Làm thư ký học ngành gì và câu trả lời chuẩn nhất cho bạn!

Bạn đang mơ ước trở thành cô nàng thư ký chuyên nghiệp, cầm xấp hồ sơ đi bên cạnh giám đốc công ty, tập đoàn lớn, năng động giải quyết mọi việc và mang về mức lương cao lẫn những chế độ đãi ngộ hấp dẫn nhất? Bài viết sau sẽ đi trả lời cho câu hỏi làm thư ký học ngành nào cũng như hé mở những phẩm chất năng lực cần thiết nhất cho nghề thư ký sẽ cung cấp đến bạn những thông tin cần thiết và thú vị nhất. 

1. Bạn đã bạn hiểu thư ký, trợ lý là ai chưa?

Có một sự thật về độ phủ sóng biết đến bởi nghề mang tên thư ký tại Việt Nam so với nhiều ngành thuộc khối ngành kinh tế, tài chính hay kỹ thuật nhờ vào các ấn phẩm nghệ thuật du nhập vào Việt Nam như phim ảnh hay các mẫu quảng cáo. Bạn có thể chưa từng bắt gặp một cô thư ký y khoa trong bất kỳ một viện nào hay một anh thư ký văn phòng đang làm phiên dịch cho giám đốc trong một chương trình hợp tác quốc tế.

Nhưng tuyệt nhiên, cái tên “Kim Miso” hay bộ phim đã phản ánh ngay nghề nghiệp của nhân vật chính “ Thư ký Kim sao thế” thì không còn xa lạ gì với tất cả những ai là fan của phim Hàn hay đơn thuần quan tâm đến những thư ký sẽ phải làm gì. Trong phim, “huyền thoại sống” của làng thư ký, trợ lý là người “chăm sóc toàn tập” cho “phó chủ tịch từ chỉn chu trang phục khi ra ngoài gặp đối tác, giấy tờ liên quan đến cuộc họp, người kết nối giữa giám đốc với các bộ phận nhân viên và người nằm lòng các mối quan hệ cả trong công ty và bên ngoài. Còn ngoài đời thực thì sao? 

 Người ta vẫn nói : “ Đời sao phim vậy”, nhưng điều này không hoàn toàn phản ánh đầy đủ được khối lượng công việc cũng như nhiệm vụ cụ thể được của nghề thư ký. Nói đúng hơn, nhưng mô tả công việc trên chỉ đúng với bộ phận thư ký văn phòng. Thư ký (executive secretary) là tên gọi của bộ phận “giúp việc” trực tiếp của bạn lãnh đạo, ban giám đốc. Họ là người đại diện lãnh đạo công ty, doanh nghiệp lớn, tập đoàn, tổ chức chịu trách nhiệm giải quyết các công việc về giấy tờ hành chính, lên lịch làm việc cho bạn lãnh đạo, sắp xếp, thông báo các lịch gặp gỡ và tiếp xúc với các đối tác. Họ động thời là những chiếc cầu nối quan trọng giữa giám đốc trong nội bộ công ty cũng như các doanh nghiệp, đối tác bên ngoài. Bên cạnh những vị trí giám đốc văn phòng thường thấy, trên thực tế, các cơ sở doanh nghiệp vẫn tuyển dụng nhiều vị trí thư ký, trợ lý giám đốc đặc thù như thư ký y khoa hay thư ký toà án. Thông thường, thư ký được ưu tiên tuyển dụng trong một cơ quan, doanh  nghiệp có quy mô từ vừa trở lên. Đây là bộ phận quan trọng được ví là “cánh tay phải đắc lực” của vị trí giám đốc doanh nghiệp.

Tùy vào những lĩnh vực khác nhau cũng định kém thêm nhiều yêu cầu khác nhau trong tuyển dụng, họ chính là người hỗ trợ các lãnh đạo doanh nghiệp có thể giải quyết công việc suôn sẻ nhất và thống nhất trong công ty. Theo kết quả của tổng cục Thống kê, trung bình tại Việt Nam, mỗi ngày sẽ có thêm khoảng 300 doanh nghiệp thành lập mới.

