Quay lại

Văn thư lưu trữ cấp xã và công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan này

Tác giả: Nguyễn Thị Thu Huyền - 21/10/2021

Văn thư lưu trữ là những tài liệu mà bất cứ một nhân viên hành chính văn phòng hay một nhân viên văn thư nào cũng sẽ tiếp xúc và làm những công việc lien quan. Những nhân viên văn thư  sẽ có trách nhiệm lưu trữ giữ gìn, bảo quản và sử dụng tài liệu này một cách phù hợp và hiệu quả nhất. Đối với cơ quan nhà nước và các cơ sở hành chính như  xã, phường thì những văn thư này sẽ mang những đặc điểm riêng. Vậy bạn hiểu thế nào về văn thư lưu trữ cấp xã và công tác văn thư lưu trữ tại đây? Hãy cùng chúng tôi tìm kiếm câu trả lời thông qua bài viết sau đây.

1. Văn thư lưu trữ cấp xã 

1.1. Khái niệm văn thư lưu trữ ở cơ quan hành chính xã

Văn thư lưu trữ là những văn bản, tài liệu được xử lý, thực hiện thông qua công tác văn thư sau đó lưu trữ, cất giữ cho từng mục đích sử dụng riêng biệt. Văn thư lưu trữ cấp xã là những văn bản, giấy tờ thuộc quyền sở hữu của cơ quan hành chính đó là Ủy ban Nhân Dân Xã. Được lưu trữ đề thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin trong quá trình vận hành, hoạt động của cơ quan này.

Khái niệm văn thư lưu trữ cấp xã
Khái niệm văn thư lưu trữ cấp xã

1.2. Đặc điểm giống và khác nhau so với các loại văn thư lưu trữ ở cơ quan hành chính khác

1.2.1. Đặc điểm giống nhau

Văn thư lưu trữ cấp xã cũng giống như những tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức khác về những tính chất như việc bảo mật và cần được lưu trữ, giữ gìn. Bên cạnh đó còn những điểm tương đồng khác như cùng do một người thực hiện công tác văn thư lưu trữ chịu trách nhiệm, cùng thực hiện những mục đích như làm tài liệu nghiên cứu, cùng thực hiện chức năng cung cấp thông tin quan trọng về pháp lý cho cơ quan khi cần.

1.2.2. Đặc điểm khác nhau

Giống nhau về tính chất vậy còn khác nhau thì sao? Thực chất tất cả những nội dung trên những văn bản giấy tờ này sẽ đều mang những đặc điểm riêng biệt. Giấy tờ, văn bản lưu trữ ở cấp Ủy Ban Nhân Dân Xã sẽ khác với những giấy tờ, văn thư lưu trữ ở cấp phường, cấp tỉnh,... Những văn thư lưu trữ cấp xã cũng sẽ khác với những văn bản được lưu trữ tại trường học, doanh nghiệp hay bất cứ cơ quan nào khác. Không chỉ khác nhau giữa các cơ sở hành chính mà còn khác nhau giữa từng đơn vị cấp xã khác nhau. Mỗi văn bản lưu trữ sẽ thực hiện những tính chất và có vai trò riêng biệt tùy thuộc vào mục đích khi sử dụng.

Đặc điểm của văn thư lưu trữ cấp xã
Đặc điểm của văn thư lưu trữ cấp xã

2. Công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân Xã

2.1. Công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan xã

Công tác văn thư lưu trữ là hai hoạt động riêng biệt trong quá trình thực hiện việc quản lý và lưu trữ văn thư trong tổ chức. Hai hoạt động đó chính là công tác văn thư và công tác lưu trữ. Công tác văn thư được thực hiện bao gồm việc tìm tài liệu, soạn thảo văn bản và ban hành chúng. Quản lý văn thư, giấy tờ và các tài liệu khác phát sinh trong quá trình hoạt động hành chính của cơ quan này.

Về công tác thứ hai là lưu trữ thì nó bao gồm hoạt động nghiệp vụ văn thư lưu trữ như tìm kiếm, phân loại tài liệu. Đánh giá tài liệu, chỉnh lý lại những văn bản tài liệu lưu trữ, thu thập, tìm kiếm bổ sung văn thư lưu trữ, bảo quản, lưu trữ cất giữ tài liệu, tổ chức và đưa ra quyết định sử dụng tài liệu văn thư lưu trữ khi cơ quan cấp xã yêu cầu sử dụng cho mục đích công việc.

