Phần mềm quản lý công việc Faceworks có gì? Liệu có nên sử dụng?

1. Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý công việc?

Phần mềm quản lý công việc là phần mềm giúp quản lý tổng thể hệ thống thông tin trong quá trình làm việc của cá nhân hay tổ chức. Với việc sử dụng phần mềm, bạn có thể cập nhật một cách nhanh chóng và hiệu quả từng loại công việc, đồng thời quản lý, đề xuất, báo cáo và lưu trữ dữ liệu giúp cho quá trình làm việc trở nên hiệu quả hơn.

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc, bạn cần đảm bảo được tính chính xác và hiệu quả trong quá trình quản lý. Những thông tin và dữ liệu trong quá trình làm việc sẽ ảnh hưởng rất lớn đến năng suất và hiệu quả trong công việc của một Doanh nghiệp. 

Phần mềm cũng đồng thời có thể giúp đồng bộ được hệ thống dữ liệu, tự động tính toán dựa trên những module có sẵn, nhờ đó mà bạn có thể tránh được những sai sót và nhầm lẫn những đầu việc không đáng có.

Phần mềm quản lý công việc bên cạnh đó còn giúp cho bạn tiết kiệm được thời gian trong quá trình làm việc mà vẫn đảm bảo được tối đa hiệu quả trong việc quản lý Doanh nghiệp. Khi sử dụng phần mềm bạn có thể bỏ qua được những công đoạn thừa thãi nhờ đó giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn khi làm việc. 

Không chỉ vậy, phần mềm quản lý công việc còn có thể làm tăng tính chuyên nghiệp trong Doanh nghiệp của bạn. Bạn không cần dùng những phương pháp truyền thống như sử dụng sổ sách nữa mà thay vào đó, mọi vấn đề sẽ được báo cáo một cách có hệ thống giúp cho Doanh nghiệp của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng của mình.

Lý do cuối cùng đó chính là tính bảo mật cao, giúp bảo mật tối đa thông tin người dùng, các dữ liệu quan trọng của Doanh nghiệp, tránh để rò rỉ thông tin. 

Faceworks có thể nói là một phần mềm tùy chỉnh một cách linh hoạt, được xây dựng theo quy trình làm việc và nhu cầu của từng Doanh nghiệp, có thể dễ dàng thay đổi để có thể đáp ứng và khả năng quản lý mà Doanh nghiệp đó không cần phải thay đổi bất cứ một quy trình nào.

Faceworks cũng đồng thời theo sát tiến trình hoạt động và quy mô Doanh nghiệp, cũng chính vì vậy mà chi phí để triển khai trên Faceworks không hề lãng phí, ngược lại còn giúp tiết kiệm tối đa chi phí cho Doanh nghiệp của mình. 

2. Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc Faceworks

Khi phát sinh những yêu cầu cho công việc, mọi người thường sẽ trao đổi trực tiếp với nhau, thế nhưng đôi khi có quá nhiều việc cần làm khiến các nhân viên khó lòng nhớ ra những công việc để giải quyết.

Vậy làm cách nào để có quản lý được toàn bộ công việc để có thể hạn chế những sai sót mà công ty đang gặp phải? Cùng xem những lợi ích của phần mềm quản lý công việc Faceworks có thể giúp bạn giải quyết được những vấn đề trong Doanh nghiệp của mình không nhé!

2.1. Đối với các nhà quản lý

- Quản lý có thể thống nhất nhân viên và các phòng ban trong Doanh nghiệp để giúp cắt giảm thời gian cũng như các khâu trung gian không cần thiết;

- Tất cả các nhân viên và người quản lý đều có thể làm việc và cập nhật trên hệ thống giúp cho nhà quản lý có thể theo dõi nhân viên cũng như tình hình hiện tại của Doanh nghiệp để có thể đưa ra những chỉ thị, giải pháp điều chỉnh nhanh chóng, kịp thời ngay trên phần mềm quản lý công việc Faceworks;

- Các tài liệu và hợp đồng, văn bản, công văn đều sẽ được lưu trữ lại một cách có hệ thống để có thể tìm lại một cách dễ dàng khi cần thiết;

- Lên lịch làm việc cho các phòng ban, nhân viên của mình, lịch trình sẽ được cập nhật lên trên phần mềm để tất cả các nhân viên trong công ty đều được biết mà không cần phải thông báo nhiều lần;

- Quản lý một cách chi tiết và nhanh chóng các hạng mục trong công việc, các nhiệm vụ phát sinh trong từng thời điểm và tiến độ thực hiện công việc của các dự án;

- Phần mềm có khả năng được sử dụng trên mọi nền tảng, chỉ cần có thiết bị kết nối mạng là các Chủ Doanh nghiệp có thể quản lý công việc mọi lúc mọi nơi;

- Cập nhật các phản ánh hay sự cố trong công việc kinh doanh một cách nhanh chóng, vì vậy có thể xử lý và điều chỉnh công việc kịp thời;

- Có thể quản lý công việc của chính các nhà quản lý, lên lịch hẹn, hay lịch làm việc một cách chi tiết. Thông qua hệ thống nhắc nhở và cảnh báo, lịch trình làm việc sẽ được đưa đến chi tiết và sẽ không bỏ lỡ những thông tin quan trọng, giúp cho nhà quản lý làm việc hiệu quả hơn.

