[DOWNLOAD NGAY] Mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác chuẩn nhất!

1. Đôi nét về mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác và vai trò của biên bản này

Cùng với những tài liệu thông dụng trong doanh nghiệp như hợp đồng, công văn, đề nghị, mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác là một trong những tài liệu thông dụng được sử dụng đặc biệt trước thềm những thương vụ đàm phán và hợp tác lớn.

Trong việc hợp tác cùng nhau hoặc đàm phán với nhiều bên, đặc biệt đối với các thỏa thuận phức tạp, trước khi chính thức ký kết, thường cần có những cuộc đàm phán kỹ lưỡng về các điều khoản của hợp đồng sẽ được ký kết. Các thư ký hoặc trợ lý giám đốc là người sẽ chuẩn bị mẫu biên bản này, viết biên bản phải đúng chuẩn các mục cùng với sự kiện chính.

Văn bản ghi nhớ hợp tác được lập ra trong trường hợp này với mục đích là ghi nhớ lại toàn bộ những nội dung thương lượng, đàm phán để làm cơ sở cho các bên ghi nhớ và ký kết hợp đồng sau này. Tuy có vai trò quan trọng, nhưng chỉ xuất hiện vào trong những trường hợp đặc biệt, do vậy, không phải nhân sự nào khi mới chân ướt chân ráo vào doanh nghiệp cũng biết cách lập văn bản ghi nhớ hợp tác chuẩn chỉnh nhất. Trước khi có cuộc họp thương lượng thì công ty phải gửi mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác hay thư mời hợp tác,...

Thấu hiểu được điều này, ngay nội dung ngay bên dưới đây, Timviec365.vn sẽ giới thiệu đến bạn những nội dung cần thiết xuất hiện trong một mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác chuẩn chỉnh nhất cũng như cách soạn thảo tài liệu này nhé. 

Tham khảo thêm: Mô hình B2B là gì? sự phát triển của B2B ở nước ta

2. Hướng dẫn cách soạn thảo biên bản ghi nhớ hợp tác trong doanh nghiệp

Là một trong những tài liệu hành chính thông dụng, về cơ bản cấu trúc của một mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác không quá khác biệt so với các tài liệu văn phòng thông thường. Những nội dung chính trong biên bản hợp tác bao gồm: Tên Biên bản, thông tin hai bên doanh nghiệp, tổ chức và những điều khoản chung mà hai bên đã thỏa thuận và đồng ý ký kết. 

Về cụ thể, một mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác đầy đủ sẽ được triển khai theo từng trường nội dung như sau:

Nội dung bắt buộc xuất hiện đầu tiên trong biên bản này chính là quốc hiệu, tiêu ngữ. Quốc hiệu và tiêu ngữ thường được bôi đậm và viết in hoa. Nội dung này thường cách mép trên của biên bản tầm 1,5 - 2cm và được căn giữa. 

Ngay bên dưới quốc hiệu và tiêu ngữ, có ghi rõ thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp. Trường thông tin này thường được viết in nghiêng và căn lề phải. 

Biên bản ghi nhớ hợp tác sẽ được in đậm và đặt ở giữa, thẳng hàng với chữ đầu tiên trên quốc hiệu, ví dụ: BIÊN BẢN GHI NHỚ HỢP TÁC. Cùng với đó, người viết tra cứu chi tiết về số biên bản hợp tác những lần trước và ghi rõ số biên bản ngay bên dưới tên biên bản. 

Xem thêm: Việc làm thư ký trợ lý công việc thường xuyên soạn các giấy tờ trong công ty

Tiếp theo đó, sẽ những căn cứ, cơ sở diễn ra buổi thương lượng, hợp tác. Những cơ sở này thường dựa trên luật và sự đồng ý của hai bên. Một số căn cứ tương đối phổ biến thường bắt gặp trong biên bản ghi nhớ hợp tác gồm có:

 Căn cứ Bộ luật dân sự 2024 của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

– Căn cứ Luật thương mại 2024 của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

– Căn cứ chức năng, khả năng và nhu cầu của hai bên.

