[Báo cáo nhân sự] 4 nội dung chính trong báo cáo tuyển dụng

1. Nội dung quan trọng trong công tác báo cáo nhân sự

Nếu bạn đang chuẩn bị mẫu báo cáo nhân sự định kỳ tháng, quý, năm,... hãy cố gắng tìm hiểu và nằm lòng 4 nội dung quan trọng được đề cập dưới đây:

1.1. Báo cáo biến động nhân sự

Trước hết là báo cáo biến động về con người trong công ty. Nội dung này nhằm mục đích hướng đến việc theo dõi, quản lý và giám sát diễn biến về sự thay đổi số lượng nhân viên, lao động trong doanh nghiệp. Sự biến động trong báo cáo này không chỉ giới hạn chung chung, bạn cần tổng hợp sự biến động đó trên cơ sở các tiêu chí như vị trí chức vụ, thời gian và thâm niên. Trên cơ sở đó, có thể nắm vững được số lượng tăng hay giảm của cả những nhân viên thử việc và chính thức.

1.1.1. Biến động theo vị trí, chức vụ

Báo cáo biến động nhân sự theo vị trí và chức vụ sẽ phản ánh được một bức tranh tổng thể và giúp các nhà quản trị có cái nhìn khách quan hơn về sự biến động lớn hay nhỏ, chúng thuộc về nhóm nhân viên nào? Trên cơ sở báo cáo này, người đứng đầu phụ trách các phòng ban, bộ phận sẽ xác định được nguồn gốc, nguyên nhân và đưa ra những phương án cải thiện. Loại báo cáo này thường sẽ được phân nhóm trên tiêu chí tương tự về chức vụ hay vị trí.

1.1.2. Biến động theo thời gian

Thông qua báo cáo biến động nhân sự, lãnh đạo của doanh nghiệp sẽ xác định được xu hướng hoặc thực trạng về việc nhân sự nghỉ việc, chuyển việc sẽ diễn ra tập trung vào thời điểm nào. Thông thường, theo số liệu thống kê của các báo cáo nhân sự, các doanh nghiệp đa phần sẽ có biến động lớn về con người nhiều nhất trong khoảng thời gian tháng 1 đến tháng 2 dương lịch. Bởi đây là thời điểm các nhân viên hầu như đã được doanh nghiệp phát lương của tháng cuối cùng, và thậm chí là nhận được lương tháng 13, cũng như thưởng Tết âm lịch.

Sau quá trình tổng hợp báo cáo, bộ phận HR có trách nhiệm họp lại để xác định nguyên nhân, nguồn gốc hoặc những tác nhân ảnh hưởng đến quyết định nghỉ việc của nhân viên. Song song với đó, họ cũng lên kế hoạch để bổ sung nguồn nhân sự nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp. Khi lập báo cáo biến động theo thời gian, chúng thường được phân tỷ lệ theo thời gian tháng hoặc năm.

1.1.3. Biến động theo thâm niên

Báo cáo biến động nhân sự theo thâm niên có vai trò giúp doanh nghiệp xác định được tỷ lệ biến động nhân sự nhỏ và lớn nhất nghiêng về nhóm thâm niên bao nhiêu lâu. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể tìm ra được nguồn gốc cơ bản và đưa ra những biện pháp xử lý. Thâm niên được sử dụng trong loại báo cáo này, thường được chia thành các nhóm như < 36 tháng và > 36 tháng, < 24 tháng, < 12 tháng, < 06 tháng, < 03 tháng, < 01 tháng.

Chẳng hạn như, tỷ lệ nghỉ việc thường rơi vào cao hơn ở nhóm nhân viên có thâm niên < 01 tháng. Do đó có thể kết luận: Tuyển dụng chưa hiệu quả (một số vấn đề về sàng lọc ứng viên, đánh giá phỏng vấn, thử việc,...). Hay có thể do công tác tiếp nhận và hướng dẫn nhân sự mới chưa tốt, khiến người mới cảm giác không được quan tâm và đơn độc. Hoặc cũng có thể do kỹ năng quản trị con người còn yếu, không biết tạo động lực và thúc đẩy nhân sự làm việc.

1.2. Báo cáo thực thi theo quy định công - ca

Trong báo cáo nhân sự, nội dung này khá quan trọng. Bởi chúng cho phép bộ phận nhân sự có một cái nhìn tổng quan nhất về thực trạng thực thi các quy chế, quy định nơi làm việc của từng cá nhân, bộ phận và cả doanh nghiệp. Các quy chế, quy định liên quan đến công - ca thể hiện qua thời gian đi làm, làm việc,... Trên cơ sở đó, bộ phận nhân sự có trách nhiệm phát hiện những trường hợp và thực trạng vi phạm có dẫn chứng thực tế. Thể hiện và phản ánh thành công hoạt động quản trị nhân sự của doanh nghiệp, ý thức của toàn thể nhân viên và ban lãnh đạo.

