Hồ sơ văn thư là những tài liệu có liên quan tới một vấn đề, sự việc hay một đối tượng cụ thể nào đó và được giải quyết, theo dõi công việc phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hay cá nhân. Tất cả các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc đều sẽ được lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ để đảm bảo công ty có thể kiểm tra và quản lý chặt chẽ.
