Hướng dẫn tạo mẫu báo cáo tiến độ thực hiện dự án mới nhất

1. Mục đích viết báo cáo tiến độ thực hiện dự án

Ở hầu hết các dự án, đặc biệt là những dự án lớn có thời gian thực hiện công việc kéo dài trong nhiều tuần, nhiều tháng, thậm chí là nhiều năm; những người quản lý và nhà đầu tư cần thường xuyên nắm bắt được các thông tin liên quan đến tiến độ dự án để cập nhật nhanh nhất tình hình hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức đó. 

Những người chủ thầu hay chủ nhiệm quản lý dự án cần phải thường xuyên lập các mẫu báo cáo tiến độ thực hiện dự án theo định kỳ hoặc theo bất kỳ thời điểm nào mà nhà đầu tư hoặc các cơ quan chính quyền yêu cầu. 

Thông qua báo cáo đó, nhà đầu tư có thể đưa ra các đánh giá và nhận xét về tình hình thực hiện. Nếu tình hình công việc có tiến độ tốt thì sẽ phát huy và đẩy mạnh quá trình thực hiện với mục tiêu là đạt theo thời gian quy định và rút ngắn thời gian thực hiện hơn dự kiến. Nếu công việc chưa được ổn định thì cần tìm hiểu nguyên nhân và lên kế hoạch để thực hiện công việc nhanh chóng hơn. 

Không những thế, báo cáo tiến độ thực hiện dự án còn sử dụng trong mục đích thống kê những kinh phí mà dự án đã tiêu hao trong thời gian vừa qua; lên kế hoạch sử dụng chi phí phù hợp để sử dụng nguồn ngân sách hiệu quả, tránh lãng phí vào các mục đích chưa phù hợp. 

Thông qua báo cáo đó, người chủ nhiệm dự án cũng có thể đưa ra những ý kiến đánh giá về chính đội ngũ đang thực hiện dự án và đưa ra những đề xuất cho kỳ thực hiện công việc tiếp theo. 

2. Hướng dẫn cách viết mẫu báo cáo tiến độ thực hiện dự án

2.1. Phần mở đầu báo cáo tiến độ thực hiện dự án

Phần mở đầu mẫu báo cáo tiến độ thực hiện dự án bao gồm các thông tin như sau: cơ quan hành chính, cơ quan (doanh nghiệp hoặc tổ chức) thực hiện, quốc hiệu, tiêu ngữ và tên báo cáo, đối tượng nhận đơn báo cáo tiến độ. Nội dung của phần đầu chia thành 2 cột, một bên là cơ quan hành chính và cơ quan thực hiện ở bên trái và quốc hiệu tiêu ngữ ở bên phải. 

Về cơ quan hành chính: Người viết cần nêu tên cơ quan hành chính cấp tỉnh tại khu vực đang thực hiện dự án. Ví dụ như dự án đang ở khu vực tỉnh Nam Định thì sẽ viết là UBND phường Nam Định. 

Về cơ quan (doanh nghiệp hoặc tổ chức) thực hiện: Người viết cần nêu tên doanh nghiệp của mình bên dưới cơ quan hành chính. Ví dụ như: Doanh nghiệp tư nhân A, Công ty Cổ phần B, Công ty trách nhiệm hữu hạn C,... 

Về quốc hiệu, tiêu ngữ: Viết như ở các văn bản hành chính khác. 

Về tên báo cáo: BÁO CÁO TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN

Về nội dung kính gửi: Tùy theo đối tượng hay cơ quan báo cáo thì người viết sẽ điều chỉnh nội dung cho phù hợp. Ví dụ: Kính gửi Sở kế hoạch và đầu tư. 

2.2. Phần thân báo cáo tiến độ thực hiện dự án

2.2.1. Tên dự án

Người viết sẽ điền tên dự án đang được giao nhiệm vụ thực hiện. Nội dung của thân báo cáo tiến độ sẽ được đánh số từ 1 đến hết. Do đó, cần viết tên dự án như sau:  

“1. Tên dự án: Dự án khu công nghiệp D - Nam Định”

2.2.2. Đơn vị chủ trì

Đơn vị chủ trì dự án cần các thông tin sau: tên đơn vị, địa chỉ, điện thoại, di động. Gợi ý cách viết: 

“2. Đơn vị chủ trì: 

- Công ty Cổ phần Xây dựng NA

- Địa chỉ: xã a, huyện b, tỉnh c

- Điện thoại: (03) 673910                       DĐ: 032654xxxx”

2.2.3. Thông tin chủ nhiệm dự án

Nội dung của phần này, người viết cần điền đầy đủ các thông tin về họ và tên, học hàm (học vị), đơn vị công tác, địa chỉ, điện thoại (di động). Đối tượng chủ nhiệm dự án là người quản lý chính thức hoặc người đứng đầu trong việc chỉ đạo dự án đó. Gợi ý cách viết: 

“3. Thông tin chủ nhiệm dự án:

- Họ và tên: Lương Nam Anh

- Đơn vị công tác: Công ty Cổ phần Xây dựng NA

- Địa chỉ: xã a, huyện b, tỉnh c

- Điện thoại: (03) 673910                       DĐ: 032654xxxx”

2.2.4. Hợp đồng thực hiện dự án

Hợp đồng thực hiện dự án bao gồm các thông tin sau: số hợp đồng, ngày tháng năm ký kết hợp đồng, thời hạn hợp đồng. Gợi ý cách viết: 

“4. Hợp đồng thực hiện dự án: 

Số 35 ngày 22 tháng 11 năm 2020

Thời gian thực hiện hợp đồng: 3 tháng, từ tháng 12 đến hết tháng 02”

2.2.5. Công việc chính đã thực hiện

Công việc chính đã thực hiện bao gồm các thông tin: khoảng thời gian thống kê báo cáo, các nội dung đã hoàn thành và chưa được hoàn thành. Gợi ý cách viết: 

“5. Công việc chính đã thực hiện (từ ngày 1/12/2020 đến ngày 1/1/2021)

5.1. Các nội dung đã hoàn thành

- Hoàn thành xây dựng các khu vực nhà máy dệt may, công nghiệp nhựa, chế biến nông lâm sản.

