Phương pháp xây dựng mẫu kpi cho nhân viên thiết kế

1. Lợi ích khi sử dụng mẫu kpi cho nhân viên thiết kế

Công việc thiết kế là những việc xung quanh đến hoạt động sáng tạo, cần thời gian tìm ý tưởng, lên đề tài và đôi khi nhân viên thiết kế sẽ làm theo cảm hứng sáng tác của bản thân mà không tuân theo một quy luật giờ giấc nào khác. 

Chẳng hạn như nếu như một người bình thường sáng dậy đi làm 8 tiếng đồng hồ là kết thúc công việc nhưng với một nhân viên thiết kế thì khác, họ cần tìm ý tưởng, nguồn cảm hứng, có khi cả ngày làm việc nhưng lại chẳng đạt được kết quả gì nhưng cũng có khi chỉ cần tìm được nguồn cảm hứng thì mọi thứ lại diễn ra nhanh hơn bao giờ hết. 

Và do tính chất công việc không tuân theo một quy luật nào hết nên nhiều người nghĩ rằng thật khó để có thể đặt kpi cho nhân viên thiết kế. Tuy nhiên không phải vậy, nhân viên thiết kế cũng cần và có những kpi riêng để đảm bảo được hiệu suất và chất lượng công việc.

Ví dụ như thay vì đặt yêu cầu kpi trong một ngày là bao nhiêu thì với nhân viên thiết kế kpi của họ tính trên số lượng thiết kế được tạo ra trong một tháng hoặc là số thiết kế tối thiểu bán chạy,... Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp và tổ chức thì sẽ đặt các kpi khác nhau.

Và mục đích đặt các kpi cho nhân viên thiết kế là nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc diễn ra như trong kế hoạch. Giúp quản lý dễ dàng kiểm soát và nắm rõ năng lực của từng cá nhân trong bộ phận thiết kế để xây dựng các khung mẫu kpi phù hợp cho từng người.

Ngoài ra, KPI còn là công cụ để thúc đẩy cá nhân làm việc, với một nhân viên thiết kế họ phải hiểu rằng ngoài việc dành thời gian tìm cảm hứng còn có thời gian chót nộp kết quả công việc. Qua đó, nhân viên thiết kế sẽ bị thôi thúc làm việc chăm chỉ và hiệu quả hơn rất nhiều.

2. Các tiêu chí và thang đo khi xây dựng mẫu kpi cho nhân viên thiết kế

Để xét xem một nhân viên có thực sự làm việc có chất lượng và hiệu quả hay không thì cần phải cân nhắc đến rất nhiều yếu tố. Thông thường doanh nghiệp hay cấp quản lý sẽ đánh giá mức độ hoàn thành theo kpi đã đặt ra của nhân viên thiết kế theo một mô hình - Đó là mô hình SMART.

Mô hình smart được thiết kế với 5 tiêu chí nhằm đánh giá đo lường mục tiêu đề ra của doanh nghiệp tổ chức.

2.1. Tính cụ thể trong mô hình smart

Các chỉ tiêu kpi đề ra cho nhân viên thiết kế phải rõ ràng, cụ thể và ngắn gọn bởi mục tiêu có cụ thể thì nhân viên thiết kế mới xác định được dễ dàng các nhiệm vụ cần phải hoàn thành mà cấp trên giao.

Tính cụ thể trong kpi còn là tiền đề cơ bản quan trọng giúp cho nhân viên thiết kế có định hướng cho những hoạt động trong tương lai. 

2.2. Tính có thể đo lường được trong mô hình smart

Một KPI đề ra dù là cho bất kỳ ngành nghề nào thì cũng cần phải lượng hóa để đo lường được. Bạn không thể áng chừng khối công việc là bao nhiêu một ngày, bao nhiêu một tháng. 

Nếu không áp dụng các phương pháp đo lường mà chỉ dựa vào nhận thức bằng con mắt thường để đánh giá chất lượng công việc, những người quản lý sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi quản lý và điều hành các hoạt động của công ty, tổ chức và doanh nghiệp.

2.3. Tính khả thi công việc trong mô hình smart

Tất nhiên mục tiêu đề ra phải phù hợp với từng đối tượng, từng trường hợp cụ thể dẫu rằng nhìn chung nếu cùng một phòng ban và ngang hàng nhau về chức vụ thì có trách nhiệm hoàn thành công việc tương đương nhau.

