[Mách bạn] Các mô hình quản lý thời gian đưa bạn tới thành công

1.Tại sao phải sử dụng mô hình quản lý thời gian?

Quản lý thời gian là một công việc mà tất cả chúng ta ai cũng cần thực hiện. Quỹ thời gian khi được chia đều và quản lý một cách hợp lý sẽ đem đến cho chúng ta nhiều ích lợi, công việc sẽ được giải quyết đúng thời điểm hơn, và chúng ta sẽ có thêm nhiều thời gian để hưởng thụ cuộc sống.

Bạn đã thử qua vô cùng nhiều cách quản lý thời gian, nhưng những phương pháp này đều không đem lại hiệu quả cao? Đây chính là lý do bạn nên thử áp dụng một mô hình quản lý thời gian. Áp dụng một mô hình quản lý thời gian sẽ đem lại cho bạn những lợi ích sau:

Thứ nhất, bạn sẽ trở nên kỷ luật hơn với bản thân của mình. Việc áp dụng một mô hình thời gian khiến bạn phải thực hiện công việc tuân thủ theo thời gian của mô hình. Điều này khiến bạn có kỷ cương hơn với bản thân, từ đó các công việc của bạn sẽ được hoàn thành đúng với dự định hơn.

Lợi ích thứ hai mà việc áp dụng một mô hình quản lý thời gian đem lại đó chính là thời gian trong ngày của bạn sẽ được phân bổ một cách hợp lý hơn. Từ đó, nâng cao hiệu suất công việc của bạn đồng thời nó cũng giúp bạn có thêm thời gian thực hiện những việc mà bạn muốn.

Tiếp theo, một lợi ích khi bạn sử dụng mô hình quản lý thời gian đó là nó giúp hình ảnh của bạn trở nên chuyên nghiệp và đẹp hơn trong mắt cấp trên và bạn bè. Việc bạn luôn  hoàn thành tốt mọi việc đúng hạn sẽ giúp bạn sớm có bước tiến mới trong công việc.

Từ những ưu điểm tuyệt vời mà một phương pháp quản lý thời gian mang lại, thì tại sao không áp dụng ngay một phương pháp quản lý thời gian cho cuộc sống của bạn? Hãy tham khảo một số mô hình dưới đây và lựa chọn cho bạn một phương pháp thích hợp nhé.

2. Các mô hình quản lý thời gian được người thành công áp dụng

Trong nội dung của mục này, chúng tôi chia sẻ tới bạn một vài mô hình quản lý thời gian được rất nhiều doanh nhân, người nổi tiếng và người thành công trên thế giới sử dụng.

2.1. Mô hình quản lý thời gian bốn góc phần tư

Khi sử dụng mô hình này, chúng ta sẽ chia công việc thành 4 phần theo mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Sau đó, chúng ta sẽ dành thời gian trong ngày để giải quyết các công việc vừa mang tính quan trọng và vừa mang tính khẩn cấp trước.

2.1.1. Góc phần tư thứ nhất việc quan trọng

Góc phần tư thứ nhất dành cho công việc vừa quan trọng và vừa khẩn cấp. Những công việc này sẽ được ưu tiên hoàn thành đầu tiên. Một vài dấu hiệu để nhận biết công việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp là:

Những việc phát sinh không nằm trong dự tính, không đoán trước được chiều hướng diễn biến của công việc. Đây có thể là các khủng hoảng mà chúng ta gặp phải hoặc là những vấn đề mang tính cấp bách cần phải được giải quyết ngay.

Công việc đã gần đến thời gian phải nộp và không thể trì hoãn, hoặc là những công việc còn tồn đọng đã lâu cần phải giải quyết dứt điểm ngay. Bạn có thể dành khoảng 15 đến 20% thời gian của mình để hoàn thành các công việc ở góc phần tư thứ nhất.

2.1.2. Góc phần tư thứ 2 việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

Hãy phân chia những công việc quan trọng của bạn nhưng không khẩn cấp vào góc phần tư thứ 2. Đây là những đầu việc quan trọng và bạn phải tốn nhiều thời gian mới có thể hoàn thành đầu công việc này. Do đó, hãy dành một khoảng thời gian nhất định trong tuần và lê lịch cụ thể để hoàn thành công việc ở góc phần tư này.

Mức độ ưu tiên hoàn thành công việc ở góc phần tư này nhỏ hơn góc phần tư thứ nhất. Do đó, khi đang thực hiện công việc nằm ở góc phần tư thứ 2 mà có công việc nằm ở nhóm thứ nhất xuất hiện thì ưu tiên thực hiện công việc ở nhóm thứ nhất trước.

Sắp xếp toàn bộ công việc quan trọng của bạn vào nhóm này và hãy dành từ 50-60% quỹ thời gian của bạn vào để thực hiện đầu công việc này nhé!

