Những thành phần cần có và nội dung trong nghiệp vụ công tác lưu trữ

1. Vai trò của nghiệp vụ công tác lưu trữ

Trong thời đại bùng nổ công nghệ và thông tin hiện nay, doanh nghiệp cần có các giải pháp để có thể xử lý nhanh nhạy các thông tin và có biện pháp xử lý kịp thời liên quan đến công tác văn thư lưu trữ tài liệu. Do đó, nghiệp vụ của công tác lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng, đảm bảo được các tài liệu luôn được lưu trữ đầy đủ, không bị ách tắc hay rò rỉ.

Những ai tham gia công việc lưu trữ cần tuân thủ các nguyên tắc và đảm bảo tính chuyên nghiệp trong việc xử lý giấy tờ, hồ sơ và tài liệu. Các công việc của công tác lưu trữ sẽ bắt đầu hình thành từ khi nhập hồ sơ, khâu văn thư, khâu phân loại hồ sơ, khâu lưu trữ cơ quan, cuối cùng là kết thúc bằng các nghiệp vụ lưu trữ.

Nghiệp vụ các công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc giữ bí mật của các cơ quan, Đảng và Nhà nước, là công cụ để kiểm soát các việc thi hành quyền lực của cơ quan, đảm bảo việc an toàn lưu giữ các tài liệu, giúp các cơ quan thuận lợi phục vụ tốt cho các công tác nghiên cứu được thuận lợi,...

Vì vậy, nghiệp vụ trong công tác lưu trữ rất quan trọng đối với các cơ quan, Nhà nước.

Tham khảo thêm: Phần Mềm Văn Thư Lưu Trữ Miễn Phí tốt nhất

2. Nội dung của nghiệp vụ công tác lưu trữ gồm những gì?

Nội dung của nghiệp vụ công tác văn thư gồm có: Thu thập bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, phân loại, bảo quản và tổ chức sử dụng các tài liệu. Mối quan hệ giữa các nghiệp vụ chặt chẽ với nhau, và mỗi một nội dung cần đòi hỏi người làm công tác lưu trữ có phương pháp khoa học và biện pháp kỹ thuật riêng. Chúng ta cùng tìm hiểu một số nội dung của các công tác nghiệp vụ này nhé!

2.1. Công tác thu thập bổ sung các tài liệu lưu trữ

Trong công tác thu thập bổ sung sẽ chia làm 2 giai đoạn là thu thập và bổ sung.

2.1.1. Công tác thu thập các tài liệu lưu trữ

Các hồ sơ và tài liệu nộp vào trong phòng lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cần là các loại giấy tờ đã giải quyết xong, ghi từng số của văn bản và làm mục lục văn bản trong hồ sơ.

Những người làm công tác liên quan đến giấy tờ hay những người làm chuyên môn khác nhưng đôi khi làm công tác liên quan đến giấy tờ thì chỉ được lưu trữ hồ sơ với những việc đã hoàn thành xong trong thời gian nhiều nhất là 1 năm, kể từ ngày việc đó hoàn thành. Sau thời gian 1 năm, cần nộp tài liệu vào bộ phận lưu trữ hoặc phòng lưu trữ của cơ quan.

Ngoài ra, những cán bộ nhân viên làm công tác văn thư cần chuẩn bị những kho tàng cần thiết để tiếp nhận các tài liệu và khi tiếp nhận cần có biên bản.

2.1.2. Công tác bổ sung các tài liệu lưu trữ

Thêm vào các tài liệu, hồ sơ vào kho lưu trữ là những công việc liên quan đến việc thu thập, tổ chức và hoàn thiện các tài liệu trong kho lưu trữ. Các quá trình này cần được thực hiện thường xuyên, kịp thời để tài liệu và hồ sơ có thể bổ sung một cách đầy đủ nhất.

Phương pháp bổ sung tài liệu lưu trữ rất quan trọng, giúp các cơ quan bổ sung các giấy tờ, hồ sơ, tránh bị mất mát và thất lạc, nếu không bổ sung kịp thời các cơ quan lưu trữ sẽ bị thiếu hụt giấy tờ, khả năng phục hồi bị hạn chế.

Các tài liệu cần bổ sung cho kho lưu trữ là: Tài liệu trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế; tài liệu cho cơ quan thuộc các chính quyền trước đó để lại; tài liệu của các cá nhân, gia đình và dòng họ; tài liệu bảo quản trong thư viện và bảo tàng hay ở các viện lưu trữ nước ngoài.

Để có thể xác định tài liệu lưu trữ, đầu tiên các cán bộ, nhân viên thực hiện công tác này cần xác định các nguồn bổ sung tài liệu, sau đó quy định mỗi phòng trong cơ quan cần bổ sung những loại nào và cuối cùng các nguyên tắc và biện pháp bổ sung tài liệu cần phải hợp lý.

