Cách nhập văn bản bằng giọng nói trên Word chuẩn xác nhất

1. Tại sao nên nhập văn bản bằng giọng nói trên Word?

Việc đánh máy để tạo văn bản có lẽ không còn quá xa lạ nhưng công việc này có thể gây ra khó khăn cho một số người và thường mất nhiều thời gian. Vì thế việc sử dụng giọng nói để tạo văn bản đang là cách được nhiều người sử dụng.

1.1. Tạo năng suất và tiết kiệm thời gian

Sử dụng giọng nói để tạo văn bản sẽ giúp người dùng có thể có được một văn bản hoàn chỉnh nhanh chóng. Việc sử dụng giọng nói để tạo văn bản tiết kiệm thời gian rất nhiều, không những thế nó còn giảm thiểu những sai sót về mặt chính tả có thể có trong văn bản đánh máy.

Thông qua những tính năng thu âm giọng nói thì việc tạo văn bản trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Người dùng chỉ thực hiện các thao tác cực đơn giản và nói to những gì cần thiết để có được văn bản cho mình.

Việc sử dụng giọng nói để tạo văn bản trên Word hay trên các ứng dụng khác như app chuyển đổi giọng nói thành văn bản hay các công cụ chuyển đổi giọng nói khác có lợi thế so với việc ngồi đánh máy hàng giờ liền.

Bạn chỉ cần dành 20 phút để tạo ra văn bản dài khoảng 18-20 trang. Tuy nhiên, để định dạng số trang văn bản cẩn thận và chính xác, có thể bạn sẽ cần một buổi hoặc thậm chí cả một ngày để hoàn tất.

1.2. Nhanh chóng tổng hợp ý tưởng

Việc ý tưởng xuất hiện trong đầu bạn sẽ có thể trở nên nhanh chóng quên đi nếu bạn không chuyển nó thành văn bản hay viết nó ra. Nếu bạn ngồi đánh máy ý tưởng của mình thì bạn có thể quên các chuỗi ý tưởng trước đó do không đánh kịp với những gì mà bạn suy nghĩ.

Vì thế, đơn giản bạn chỉ cần nói ra những suy nghĩ của mình mà vẫn có được văn bản, nhờ đó bạn có thể theo được mạch suy nghĩ của mình và tiếp nối dòng suy nghĩ đó thông qua việc chuyển đổi giọng nói thành văn bản.

Bạn cũng có thể tổng hợp ý tưởng bằng văn bản thông qua giọng nói một cách nhanh chóng và thực hiện chỉnh sửa chúng theo mạch logic hơn. Bạn sẽ cần sử dụng những tính năng này trong những trường hợp cần thiết như: Lúc tham gia cuộc họp, bàn luận hay lúc viết truyện, viết sách hay đang đi trên đường và một số tình huống khác.

1.3. Có được tài liệu lưu trữ

Đôi lúc, bạn có ý tưởng nhưng ngại đánh máy hoặc bạn đã có văn bản viết tay, bản ghi âm nhưng cần lưu trữ tài liệu trên máy tính hoặc trên hệ thống điện tử thì việc chuyển văn bản bằng giọng nói trên Word là phương pháp hay mà bạn nên tận dụng.

Bên cạnh đó, việc lựa chọn nhập văn bản bằng giọng nói trên Word có thể mang tới cho bạn nhiều cơ hội để thúc đẩy hiệu quả công việc của mình hơn thông qua việc tiết kiệm thời gian, công sức và tận dụng được ý tưởng.

2. Hướng dẫn chi tiết cách nhập văn bản bằng giọng nói trên Word

Hiện nay, tính năng nhập văn bản bằng giọng nói trên máy tính thông thường với phiên bản Word official chưa được triển khai mở rộng.

Do đó, để nhập văn bản bằng giọng nói trên Word thì bạn có thể sử dụng tính năng chuyển đổi giọng nói của Google docs và tải file trên Google docs về ứng dụng Word trong máy tính của mình.

Hoặc nếu bạn sử dụng macbook thì bạn có thể dễ dàng nhập văn bản bằng giọng nói ngay tại ứng dụng Word trên loại máy này.

