[Tổng hợp] Bản mô tả công việc Trợ lý Tổng giám đốc chi tiết nhất

1. Tìm hiểu chung về công việc Trợ lý Tổng giám đốc

Trợ lý Tổng giám đốc được biết đến là người luôn đồng hành cùng các Tổng giám đốc trong công việc hàng ngày tại doanh nghiệp. Đây được xem là cánh tay đắc lực, giúp cho Tổng giám đốc xử lý, giải quyết được các vấn đề xảy ra trong quá trình làm việc.

Theo đó, các Trợ lý Tổng giám đốc sẽ được ủy thác cho các nhiệm vụ nhất định dựa trên nhu cầu cá nhân của các Tổng giám đốc hay theo quy định, chính sách của doanh nghiệp để thực hiện các công việc trong phạm vi nhiệm vụ.

Vậy cụ thể công việc của Trợ lý Tổng giám đốc trong doanh nghiệp hiện nay như thế nào, chức năng của vị trí này ra sao? Hãy cùng tìm hiểu và phân tích chi tiết trong phần tiếp theo của bài viết nhé!

Xem thêm: Tra cứu lương trợ lý tổng giám đốc chỉ trong vòng một nốt nhạc!

2. Bản mô tả công việc Trợ lý Tổng giám đốc chi tiết nhất

Trợ lý Tổng giám đốc đảm nhiệm rất nhiều chức năng quan trọng trong doanh nghiệp hiện nay, hỗ trợ và phục vụ cho công việc của Tổng giám đốc đạt hiệu quả tốt nhất. Cụ thể trách nhiệm của Trợ lý Tổng giám đốc bao gồm như sau:

2.1. Các công việc liên quan đến nghiệp vụ Trợ lý

- Các Trợ lý Tổng giám đốc sẽ thực hiện chức năng là cầu nối quan trọng để kết nối Tổng giám đốc với các vị trí khác trong Ban lãnh đạo doanh nghiệp, sắp xếp lịch làm việc và nhắc nhở về các lịch trình quan trọng đến cho Tổng giám đốc nắm bắt và thực hiện.

- Trợ lý Tổng giám đốc cũng là người sẽ đứng ra điều phối các hoạt động về sơ kết, tổng kết trong doanh nghiệp, sắp xếp các cuộc họp, chương trình, sự kiện có Tổng giám đốc tham gia.

- Thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc cùng Ban lãnh đạo cấp cao về các vấn đề liên quan đến hồ sơ công việc, theo dõi thường xuyên các vấn đề theo quy định về trách nhiệm của Trợ lý Tổng giám đốc.

- Nắm bắt tình hình công việc tại các bộ phận, đề xuất các phương án giải quyết kịp thời những khó khăn, vướng mắc xảy ra trong quá trình làm việc cho Tổng giám đốc và thực hiện khi có chỉ thị từ cấp trên.

- Trợ lý Tổng giám đốc sẽ là người trực tiếp đứng ra thay mặt cho Tổng giám đốc để giải quyết các vấn đề, tình huống phát sinh khi cần thiết, nhất là cá trường hợp Tổng giám đốc vắng mặt.

- Lên các kế hoạch và sắp xếp cho các chuyến công tác của Tổng giám đốc.

Việc làm trợ lý giám đốc

2.2. Các công việc liên quan đến lưu trữ văn thư, hành chính

- Trợ lý Tổng giám đốc sẽ là người thực hiện nhiệm vụ sắp xếp các loại hồ sơ, hợp đồng, giấy tờ quan trọng một khách khoa học, cẩn thận, chuyên nghiệp và xuất trình cho Tổng giám đốc, Ban lãnh đạo cấp cao khi có yêu cầu.

- Thực hiện công tác soạn thảo các văn bản hành chính, các hợp đồng, tài liệu cuộc họp theo yêu cầu, đồng thời lưu trữ theo quy định mà cấp trên đặt ra.

- Làm công việc biên soạn, hướng dẫn chi tiết, cụ thể về các biểu mẫu báo cáo tình hình hoạt động của bộ phận, doanh nghiệp theo sự phân công và chỉ dẫn của Tổng giám đốc, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp.