- Hoàn thành lắp đặt hệ thống xử lý nước trong toàn bộ dự án.

- Hoàn thành ....

5.2. Các nội dung chưa hoàn thành

- Chưa hoàn thành xây dựng khu vực nhà máy cơ khí, điện tử.

- Chưa hoàn thành xây dựng hệ thống đường trong khu công nghiệp. 

- Chưa hoàn thành …”

2.2.6. Kết quả

Người viết cần nêu thông tin về những kết quả đạt được nhờ việc thực hiện dự án trong khoảng thời gian báo cáo dự án. Gợi ý viết: 

“6. Kết quả

- Nhà máy dệt may, công nghiệp nhựa và chế biến nông lâm sản có thể bắt đầu bàn giao và hoạt động vào đầu tháng 1. 

- …”

2.2.7. Tình hình sử dụng kinh phí

Tình hình sử dụng kinh phí bao gồm các thông tin sau: kinh phí được cấp, tổng kinh phí được cấp tính tới thời điểm báo cáo, kinh phí được cấp trong kỳ báo cáo, kinh phí đã sử dụng, những nội dung đã hoàn thành và nội dung đang được triển khai. Ngoài ra, có thể có thêm thông tin về nguồn kinh phí huy động khác nếu có. Gợi ý viết:

“7. Tình hình sử dụng kinh phí: 

7.1. Ngân sách: 

a. Kinh phí được cấp: 1.000.000.000 đồng 

- Tổng kinh phí được cấp tới thời điểm báo cáo: 600.000.000 đồng

- Tổng kinh phí được cấp trong kỳ báo cáo: 300.000.000 đồng

b. Tổng kinh phí sử dụng trong kỳ báo cáo: 200.000.000 đồng

- Cho các nội dung đã hoàn thành: 150.000 đồng

- Cho các nội dung đang triển khai: 50.000 đồng

7.2. Nguồn khác:

a. Tổng kinh phí đã huy động: 500.000.000 đồng

b. Tổng kinh phí sử dụng trong kỳ báo cáo: 

- Cho các nội dung đã hoàn thành: 400.000.000 đồng

- Cho các nội dung đang triển khai: 100.000.000 đồng”

2.2.8. Tự đánh giá

Người viết cần tự đánh giá về kết quả mình đã đạt được trong kỳ báo cáo đó. Cần có đánh giá khách quan về khả năng thực hiện công việc của tổ chức, tổ đội, công ty đã thực hiện. Gợi ý viết: 

“8. Tự đánh giá

- Đã thực hiện công việc theo đúng dự kiến đề ra.

- Rút ngắn thời gian thực hiện công việc xuống còn 1 tháng thay vì 2 tháng như trong kế hoạch.

- Sử dụng nguồn ngân sách hiệu quả trong thực hiện công việc.”

2.2.9. Dự kiến

Tùy theo lĩnh vực và tình hình thực hiện mà cá nhân người chủ nhiệm sẽ cần đề xuất, lên kế hoạch dự kiến cho kỳ tiếp theo về thời gian thực hiện dự án cũng như cách thức sử dụng nguồn ngân sách cho thời gian sắp tới. Từ đó, sau kỳ tiếp theo, chủ nhiệm dự án sẽ có cơ sở để tự đánh giá tình hình thực hiện công việc của toàn doanh nghiệp. 

2.2.10. Kiến nghị

Trong nội dung này, người viết có thể đề cập các thông tin kiến nghị trong việc thay đổi một số điều mục trong dự án: củng cố nguồn ngân sách, cải thiện môi trường làm việc cho người lao động, đẩy mạnh hoạt động phát triển nguồn nhân lực,... 

Dựa theo tình hình thực tế trong doanh nghiệp và các cá nhân thực hiện công việc mà sẽ cần đưa ra các kiến nghị phù hợp, hướng tới mục tiêu đẩy mạnh, phát triển hoạt động thực hiện dự án. 

2.3. Phần kết báo cáo tiến độ thực hiện dự án

Phần kết mẫu báo cáo tiến độ thực hiện dự án gồm các thông tin như sau: thời gian viết báo cáo, chữ ký của chủ nhiệm dự án (bên trái), chữ ký của đơn vị chủ trì dự án (bên phải). 

3. Kết luận

Khi viết mẫu báo cáo tiến độ thực hiện dự án, người viết cần đảm bảo được hình thức của mẫu báo cáo là một văn bản hành chính theo đúng quy định. Các thông tin cung cấp phải chính xác, đúng theo thực tế tình hình thực hiện công việc. Tránh sai các lỗi cơ bản như lỗi chính tả, lỗi trình bày, font chữ, cỡ chữ khi viết báo cáo. 

Hiện nay, có rất nhiều các phần mềm phân công công việc được sử dụng nhằm phục đích nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp. Nếu các bạn đang là chủ nhiệm hoặc đơn vị thực hiện dự án thì có thể tham khảo thêm các phần mềm này để thúc đẩy hoạt động dự án thực hiện nhanh chóng là hiệu quả hơn. 

Trên đây là toàn bộ nội dung về mẫu báo cáo tiến độ thực hiện dự án. Mong rằng sau bài viết này, các bạn sẽ tự tin hơn để có thể tạo riêng cho bản thân, doanh nghiệp mình một mẫu báo cáo chuẩn nhất.