Microsoft Dynamics crm là gì và những lợi ích tuyệt vời

1. Microsoft Dynamics crm và các tính năng hữu ích

1.1. Hiểu biết chung về Microsoft Dynamics crm

Microsoft Dynamics crm là phần mềm được Microsoft nghiên cứu và phát triển. Phần mềm được thiết kế phục vụ công tác quản lý khách hàng trên thị trường tiếp thị sản phẩm và dịch vụ.

Các tính năng của Microsoft Dynamics crm được xây dựng liền mạch với nhau nhằm hỗ trợ hoạt động kinh doanh từ quản lý nguồn lực dự án, dịch vụ khách hàng, hoạt động bán hàng. Nắm bắt sự thay đổi của nhu cầu khách hàng Microsoft Dynamics crm chuyển đổi kỹ thuật số để quá trình sử dụng phần mềm của khách hàng thuận tiện hơn.

Microsoft Dynamics crm cung cấp đến người dùng hệ sinh thái rộng lớn với nền tảng đáng tin cậy. Hơn nữa Microsoft Dynamics crm cũng tích hợp với các ứng dụng khác của Microsoft. Vậy là người dùng có thể quản lý các nguồn lực và tài liệu một cách thống nhất.

Các doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực như bán hàng, quảng cáo sản phẩm, chăm sóc hệ thống khách hàng đều có thể sử dụng phần mềm. Các thông tin trên hệ thống được phân quyền chia sẻ. Vì thế người dùng có thể tìm thấy các thông tin cần thiết khi đăng nhập vào phần mềm.

Trước đây, hệ thống các phòng ban sẽ có những nơi lưu trữ thông tin riêng. Nếu bạn cần đến các thông tin của phòng ban nào đó thì cần đến tận nơi để tìm được tài liệu cần thiết.

Tuy nhiên với hệ thống mà Microsoft Dynamics crm cung cấp, các thông tin được đồng bộ hóa. Như vậy chỉ cần được phân quyền trong phần mềm thì bạn có thể theo dõi toàn bộ các thông tin quản lý.

Khi đó nhân viên kinh doanh có thể theo dõi doanh số bán hàng của bản thân, các cấp quản lý có thể cập nhật liên tục tình hình kinh doanh tại các cửa hàng. Từ đó với những cửa hàng có doanh thu không ổn định nhà quản lý sẽ nhanh chóng đưa ra những giải pháp.

1.2. Những tính năng của Microsoft Dynamics crm

1.2.1. Xử lý việc bán hàng và các vấn đề liên quan

Để tối ưu hóa các tính năng cho người sử dụng Microsoft Dynamics crm có thể liên kết với tất cả các phần mềm của Microsoft. Điều này đã khiến cho Microsoft Dynamics crm gần như một phần mềm quản lý quan hệ khách hàng hoàn chỉnh.

Với khả năng quản lý quy trình bán hàng trước khi bán và sau khi đã bán hàng, Microsoft Dynamics crm đã giúp các doanh nghiệp giải quyết rất nhiều vấn đề như: Chia sẻ thông tin nội bộ đến nhiều bộ phận trong công ty; Giao diện đơn giản khiến người dùng dễ làm quen và sử dụng; Các báo cáo có thể thiết lập ngay trên hệ thống.

Nhân viên có thể đồng hóa các dữ liệu từ Microsoft Outlook mà không cần mất công đăng nhập lại các thông tin như tài khoản email, nhiệm vụ cần thực hiện vào Microsoft Dynamics crm. Một tính năng hữu ích tương tự như các phần mềm crm khác mà Microsoft Dynamics crm cung cấp đó là tính năng lưu trữ thông tin khách hàng.

Những thông tin này sẽ được lưu trữ tổng hợp sau đó lập các báo cáo và cuối tháng, cuối quý. Sau khi liên kết các dữ liệu này với Excel thì người dùng có thể xử lý các thông tin một cách nhanh chóng.

1.2.2. Tiếp cận khách hàng tiềm năng với Microsoft Dynamics crm

Microsoft Dynamics crm với các dữ liệu tập trung cho phép doanh nghiệp sử dụng với mục đích marketing. Các doanh nghiệp có thể dùng Microsoft Dynamics crm để kiểm chứng chất lượng, tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng.

Bên cạnh đó, người quản lý có thể lọc dữ liệu các tệp khách hàng theo đặc điểm riêng biệt. Mỗi nhóm khách hàng sẽ do những nhân viên khác nhau quản lý để tiến hành tiếp cận và quảng bá sản phẩm. Thông qua kết nối với Microsoft Excel, các cấp quản lý có thể phân tích hiệu quả của dự án.

1.2.3. Nâng cao hiệu suất làm việc

Khi cần nhập thông tin khách hàng Microsoft Dynamics hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp. Các thông tin sau khi được thu thập sẽ được hệ thống phân loại để tiến hành quản lý.

Các kênh liên lạc, tương tác với khách hàng được cải thiện nhằm nâng cao chất lượng xử lý vấn đề. Mỗi khách hàng sẽ được quản lý về các thông tin email, tên, số điện thoại,...

Những dữ liệu này được đồng bộ với bộ phận bán hàng để họ nắm được những thông tin về khách hàng. Như vậy khách hàng có thể tin tưởng hơn vào sản phẩm dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.

2. Một vài lưu ý cho người dùng Microsoft Dynamics crm

2.1. Thiết lập thể chế điều tiết hệ thống

Khi quyết định sử dụng hệ thống phần mềm Microsoft Dynamics crm, doanh nghiệp phải có người phụ trách điều tiết hệ thống. Hệ thống phải được quản lý nhất quán từ trên xuống dưới.

Tại mỗi nhóm nhân viên, hệ thống cần có một người quản lý crm để toàn bộ quy trình được vận hành trơn tru. Sau đó các doanh nghiệp cần điều chỉnh chức năng của crm cho phù hợp với chức năng riêng của từng ban ngành.

Các chức năng của crm dùng để quản lý chung toàn bộ hệ thống khách hàng trong doanh nghiệp. Trong khi đó mỗi phòng ban lại có những đặc điểm riêng vì thế khi thiết lập hệ thống crm cần có sự điều chỉnh các chức năng phù hợp.

Các nhóm quản lý crm khi điều hành hệ thống cần có sự tương tác với các cấp quản lý. Việc thảo luận với các cấp quản lý về mục tiêu hành động và phương thức quản lý là điều cần thiết. Như vậy khi bắt đầu quá trình quản lý mới có thể nhận được sự ủng hộ và hỗ trợ kịp thời.

Nhiều doanh nghiệp cho rằng thiết lập thể chế vận hành crm là một quy trình phức tạp. Vì thế doanh nghiệp rất ngại phải thiết lập hệ thống vận hành crm. Tuy nhiên thực tế đã cho thấy, sau khi áp dụng hệ thống Microsoft Dynamics crm nhiều doanh nghiệp đã có được sự thành công đáng kể.

2.2. Xác định rõ mục tiêu khi áp dụng Microsoft Dynamics crm

Doanh nghiệp trước khi quyết định áp dụng hệ thống crm vào quy trình vận hành cần xác định rõ ràng mục đích của hệ thống. Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống quản lý crm để tăng sự hài lòng của khách hàng, nâng cao doanh số hay làm thay đổi hiệu suất hoạt động của nhân viên kinh doanh.

Trước khi trả lời hết được những câu hỏi đó thì doanh nghiệp chưa nên vội vàng áp dụng hệ thống quản lý crm. Bởi vì dù hệ thống có những tính năng ưu việt đến mấy mà không có mục tiêu hoạt động rõ ràng thì không thể đạt được kết quả như mong đợi của nhà quản trị.

Sau khi đã lựa chọn được hệ thống crm rồi, các cấp quản lý nên giải thích đầy đủ lý do áp dụng mô hình quản lý này cho nhân viên. Khi đó cả các cấp lãnh đạo và nhân viên sẽ có chung quan điểm. Quy trình quản lý sẽ được nhân viên thực hiện tốt hơn.

Nếu như nhân viên chỉ thực hiện theo mà không cần biết tầm quan trọng của hệ thống thì sẽ có một vài suy nghĩ rằng hệ thống quản lý quá phức tạp, rườm rà, làm rắc rối thêm quá trình làm việc.

Ứng dụng thêm hệ thống quản lý vào doanh nghiệp sẽ khiến các quy tắc quản lý mới phát sinh. Doanh nghiệp cần dung hòa các quy tắc quản lý cũ với những quy tắc mới phát sinh này để tránh việc các quy tắc bị chồng chéo và nhân viên không biết nên thực hiện theo quy tắc quản lý nào.

Tuy nhiên có một vài doanh nghiệp ngại việc phải thay đổi các quy tắc vì thế đã áp dụng quy tắc quản lý cũ vào hệ thống crm mới. Điều này đã gây nên những bất cập trong quá trình vận hành hệ thống quản lý mới.

Các tính năng vốn được cho là rất hữu ích của hệ thống crm lại không thể phát huy toàn bộ tác dụng với những quy tắc cũ. Vì thế doanh nghiệp không nên ngại thay đổi mà cần coi đây là cơ hội để nâng cấp thêm các quy định của doanh nghiệp.

Qua nội dung bài viết bạn đã hiểu được Microsoft Dynamics crm là gì và những lợi ích mà Microsoft Dynamics crm mang đến cho doanh nghiệp rồi đúng không nào? Phần mềm như một cách tay đắc lực cho nhà quản lý để giải quyết các vấn đề liên quan đến khách hàng. Hy vọng rằng doanh nghiệp của bạn sẽ quản lý tệp khách hàng thật tốt với phần mềm này.