nhược điểm đó chính là không phải lúc nào nội dung cũng có sẵn, phù hợp với nhu cầu, mục đích và số lượng thường chưa đảm bảo.

Đối với việc tìm kiếm, thu thập các thông tin theo nguồn tin đã có này, các bạn có thể tìm trên các tài liệu, văn bản được gửi đến đơn vị như là các thông báo, văn bản luật, các báo cáo đánh giá, văn bản chỉ đạo, quyết định, ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn nội bộ,…

Thứ hai, tiến hành điều tra, khảo sát thực tế

Phương pháp này sẽ áp dụng trong một số trường hợp mà nguồn tin có sẵn không đủ để phục vụ cho quá trình xử lý thông tin. Do đó, các bạn sẽ cần phải kiểm chứng thực tế, thu thập thông tin trên diện rộng hơn trước khi đưa ra các quyết định.

Để có thể thực hiện phương pháp này thì các cá nhân, tổ chức cần đảm bảo về sự chặt chẽ trong khâu lập kế hoạch đến triển khai. Trong đó, việc xây dựng các phương án điều tra, khảo sát sẽ cần xác định các vấn đề sau:

- Mục đích, yêu cầu của tìm kiếm, thu thập thông tin là gì?

- Nội dung thông tin cần phải thu thập như thế nào?

- Xác định về niên độ của thông tin cần phải thu thập.

- Xác định về các yếu tố địa bàn điều tra, khảo sát, đối tượng cần thu thập thông tin, thời gian hoạt động, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân thực hiện.

Thông qua các cơ sở đó, cá nhân, tổ chức mới có thể bắt đầu tiến hành điều tra, khảo sát thực tế, thu thập các thông tin theo mục đích và yêu cầu đặt ra. Đối với phương pháp này thì thường sẽ không sử dụng đơn lẻ mà đòi hỏi cần phải tổ chức thật chặt chẽ.

Thứ ba, phương pháp chuyên gia

Phương pháp này sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, thu thập thông tin được đa dạng, đa chiều và chuyên sâu hơn, giúp đi vào mục đích dự kiến cho việc thu thập thông tin. Đối với phương pháp này thì sẽ phù hợp với thông tin cần xử lý khi có nhiều ý kiến khác nhau và cần đánh giá, kiểm chứng lại. Để có thể triển khai phương pháp này thì cần phải có nguồn kinh phí cao.

Việc tìm kiếm, thu thập các thông tin theo phương pháp này sẽ được tổ chức dưới các hình thức sau:

- Phỏng vấn những người có am hiểu hoặc là những ai có liên quan đến thông tin cần thu thập.

- Gửi các văn bản xin ý kiến từ mọi người.

- Mở các cuộc hội họp để trao đổi thông tin.

- Thảo luận dưới hình thức là hội nghị khoa học.

Tìm hiểu thêm: Danh mục bí quyết làm việc hiệu quả tại đây!

2. Kỹ năng xử lý thông tin

Sau khi đã tìm kiếm và thu thập được các nguồn thông tin đảm bảo đầy đủ, chính xác thì chúng ta sẽ cần phải xử lý các thông tin đó sao cho phù hợp với mục đích, nhu cầu của cá nhân, tổ chức đã đặt ra. Vậy làm sao để phát triển kỹ năng xử lý thông tin hiệu quả?

2.1. Khái niệm về kỹ năng xử lý thông tin

Thông tin tìm kiếm, thu thập được mặc dù rất quý giá, thế nhưng không phải thông tin nào cũng có thể sử dụng. Do đó, chúng ta sẽ cần phải trải qua bước xử lý thông tin bằng những kỹ năng chuyên môn của mình. Đây là việc dựa vào khả năng nắm bắt, thẩm thấu thông tin, tập hợp toàn bộ những gì thu thập được để chọn lọc ra những gì giá trị và cần thiết nhất.

Việc xử lý thông tin này giúp chúng ta có thể lựa chọn được những thông tin chính xác, đầy đủ, đồng bộ và có điều kiện để giải quyết công việc. Tuy nhiên thì để làm được điều này cũng cần có kỹ năng mà không phải ai cũng đủ khả năng vận dụng các kỹ năng xử lý thông tin hiệu quả.

Kỹ năng là gì

2.2. Các nguyên tắc cơ bản trong xử lý thông tin

Ai muốn có kỹ năng xử lý thông tin tốt nên hiểu rõ các nguyên tắc trong hoạt động đó. Cụ thể các nguyên tắc đó bao gồm:

- Xử lý thông tin cần phải tuân theo quy trình và các quy định thống nhất.