Các tài liệu bổ sung cần thường xuyên, chính xác, kịp thời và cần ứng dụng khả năng vào thực tế. Đặc biệt, khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến các khả năng sử dụng chúng ở trong phạm vi rộng, áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại.

2.2. Công tác chỉnh lý và xác định giá trị các tài liệu lưu trữ

Các công tác chỉnh lý tài liệu sẽ bao gồm các biện pháp chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ, làm mới hoặc phục hồi hồ sơ, xác định các giá trị của các tài liệu, hồ sơ. Ngoài ra, công tác này còn hệ thống hóa tài liệu hoặc làm công cụ để tra cứu với phông hay khối tài liệu nhằm chỉnh lý.

Công tác chỉnh lý có mục đích giúp các tài liệu, hồ sơ được phân chia một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ cũng như công tác bảo quản và sử dụng tài liệu. Còn các tài liệu hết giá trị sử dụng sẽ bị tiêu hủy để nâng cao giá trị của kho tàng lưu trữ, các trang thiết bị và các phương tiện bảo quản giấy tờ.

Về nguyên tắc, các tài liệu khi chỉnh lý không được phân tán phông lưu trữ, cần có biện pháp sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ riêng biệt. Bên cạnh đó, các cán bộ nhân viên khi thực hiện các nguyên tắc cần phân loại, lập hồ sơ, tôn trọng sự hình thành trình tự của các tài liệu, giải quyết các công việc. Những tài liệu sau khi chỉnh lý cần phản ánh rõ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, sự tiến bộ cũng như lịch sử tài liệu.

Nội dung của công tác chỉnh lý tài liệu bao gồm: Nghiên cứu lịch sử hình thành, biên soạn tóm tắt lịch sử của các cơ quan, các đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; lập hồ sơ tài liệu với những tài liệu chưa lập hồ sơ, kiểm tra phông đã lập và hoàn thiện những hồ sơ chưa đạt các yêu cầu về lưu trữ; xây dựng các phương án phân loại và hệ thống hóa hồ sơ theo các phương án đã chọn.

2.3. Thống kê kiểm tra các tài liệu lưu trữ

Nghiệp vụ này sử dụng các phương pháp và công cụ chuyên môn để kiểm tra, xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, nội dung, thành phần, tình hình các tài liệu và các hệ thống trang thiết bị bảo quản lưu trữ tài liệu.

Thống kê các tài liệu cần kiểm tra, xác định các nội dung, thành phần của tài liệu chuyên môn, tài liệu lưu trữ hành chính, các tài liệu về văn học nghệ thuật… Ngoài ra, các cán bộ nhân viên cần thống kê các cơ quan quản lý trong ngành lưu trữ và lượt người sử dụng tài liệu.

Bên cạnh đó, những người có nghiệp vụ trong công tác lưu trữ cần kiểm tra sai sót trong quản lý thống kê, các tài liệu bị ẩm mốc, mờ nhạt cần có phương pháp xử lý kịp thời và cần tiến hành kiểm tra định kỳ 3-5 năm một lần.

2.4. Bảo quản các tài liệu lưu trữ

Các cán bộ nhân viên cần bảo quản các tài liệu đảm bảo nguyên vẹn, lâu bnf và thời gian sử dụng lâu dài cho các tài liệu. Họ cần phòng ngừa ẩm mốc, mối mọt, côn trùng,... Kho lưu trữ cần thông thoáng, có các thiết bị phòng cháy chữa cháy, áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài thời gian sử dụng của tài liệu.

Đối với các tài liệu bị hư hỏng hoặc có nguy cơ hư hỏng, các cán bộ cần có biện pháp khắc phục, phục chế tài liệu. Các tài liệu lưu trữ và không có khả năng phục hồi cần sử dụng bản sao bản bảo hiểm.

Tham khảo ngay: Ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan, nhà nước

2.5. Tổ chức sử dụng các tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng dữ liệu các tài liệu trong kho lưu trữ giúp các cán bộ, nhân viên, người dân của cơ quan nhà Nước và ngoài xã hội có thể bổ sung các kiến thức cần thiết về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, khoa học, nghệ thuật, quân sự, ngoại giao,...

Các hình thức tổ chức tài liệu lưu trữ gồm có: Mở các triển lãm tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu tại các phòng đọc; viết các bài đăng trên báo, phát thanh, truyền hình; cấp phát các giấy chứng nhận về lưu trữ, bản sao, bản phụ lục tài liệu lưu trữ; công bố các tài liệu lưu trữ theo nhiều hình thức.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được những nghiệp vụ công tác lưu trữ. Trong quá trình lưu trữ hồ sơ, các công chức cán bộ cần kiểm tra thường xuyên các tài liệu, hồ sơ để tránh hư hỏng, ẩm mốc, mối mọt, tài liệu trở nên kém chất lượng. Những người có trách nhiệm cần kiểm tra 3- 5 năm một lần các tài liệu, hồ sơ lưu trữ để đảm bảo các giấy tờ nguyên vẹn, còn giá trị sử dụng.