Tuyển dụng chuyên viên nhân sự

1.3. Báo cáo hiệu quả sử dụng nhân sự

Đây là nội dung quan trọng nhất trong báo cáo nhân sự. Báo cáo hiệu quả sử dụng nhân sự có thể giúp doanh nghiệp xác định và nắm bắt được hiệu suất làm việc của từng nhân viên, hiệu suất đó có ảnh hưởng và tác động như thế nào để thực trạng phát triển kinh doanh. Song song với đó, nội dung này cũng trả lời các câu hỏi liệu các chính sách, cơ chế về lương thưởng, chức vụ vị trí, năng lực trình độ của nhân viên trong doanh nghiệp đã khả quan hay chưa?

Báo cáo hiệu quả sử dụng nhân sự có những đặc trưng như: Tùy vào từng loại hình kinh doanh sản xuất, mục tiêu,... mà báo cáo có nhiều biến thể không giống nhau. Báo cáo này thường được so sánh và đối chiếu với chính họ (doanh nghiệp, bộ phận) theo định kỳ thời gian. Thông qua báo cáo, có thể thấy được sự chênh lệch của các đơn vị, bộ phận này với đơn vị, bộ phận có vai trò tương đương.

Báo cáo hiệu quả sử dụng nhân sự có thể được thiết lập trên các chỉ tiêu như sau: Sản lượng/ định biên nhân sự; Sản lượng/ chi phí tiền lương. Mặc dù vậy, để tổng hợp các số liệu, các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp cần chia sẻ kết quả kinh doanh sản xuất của mình cho bộ phận nhân sự.

1.4. Báo cáo hiệu quả công tác tuyển dụng

Trong báo cáo nhân sự, báo cáo tuyển dụng hay báo cáo hiệu quả tuyển dụng là một nội dung không thể thiếu. Báo cáo này phải thể hiện được thực trạng cũng như diễn biến công tác tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp như thế nào. Ngoài ra, báo cáo cũng cần đối chiếu và đưa lên bàn cân so sánh các kênh tuyển dụng cung ứng hoặc có tính khả thi trong việc tìm kiếm ứng viên cho công ty.

Ví dụ, báo cáo cho thấy số lượng ứng tuyển của ứng viên chênh lệch khá lớn so với ứng viên đồng ý tham gia phỏng vấn. Qua đó, có thể thấy doanh nghiệp đang gặp phải vấn đề trong công đoạn tuyển dụng. Chúng có thể xuất phát từ khâu xây dựng JD công việc, đăng tin việc làm, chọn nguồn đăng tin,... Bên cạnh đó, báo cáo cũng thể hiện và cho các chuyên gia nhân sự thấy được nhóm nhân sự nào thích hợp với nguồn hoặc kênh tuyển dụng nào.  

Ngoài những nội dung trên, báo cáo nhân sự của bạn cũng có thể bao gồm những nội dung thống kê phản ảnh về tỷ lệ biến động nhân sự ở giai đoạn thử việc, hay chi phí tuyển dụng,... Báo cáo nhân sự không chỉ là cơ sở mang lại cái nhìn tổng quan về toàn bộ hoạt động quản trị con người trong doanh nghiệp. Chúng còn là giải pháp giúp những nhà lãnh đạo đánh giá hiệu quả làm việc của các chuyên viên HR.

Việc làm nhân sự tại Hà Nội

2. Lưu ý những gì khi xây dựng báo cáo nhân sự?

Báo cáo nhân sự rất quan trọng, là một hoạt động và nhiệm vụ không thể thiếu của phòng HR nói chung. Nhưng lập báo cáo nhân sự có dễ dàng không? Bạn cần lưu ý những gì để công đoạn này trở nên nhanh chóng và hiệu quả nhất? Dưới đây là những lời khuyên dành cho ai chuẩn bị bắt tay vào lập báo cáo nhân sự:

2.1. Xác định yêu cầu, mục đích và đối tượng cần báo cáo

Một báo cáo với nhiều nội dung phức tạp như vậy, bạn không thể nào bắt tay vào làm mà không có một căn cứ hay cơ sở nào để thực hiện. Trước hết, hãy chắc rằng bạn đã biết được những yêu cầu về nội dung, thông tin cần thể hiện trong báo cáo nhân sự. Sau đó, xác định được mục tiêu của việc lập báo cáo, lập để làm gì và có ý nghĩa gì? Cuối cùng là đối tượng mà báo cáo này hướng đến cụ thể? Những thông tin này sẽ giúp người lập dễ dàng hơn trong quá trình quyết định nội dung, cách trình bày, hình thức của báo cáo...

2.2. Tổng hợp thông tin liên quan

Mặc dù nhiều doanh nghiệp hiện nay quản lý nhân sự bằng hệ thống hoặc phần mềm dữ liệu. Sẽ thật tuyệt vời nếu bạn được làm việc với hệ thống đó, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng áp dụng. Và nếu như không có nó, thông tin bạn cần lấy đa phần lưu trữ ở các sheet dữ liệu đã lưu trữ trước đó. Đừng quá lo lắng về việc bạn sẽ phải nhập các thông tin một cách thủ công. Trên thực tế, tất cả đều là những dữ liệu thống kê tại một thời điểm nào đó. Chẳng hạn như thông tin về lương, thôi việc, thăng chức, nhân sự mới,...