Nhà quản lý không thể nào giao một công việc quá sức tưởng tượng cụ thể như yêu cầu mẫu thiết kế mới sáng tác của một sinh viên thực tập công việc thiết kế là mở ra thì sẽ bán được ngay. Sinh viên thực tập đang còn trong quá trình học hỏi và làm quen với môi trường mới

2.4. Sự thực tế liên quan trong mô hình smart

Tính liên quan nghe thì có vẻ trừu tượng nhưng thực ra đây là tính thực tế của công việc. Nhà quản lý sẽ cần dựa vào thực tế, tình hình phát triển của công ty cũng như các sản phẩm của công ty để thiết kế chỉ tiêu kpi phù hợp với thực trạng kinh doanh của doanh nghiệp.

2.5. Thời hạn đạt được mục tiêu đề ra trong mô hình smart

Cuối cùng là thời gian đặt mục tiêu hoàn thành. Mặc dù nói là nhân viên thiết kế sẽ không bị bó buộc vào thời gian nhưng cũng phải hoàn thành trong một mốc đố định để đảm bảo tiến độ công việc diễn ra theo đúng trình tự.

Và vì tính chất công việc đặt biệt nên nhà quản lý hay trưởng phòng nhân sự cần phải có sự điều chỉnh nhất định lên kế hoạch của mình.

Như vậy, khi đánh giá đo lường chỉ tiêu kpi thì doanh nghiệp và tổ chức nên dựa heo một mô hình nhất định và phù hợp với mức độ kinh doanh của mình.

3. Phương pháp đánh giá thang đo kpi

Để đánh giá thang đo KPI, mô hình smart kể trên cũng chỉ là một phần nhỏ. Người quản lý cần xem xét các bước theo trình tự để đánh giá thang đo kPI như ý.

Thứ nhất là xác định mức kế hoạch của các nhà lãnh đạo và quản lý cấp cao. Với mỗi phòng ban đều sẽ có các kpi khác nhau dựa vào chiến lược của nhà quản lý.

Ngày thứ ba có nghĩa là xác định số lượng khách hàng mà doanh nghiệp đang nhắm đến hoặc số lượng khách hàng có thể đạt được trong thời gian sắp tới. Sau đó, trưởng bộ phận phòng thiết kế sẽ giao các kpi tương ứng với nhân viên thiết kế của mình.

Bên cạnh đó, trưởng phòng hay các quản lý cấp cao cần phải xem xét đến các hoạt động của đối thủ cạnh tranh đang hoạt động ra sao và chiến lược của họ đang phát triển như thế nào đồng thời cũng như là tình hình hoạt động trong quá khứ của doanh nghiệp.

Đặc biệt là với từng nhân viên, năng lực và trình độ chuyên môn của nhân viên trong phòng thiết kế.

4. Cách thiết kế mẫu kpi cho nhân viên thiết kế đúng chuẩn

Để thiết kế mẫu kpi cho nhân viên đúng chuẩn thì bạn có thể lập một trang tính hoặc sử dụng phần mềm kpi miễn phí để lập bảng hoạt động. Bảng này bao gồm: Thời gian hoàn thành công việc, yêu cầu kpi công việc, đơn vị đo lường và tỷ lệ hoàn thành công việc.

Người quản lý phải lưu ý không nên giao nhiều nhiệm vụ trong một thời gian ngắn hoặc giao một nhiệm vụ bất khả thi cho nhân viên thiết kế. Thay vì đưa ra một mức tiêu chuẩn kpi cao chót vót thì các quản lý hãy chia nhỏ mục tiêu để nhân viên có thể thích ứng từ từ.

Theo tham khảo từ nhiều quản lý cấp cao trong ngành thì các sếp nên giao một kỳ không quá 8 KPI. Lý do cơ bản nhất là tính chất công việc của các nhà thiết kế không giống nhau.

Và một điều nhỏ nữa là ngoài những công việc kpi đã được giao thực tế nhiều doanh nghiệp đang có tình trạng giao những công việc lặt vặt và nhỏ nhặt để lợi dụng người khác.