Công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan xã
Công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan xã

2.2. Yêu cầu đối với công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan xã

Khi thực hiện vai trò và trách nhiệm của mình trong công việc thì công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan hành chính này sẽ có những yêu cầu riêng biệt. Điều đầu tiên đó là khi thực hiện công tác và những nghiệp vụ văn thư thì cần đảm bảo sự chính xác và nhanh chóng. Mỗi văn bản thì được tìm kiếm và soạn thảo đều là nhằng văn bản hành chính cần và cấp thiết vì thế đòi hỏi người thực hiện công tác này phải có những thao tác đánh máy soạn thảo, kỹ năng tìm kiếm tổng hợp nhanh nhạy. Nhanh nhưng không thể cẩu thả vì tính chất mục đích sử dụng những văn bản lưu trữ này có liên quan đến hoạt động và uy tín của cơ quan hành chính của một khu vực. Vì vậy cho nên tính chính xác khi thực hiện những công tác trên là một yêu cầu đặc biệt quan trọng. Bên cạnh đó công tác văn thư còn yêu cầu sự bảo mật và  mang một chút tính chất hiện đại. Bảo mật thì là đương nhiên vì đây là những giấy tờ, văn bản sẽ được lưu trữ trong tương lai. Có giá trị và nhiệm vụ quan trọng cũng như tính chất riêng biệt của từng đơn vị mà vì thế cho nên bảo mật là điều không thể không nhắc đến. Hiện đại cũng là một yêu cầu phù hợp với thời đại cho công tác văn thư này. Các giấy tờ, văn bản phải được cập nhập thông tin liên tục đòi hỏi những người làm công tác này phải có sự nhanh nhạy, hiện đại trong việc nắm bắt và tìm kiếm thông tin.

Yêu cầu đối với công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan xã
Yêu cầu đối với công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan xã

Đối với công tác nghiệp vụ lưu trữ thì người làm công tác này cần đảm đảm bảo yêu cầu về độ cơ mật và tính khoa học. Ý nghĩa của công việc lưu trữ là bảo vệ và giữ gìn tài sản, văn bản quan trọng bằng giấy. Đảm bảo cơ mật là yếu tố được đặt lên hàng đầu khi lưu trữ những văn thư này. Người thực hiện công tác phải là người uy tín, cẩn thận để có thể lưu trữ những văn bản quản trọng này một cách an toàn. Ngoài ra trong công tác  lưu trữ thì việc sắp xếp là hoạt động cơ bản. Yêu cầu sắp xếp khoa học thông minh cũng là một trong những yếu tố cần thiết để công việc mang lại hiệu quả tối ưu. Sắp xếp khoa học sẽ giúp cho việc tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng hơn khi có nhu cầu sử dụng. Đó là còn chưa kể đến việc đảm bảo tính thẩm mỹ, ngăn nắp, gọn gàng cho một cơ quan hành chính của Nhà nước.

Yêu cầu quan trọng nhất là bảo mật và cẩn thận
Yêu cầu quan trọng nhất là bảo mật và cẩn thận

3. Vai trò của văn thư lưu trữ và công tác văn thư lưu trữ cấp xã

Có thể nói, văn thư lưu trữ và công tác văn thư lưu trữ là một phần không thể thiếu trong quá trình hoạt động, vận hành và quản lý của các cơ quan hành chính các cấp nói chung và Ủy ban Nhân dân Xã nói riêng. Trong thực tế hiện nay thì bất cứ một công việc hay một hoạt động nào của một cơ quan có diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, đem lại kết quả tốt hay không thì đều là do việc thực hiện những văn bản công văn, giấy tờ có làm tốt hay không. Tất cả văn thư, văn bản, tài liệu có được giữ gìn lưu trữ một cách cẩn thận, khoa học hay không. Đó chính là lý do tại sao văn thư lưu trữ và công tác văn thư lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong một cơ quan hành chính cấp Xã như vậy. Việc thực hiện tốt hai yếu tố này sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công việc với mục đích tập thể và mục đích chung. Đóng góp một vai trò không nhỏ đối với sự thành công trong công cuộc cải cách hành chính.

Vai trò của văn thư lưu trữ và công tác văn thư lưu trữ cấp xã
Vai trò của văn thư lưu trữ và công tác văn thư lưu trữ cấp xã

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về văn thư lưu trữ cấp xã và những công tác của công việc lưu trữ này. Hy vọng bạn sẽ tìm được những điều hữu ích sau khi đọc xong. Chúc bạn luôn hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc và hiệu quả trong công việc nhé.

Công tác văn thư lưu trữ trong trường học

Bạn đnag muốn tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ trong trường học thì đừng bỏ lỡ bài viết sau đây nhé.

Công tác văn thư lưu trữ trong trường học

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype