Một số đặc điểm của mẫu phiếu giao việc excel bạn chưa biết

1. Tìm hiểu mẫu phiếu giao việc excel

1.1. Mẫu phiếu giao việc excel được hiểu như thế nào?

Trước khi tìm hiểu khái niệm này thì bạn cần biết và hiểu rõ giao việc là như thế nào? Giao việc là giải giáp vừa hỗ trợ người quản lý không cần phải ôm việc quá nhiều mà còn tạo ra cơ hội để nhân viên phát huy được hết năng lực, khả năng phát triển thêm nhiều kỹ năng mới. Từ đó người quản lý sẽ chia công việc chuyên môn cho nhân viên cấp dưới tiến hành và sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra nhằm mang lại hiệu suất cao nhất.

Phiếu giao việc excel được hiểu đơn giản thay vì là một dạng văn bản được đánh máy trên word thì nó được thực hiện trên excel có chứa đựng những thông tin công việc bởi người quản lý giao người lao động tiến hành nhiệm vụ. Tùy thuộc theo quy định, hình thức của mỗi doanh nghiệp mà mẫu phiếu giao việc excel khác nhau nhưng vẫn sẽ được bảo đảm về nội dung cơ bản.

1.2. Vì sao lại cần dùng phiếu giao việc excel

1.2.1. Hỗ trợ truyền tải nội dung thông tin hiệu quả

Chắc hẳn mọi người cũng hiểu được rằng cuộc sống cứ mỗi ngày vẫn tiếp diễn và trôi đi, ai rồi cũng sẽ phải lớn lên, tự trưởng thành và đi làm và phấn đấu để đạt được các thành công nhất định trên con đường mà mình lựa chọn. Tuy nhiên thành công của mỗi người lại khác nhau, có người sẽ chạm đến vinh quang khi còn rất trẻ, có người lại chật vật mất nhiều năm mới đạt được điều mơ ước.

Ngoài các kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn thì những yếu tố khác có liên quan đến kỹ năng mềm cũng được coi là bàn đạp đến bạn đến gần với thành công hơn. Tại sao lại như vậy? Bởi ở những cấp càng cao thì bạn lại càng ít phải trực tiếp thực hiện công việc chuyên môn mà chủ yếu là quản lý bao quát mọi thứ. Đó là lý do tại sao khi chuyển nhượng công việc lại cho người mới cần thiết phải có phiếu giao việc cụ thể, nó sẽ hỗ trợ cả hai bên được truyền tải cũng như nhận thông tin rõ ràng hơn. Phiếu giao việc excel giảm bớt đi việc phải cồng kềnh gõ chữ, soạn thảo nội dung một cách phức tạp. Hỗ trợ cho người giao việc có thể truyền tải và người nhận cũng sẽ cảm nhận được thông tin chi tiết dễ hiểu hơn.

1.2.2. Ra ngoài trong giờ làm việc khi cần thiết

Khi có trong tay phiếu giao việc nó sẽ hỗ trợ việc ghi nhớ cho nhân viên, giúp họ nắm rõ được các công việc cần thực hiện, hiểu kỹ hơn phiếu giao việc còn có chức năng chứng minh với bộ phận an ninh cho phép bạn đi ra ngoài để phục vụ công việc dù đang trong thời gian không phù hợp. Dựa vào phiếu excel này bạn cũng có thể đưa ra các đánh giá, nhận xét, xếp loại về hiệu quả công việc mà nhận được giao đã hoàn thiện.

2. Nội dung cần phải có và yêu cầu trong mẫu phiếu giao việc excel

2.1. Nội dung trong phiếu giao việc excel

Vì phiếu giao việc được làm trên excel nên nội dung quốc hiệu, tiêu ngữ được bỏ qua nhưng vẫn phải có tên của công ty và bộ phận mình đang giữ vị trí. Đây là các thông tin hết sức cơ bản nhằm phân loại một số phòng ban hay công ty với nhau thể hiện được môi trường riêng. Tên công việc và người đảm nhận thực hiện: Mỗi đơn vị, cơ quan, công ty đều có các bộ phận, vị trí khác nhau do đó những thông tin này cần chính xác để có thể bàn giao trách nhiệm đúng người đúng việc.

