Tìm hiểu bản mô tả công việc trưởng phòng vật tư chi tiết

1. Vì sao cần nắm rõ mô tả công việc trưởng phòng vật tư?

Trong tuyển dụng, bất cứ công việc nào cũng sẽ có nội dung và yêu cầu cụ thể để hình thành nên bản mô tả công việc. Mô tả công việc thực chất là cách mà nhà tuyển dụng và người tìm việc thông qua để kết nối với nhau do đó nó có tác động và ý nghĩa tới cả đôi bên. Khi ứng viên có nhu cầu tìm việc làm vị trí trưởng phòng vật tư thì sẽ căn cứ vào mô tả công việc trưởng phòng vật tư để nắm rõ yêu cầu của nhà tuyển dụng là gì. Còn ở phương diện nhà tuyển dụng, mô tả công việc do họ lập nên, ở đó chứa đựng toàn bộ những yêu cầu mà họ mong muốn nhân viên phải đáp ứng mang đặc trưng của vị trí công việc đó, ở đây là vị trí trưởng phòng vật tư.

Rõ ràng, bản mô tả công việc trưởng phòng vật tư sẽ là một căn cứ để ứng viên hiểu nhà tuyển dụng và nhà tuyển dụng tìm được người phù hợp đứng vào vị trí này. Do đó, khi bạn là một người đang có nhu cầu tìm việc làm trưởng phòng vật tư nhất định không thể bỏ qua bước nghiên cứu, tìm hiểu mô tả công việc cho vị trí này nhé. Chính vì thế, hãy kéo tiếp xuống những nội dung bên dưới để hiểu hơn về công việc cũng như chi tiết bản mô tả công việc trưởng phòng vật tư thông qua những chia sẻ của Bích Phượng.

Xem thêm: Chi tiết về mức lương kho hiện nay!

2. Tìm hiểu đôi nét về vị trí việc làm trưởng phòng vật tư

Trong chuỗi cung ứng bất kỳ, việc quản lý vật tư là một trong những chức năng vô cùng quan trọng đối với người trưởng phòng vật tư. Nhìn từ phương diện chung, quản lý vật tư sẽ bao gồm những đầu việc quan trọng bao gồm việc lập kế hoạch đối với vật tư, kiểm soát số lượng của nguyên vật liệu dùng trong chuỗi cung ứng, xác định tồn kho, xây dựng kế hoạch bổ sung,…  Căn cứ vào đây, dễ dàng đưa ra hiểu biết đối với trưởng phòng vật tư. Chắc hẳn cách hiểu sau đây của Phượng cũng là nội dung mà các bạn đang nghĩ tới:

Trưởng phòng vật tư chính là một vị trí hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với toàn bộ mọi vấn đề về kiểm soát nguồn nguyên vật liệu trong doanh nghiệp, là người trực tiếp lập ra kế hoạch và tổ chức các hoạt động có liên quan tới nguồn nguyên liệu được đưa vào doanh nghiệp và kiểm soát hoạt động đó.

Việc làm Logistic​

3. Bản mô tả công việc chi tiết việc làm trưởng phòng vật tư

3.1. Chức năng của vị trí việc làm trưởng phòng vật tư

Những chức năng cơ bản của trưởng phòng vật tư bao gồm: quản lý đối với các yếu tố nguồn vật tư và giá cả của nguyên vật liệu đưa vào doanh nghiệp; cung cấp về những phương án, cách thức sử dụng đối với các yếu tố vật tư đó. Ở một mức chuyên sâu hơn nữa, người trưởng phòng vật tư sẽ tìm ra cách làm thế nào để chuỗi cung ứng có thể hoạt động một cách thuận lợi nhất. Đi vào tìm hiểu ở mức chi tiết hơn, các chức năng trên được cụ thể hóa như sau:

3.1.1. Lên kế hoạch sử dụng và kiểm soát nguồn vật liệu

Trong bất cứ hoạt động nào, nguyên liệu cũng là một yếu tố quan trọng hàng đầu vì phải có nguyên liệu thì các hoạt động sản xuất và kinh doanh khác mới có thể tiếp diễn. Cơ bản, người ta quyết định nguồn nguyên liệu dựa vào các dự báo từ trong kế hoạch sản xuất và trong hoạt động bán hàng.