2.2. Đối với cấp nhân viên

- Cấp nhân viên có thể không phải bỏ lỡ công việc của mình nhờ có hệ thống nhắc nhở và cảnh báo khi đến ngày deadline và hệ thống sẽ có thể nhắc nhở khi sắp đến thời hạn hoàn thành của nó;

- Có thể cập nhật được lịch trình làm việc chúng của toàn công ty, lịch làm việc của bản thân và phòng ban của mình;

- Cập nhật các thông báo và chỉ đạo mới nhất của quản lý đề ra;

- Quản lý tệp khách hàng và các thông tin liên quan đến khách hàng một cách có hệ thống, phân cấp khách hàng để dễ dàng xử lý;

- Lên lịch làm việc hàng ngày một cách hiệu quả của bản thân một cách tuần tự, chi tiết và hệ thống để có thể làm việc một cách hiệu quả hơn;

- Việc báo cáo các công việc đã hoàn thành cho người lãnh đạo một cách nhanh chóng trên phần mềm giúp tiết kiệm thời gian làm việc của nhân viên.

3. Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc Faceworks

- Trang chủ sẽ hiển thị hệ thống cảnh báo và nhắc nhở ngay khi đến ngày cần thực hiện công việc;

- Có hệ thống gửi email nhắc nhớ sắp đến thời hạn để hoàn thành công việc;

- Lên lịch làm việc một cách có hiệu quả;

- Cảnh báo trễ hạn công việc theo từng cấp bậc;

- Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên;

- Quản lý tiến độ khi thực hiện công việc;

- Ghi chú lại các nội dung có liên quan;

- Lưu chú lại kết quả công việc;

- Hệ thống và nhắc nhở những cảnh báo quan trọng qua SMS hoặc qua trang chủ của phần mềm, qua email, sẽ giúp thông tin nhanh chóng đến người sử dụng khi sắp đến lịch làm việc;

- Quản lý được nhân viên và các phòng ban trong công ty của mình;

- Thông tin phòng ban, chức năng của phòng ban cũng như các hồ sơ, dữ liệu liên quan đến các phòng ban cũng được lưu trữ một cách dễ dàng;

- Quản lý và đánh giá tình hình của các công việc liên quan đến bộ phận và phòng ban của nhân viên đó;

- Phân công công việc cho các phòng ban;

- Quản lý và đánh giá tính hình công việc có liên quan đến phòng ban và nhân viên đó;

- Hãy ghi chép và lưu trữ đầy đủ lịch sử công việc và các thông tin liên quan để dễ dàng tra cứu khi cần thiết;

- Giúp cập nhật tình hình tiến độ để hoàn thành công việc mọi thời điểm, mọi lúc, mọi nơi và giúp đưa ra các chỉ đạo tới nhân viên ngay trên phần mềm quản lý công việc Faceworks;

- Quản lý các loại giấy tờ, hồ sơ, tài liệu một cách có hệ thống để có thể tìm lại thông tin khi cần;

- Có chức năng giao việc cho cấp dưới ngay ở trên phần mềm;

- Phần mềm quản lý công việc Faceworks có thể cho phép import dữ liệu từ tệp hoặc có thể export chúng ra file excel một cách nhanh chóng;

- Tính năng phân quyền cho người sử dụng vô cùng chi tiết giúp cho các nhà quản lý bảo mật thông tin mà thông tin vẫn được đồng bộ trên hệ thống;

-  Hệ thống bảng biểu được thiết kế một cách đa dạng giúp cho người dùng có thể lập báo cáo, hợp đồng, chứng từ,.. Một cách nhanh chóng và dễ dàng;

- Đối với chức năng tìm kiếm, người sử dụng có thể tìm kiếm một cách nhanh chóng thông tin mà mình cần trong CSDL theo nhiều tiêu chí khác nhau.

Như vậy hôm nay, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về lợi ích và các tính năng của phần mềm quản lý công việc Faceworks, hy vọng bài viết sẽ cung cấp tới bạn những thông tin bổ ích và thú vị liên quan đến chủ đề này.