2.1. Cách nhập văn bản bằng giọng nói trên Word của macbook

Trước hết, để nhập văn bản bằng giọng nói trên Word của Macbook bạn cần kích hoạt tính năng Dictation. Bằng cách vào ứng dụng setting sau đó chọn keyboard rồi chọn Dictation và bật nút ON.

Sau khoảng vài phút load dữ liệu thì bạn chỉ cần vào Word và nhấn phím Fn ở trên góc trái của bản phím để màn hình hiển thị icon chiếc mic và khi đó bạn chỉ cần đọc nội dung mà mình muốn soạn thảo là đã có được văn bản chữ đầy đủ cho mình.

Khi bạn đã hoàn thành xong văn bản, bạn có thể thay đổi phím tắt kích hoạt thu giọng nói bằng cách vào Shortcut ở Dictation nhấn chọn Off để hiện menu phím tắt tính năng thu giọng nói.

Đặc biệt, với Macbook bạn không cần kết nối wifi vẫn có thể sử dụng tính năng tạo văn bản bằng giọng nói như bình thường. Vậy là chỉ qua vài thao tác đơn giản bạn đã có được văn bản Word thông qua giọng nói của mình trên Macbook.

2.2. Sử dụng giọng nói để có được văn bản Word

Phương pháp đơn giản để có được văn bản Word bằng máy tính thông thường đó là nhập văn bản bằng giọng nói trên Google tài liệu và tải chúng về máy tính.

2.2.1. Tạo văn bản bằng giọng nói trên Word Google

Bạn chỉ cần thực hiện các bước cụ thể sau đây để tạo văn bản bằng giọng nói cho mình.

Bước 1: Đăng nhập tài khoản Google bằng gmail, truy cập Google docs tài liệu trong các ứng dụng của Google. Nhấn vào tài liệu trống hoặc icon dấu cộng để mở tài liệu.

Bước 2: Tiếp đó trong tài liệu bạn nhấn vào phần công cụ, chọn phần nhập liệu bằng giọng nói ở icon cái mic. Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + S để mở tính năng.

Trong trường hợp hiển thị thông báo yêu cầu cho phép truy cập microphone trên màn hình thì bạn chỉ cần nhấn cho phép là đã hoàn thành bước mở tính năng.

Bước 3: Bước tiếp theo ở icon cái mic bạn chọn ngôn ngữ mà bạn sử dụng để tạo văn bản và nhấp vào biểu tượng các mic. Sau đó bạn chỉ cần đọc to rõ những gì cần ghi chép trong văn bản để tài liệu tự động hiển thị thông qua giọng nói của bạn.

Khi đã hoàn thành văn bản, bạn chỉ cần đặt tên văn bản và tiến hành bước tiếp theo ở mục dưới.

2.2.2. Tải văn bản về ứng dụng Word trong máy tính

Sau khi đã có được văn bản trên Google docs, bạn chỉ cần nhấn chọn tab tệp và chọn tải xuống và nhấp chuột vào ô gợi ý dưới dạng Microsoft Words (docs) và tải về là bạn đã có được văn bản trên ứng dụng Word trong máy tính.

3. Một số lưu ý khi sử dụng giọng nói để nhập văn bản

Bạn cần sử dụng ngôn ngữ phổ thông, nói to, rõ ràng tránh sử dụng giọng không chuẩn khi nhập văn bản. Bạn nên nhớ chọn ngôn ngữ mà bạn dùng để nhập văn bản đúng, chuẩn với mong muốn của mình.

Không chỉ có các cách trên để tạo văn bản bằng giọng nói trên Word, bạn có thể sử dụng các ứng dụng chuyển văn bản bằng giọng nói rồi copy nội dung về ứng dụng Word trong máy tính của mình.

Bạn nên kiểm tra lỗi chính tả hoặc sử dụng công cụ hỗ trợ kiểm tra chính tả khi thực hiện tạo văn bản bằng giọng nói.

Bạn cũng có thể chuyển văn bản thành giọng nói tiếng việt trên Word bằng cách sử dụng tính năng đọc to ở phần xem lại hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + Ctrl + dấu cách để kiểm tra lại nội dung văn bản.

Qua các bước hướng dẫn nhập văn bản bằng giọng nói trên Word, hy vọng bạn đọc nắm được các cách để có được văn bản trên Word thông qua giọng nói.