Bên cạnh đó, quy mô mở rộng của các doanh nghiệp trong làn sóng công nghiệp hóa, hiện đại hóa diễn ra mạnh mẽ, đây chính là những điều kiện tốt lành mở rộng cánh của của đa dạng những lựa chọn nghề nghiệp, trong đó có thư ký. Là lựa chọn nghề hấp dẫn, làm thư ký học ngành nào trở thành câu hỏi chung của không ít tín đồ của ngành này trước ngưỡng cửa nghề nghiệp. Vậy làm thư ký học ngành nào, chúng ta hãy cùng tìm hiểu ngay dưới nội dung sau nhé. 

Tham khảo thêm: Việc làm Thư ký văn phòng

2. Làm thư ký học ngành gì?

Có lẽ sẽ có phần làm bạn hụt hẫng khi timviec365.vn trả lời bạn cầu hỏi “làm thư ký học ngành nào” bằng kết luận “ Thư ký là ngành không qua đào tạo”. Đây cũng chính là điểm khác biệt giữa lựa chọn nghề này với một số lựa chọn vị trí đặc thù như kỹ sư, luật sư hay nhà báo...Trên thực tế, theo nguồn thông tin mới nhất,chưa một trường đại học nào tại Việt Nam tiến hành đào tạo chuyên ngành thư ký hay trợ lý. Lẽ vì, thư ký là nghề yêu cầu năng lực, khả năng, tổng hợp. Song, tuy nhiên, đừng vội ủ rũ. Bạn có tò mò những thư ký - người thấu hiểu giám đốc, những phiên dịch viên trong những cuộc gặp gỡ đối tác, những người chuẩn bị giấy tờ cho lãnh đạo trước những cuộc họp trong những tập đoàn lớn, họ học gì không?

Thực ra, tuy ngành thư ký không được đào tạo nhưng tùy vào từng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mà bạn ứng tuyển cho vị trí thư ký, bạn có nhiều lựa chọn nghề để theo đuổi vị trí này. Bạn có thể dân kinh doanh, cử nhân ngoại ngữ, tốt nghiệp các ngành như quản trị văn phòng, quản trị kinh doanh, marketing hoặc cũng có thể cử nhân luật hay Marketing...miễn sao bạn có thể đảm bảo được tri thức, những kỹ năng tổng hợp, khả năng xử lý vấn đề một cách sâu sắc linh hoạt.

Bạn có thể chỉ cần sở hữu kỹ năng giao tiếp linh hoạt, thành thạo tiếng Anh, sự năng động hoạt động và bằng cử nhân ngoại ngữ để đầu quân cho vị trí thư ký trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu, Bạn có thể xuất phát điểm là dân thương mại, những khả năng xử lý tình huống, “đa di năng”. Sau đây, timviec365.vn xin “take note” một số ngành học có thể tập trung đào tạo bài bản những kỹ năng cơ bản, nền tảng nhất của nghề thư ký nhé.

2.1. Quản trị văn phòng

Đây là lựa chọn không thể bỏ qua cho những ai mong muốn đầu quân cho các vị trí trợ lý, thư ký với nghiệp vụ quản lý, quản trị văn bản cũng như nguồn nhân lực trong các môi trường văn phòng. Thư ký là vị trí giúp việc, song là người đảm nhiệm, thấu hiểu hầu hết các nhiệm vụ, công việc của lãnh đạo, nắm rõ lịch trình , lên kế hoạch, giải quyết hồ sơ giấy tờ. Nhiều trường hợp, thư ký còn là “quân sư” người tham gia trực tiếp vào kế hoạch quản lý, điều hành doanh nghiệp và có mặt trong bộ máy ban giám đốc. Trong ngành quản trị văn phòng là ngành chuyên đào tạo về các nghiệp vụ văn phòng bao gồm quản lý, công tác lưu trữ quản trị hồ sơ, văn thư, thông tin...và nghiệp vụ quản lý con người. Đây sẽ ngành học, bạn có thể củng cố nền tảng cho tương lai trở thành thư ký văn phòng truyền thống một cách bài bản nhất.  Chuyên ngành này, bạn có thể học tại một số cơ sở như Đại học Nội vụ, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Học viện hành chính Quốc gia nhé…