- Tiếp nhận và xử lý các vấn đề liên quan đến các văn bản, tài liệu, hợp đồng quan trọng theo yêu cầu của Tổng giám đốc và cập nhật các thông tin sau khi xử lý cho họ để có thể nắm bắt và có hướng xử lý khi cần thiết.

- Bên cạnh đó, các Trợ lý Tổng giám đốc cũng làm nhiệm vụ quản lý về danh sách đối tác, khách hàng và thực hiện liên hệ, đón tiếp họ khi Tổng giám đốc yêu cầu và trực tại văn phòng để tiếp nhận các cuộc điện thoại đến văn phòng Tổng giám đốc.

Việc làm trợ lý giám đốc tài chính

2.3. Các công việc tổng hợp khác

Ngoài các công việc chính trên thì Trợ lý Tổng giám đốc cũng đảm nhiệm rất nhiều nhiệm vụ quan trọng khác trong doanh nghiệp như là:

- Đôn đốc, nhắc nhở các bộ phận, phòng ban làm báo cáo và tổng hợp lại gửi lên Tổng giám đốc cũng như ban lãnh đạo cấp trên trong các cuộc họp hội đồng.

- Thường xuyên cập nhật về quá trình thực hiện công việc của các bộ phận liên quan trong phạm vi quyền hạn và đề xuất giải quyết, điều chỉnh các công việc thực hiện chưa hiệu quả.

- Theo dõi và kiểm tra về tiến độ thực hiện của các dự án trong bộ phận và trong doanh nghiệp theo sự phân công, chỉ đạo từ Tổng giám đốc, tiếp nhận các phản hồi từ các bộ phận về quá trình thực hiện và báo cáo lên Tổng giám đốc.

- Trợ lý Tổng giám đốc cũng cần thường xuyên tìm hiểu, nắm bắt các thông tin liên quan đến pháp luật trong ngành, các vấn đề về thị trường kinh doanh liên có ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

- Thường xuyên tham dự vào các cuộc họp và thực hiện nhiệm vụ ghi chép, ghi âm lại toàn bộ nội dung, lập các biên bản cuộc họp một cách đầy đủ, chính xác.

- Thực hiện dịch các tài liệu tiếng Anh hoặc ngược lại theo yêu cầu từ Tổng giám đốc.

- Tuyệt đối bảo mật các hồ sơ, thông tin của doanh nghiệp về các hoạt động kinh doanh, sản xuất.

- Làm một số công việc khác trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn theo yêu cầu từ Tổng giám đốc.

3. Yêu cầu đối với vị trí Trợ lý Tổng giám đốc bao gồm những gì?

Trợ lý Tổng giám đốc là một vị trí quản lý hành chính cấp cao, do đó để có thể đạt được đến chức vụ này, các bạn cần phải đáp ứng được rất nhiều tiêu chí, yêu cầu khắt khe về trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm,... Cụ thể, các tiêu chí đặt ra trong quá trình tuyển dụng Trợ lý Tổng giám đốc bao gồm:

- Xét về trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc của ứng viên:

+ Ứng viên cần tốt nghiệp từ hệ Đại học trở lên theo các chuyên ngành có liên quan đến quản trị kinh doanh, Marketing, kinh tế, luật,..., am hiểu sâu về lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.

+ Yêu cầu kinh nghiệm tối thiểu dành cho vị trí Trợ lý Tổng giám đốc là từ 2 – 3 năm ở vị trí tương đương.

+ Có khả năng giao tiếp thành thạo ngoại ngữ nhất là tiếng Anh để có thể làm việc, trao đổi với khách hàng quốc tế.

- Xét về kỹ năng:

+ Có khả năng nắm bắt thông tin, tiếp thu kiến thức nhanh nhẹn, nghiên cứu và cập nhật thị trường lĩnh vực.

+ Trợ lý Tổng giám đốc cần có khả năng sử dụng thành thạo các công cụ tin học văn phòng, kỹ năng soạn thảo, in ấn văn bản.