2.1.3. Góc phần tư thứ 3 việc khẩn cấp nhưng không quan trọng

Hãy sắp xếp những công việc phát sinh kém quan trọng nhưng khẩn cấp của bạn vào nhóm này và dành thời gian giải quyết chúng càng nhanh càng tốt. Những dấu hiệu để nhận biết loại công việc này:

Việc bạn được người khác ủy quyền, những công việc đó vẫn không thuộc trách nhiệm của bản thân bạn.

Một số vấn đề nhỏ lẻ phát sinh bên trong công việc của bạn. Các vấn đề này là nhỏ lẻ, không gây ảnh hưởng lớn đến công việc của bạn, giải quyết chúng cũng không giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh hơn.

Một số công việc cần thực hiện thuộc nhóm này có thể kể đến như sau: Thư, tin nhắn hoặc là email buộc bạn phải trả lời hay là những cuộc họp cấp tốc. Hãy dành khoảng 10 đến 15% thời gian của bạn trong ngày để hoàn thành những loại công việc này nhé!

2.1.4. Góc phần tư cuối cùng việc không khẩn cấp không quan trọng

Góc phần tư cuối cùng để dành cho những công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Nó chiếm ít nhất trong quỹ thời gian của bạn. Bạn chỉ nên dành khoảng dưới 5% thời gian của bạn để thực hiện các công việc này.

Những công việc cần làm ở góc phần tư cuối cùng này có thể là giải trí, tán gẫu với bạn bè hoặc là một số công việc mà không đem lại cho bạn lợi ích gì cả.

Bạn nên tập cho mình thói quen tập trung khi làm việc bằng cách không nhắn tin, trò chuyện với bạn bè trong thời gian làm việc.

2.2. Mô hình quản lý thời gian Pomodoro

Đây là mô hình quản lý thời gian dựa vào việc phân bổ hợp lý thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi cho chúng ta. Đây là  một phương pháp được rất nhiều học giả nổi tiếng và thành công áp dụng để có thể hoàn thành công việc của mình.

2.2.1. Nguyên tắc sử dụng và quản lý thời gian theo mô hình Pomodoro

Nguyên tắc phân chia thời gian khi áp dụng mô hình này là bạn sẽ tập trung tuyệt đối trong 25 phút mỗi lần áp dụng Pomodoro, sau mỗi lần tập trung hoàn toàn để hoàn thành công việc trong 25 phút thì sẽ có các khoảng nghỉ ngắn từ 3 đến 5 phút. Để áp dụng tốt mô hình quản lý thời gian này cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

- Mỗi lần làm việc sẽ tập trung cao độ trong 25 phút.

- Trong một chu kỳ áp dụng mô hình này chỉ tập trung làm duy nhất một việc.

- Nếu có việc khiến bạn buộc phải gián đoạn trong một chu kỳ áp dụng mô hình này thì bạn cần bắt đầu một chu kỳ  mới, không được tính tiếp thời gian vào chu kỳ ban đầu.

- Nếu bạn hoàn thành công việc trước khi kết thúc thời gian một chu kỳ Pomodoro thì vẫn cần tập trung và soát lại toàn bộ công việc bạn đã thực hiện để kết quả đạt được là phiên bản tốt nhất.

2.2.2. Thứ tự thực hiện công việc theo phương pháp Pomodoro

Phía trên là thông tin về cách chia thời gian, phần dưới sẽ mô tả cách xác định thứ tự thực hiện các công việc của bạn:

Đầu tiên, bạn phải lên một danh sách cụ thể các công việc cần làm. Có thể sử dụng theo mô hình bốn góc phần tư để phân chia công việc theo tính khẩn cấp và tính quan trọng của công việc cần thực hiện.

Tiếp theo, bạn cần có một bộ đếm thời gian, một chiếc đồng hồ có khả năng nhắc nhở, báo thức để nhắc nhở bạn khi kết thúc một Pomodoro, thông thường thời gian cho một lần tập trung sẽ là 25 phút và nghỉ ngơi trong 5 phút.

Chỉ tập trung thực hiện một công việc duy nhất trong một chu  kỳ áp dụng mô hình quản lý thời gian này.

Sau 4 lần liên tiếp sử dụng Pomodoro thì khoảng nghỉ của bạn nên dài hơn 5 phút có thể là 15 phút đến 30 phút tùy chỉnh phụ thuộc vào thời gian của bạn.

Bạn có thể áp dụng nhiều mô hình quản lý thời gian vào công việc và cuộc sống của bạn để hiệu suất công việc đạt được là tối đa và bạn sẽ có thêm nhiều thời gian hơn để tận hưởng cuộc sống.

Trên đây là hai mô hình quản lý thời gian được nhiều người thành công áp dụng nhất. Hy vọng rằng qua những nội dung mà chúng tôi vừa nhắn nhủ bạn có thể lựa chọn được phương pháp quản lý thích hợp với bản thân bạn.