Thông tin về ngành văn thư lưu trữ trong quân đội mà bạn cần biết

1. Ngành văn thư lưu trữ học là gì?

Trước khi đi sâu vào một môi trường đặc biệt như quân đội chúng tôi sẽ cho bạn một cái nhìn tổng quan về ngành nghề văn thư lưu trữ mà bạn đang tìm hiểu. Văn  thư lưu trữ là một ngành nghề thực hiện công tác lưu trữ, bảo quản và sử dụng một cách có khoa học những tài liệu của cơ quan nhà nước, tổ chức, công ty, doanh nghiệp. Ngành văn thư lưu trữ là một ngành nhỏ trong ngành nghề văn thư và hành chính văn phòng. Ở đó các nhân viên văn thư sẽ thực hiện vai trò, trách nhiệm thống kê, quản lý, lưu trữ cất giữ những giấy tờ sổ sách tài liệu quan trọng và sử dụng chúng một cách hợp lý khi cần. Hiện nay ngành nghề này đang được rất nhiều người có chuyên môn về văn thư, hành chính văn phòng quan tâm và theo đuổi. Vậy câu hỏi được đặt ra là ngành nghề này trong môi trường đặc biệt như quân đội nhà nước sẽ ra sao. Liệu nó có thực sự quan trong giống như những môi trường khác hay không?

2. Ngành văn thư lưu trữ trong môi trường quân đội

Như tất cả chúng ta đều biết, Quân đội là một môi trường có những tính chất rất đặc biệt. Dù bạn đang học bất cứ ngành nghề nào mà khi có ý định tham gia vào môi trường này cũng đều cần có những yêu cầu, trách nhiệm riêng. Ngành văn thư lưu trữ khi ở đây cũng vậy.

2.1. Yêu cầu đối với ngành văn thư lưu trữ trong quân đội

Khi đã quan tâm và muốn theo đuổi con đường văn thư lưu trữ trong quân đội thì bạn cần biết được những yêu cầu cơ bản của ngành nghề này tại đây.

2.1.1. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ và trình độ đào tạo

Theo học ngành nghề văn thư hoặc hành chính văn phòng, có một số những yêu cầu về kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ cơ bản cần có. Ngành nghề văn thư này yêu cầu người làm công việc phải có trách nhiệm, kỹ năng như tin học văn phòng, kỹ năng giao tiếp,... những nghiệp vụ chuyên môn như quản lý văn bản giấy tờ đi và đến, quản lý con dấu, giữ gìn và bảo mật toàn bộ những tài liệu trên. Đặc biệt, trong môi trường Quân đội, nơi có tính chất chính trị và tính chất tổ chức nghiêm ngặt thì yêu cầu đối với ngành văn thư lưu trữ này về chuyên môn nghiệp vụ còn có những điểm riêng biệt.

Đầu tiên có thể kể đến đó là về kiến thức và trình độ chuyên ngành. Để có thể tham gia vào ngành văn thư lưu trữ trong quân đội thì phải đáp ứng được điều kiện đó là có chứng chỉ bằng cử nhân đại học với chuyên ngành văn thư lưu trữ, trong trường hợp học tập với chuyên ngành khác thì bắt buộc phải tham gia những khóa học bồi dưỡng để cung cấp bổ sung thêm kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ ngành văn thư lưu trữ, phải biết sử dụng qua các phần mềm quản lý văn thư lưu trữ trên thị trường.

Thứ hai đó là ngành nghề này yêu cầu người văn thư phải có trình độ ngoại ngữ từ bậc 3 theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT của Bộ Giáo dục và Đào tạo về khung năng lực ngoại ngữ của Việt Nam hoặc có những chứng nhận về tiếng dân tộc đối  những vị trí văn thư lưu trữ tại những môi trường quân đội có yêu cầu sử dụng tiếng dân tộc riêng biệt. Ngoài ra ngành nghề này trong quân đội còn yêu cầu những chứng chỉ công nhận về quản lý nhà nước, chứng chỉ về nghiệp vụ ngạch văn thư chính, chứng chỉ tin học sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin số 03/2014/TT-BTTTT.

2.1.2. Yêu cầu về phẩm chất đạo đức chính trị

Nhắc đến môi trường quân đội là không thể không nhắc đến những yêu cầu đặc biệt về phẩm chất của mỗi cá nhân, cán bộ. Dù bạn có năng lực chuyên môn, bằng cấp cao đến đâu mà không có được những yếu tố quan trọng trong phẩm chất của một con người thì sẽ không thể đáp ứng được những yêu cầu của tất cả các ngành nghề trong môi trường này, trong đó có cả ngành văn thư lưu trữ.

Đối với ngành văn thư lưu trữ trong quân đội, nhà nước đã đưa ra một quy định về phẩm chất riêng cho những người làm việc tại vị trí này. Theo quy định về tiêu chuẩn chung của công chức văn thư ở Điều 4 của Thông tư 14/2014/TT-BNV thì một người làm trong ngành văn thư lưu trữ tại quân đội sẽ phải đáp ứng được những tiêu chuẩn có thể kể đến như sau.

