Quay lại

Công tác văn thư lưu trữ là gì? Nhiệm vụ của công tác văn thư lưu trữ

Tác giả: Hoàng Thúy Nga - 18/10/2021

Công tác văn thư lưu trữ không thể thiếu trong các công tác văn phòng, hành chính Nhà nước, tổ chức doanh nghiệp,... Bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần đến những người tưởng chừng như chỉ sắp xếp giấy tờ này. Vì vậy, ngành này ngày càng phát triển và trở thành một ngành nghề quan trọng. Vậy công tác văn thư lưu trữ là gì? Cùng timviec365.vn tìm hiểu khái niệm, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa công tác văn thư lưu trữ qua bài viết dưới đây nhé!

1. Một số thông tin bạn cần biết về công tác văn thư lưu trữ

1.1. Định nghĩa công tác văn thư lưu trữ là gì

Công tác văn thư lưu trữ là những công việc liên quan đến lưu trữ và cất giữ giấy tờ, sổ sách, công văn, từ văn bản cho đến hồ sơ. Những người làm công tác văn thư lưu trữ sẽ chịu trách nhiệm giải quyết những công việc, vấn đề liên quan đến hồ sơ và giấy tờ.

Khái niệm công tác văn thư lưu trữ là gì
Khái niệm công tác văn thư lưu trữ là gì

1.2. Công tác văn thư lưu trữ có vai trò ra sao?

Công tác văn thư lưu trữ có vai trò quan trọng trong các tổ chức, doanh nghiệp, Nhà nước. Bất cứ doanh nghiệp hay công ty, tổ chức đoàn thể hay Nhà nước nào, cũng đều cần các văn bản và tài liệu để có thể quyết định các chính sách, chủ trương và luôn sử dụng đến các giấy tờ, công văn.

Thông qua công tác này, mọi người phổ biến các văn bản, chính sách hay công văn dễ dàng hơn. Từ đó, các quá trình sẽ dễ dàng liên hệ, trao đổi dễ dàng hơn.

1.3. Công tác văn thư lưu trữ có ý nghĩa hay không?

1.3.1. Đảm bảo cung cấp các thông tin kịp thời và chính xác

Công tác văn thư lưu trữ đảm bảo cung cấp những thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác đến các cơ quan cùng đơn vị nói chung. Trong đó, các công tác của Nhà nước đòi hỏi các thông tin phải chính xác và có đủ thông tin cần thiết. Đồng thời, các thông tin sẽ được cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Những thông tin bằng văn bản sẽ là thông tin kịp thời và chính xác nhất.

Giúp bạn có được những thông tin kịp thời và chính xác
Giúp bạn có được những thông tin kịp thời và chính xác

1.3.2. Giữ lại đầy đủ chứng cứ

Công tác văn thư lưu trữ đảm bảo giữ đầy đủ tất cả chứng cứ liên quan đến các cơ quan, tổ chức. Trong quá trình hoạt động, các cơ quan cần giữ lại các văn bản, giấy tờ đầy đủ. Những nội dung trong văn bản cần phản ánh đúng, đầy đủ và chính xác hoạt động của cơ quan. Văn thư lưu trữ cũng là bằng chứng mang tính pháp lý công nhân sự minh bạch của các cơ quan.

1.3.3. Giữ gìn và bổ sung hồ sơ

Công tác văn thư lưu trữ đảm vào gìn giữ được hồ sơ gọn gàng, sạch đẹp, bảo đảm về số lượng hồ sơ và tài liệu, tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ. Ngoài ra, công tác này còn bổ sung giấy tờ một cách kịp thời và nhanh chóng. Các tài liệu này cũng là nguồn bổ sung cho tài liệu của quốc gia và được giao nộp cho lưu trữ các cơ quan.

Công tác văn thư lưu trữ giúp hồ sơ được giữ gìn và bảo quản
Công tác văn thư lưu trữ giúp hồ sơ được giữ gìn và bảo quản

2. Công tác văn thư lưu trữ có nhiệm vụ gì?

Dưới đây là một số nhiệm vụ của công tác văn thư lưu trữ:

- Trình bày, trình báo lên Bộ trưởng Bộ Nội Vụ để ban hành, xem xét hoặc trình lên các cơ quan có thẩm quyền, đưa ra những chiến lược, chuyên án, đề án, dự án, kế hoạch,...

- Tham mưu và đưa ra những ý kiến giúp cho Bộ trưởng Bộ Nội vụ dễ dàng thực hiện công tác quản lý, văn thư lưu trữ, gồm có các nhiệm vụ cụ thể như sau:

+ Phổ biến, tuyên truyền, giáo dục phổ cập các chính sách pháp luật, tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, từ đó đưa ra những giải pháp, chiến lược, lên kế hoạch cho những dự án để quy hoạch dài hạn.

+ Thống nhất trong quản lý các vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn quốc.

Công tác văn thư lưu trữ có nhiều nhiệm vụ quan trọng
Công tác văn thư lưu trữ có nhiều nhiệm vụ quan trọng

+ Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra và thực hiện đúng với quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Bên cạnh đó, công tác văn thư lưu trữ còn tập huấn nghiệp vụ, chuyên môn, kỹ năng công tác đối với các cán bộ làm công tác này.

+ Tổ chức kiểm tra, cũng như cấp giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nhiệm vụ lưu trữ để các cơ quan có thẩm quyền cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũng như phôi hành nghề lưu trữ.

