Tìm hiểu về mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác nâng cơ hội thành công

Tìm việc

1. Tìm hiểu về mẫu đơn (thư) hẹn gặp đối tác

Trong lĩnh vực kinh doanh hoặc các lĩnh vực có liên quan thì đối tác là yếu tố chính mà chúng ta quan tâm và tìm cách để có thật nhiều mối quan hệ tốt đẹp với đối tác. Cùng với đó, chúng ta thường xuyên làm việc với đối tác, với khách hàng bằng cách gián tiếp (qua email, điện thoại, chát online) hoặc là gặp trực tiếp.

Đối với cách gặp khách hàng trực tiếp luôn là giải pháp được khuyến khích, bởi vì gặp mặt trực tiếp với khách hàng sẽ giải quyết được rất nhiều vấn đề quan trọng, việc trò chuyện, làm việc trực tiếp với nhau sẽ giúp cho cả hai bên hiểu rõ về nhau và dễ dàng để trình bày vấn đề hơn, phía đối tác cũng sẽ tin tưởng hơn đối với sản phẩm/dịch vụ mà họ đang có nhu cầu tìm hiểu/sử dụng.

Tuy nhiên, không phải người đối tác nào cũng có thời gian để gặp mặt phía bên cung cấp sản phẩm/dịch vụ, chính bởi vậy mà chúng ta cần phải làm tốt ngay từ khâu nhỏ nhất để có thể hẹn gặp đối tác thành công.

Việc viết đơn (thư) hẹn gặp đối tác là một điều rất quan trọng, thư (đơn) hẹn gặp này sẽ được gửi trực tiếp tới đối tác của chúng ta để mời họ offline với bạn một buổi để làm việc và nghe bạn giới thiệu về sản phẩm. Đối với các đối tác nước ngoài lần đầu hợp tác thì bạn nên gửi thư mời hợp tác bằng Tiếng anh trước khi hẹn gặp mặt.

Hiệu quả của bức thư này phụ thuộc vào cách các bạn viết đơn như thế nào. Do đó nội dung lá đơn (thư) để hẹn gặp đối tác là rất quan trọng, thể hiện được mong muốn của người gửi và đại diện cho cả công ty.

Việc làm it phần mềm

2. Mục đích của việc viết đơn thư hẹn gặp đối tác

Đơn thư hẹn gặp đối tác chính là một trong những yếu tố cần thiết trong quá trình làm việc với khách hàng. Chúng ta làm kinh doanh thì việc hẹn gặp khách hàng là điều đương nhiên và vấn đề này sẽ xảy ra thường xuyên.

Viết một lá đơn thư hẹn gặp đối tác là để nâng cao tính hiệu quả của việc hẹn gặp, giúp cho chúng ta có thể gửi tới khách hàng những nội dung cần thiết như lý do hẹn gặp là gì, tính chất quan trọng của việc gặp bàn công việc trực tiếp là gì, những mong muốn của người hẹn gặp là gì?... Thông thường với doanh nghiệp có các vị trí thư ký (executive secretary), trợ lý giám đốc thì công việc này sẽ thuộc về họ. Là người thành thạo hành chính văn phòng, ngoài ra trong quá trình hợp tác họ còn chuẩn bị mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác.

Như vậy, mục đích của việc viết đơn thư hẹn gặp đối tác là để gửi tới đối tác của mình những nọi dung hấp dẫn, gợi mở về những lợi ích quan trọng của hai bên khi hợp tác và để nâng cao tính hiệu quả hợp tác một cách thuận lợi, nâng cao cơ hội đối tác đồng ý gặp mặt.

Bật mí: Danh sách việc làm chăm sóc khách hàng tại đây!

3. Ý nghĩa của việc viết mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác

Viết đơn thư hẹn gặp đối tác của mỗi nhân viên làm kinh doanh là điều quan trọng cần thiết phải làm để có thể nâng cao được tính hiệu quả cho cuộc hẹn trực tiếp. Viết đơn thư hẹn gặp đối tác sẽ giúp cho mỗi cá nhân có thể dễ dàng đưa ra được những lý do để giải thích cho khách hàng biết tầm quan trọng của việc gặp mặt trực tiếp.

Đồng thời thông qua lá đơn thư hẹn gặp khách hàng mà đối tác có thể biết được khái quát nội dung chính của cuộc hẹn là gì? Thời gian hẹn gặp dự kiến là bao lâu để họ có thể dễ dàng sắp xếp được thời gian phù hợp hẹn gặp, như vậy vừa được việc của cả hai bên.

Ngoài ra, việc viết và gửi đơn thư hẹn gặp đối tác cũng thể hiện được sự tôn trọng từ phía công ty/doanh nghiệp dành cho đối tác của mình. Đặt vào vị trí của bạn, khi có người hẹn gặp bạn mà không hề nói trước với bạn, chỉ đưa cho bạn một lịch hẹn bất thình lình và không cần đợi phản hồi của bạn thì bạn sẽ cảm thấy ra sao nhỉ?

Điều này cũng tương tự như đối với khi bạn làm việc với khách hàng của mình vậy, việc gửi lá đơn thư để gửi cho đối tác của mình sẽ khiến cho đối tác cảm thấy bản thân được tôn trọng, được hỏi ý kiến để nếu họ không thể gặp mặt trực tiếp trong khoảng thời gian trong thư thì họ có thể phản hồi lại, hoặc là họ có thể đề xuất khoảng thời gian phù hợp mà họ có thể sắp xếp được để gặp trực tiếp với chúng ta phải không nào?

Viết thư hẹn gặp đối tác gửi tới cho đối tác là cách thông minh mà người nhân viên kinh doanh cần phải nắm được và thực hiện tốt, đảm bảo cho việc các bạn có thể làm chủ cuộc hẹn của mình, đo đếm được khả năng đồng ý của khách hàng ra sao và cũng là để khách hàng có thể tự đưa ra ý kiến về cuộc hẹn, từ đó có thể điều chỉnh một cách phù hợp cho hai phía.

Ngoài ra, một điều hết sức quan trọng khi viết đơn/thư hẹn gặp khách hàng mà những người làm trong lĩnh vực kinh doanh cần nắm được. Như chúng ta biết đấy, những người làm kinh doanh là những người có thời gian biểu dày đặc, rất bận bịu với nhiều công việc khác nhau. Chính bởi vậy mà việc họ viết đơn thư hẹn gặp khách hàng trước sẽ giúp cho cả hai bên có thể tiết kiệm được thời gian quý báu của mình mà lại giải quyết được vấn đề. Vậy trong trường hợp từ chối hợp tác thì sao, bạn vẫn phải viết thư từ chối hợp tác kinh doanh thật trịnh trọng và khéo léo dù lần này chưa hợp tác nhưng không có nghĩa lần sau sẽ không có cơ hội.

Xem thêm: Số hợp đồng là gì? Hướng dẫn đánh số hợp đồng đúng chuẩn

4. Những lưu ý trước khi viết đơn thư hẹn gặp đối tác

Trước khi sắp xếp cuộc hẹn với đối tác, các bạn cần phải xác định những yếu tố quan trọng liên quan trực tiếp để đảm bảo sự hiệu quả và thành công của cuộc gặp.

Yếu tố đầu tiên mà chúng ta cần phải chú ý đó là thời gian gửi thư hẹn gặp đối tác. Những cuộc hẹn với đối tác cần phải được lên lịch hẹn rõ ràng trước vài ngày hoặc là vài tiếng so với thời gian hẹn gặp mặt chính thức, điều đó giúp cho các bên có thể chủ động dể sắp xếp công việc và thời gian biểu của mình.

Bên cạnh đó, các cuộc hẹn đối tác thì cần phải tránh những khoảng thời gian đặc biệt nhạy cảm như hẹn vào các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết, những khoảng thời gian nghỉ ngơi của cả hai bên để tránh làm việc và gây phiền toái.

Nếu các bạn cứ tranh thủ khoảng thời gian nghỉ ngơi của mọi người để được việc của mình mà không nghĩ tới cảm giác của đối tác thì thay vì bạn nhận được những ý kiến ủng hộ thì bạn sẽ gây mất thiện cảm đối với các đối tác của bạn.

Tham khảo: Tìm việc làm kế toán không khó khi đã có timviec365.vn

5. Hướng dẫn cách hẹn gặp đối tác trong mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác

Trong mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác, các bạn cần sử dụng các câu hẹn vừa đơn giản, dễ hiểu ý lại vừa tạo thiện cảm tốt cho đối tác của bạn.

5.1. Cách viết phần nội dung trong mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác

Nội dung của mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác là rất quan trọng, giúp cho đối tác nắm được những thông tin quan trọng của cuộc hẹn gặp mặt. Do đó, cách bạn viết câu hẹn thật sự rất quan trọng để quyết định mức độ thành công của cuộc hẹn.

Một vài gợi ý về câu hẹn gặp dành cho bạn như sau:

- “Tôi có thể hẹn gặp bạn/ông/bà/anh/chị vào ngày thứ Năm tuần tới được không?”

- “Tôi có thể hẹn gặp bạn/ông/bà/anh/chị vào ngày ..., tháng... hay không? Tôi muốn lên kế hoạch cho buổi hẹn trực tiếp.

- Vào 9 giờ sáng ngày mai tôi có thể hẹn gặp bạn được không?

- Tôi muốn sắp xếp với anh một cuộc hẹn gặp trực tiếp.

- Thứ Năm này anh rảnh vào khi nào? Tôi muốn hẹn gặp anh.

Với cách hỏi như vậy thì bạn đang tôn trọng khách hàng, đối tác của bạn sẽ có cảm giác được tôn trọng và được bạn hỏi ý kiến để họ có thể đưa ra quyết định của cá nhân họ.

Trong lá thư hẹn gặp đối tác, các bạn hãy trình bày lý do khái quát về cuộc hẹn để đối tác của bạn nắm bắt được về nội dung cuộc hẹn, từ đó thấy được tính chất và mức độ cần thiết của cuộc hẹn đó. Điều này giúp bạn nâng cao hơn cơ hội thành công của cuộc hẹn gặp.

5.2. Hình thức của mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác

Ngoài phần nội dung của mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác thì phần hình thức trình bày của đơn thư hẹn gặp đối tác cũng rất quan trọng, theo đó, các bạn sẽ cần trình bày mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác theo mẫu chuẩn để thể hiện được sự chuyên nghiệp của lá đơn thư của đối tác.

Một mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác sẽ gồm:

- Phần quốc hiệu và phần tiêu ngữ (có thể có hoặc không).

- Tên của lá đơn thư hẹn gặp đối tác.

- Mục đích của cuộc hẹn.

- Nội dung của lá đơn thư.

- Kết thúc lá đơn thư hẹn gặp đối tác: phần này bạn hãy đưa ra mong muốn về sự đồng ý hoặc kế hoạch hẹn gặp phản hồi từ phía đối tác của bạn.

Trên đây là mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác mà các bạn cần tìm hiểu để có thể viết được mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác chuẩn và có hiệu quả cao, đảm bảo cho cuộc hẹn thành công.

Xem thêm: Trọn bộ thông tin mô tả công việc trợ lý giám đốc chi tiết nhất