Do vậy mà việc lập kế hoạch sản xuất sẽ đi kèm với sự kiểm soát tất cả các khâu sản xuất, bao gồm cả nguồn nguyên vật liệu, việc dự báo đối với mức tồn kho và chuẩn bị nguồn ngân sách phù hợp, lên lịch đối với những đơn đặt hàng, giám sát hiệu suất của hoạt động bán hàng, sản xuất.

3.1.2. Thu mua nguồn nguyên vật liệu

Đại diện cho phòng vật tư thực hiện chức năng, người trưởng phòng vật tư sẽ điều phối công việc liên quan tới việc cung cấp đúng nguồn vật liệu cho những bộ phận có nhu cầu vào đúng thời điểm, đảm bảo chất lượng và cung ứng đúng số lượng. Với chức năng quan trọng này, người trưởng phòng sẽ phải làm thật tốt từ khâu chọn lựa được nguồn cung cấp uy tín, hoàn tất thủ tục và điều khoản trong quá trình mua bán hàng hóa, sắp xếp các đơn đặt hàng sao cho dễ quản lý và theo dõi, duy trí sự kết nối đối với nhà cung cấp nguồn. Ngoài ra, trong công việc thu mua nguồn nguyên vật liệu này, họ còn đứng ra chịu trách nhiệm phê duyệt thanh toán, đưa ra những sự đánh giá khách quan, thúc đẩy sự phát triển và khả năng đáp ứng của phía cung cấp.

Việc làm trưởng phòng vật tư

3.1.3. Kiểm soát nguồn hàng hóa tồn kho

Để có thể kiếm soát tốt nhất nguồn nguyên vật liệu thì việc kiểm soát đối với nguồn hàng hóa tồn kho cũng là một nhiệm vụ quan trọng. Đây chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng mà người trưởng phòng vật tư phải thực hiện bên cạnh những công việc khác. Kiểm soát tốt hàng hóa tồn kho là như thế nào? Có nghĩa là người trưởng phòng vật tư sẽ phân tích tình hình và thiết lập nên khả năng có thể tồn kho của hàng hóa, đồng thời nhìn vào trong thực tế kiểm soát để điều chỉnh lại số lượng đơn đặt hàng và lấy đó làm căn cứ để xác định rõ ràng mức tồn kho trong khoảng an toàn,

3.1.4. Nhiệm vụ phân phối

Phân phối ở đây chính là công tác vận chuyển hàng hóa. Ở khâu này, người trưởng phòng cần phải đốc thúc việc vận chuyển nhanh chóng. Muốn vậy đòi hỏi người trưởng phòng phải biết cách chọn ra những loại phương tiện phù hợp nhất với tần suất thu mua nguồn vật liệu. Thêm vào đó, ngay tại khu vực chứa vật liệu cũng phải được bố trí sao cho các công việc kiểm soát số lượng, hoạt động bốc dỡ, sắp xếp hàng hóa, nguyên vật liệu được diễn ra một cách chủ động.

Từ khâu quản lý chặt chẽ này, người trưởng phòng dễ bàn giao cho người có trách nhiệm tiếp nhận, bản thân chính người trưởng phòng vật tư cũng dễ dàng kiểm soát mọi tình trạng của hàng hóa, nguyên vật liệu để có những phương án giảm thiểu tối đa các hư hỏng hay lỗi sản xuất, nếu có xảy ra thì cũng chủ động phương án xử lý kịp thời.

3.1.5. Quản lý các thiết bị và vật tư trong sản xuất

Người trưởng phòng sẽ còn phải tiến hành công việc lập quy trình cho hoạt động cung ứng đối với các thiết bị và vật tư. Sau đó yêu cầu nhân viên thực hiện đảm bảo đúng theo quy trình đó, họ sẽ giám sát, kiểm tra việc thực hiện quy trình của đội ngũ nhân viên. Chẳng những vậy, người trưởng phòng còn xây dựng kế hoạch cho việc bảo dưỡng đối với thiết bị mấy móc trong toàn bộ công ty.

3.1.6. Trưởng phòng vật tư quản lý nguồn lực

Với chức danh trưởng phòng, tức người đứng đầu của phòng vật tư, người trưởng phòng sẽ phải luôn nêu cao trách nhiệm quản lý nhân viên trong phòng một cách có hiệu quả. Dựa trên sự nắm bắt nhân viên, trưởng phòng vật tư sẽ xem xét để phân công nhiệm vụ cụ thể và phù hợp cho từng nhân viên. Cùng với đó không thể bỏ qua nhiệm vụ giám sát việc thực hiện công việc của mỗi nhân viên đó và đốc thúc họ hoàn thiện tốt nhiệm vụ công việc.