Nội dung công việc cần làm: Đây chính là phần trọng tâm nhất trong phiếu giao việc. Trong đó nó thể hiện tất cả trách nhiệm mà người nhận đảm nhiệm, bao gồm những hạng mục thời gian cần hoàn thiện, đạt được tiêu chuẩn, ghi chú có liên quan,.. Căn cứ vào những thông tin này mà người được bàn giao sẽ hiểu được công việc mình cần làm những gì.

2.2. Một số yêu cầu khi tạo phiếu giao việc excel

Nếu như khi bạn đã tạo ra phiếu giao việc với thời gian, deadline thực hiện công việc thì cần theo sát các nội dung giao việc trong đó để có thể dễ dàng chỉnh sửa khi cần thiết. Phiếu giao việc có các đầu việc quan trọng được liệt kê. Người thực hiện và thời gian hoàn thiện công việc đó, tiến độ đã đạt bao nhiêu % để khi kết thúc để có thể đưa ra quyết định đánh giá, xếp loại thuận lợi hơn Người quản lý khi nhìn vào phiếu giao việc có thể biết được ai đảm nhận chức vụ nào và khả năng làm việc ra sao, hỗ trợ cho bạn bỏ đi một số báo cáo không quan trọng.

3. Một số điều cần chú ý trong phiếu giao việc excel

Nếu như bạn muốn có một phiếu giao việc trên excel hoàn chỉnh thì người tạo ra nó cần tìm hiểu kỹ về các mẫu đã có sẵn. Cần đảm bảo rằng những nội dung chứa thông tin cũng phải cực kỳ chính xác, cụ thể rõ ràng vì như thế thì người được giao nhiệm vụ mới có thể tiếp nhận và hoàn thiện tối đa theo đúng yêu cầu đưa ra. Vì là trình bày trên Excel nên cũng cần chú tâm trong cách trình bày về hình thức, cần quan sát các ô hàng cột đã cân đối chưa, các font chữ, cỡ chữ đã ăn nhập với nhau chưa. Làm sao để người nhìn có thể cảm thấy hứng thú khi được tiếp nhận một phiếu giao việc như thế, khiến cho tinh thần người làm việc thoải mái và tích cực hoàn thành nhiệm vụ.

Một điều cần chú ý tiếp đó chính là những thông tin về tài liệu trong quá trình làm việc. Phần này giúp cho nhân viên làm đúng theo như yêu cầu của người giao việc. Lưu ý thêm trong việc soát lỗi chính tả sau khi đã hoàn thiện xong nội dung trên excel. Điều quan trọng người giao việc tuyệt đối không được sử dụng từ ngữ địa phương hay từ nhiều nghĩa,.. sẽ làm cho người đảm nhận công việc hiểu lầm sang ý khác làm ảnh hưởng đến việc thực hiện không đúng công việc cần làm. Vì vậy người quản lý cần tránh mắc phải các lỗi này để không xảy ra khó khăn hay rủi ro nào.

Bên cạnh đó thì cột thời gian trong phiếu giao việc excel cũng cần chú ý. Khá nhiều trường hợp người giao việc không may quên ghi thời gian cụ thể cần hoàn thiện công việc bởi một lý do khách quan nào đó. Do vậy đã dẫn tới phiếu giao việc bị sai lệch đi thông tin cần truyền đạt khiến cho quá trình tiến hành công việc không đúng như thời gian dự kiến như ban đầu. Không những thế, để bàn giao công việc một cách nhanh chóng, tiện lợi thì người quản lý nên soạn sẵn các nội dung công việc cần giao và thực hiện tạo ra bản kế hoạch hướng dẫn người đảm nhận cả một quy trình từ đầu cho đến cuối giai đoạn.

Bạn có thể truy cập vào trang website của timviec365.vn bên mình hoặc một số trang web khác để có thể tải tải phần mềm quản lý công việc miễn phí tham khảo sử dụng. Ở đấy đều có những mẫu mới và chuẩn nhất đáp ứng đầy đủ yêu cầu chỉ tiêu mà mình đã nêu ở trên.

Vừa rồi quý vị và bạn đọc đã được tham khảo qua thông tin cơ bản về mẫu phiếu giao việc excel cùng các giá trị có liên quan. Hy vọng qua bài viết này, chúng tôi đã giúp bạn hiểu được phần nào về tầm quan trọng cũng như sự hiệu quả khi sử dụng phiếu giao việc excel. Cảm ơn mọi người đã dành chút thời gian đọc nội dung và cho những đóng góp hết sức bổ ích, hẹn gặp lại trong bài viết kế tiếp nhé.