2.3. Xác định hình thức, xây dựng biểu đồ trên số liệu thống kê

Xác định hình thức, và xây dựng biểu đồ trên cơ sở các dữ liệu đã thống kê rất quan trọng, bởi chúng đảm bảo được tính chính xác và hợp lệ của báo cáo nhân sự. Chẳng hạn như lấy ví dụ về báo cáo phân tích số ngày nhân viên đi làm theo hình thức biểu đồ. Biểu đồ này sẽ cung cấp cho chúng ta chi tiết về tỷ lệ nhân viên vắng mặt hoặc thậm chí là đã nghỉ việc tại một bộ phận. Trên cơ sở đó, có thể thấy được tính hiệu quả trong công tác quản lý nhân sự của bộ phận đó. Ngoài ra, nếu biểu đồ thể hiện một nhân viên thường xuyên vắng mặt vào một thời điểm, một buổi nhất định nào đó. Chúng chứng tỏ nhân viên đó đang tồn tại một vấn đề cần được tìm hiểu.

Việc làm nhân sự tại Hồ Chí Minh

2.4. Thử viết báo cáo ở phiên bản nháp

Đối tượng của một bản báo cáo nhân sự hướng đến có thể là ban lãnh đạo, ban giám đốc hoặc người đứng đầu bộ phận nhân sự. Do đó, chúng cần đảm bảo mức độ chính xác, hợp lệ, khoa học và chuyên nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn đã có sẵn mẫu báo cáo nhân sự của những thời điểm trước đó, câu chuyện sẽ bắt đầu một cách dễ dàng hơn. Còn nếu không, hãy cố gắng làm báo cáo của bạn có đủ những nội dung về tóm lược, tiêu đề, gợi ý,... Viết một phiên bản nháp cho báo cáo nhân sự giúp bạn hạn chế được sai sót nhất. Và tất nhiên, bạn luôn có thể chủ động chỉnh sửa, viết đi viết lại báo cáo ở phiên bản nháp, còn một khi đã viết chúng thành bản chính thức, bạn sẽ rơi vào thế bị động.

2.5. Báo cáo phải thỏa mãn được vấn đề nêu ra

Trên cơ sở các yêu cầu đã đề ra trước đó trong báo cáo kỳ trước, báo cáo nhân sự hiện tại phải giải thích hoặc thỏa mãn được những vấn đề đó. Nếu không, cần đưa ra lý do giải trình. Tiếp sau, cần đưa ra mục tiêu và yêu cầu cho kỳ tiếp theo, chẳng hạn như mục tiêu về tuyển nhân sự mới, hạn chế nghỉ việc, giữ chân nhân sự,... Các mục tiêu cần được xây dựng trên các mối liên hệ, đó là mối liên hệ giữa mục tiêu của doanh nghiệp và mục tiêu của nhân sự. Ví dụ tuyển dụng nhân sự chất lượng hơn để thúc đẩy năng suất sản xuất và kinh doanh cao hơn.

2.6. Nhận diện các yếu tố tác động đến công tác nhân sự và kinh doanh

Trong báo cáo nhân sự, cũng cần lưu ý đến việc nhận diện các yếu tố tác động đến công tác kinh doanh và nhân sự. Chẳng hạn như, công nghệ và máy móc hiện đại có ảnh hưởng như thế nào đến chất lượng thành phẩm và quyết định mua hàng của người dùng. Hay lao động có cần được bổ sung, hướng dẫn về nghiệp vụ và chuyên môn để đáp ứng tiến độ sản xuất, hay doanh nghiệp nên tính đến phương án cắt giảm nhân sự nếu giá trị cầu cho một sản phẩm đã giảm đi trông thấy?

2.7. Ngôn ngữ và cấu tạo của báo cáo nhân sự

Trong các báo cáo nói chung, ngôn ngữ thể hiện vô cùng quan trọng. Chúng phải thể hiện được tính khoa học, hợp lý, mà vẫn dễ hiểu. Vì báo cáo nhân sự có thể được đọc bởi ban lãnh đạo, những phòng ban và bộ phận khác, do đó tránh những ngôn ngữ mang tính quá chuyên ngành.

Bên cạnh đó, báo cáo cần được phân tách thành các đoạn, phân biệt nội dung với các tiêu đề của từng đoạn, có thời gian, mục đích và thể hiện nội dung rõ ràng. Tính chính xác, chuyên nghiệp, trung thực cũng nên được lưu ý trong quá trình lập báo cáo nhân sự.

Tìm việc làm

Trên đây là 4 nội dung quan trọng nhất trong báo cáo nhân sự cũng như những lưu ý để bạn có một báo cáo nhân sự hoàn chỉnh và chuyên nghiệp nhất!