+ Yêu cầu có khả năng giao tiếp, thuyết trình, đàm phán tốt bởi tính chất công việc sẽ cần thường xuyên thay mặt Tổng giám đốc làm việc với các bộ phận, khách hàng, đối tác,... bàn bạc về các hoạt động hợp tác kinh doanh và ký kết hợp đồng. Do đó, đây là tiêu chí bắt buộc phải có ở Trợ lý Tổng giám đốc.

+ Cần có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc một cách khoa học, gọn gàng theo đúng quy định của doanh nghiệp.

+ Yêu cầu Trợ lý Tổng giám đốc phải có khả năng làm việc độc lập, làm việc nhóm để xử lý các nhiệm vụ theo yêu cầu một cách hiệu quả.

+ Có khả năng xử lý, giải quyết vấn đề nhanh chóng, chịu được áp lực lớn trong công việc vì Trợ lý Tổng giám đốc sẽ phải đảm đương rất nhiều các công việc khác nhau trong doanh nghiệp, do đó sẽ rất dễ bị stress.

4. Mức lương và quyền lợi nhận được khi trở thành Trợ lý Tổng giám đốc

Có thể thấy, công việc của Trợ lý Tổng giám đốc là vô cùng lớn và áp lực. Song đi đôi với điều đó chính là những quyền lợi, chế độ phúc lợi rất hấp dẫn. Làm việc ở vị trí này, bạn sẽ có cơ hội được hưởng rất nhiều điều như sau:

- Mức lương đối với Trợ lý Tổng giám đốc là vô cùng “khủng”, dao động từ khoảng 20 – 30 triệu đồng/tháng xét theo năng lực và kinh nghiệm. Ngoài ra, tùy từng lĩnh vực hoạt động mà bạn còn có thể nhận thêm các khoản thưởng hoa hồng, hiệu suất công việc hàng tháng, các khoản phụ cấp, trợ cấp công tác, ăn trưa, xăng xe, điện thoại, lương tháng 13, thưởng lễ, Tết,....

- Trợ lý Tổng giám đốc sẽ được làm việc ở môi trường năng động, chuyên nghiệp, thường xuyên được đi công tác, thậm chí sang cả nước ngoài, làm việc với các đối tượng khách hàng khác nhau, giúp rèn luyện các kỹ năng, tiếp thu thêm kiến thức, mở mang tầm hiểu biết cho bản thân.

Việc làm trợ lý giám đốc kinh doanh

- Nếu bạn là người chăm chỉ, trung thành và làm việc tốt thì cơ hội được thăng chức lên các vị trí lãnh đạo cấp cao tại doanh nghiệp như là Giám đốc các bộ phận cũng là rất lớn.

- Bên cạnh đó, Trợ lý Tổng giám đốc cũng được hưởng đầy đủ các chế độ đãi ngộ hấp dẫn theo quy định về chính sách quyền lợi cho nhân viên tại doanh nghiệp như là tham gia bảo hiểm, được thăm hỏi ốm đau, hưởng các ngày nghỉ phép, nghỉ lễ, Tết theo quy định, thời gian làm việc giờ hành chính, thường xuyên được đi du lịch, tham gia các chương trình, sự kiện, party,... do doanh nghiệp tổ chức cũng như theo các dự án, lời mời từ các doanh nghiệp khác đến Tổng giám đốc.

Trên đây là những thông tin khá chi tiết, cụ thể về bản mô tả công việc Trợ lý Tổng giám đốc trong các doanh nghiệp hiện nay. Hy vọng những chia sẻ trên đây của timviec365.vn sẽ hữu ích và giúp các bạn có thể xác định, lựa chọn cho mình công việc phù hợp nhất, thực hiện được ước mơ, mục tiêu mà mình đã đặt ra.

Cập nhật ngay mẫu mô tả công việc Trợ lý Tổng giám đốc chuẩn và đầy đủ nhất trong file dưới đây để tham khảo nhé!

TUYỂN DỤNG TRỢ LÝ TỔNG GIÁM ĐỐC.docx