Đầu tiên người làm văn thư lưu trữ trong quân đội phải  có bản lĩnh chính trị vững vàng, thấm nhuần, tin tưởng và kiên định với chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, nắm chắc những chủ trương, đường lối của Đảng; tuyệt đối trung thành với Tổ quốc và Hiến pháp Việt Nam; Đặt lợi ích chung lên hàng đầu và bảo vệ lợi ích của Tổ quốc, của nhân dân. Công việc của ngành văn thư lưu trữ cơ bản là làm việc với giấy tờ và văn bản. Môi trường quân đội lại là môi trường sở hữu những giấy tờ có tính chất tuyệt đối quan trọng. Chính vì vậy để đảm bảo an toàn và bí mật quốc gia thì không có gì khó hiểu khi Nhà nước lại đòi hỏi một cán bộ văn thư lưu trữ lại phải đáp ứng được những điều này.

Một cán bộ văn thư còn phải đảm bảo thực hiện đầy đủ tất cả những nghĩa vụ của một công chức, nghiêm túc chấp hành kỷ luật, chấp hành những phân công nhiệm vụ theo yêu cầu của cấp trên, giữ vững những kỷ cương và trật tự trong quân đội, tuân thủ tuyệt đối theo Hiến pháp và pháp luật và thực hiện nghiêm túc những nội quy và quy định của cơ quan đoàn thể. Bên cạnh đó không thể bỏ qua những tính cách và phẩm chất như tận tụy, trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc,... Có lối sống lành mạnh, đoàn kết, khiêm tốn, tử tế, lịch sự, giao tiếp chuẩn mực để có thể phục vụ Quân đội, phục vụ Nhân dân. Và cuối cùng đó chính là ý thức học tập cao để không ngừng rèn luyện phẩm chất, trình độ, năng lực của bản thân.

2.2. Tính chất của ngành văn thư lưu trữ trong quân đội

Một trong những tính chất đầu tiên của ngành văn thư lưu trữ trong Quân đội đó là tính chất bí mật và bảo mật. Một cán bộ văn thư lưu trữ phải hiểu rõ được những văn bản, giấy tờ mà họ đang xử lý được coi là những giấy tờ bảo mật của quốc gia và có những ý nghĩa quan trọng. Rất nhiều những kẻ xấu, thế lực thù địch muốn tìm cách để thâm nhập và chiếm đoạt những tài liệu này, vì vậy tính bí mật là tính chất mà ngành văn thư lưu trữ trong môi trường quân đội được đặt lên hàng đầu.

Ngoài ra ngành văn thư lưu trữ trong quân đội còn mang tính chất nguyên tắc tuyệt đối. Môi trường làm việc có tính kỉ luật nên đương nhiên những văn bản hồ sơ ở đây cũng phải được tuân thủ những nguyên tắc đặc biệt. Người cán bộ sẽ biết rằng không bao giờ có những “trường hợp ngoại lệ” xảy ra trong công tác lưu trữ và quản lý văn thư của mình. Tất cả phải được thông qua những quy định nghiêm ngặt theo yêu cầu của cấp trên, theo Pháp luật và Nhà nước.

Xem thêm: Chi tiết hướng dẫn của thông tư 30 về văn thư lưu trữ

3. Vai trò của ngành văn thư lưu trữ trong quân đội

 Đối với cứ một môi trường nào thì những giấy tờ và văn bản dùng để lưu trữ thông tin đều có vai trò quan trọng. Ngành lưu trữ văn thư sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đầy đủ những thông tin cần thiết để phục vụ nhiệm vụ quản lý của riêng từng cơ quan, đơn vị quân đội. Có vai trò lưu  giữ lại những chứng cứ quan trọng trong các hoạt động của tổ chức cũng như những hoạt động của từng cán bộ giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan đơn vị.

Ngành lưu trữ văn thư trong quân đội còn có vai trò liên quan đến những ban ngành khác trong môi trường này, giúp đỡ công việc lưu thông tin và đáp ứng khi có yêu cầu sử dụng, làm công tác hậu cần để những cán bộ ở vị trí khác yên tâm công tác và đào tạp trong quân đội.

Bài viết trên là những chia sẻ của chúng tôi về ngành văn thư lưu trữ trong quân đội. Quân đội là một môi trường có tính chất làm việc nguyên tắc và kỉ luật. Đó cũng là nơi được coi là thích hợp nhất để rèn luyện bản thân. Nếu bạn đang theo học bất cứ một chuyên ngành liên quan và có mong muốn được thử sức trong ngành văn thư lưu trữ quân đội hãy chuẩn bị ngay cho mình từ bây giờ. Chúc bạn sẽ luôn tìm được những công việc và môi trường phù hợp với định hướng phát triển của mình.