Tổng hợp các mô hình quản lý dự án chi tiết cho bạn

1. Tiêu chí cần đánh giá để lựa chọn mô hình quản lý dự án

Để đánh giá một dự án, nhà đầu tư cần xem xét trên nhiều phương diện trước khi quyết định lựa chọn mô hình quản lý nào. Các yếu tố được đánh giá đầy đủ sẽ khiến dự án nhanh chóng hoàn thành và đạt được hiệu quả như mong đợi. Những yếu tố cơ bản thường được đánh giá đó là:

- Căn cứ trên tính chất dự án

Trước hết cần xác định rõ đây là dự án đầu tư mới, dự án cải tạo hay dự án mở rộng. Với những dự án đầu tư mới yêu cầu khá cao về mô hình quản lý.

Bởi đây là những dự án được tiến hành lần đầu. Dù đã có những dự đoán rủi ro và các phương pháp dự phòng. Tuy nhiên vẫn luôn tồn tại những bất trắc không ai có thể lường trước được. 

Trong trường hợp các dự án chỉ là dự án cải tạo hoặc mở rộng quy mô thì yêu cầu về mô hình quản lý dự án đơn giản hơn. Mô hình có thể được quản lý dưới dạng đơn vị phụ thuộc.

- Quy mô dự án là yếu tố xác định mô hình

Quy mô dự án ảnh hưởng đến sự chuyên môn hóa trong mô hình quản lý dự án. Các dự án quy mô nhỏ có thể lựa chọn hình thức quản lý đơn giản. Tuy nhiên với những dự án có quy mô lớn thì khả năng chuyên môn hóa trong quy trình quản lý được yêu cầu chặt chẽ hơn.

Mặt khác các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh có thể triển khai đồng thời nhiều dự án. Vì thế doanh nghiệp cần cân nhắc về thêm về tầm quan trọng của mỗi dự án để xác định dự án nào nên được ưu tiên.

- Quan hệ sở hữu vốn tác động đến việc lựa chọn mô hình quản lý

Quan hệ sở hữu vốn của một dự án sẽ được xác định dựa trên nguồn gốc của vốn. Nếu dự án toàn bộ sử dụng nguồn vốn nhà nước thì mô hình quản lý dự án sẽ xác định theo dạng doanh nghiệp nhà nước.

Trong trường hợp dự án huy động vốn từ vốn góp cổ phần thì mô hình quản lý sẽ do các cổ đông quyết định. Quá trình xác lập mô hình quản lý nhằm đảm bảo cho lợi ích của chủ đầu tư cũng như hiệu quả của dự án.

2. Chi tiết các mô hình quản lý dự án

2.1. Loại mô hình dựa trên người quản lý dự án

2.1.1. Mô hình chủ đầu tư trực tiếp chọn người quản lý

Với mô hình này chủ đầu tư sẽ có hai lựa chọn đó là tự quản lý dự án hoặc thành lập ban quản lý. Toàn bộ quá trình thực hiện dự án bao gồm sản xuất, lắp đặt thiết bị, chịu trách nhiệm trước pháp luật chủ dự án tự mình tiến hành nếu lựa chọn tự quản lý.

Khi chủ dự án quyết định thành lập ban quản lý thì toàn bộ các công việc được ủy quyền cho ban quản lý dự án. Thông thường những mô hình có yêu cầu đơn giản về kỹ thuật và chủ dự án đáp ứng được về chuyên môn sẽ áp dụng mô hình này. Mô hình này thích hợp cho những dự án quy mô nhỏ. 

2.1.2. Mô hình có chủ nhiệm điều hành dự án

Tại mô hình này chủ đầu tư giao quyền điều hành vào tay ban quản lý dự án. Trong trường hợp không có ban quản lý dự án chủ đầu tư có thể thuê tổ chức có năng lực chuyên môn. Người có thẩm quyền quyết định cần phải phê duyệt thì người được thuê điều hành dự án mới có thể bắt đầu công việc quản lý.

2.1.3. Quản lý theo mô hình chìa khóa trao tay

Tại mô hình quản lý chìa khóa trao, người quản lý dự án không chỉ thực hiện nhiệm vụ điều hành, giám sát các hoạt động của dự án mà còn được toàn quyền quyết định đối với dự án đầu tư. Hình thức này được áp dụng khi chủ đầu tư dự án được phép tổ chức đấu thầu.Thông quan cuộc đấu thầu chủ dự án lựa chọn ra một nhà thầu để tổng thầu toàn bộ dự án.

Nhà thầu sau khi dành được dự án sẽ thực hiện toàn bộ các khâu từ thiết kế, mua sắm vật tư, xây dựng dự án cho đến khi công trình đủ điều kiện đưa vào khai thác sử dụng. Nhà thầu tổng không nhất thiết phải thực hiện toàn bộ những công đoạn trên mà có thể giao lại một phần khối lượng công việc nào đó cho các nhà thầu phụ.

Khi hình thức chìa khóa trao tay áp dụng cho các dự án sử dụng nguồn vốn từ ngân sách nhà nước hoặc vốn tín dụng đầu do Nhà nước bảo lãnh chỉ được phép thực hiện mô hình này với các dự án nhóm C.

Các trường hợp khác muốn áp dụng hình thức quản lý dự án chìa khóa trao tay cần phải xin cấp phép từ Chính phủ. Khi dự án được nhà thầu hoàn thành và bắt đầu đưa vào sử dụng, chủ đầu tư phải có trách nhiệm nghiệm thu và nhận bàn giao dự án.

2.1.4. Chủ đầu tư tự thực hiện dự án

Khi chủ đầu tư có đủ khả năng để xây dựng dự án thì hình thức tự thực hiện dự án được áp dụng. Hình thức này chỉ dành cho các dự án sử dụng vốn hợp pháp của chủ đầu tư.

Các nguồn vốn hợp pháp có thể kể đến ở đây là vốn vay, vốn tự có hay vốn huy động từ những nguồn hợp pháp khác. Khi thực hiện dự án chủ đầu tư phải giám sát chặt chẽ từ khâu mua thiết bị, vật liệu, xây dựng công trình, giám sát quá trình xây dựng và chịu trách nhiệm liên quan đến dự án trước pháp luật.

2.2. Xác định mô hình theo chức năng dự án

Khi quản lý dự án theo chức năng, căn cứ theo tính chất dự án mà dự án đầu tư sẽ được đặt vào một phòng chức năng nào đó cụ thể trong tổng cơ cấu dự án.

Trong quá trình điều hành dự án, các thành viên từ những phòng ban khác nhau được điều động để điều hành dự án. Mỗi thành viên sẽ chịu trách nhiệm về chuyên môn của mình khi triển khai dự án.

Khi triển khai quản lý theo hình thức này, phòng chức năng của dự án chỉ cần quản lý dự án về mặt hành chính. Các công việc khác của dự án được thực hiện bởi những cán bộ và chuyên viên trong phòng ban khác.

Sau khi kết thúc dự án các thành viên sẽ trở về đúng với phòng ban của mình. Để sử dụng tối đa chuyên môn và kinh nghiệm của các chuyên viên thì một chuyên viên có thể đồng thời tham gia nhiều dự án khác nhau.

Tuy nhiên việc sử dụng nhiều chuyên viên đến từ các phòng khác nhau lại dẫn đến vấn đề bất cập đó là các thành viên chỉ tập trung hoàn thành công việc của mình. Khi dự án phát sinh các vấn đề liên quan thì hầu như không có ai ngay lập tức đứng ra chịu trách nhiệm giải quyết.

Cách thức tổ chức quản lý này không thực hiện theo đúng yêu cầu của khách hàng do đó không được quan tâm một cách triệt để. Điều này có thể dẫn tới tình trạng dự án bị kéo dài và kết quả không đạt được như mục tiêu ban đầu.

2.3. Mô hình quản lý dự án chuyên trách

Với mô hình quản lý chức năng các thành viên dù có tham gia vào dự án thì vẫn là thành viên của các phòng ban lúc đầu. Tuy nhiên khi quản lý theo mô hình chuyên trách, các thành viên dự án sẽ hoàn toàn không thuộc về phong chức năng chuyên môn nữa.

Lúc này các thành viên sẽ thuộc về dự án và tham gia điều hành dự án theo đúng yêu cầu. Các thành viên hoàn toàn tập trung vào dự án nên khi có những biến động trên thị trường có thể linh hoạt xử lý các tình huống.

Mỗi thành viên trong dự án sẽ trực tiếp nhận sự chỉ đạo của chủ nhiệm dự án. Lúc này mỗi thành viên đều có trách nhiệm hơn với những công việc chung của dự án. Hiệu quả công việc và thông tin liên lạc cũng đạt được nhanh chóng hơn.

Có một điểm mà chủ đầu tư dự án cần lưu ý khi quyết định quản lý bằng mô hình chuyên trách đó là tình trạng lãng phí nhân lực có thể xảy ra. Khi chủ đầu tư thực hiện đồng thời nhiều dự án tại nhiều địa điểm khác nhau thì số lượng cán bộ cho mỗi dự án cần được phân bổ hợp lý, tránh tình trạng quá đông hoặc quá ít thành viên dự án.

Để lựa chọn được một mô hình quản lý dự án phù hợp cho doanh nghiệp, bạn nên xem xét thật kỹ đặc điểm của dự án và tính chất doanh nghiệp. Chúc doanh nghiệp của bạn sẽ lựa chọn chính xác mô hình quản lý dự án và thành công hơn nữa.