2.2. Ngành nhân sự 

Là ngành học chính đào tạo lực lượng“bảo mẫu”của doanh nghiệp, các cử nhân ngành nhân sự đảm nhiệm  hầu hết các công việc trong văn phòng và chuyên sâu sát giải quyết xử lý hồ sơ giấy tờ, tuyển dụng, lan tỏa văn hóa doanh nghiệp. Họ cũng chính là những con ong chăm chỉ là nhiệm vụ kết nối tiếng nói của các phòng ban, giữa ban lãnh đạo và bộ phận nhân viên. Trong một doanh nghiệp nhỏ, thường thì  những ứng cử viên được đào tạo về nghiệp vụ này sẽ đảm nhiệm luôn vị trí giúp việc trực tiếp cho các trưởng bộ phận trong doanh nghiệp. Bên cạnh nghiệp vụ, các cử nhân ngành HR sẽ sẽ được đào tạo bài bản về kỹ năng sử dụng các phần mềm văn phòng, xử lý hồ sơ và ngoại ngữ cơ bản để đáp ứng được khâu tuyển dụng ứng viên bằng tiếng Anh với am hiểu sâu sắc về lĩnh vực công ty phụ trách. Với ngành hành chính nhân sự, một số trường bạn có thể theo đuổi như Học viện Ngân hàng, Đại học Thương mại, Đại học kinh tế Quốc dân, Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng... 

2.3. Ngành luật cho vị trí thư ký tòa án

Bên cạnh thư ký văn phòng thường thấy trong những doanh nghiệp lớn, thư ký tòa soạn, luôn đồng hành với tổng biên tập trong những tòa soạn báo chí...thì thư ký tòa soạn là vị trí thư ký đặc thù được theo đuổi bởi những tín đồ của ngành tòa án, luật, kiểm sát… và chặng đường để theo đuổi nghiệp thư ký không hề dễ dàng như vị trí “giúp việc” chúng ta hay nghĩa. Là ngành học liên quan đến pháp luật, chịu trách nhiệm cho tình công minh của các vụ án, hỗ trợ thẩm phán đọc các quyết định tố tụng, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, hướng dẫn đương sự như quy định của pháp luật...các bạn phải thi đỗ ngành luật và có bằng cử nhân luật. Sau đó, tham gia vào kỳ thi công chức cho ngành tòa án và đi học nghiệp vụ để trở thành thư ký tòa án. Quá trình này buộc bạn phải là người kiên trì bên cạnh đam mê to lớn với ngành luật. Một số địa hạt hỗ trợ bạn trong chặng đường trở thành thư ký toà án là là :Ngành luật tại một số trường đại học như : Đại học Luật Hà Nội, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Luật Tp. Hồ Chí Minh…

Xem thêm: Admin assistant là gì – một vị trí công sở dành cho bạn

2.4. Học ngành Y để trở thành Thư ký Y khoa 

Vị trí hư ký có lẽ bạn ít nghe đến nhưng cực kỳ phổ biến cho ước mơ theo đuổi ngành y, đó là thư ký Y khoa. Họ là những người hỗ trợ đắc lực cho đội ngũ Y bác sĩ trong trong các cơ sở như Y tế, chăm sóc sức khỏe như bệnh viện lớn, phòng khám...Đây là cơ hội tốt cho những ứng cử viên là sinh viên Y nhưng yêu thích công việc hành chính văn phòng tại các cơ sở này. Họ sẽ đảm nhiệm một số nhiệm vụ như kê toa thuốc, tiếp nhận bệnh nhân, hoàn  thành thủ túc trong việc bàn giao hồ sơ bệnh án, lên lịch hẹn với bác sĩ và giải đáp các khâu trong thủ tục hành chính văn phòng. Là nghề tiếp xúc thường xuyên với bệnh nhân, cho nên ngoài nghiệp vụ bạn phải là người nhẫn nại, biết lắng nghe, khả năng giao tiếp linh hoạt.

Ngành gì cũng cần đến nghiệp vụ và thư ký cũng thế. Tuy nhiên, với thư ký, sự đa di năng lại được các cơ sở, doanh nghiệp đặt lên hàng đầu. Như đã nhấn mạnh, những dẫn chứng để trả lời cho câu hỏi làm thư ký học ngành gì chỉ là những minh họa tiêu biểu nhất để các bạn có thể tiếp cận với nghiệp vụ thư ký nhanh chóng và bài bản. Và chúng cũng chỉ là một trong những thành tố để giúp bạn củng cố vững chắc hơn bước đệm trên con đường chinh phục mơ ước trở thành thư ký của bạn, chứ không thể mang tính quyết định bởi lẽ thư ký, trợ lý là nghề cần đến những kỹ năng tổng hợp, buộc những ai theo đuổi nó cần nhìn nhận nghiêm túc và trau dồi mỗi ngày. Một số điều kiện đình kèm cực kỳ quan trọng thường xuất hiện trong những mô tả công việc tuyển dụng thư ký hiện nay, thiết nghĩ bạn cũng quan tâm. Nội dung tiếp theo của bài viết cho bạn thấy rõ điều này. 

Tham khảo thêm: Việc làm Thư ký Y Khoa

3. Những điều kiện cần giúp bạn ứng tuyển ngay vị trí thư ký 

3.1. Ngoại hình ưa nhìn 

Nhân định về mặt ngoại hình quan trọng tương đương với trình độ học vấn và nghiệp vụ có vẻ khá phũ phàng với những ai mong muốn theo đuổi thư ký. Nhưng chúng ta không thể từ thay đổi điều này trong những mẩu thông báo tuyển dụng. Nhiều doanh nghiệp đã ghi rõ về yêu cầu cần ứng viên có “ngoại hình khá” cho vị trí thư ký của họ. Điều này là dễ hiểu khi thư ký là bộ phận “cặp” với vị trí giám đốc trong những cuộc họp, gặp gỡ đối tác và là gương mặt thương hiệu của doanh nghiệp. Dĩ nhiên, chúng ta không nên mặc định là thư ký phải sở hữu quy chuẩn của hoa hậu hay siêu mẫu, chỉ là ngoại hình ưa nhìn kết hợp với phong thái tự tin,...

3.2.  Khả năng giao tiếp ngoại ngữ tốt

Trong hầu hết các doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng thư ký đều là những công ty có quy mô vừa trở lên và có số lượng đối tác hợp tác khá lớn bao gồm các công ty nước ngoài. Do đó, ngoại ngữ trở thành điều kiện cần để bạn có thể cải thiện mức lương và điều kiện phát triển tốt hơn. Trong một số trường hợp thư ký phải soạn thư mời hợp tác bằng tiếng Anh để gửi các đối tác nước ngoài. 

3.3. Đa di năng

Để làm được thư ký, bạn phải đa di năng. Bạn phải thành thạo các phần mềm văn phòng để giải quyết hồ sơ, giấy tờ. Bạn phải điều phối được lịch làm việc, lên kế hoạch cho sếp và sắp xếp thời gian hợp lý để đảm bảo công việc không bị chồng chéo. Bạn phải kết nối được các thành viên trong công ty...Bạn phải thuyết trình tốt trong những lần gặp gỡ đối tác...Tất cả, thư ký phải bắt buộc đảm nhiệm và hoàn thiện. 

Hi vọng những thông tin trên đây xoay quanh chủ đề “làm thư ký học ngành gì” và những kỹ kiến giải về cơ hội nghề thư ký hiện nay sẽ thật sự hữu ích với bạn. Đừng quên truy cập vào timviec365.vn để ứng tuyển ngay vị trí việc làm ngành thư ký, trợ lý hot nhất nhé.