Nội dung tiếp theo là tên thông tin đầy đủ về cá nhân, tổ chức tham dự đàm phán, thương thảo. Những thông tin bắt buộc xuất hiện trong hồ sơ biên bản ghi nhớ của từng bên bao gồm: Họ và tên cá nhân, công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản, ngân hàng, tên người đại diện là ai và số điện thoại liên hệ và chức vụ của người đại diện đó. Để đảm bảo độ khoa học và yêu cầu của văn bản hành chính, từng nội dung được liệt kê ra trên đây sẽ được trình bày thành những dòng riêng biệt. Bạn có thể viết như sau:

“Hôm nay ngày 3/2/2024, chúng tôi tại địa chỉ P123 - Tòa nhà LandMark 72, Nam Từ Liêm, Mỹ Đình, Hà Nội, chúng tôi gồm:

Bên A:

Công ty TNHH LT Pay

Địa chỉ: B50, Lô 6, KĐT Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội

Mã số thuế: 1234566554

Điện thoại: 034675986

Tài khoản ngân hàng: 12910000953626

Người đại diện: Đào Mạnh Thắng Chức vụ: Giám đốc Công ty

Hệ thống những thông tin của bên B vẫn trình bày thông tin và theo cấu trúc tương tự. 

Sau khi đã hoàn thiện xong những thông tin về đại diện, cá nhân doanh nghiệp, hai bên sẽ đi vào thống nhất những điều khoản trong bản ghi nhớ hợp tác, cũng như hợp đồng sau này. Tùy vào từng đặc thù, lĩnh vực của hai bên mà những điều khoản khác nhau.

Song căn cứ trên phạm trù là lĩnh vực kinh doanh, trao đổi dịch vụ cơ bản, một số điều khoản xuất hiện trong hợp đồng sẽ liên quan mật thiết đến những khoản chung, đặt cọc hàng hóa và giao hàng, giá cả phương thức thanh toán, đối chiếu công nợ, điều kiện và thời gian bảo hành, trách nhiệm của các bên và phương thức cung cấp và trao đổi thông tin cũng như cam kết chung và hiệu lực của bản ghi nhớ. Tất cả những nội dung sau được thống nhất, xem xét sẽ được làm thành những điều khoản và ghi rõ ràng có đánh dấu đề mục ghi vào biên bản.  

Trong mỗi cuộc thương thảo, thường thì sẽ có khoảng 4 biên bản ghi nhớ được lập ra, mỗi bên giữ hai bản và có giá trị pháp lý như nhau. 

Kết thúc nội dung chính của Biên bản ghi nhớ chính là phần nội dung xác nhận hợp tác của bên A và bên B. Tại đây, Đại diện của hai bên sẽ ký và ghi rõ họ và tên. Với tư cách công ty sẽ đóng dấu đỏ để xác nhận. 

Trên đây chính là nội dung căn bản cần xuất hiện trong mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác của doanh nghiệp. Chắc chắn rằng bạn đã nắm rõ về những nội dung cơ bản cũng như cách viết văn bản này như thế nào cho chuẩn nhất. Bên cạnh đó, để đảm bảo tính hiệu quả bạn cũng cần lưu ý thêm một vài gạch đầu dòng sau đây. 

Trang vàng doanh nghiệp

3. Một số lưu ý trong quá trình soạn thảo mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác

Mặc dù, không cần phải làm lại y nguyên 100% varem có sẵn như các mẫu tài liệu được ban hành bởi các cơ quan nhà nước, song để đảm bảo được tính khoa học của mẫu văn bản hành chính bạn cần:

- Trình bày ngắn gọn rõ ràng, thành các dòng nội dung riêng biệt, sử dụng loại từ ngữ trung tính, phổ thông, tránh sử dụng hệ thống từ giàu cảm xúc và tình thái.

- Với những mục nội dung liên quan đến các điều khoản trong biên bản, bắt buộc được thống nhất kỹ càng giữa hai bên trước khi ký kết. Mỗi điều khoản, ý kiến sau khi được thống nhất sẽ được đặt đề mục các số và bôi đậm đề mục.

4. Tải về mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác chuẩn chỉnh nhất!

Trên đây là những hướng dẫn cơ bản đến lưu ý về cách viết mẫu biên bản hợp tác chuẩn chỉnh mà các trợ lý giám đốc cần nắm rõ, ngoài ra để có một cái nhìn toàn diện nhất, bạn có thể tải về ngay mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác trong doanh nghiệp ngay dưới đây nhé. 

mau-bien-ban-hop-tac-2.docx

Hi vọng rằng, những thông tin được cung cấp bởi timviec365.vn về chủ đề mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác sẽ thực sự hữu ích với tất cả các bạn trong quá trình soạn thảo mẫu biên bản hợp tác chuyên nghiệp nhất. 

Xem thêm: Làm thư ký học ngành gì và câu trả lời chuẩn nhất cho bạn!