- Xử lý thông tin cần phải đảm bảo về tính đồng bộ, tính thời sự trong quá trình xử lý.

- Nguyên tắc thứ 3 đó là cần phải thật thận trọng khi tham khảo, sử dụng các thông tin dự báo, thông tin từ nước ngoài bởi khả năng sẽ có sự sai lệch so với thông tin chính thức.

2.3. Thực hiện kỹ năng xử lý thông tin như thế nào?

Để có kỹ năng xử lý thông tin thực tế không hề đơn giản mà cần phải có quá trình để thực hành, rèn luyện. Và đối với vấn đề xử lý thông tin, chúng ta cần phải đảm bảo theo đúng quy trình đó là:

Thứ nhất, phương pháp xử lý thông tin hiệu quả

Vấn đề xử lý thông tin hiện nay được hỗ trợ bởi rất nhiều phương tiện hiện đại. Tuy vậy thì áp dụng các phương pháp khoa học cũng không phải đơn giản. Do đó, đa số mọi người vẫn áp dụng song song cả phương pháp xử lý truyền thống và hiện đại như là phương pháp thủ công, sử dụng máy tính điện tử, so sánh, tổng hợp, xử lý logic, toán xác suất thống kê, giám định,…

Đối với mỗi phương pháp xử lý thông tin thì đều có những ưu điểm, hạn chế riêng. Và vấn đề sử dụng các phương pháp có thể là đơn lẻ hoặc là đồng thời. Tuy nhiên, việc lựa chọn các phương pháp xử lý thông tin sẽ cần thỏa mãn các yêu cầu về khoa học, hiệu quả, đảm bảo kinh tế và phù hợp với điều kiện của từng nơi.

Thứ hai, quy trình vận dụng kỹ năng xử lý thông tin

Việc xử lý các thông tin sau khi đã thu thập được cần được thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: tổng hợp và phân loại các thông tin

Sau khi chúng ta thu thập được một lượng thông tin lớn thì bước đầu sẽ cần tổng hợp, phân loại theo từng lĩnh vực, mục tiêu quản lý. Tùy thuộc vào thông tin là định tính hay định lượng để có biện pháp tổng hợp phù hợp.

+ Đối với thông tin định tính thì thường dùng để nghiên cứu về hành vi, sự kiện, các chức năng tổ chức, môi trường xã hội, các phản ứng, quan hệ kinh tế,… nhằm mục đích là xây dựng giả thuyết, chứng minh cho các giải thuyết từ những sự kiện rời rạc đã thu thập được.

+ Đối với thông tin định lượng thu thập được từ các tài liệu thống kê, kết quả điều tra, khảo sát thì trên cơ sở nguồn tin này, người tổng hợp cần phải sắp xếp chúng để làm bộc lộ ra các mối quan hệ, rút ra nhận xét và làm nổi bật được bản chất của sự việc.

- Bước 2: tiến hành phân tích, sàng lọc thông tin

Dựa trên cơ sở các thông tin đã được tổng hợp ở trên thì chúng ta sẽ tiến hành phân tích,sàng lọc thông tin nhằm mục đích loại bỏ những thông tin nào không cần thiết, không phù hợp. Quá trình này có thể là so sánh, đối chiếu với những thông tin hiện có để phát hiện những mâu thuẫn, những điều chưa phù hợp. Thông qua đó sẽ tiến hành loại bỏ những thông tin không đảm bảo về tính trung thực, khách quan và không đáp ứng được mục đích.

- Bước 3: chuyển các thông tin đã xử lý sang khâu lưu trữ, đưa ra quyết định

Cuối cùng, thông tin sau khi đã được phân tích, sàng lọc xong thì có nghĩa là đã có giá trị sử dụng và cần phải được chuyển sang khâu tiếp theo. Cụ thể đó là các thông tin sẽ cần phải được lưu trữ lại, đợi để đưa ra quyết định dưới dạng văn bản cho các tổ chức, thống nhất cuối cùng theo đúng mục đích, yêu cầu đã đưa ra.

Trên đây là một số thông tin liên quan đến việc phát triển các kỹ năng tìm kiếm và xử lý thông tin dành cho những ai đang quan tâm. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích và giúp các bạn giải đáp được thắc mắc cho mình về vấn đề này nhé.