Việc làm nhân viên vật tư

3.2. Nhiệm vụ của một trưởng phòng vật tư là gì?

Hàng loạt các công tác, nhiệm vụ được tiến hành dưới chức vị trưởng phòng vật tư. Mục đích chính của tất cả các hoạt động này chính là giúp họ giám sát tốt từ khâu lên kế hoạch cho nguồn hàng tồn kho và điều phối chúng; hiểu biết về nguồn nguyên vật liệu để mua hàng sao cho đảm bảo hàng hóa được mua giá tốt nhất, theo dõi sát sao nguồn hàng hóa tồn kho; đàm phán khi kí kết hợp đồng, phôi phối nguồn vật tư một cách hợp lý. Mục đích này được thực hiện thành công khi trưởng phòng vật tư có thể đảm đương tốt các nhiệm vụ dưới đây:

- Nghiên cứu thị trường để tìm ra những đơn vị cung cấp nguyên vật liệu tiềm năng sau đó tiến hành đàm phán giá sao có mang lại được lợi ích về cho doanh nghiệp. Tiếp đến, trưởng phòng vật tư sẽ trực tiếp làm việc với các nhà quản lý khác để có thể vạch rõ ràng những nhu cầu cần cung cấp nguyên vật liệu của đơn vị doanh nghiệp.

- Đưa ra đề xuất phương pháp có thể cải tiến tốt quy trình của đơn vị nhằm mục đích vừa giảm được đáng kể nguồn chi phí lại vừa có thể nâng cao hơn nữa số lượng cũng như chất lượng sản phẩm sản xuất ra.

- Tổng hợp số liệu vật tư và đưa ra ý kiến đánh giá. Quản lý sát sao đối với công tác phân phối vật tư

- Theo dõi mức độ tồn kho và cùng phối hợp chặt chữ đối với người đứng đầu doanh nghiệp và những bộ phận khác nhằm xây dựng kế hoạch dự báo.

- Luôn chuẩn bị chu đáo các báo cáo, các nguồn dữ liệu và hồ sơ đối với công việc mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu.

- Thiết kế nguồn ngân sách và duy trì sự chi tiêu ngân sách có hiệu quả

Việc làm Vật tư - Thiết bị tại Hà Nội​

- Tham gia vào công tác tuyển dụng để tuyển chọn nhân lực cho phòng vật tư sao cho phù hợp. Phụ trách đào tạo nhân lực trong phòng vật tư,

- Duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp đối với nhà cung cấp tiềm năng; luôn có chiến lược để gắn kết bền chặt với khách hàng.

- Luôn kiểm soát để đảm bảo hồ sơ kiểm toán và lộ trình kiểm toán trung thực

- Làm công tác tham mưu cho ban lãnh đạo về kế hoạch nhiệm vụ cung ứng vật tư; điều hành đối với các hoạt động diễn ra tại kho bãi.

- Trực tiếp quản lý đối với các đơn vị cung ứng dựa trên những tiêu chí rõ ràng bao gồm: sản phẩm là gì, giao hàng trong thời gian nào, dịch vị hậu cần,…

- Xây dựng sổ sách kho và thực hiện đưa thông tin dữ liệu đầy đủ chính xác vào trong đó

- Tạo một môi trường cung ứng vật tư hiệu quả và lành mạnh, đảm bảo đầy đủ về số lượng của vật tư được cung ứng cũng như các yếu tố liên quan đến vật tư gồm chất lượng, chi phí đã được tiết kiệm và thời hạn sản xuất; xây dựng quy trình chi tiết cho việc cung ứng thiết bị - vật tư; kiểm tra, giám sát quy trình,…

- Báo cáo đúng theo quy định công ty đưa ra.

Tìm kiếm việc làm

 Bản mô tả công việc trưởng phòng vật tư trên đây được Phượng tham khảo tại website timviec365.vn. Chính vì thế chúng ta có thể tìm việc làm này ngay tại đây và yên tâm rằng những mô tả công việc tại đây sẽ giúp bạn hiểu rõ mong muốn của nhà tuyển dụng.

MẪU MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG VẬT TU.docx