- Công tác văn thư lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp của Bộ trưởng và quy định của pháp luật đề ra:

+ Thực hiện, tổ chức những hoạt động về sưu tầm các tài liệu liên quan đến lưu trữ, xác định và chỉnh lý giá trị của tài liệu đó.

+ Tổ chức thực hiện những tài liệu điện tử thuộc các nguồn tài liệu lưu trữ nộp trong lưu trữ quốc gia theo quy định của pháp luật, cùng với đó cung cấp các dịch vụ công về công tác văn thư, lưu trữ.

+ Hiện đại hóa các kỹ thuật, cơ sở vật chất của công tác văn thư lưu trữ. Tổ chức thực hiện những các chương trình cải cách hành chính theo mục tiêu mà nhà nước đã được phê duyệt, công tác bảo vệ chính trị và nội bộ bởi các cấp có thẩm quyền.

Công tác văn thư lưu trữ có nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ
Công tác văn thư lưu trữ có nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ

+ Hợp tác giữa văn thư lưu trữ và khoa học, chuyển giao giữa văn thư và lưu trữ.

- Quản lý cũng như tổ chức các bộ máy và quản lý công chức, viên chức, người lao động.

- Quản lý sổ sách và các dữ liệu đã được lưu trữ trên phần mềm cơ quan.

- Quản lý chặt chẽ và cẩn thận với những vấn đề liên quan quan đến tài sản, đầu tư xây dựng cơ bản và hành chính.

- Tiếp nhận những thông tin văn bản kịp thời, đầy đủ và đúng chính xác về thông tin văn bản vào trong phần mềm quản lý văn bản quản lý điều hành, hồ sơ lưu trữ trước khi chuyển cho các văn thư đơn vị.

3. Mối quan hệ và tính chất của công tác văn thư và lưu trữ

3.1. Tính chất của công tác văn thư và lưu trữ

Công tác văn thư và lưu trữ có 2 tính chất, bao gồm tính chất cơ mật và khoa học.

3.1.1. Tính chất cơ mật

Các tài liệu trong công tác văn thư lưu trữ nắm giữ nhiều bí mật quan trọng của Đảng, Nhà nước, các tổ chức cơ quan,... yêu cầu những người làm công tác văn thư và lưu trữ cần phải thực hiện các quá trình một cách bảo mật, tuân theo những chỉ thị của Đảng, nguyên tắc, thủ tục do các cơ quan đề ra.

Công tác văn thư lưu trữ có tính cơ mật
Công tác văn thư lưu trữ có tính cơ mật

Vì vậy, những người làm trong ngành công tác văn thư cần luôn đề cao tinh  thần cảnh giác, tinh thần trách nhiệm trong công việc, tính chất kỷ luật, thực hiện đúng các quy chế theo quy định về bảo vệ tài liệu.

3.1.2. Tính chất khoa học

Những người làm công tác văn thư lưu trữ cần đảm bảo được sắp xếp công việc một cách khoa học, thống nhất. Vì công việc sắp xếp giấy tờ, tài liệu thường có khối lượng thông tin rất lớn, đòi hỏi những người làm công tác văn thư lưu trữ cần sắp xếp các công việc một cách khoa học và có hệ thống lý luận riêng của mình.

3.2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và lưu trữ là gì?

Công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ vô cùng chặt chẽ với nhau. Nguồn tài liệu chủ yếu cho công tác lưu trữ sẽ là các văn thư. Văn thư có thể giữ được các tài liệu để bổ sung cho lưu trữ.

Công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với nhau
Công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với nhau

Công tác lưu trữ mà làm tốt sẽ giúp bạn chấn chỉnh được các công tác văn thư. Các tài liệu khi đưa vào văn thư để lưu trữ cần đảm bảo đúng văn bản, đúng thể thức, sau khi hoàn thành cần lập hồ sơ và lên danh sách đầy đủ để tạo điều kiện tốt cho phân loại văn thư dễ dàng.

Khi công tác văn thư hoàn thành cẩn thận thì đến giai đoạn lưu trữ tránh được tình trạng nhận các văn thư từng bó, loại bỏ được những tài liệu không đảm bảo yêu cầu, đỡ mất công lập lại hồ sơ cũng như khôi phục lại.

Như vậy, qua bài viết này hy vọng bạn biết được công tác văn thư lưu trữ là gì cũng như một số nhiệm vụ của công tác văn thư lưu trữ. Các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức cũng cần quan tâm hơn về vấn đề văn thư, lưu trữ để đảm bảo được doanh nghiệp hoạt động một cách có hiệu quả, minh bạch, rõ ràng. Để có thể đưa công tác này vào nề nếp hoạt động thì cũng cần thời gian khá dài, và một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả thì vai trò của mỗi cá nhân đều như nhau. Do đó, bạn đừng nên xem nhẹ công tác văn thư nhé!

Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ

Bạn đã thực tập xong ngành văn thư lưu trữ và chuẩn bị làm báo cáo thực tập. Tuy nhiên, bạn chưa từng viết báo cáo thực tập văn thư lưu trữ nên không tránh khỏi những bỡ ngỡ và sai sót. Click vào bài viết dưới đây để biết cách viết báo cáo thực tập ngành này cùng với một số lưu ý khi trình bày nhé!

Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype