Cách gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn nhà tuyển dụng nên biết

1. Tìm kiếm động lực cho chính mình

Việc đầu tiên đối với một người làm nghề nhân sự đảm nhiệm công tác gọi điện, liên hệ cho ứng viên đến phỏng vấn đó chính là hãy tự đặt ra mục tiêu, tạo động lực cho mình trong công việc. Cụ thể đó là hãy liệt kê ra danh sách những ứng viên tiềm năng nhất, tin chắc rằng bạn có thể thuyết phục được hay có mục tiêu là gọi được bao nhiêu người bạn sẽ hoàn thành chỉ tiêu công việc, đạt thưởng tuần, thưởng tháng,...

Đây là những vấn đề khá nhỏ nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc. Vì thực tế, khi bạn hào hứng, thoải mái thì năng lượng tỏa ra cũng sẽ tích cực, dễ dàng đạt được thành công trong công việc cũng như cuộc sống. Hơn nữa, nhận được lời mời từ một người nhiệt tình, tích cực thì sẽ khó có ứng viên nào từ chối được.

2. Chuẩn bị kịch bản trước khi gọi

Làm nhân sự phụ trách công tác tuyển dụng, bạn tuyệt đối không được để xảy ra tình trạng lúng túng, không biết nói gì ngoài việc đưa ra lời mời khi gọi điện cho ứng viên. Điều này không những không thể thuyết phục được ứng viên tham gia phỏng vấn mà còn cho thấy năng lực của bạn chưa tốt. Chính vì vậy, để đảm bảo công việc được thuận lợi và thể hiện sự chuyên nghiệp, hãy chuẩn bị cho mình những kịch bản từ trước, đặc biệt là với những ai mới vào nghề và chưa có kinh nghiệm.

Mặc dù vậy thì các bạn cũng nên lưu ý không phụ thuộc quá nhiều vào những gì đã viết sẵn. Kịch bạn chỉ mang tính chất tham khảo và bạn chỉ nên thực hiện các công việc theo sườn đó chứ không cứng nhắc đọc theo. Do đó, để đảm bảo mang lại hiệu quả cho công việc, hãy luôn rèn luyện thường xuyên các kỹ năng của mình như là giao tiếp, xử lý tình huống, sắp xếp logic, khoa học,...

3. Lựa chọn thời điểm phù hợp

Thời điểm liên hệ cho ứng viên cũng là một vấn đề mà người làm nhân sự tuyển dụng cần hết sức lưu ý. Không phải bạn gọi vào bất kỳ thời điểm nào thì ứng viên cũng có thể nhận được cuộc gọi. Ứng viên có thể đang trong giờ làm việc, đang xử lý những vấn đề quan trọng trong công việc, cuộc sống hay các lý do cá nhân khác thì sẽ không tiện nghe máy, thậm chí là không thoải mái để nói chuyện. Do đó, tỷ lệ để mời ứng viên đến phỏng vấn thành công sẽ là rất ít.

Bạn hãy cân nhắc và gọi điện vào những thời điểm nghỉ ngơi, sau giờ làm việc như là khoảng 11 – 12h trưa, 12 – 14h chiều hoặc là sau 18h tối. Tuy nhiên, bạn cận hạn chế tối đa việc gọi mời phỏng vấn vào buổi tối và đêm muộn. Bởi đây là thời điểm tan tầm, hết giờ làm việc và mọi người cần thời gian chăm lo cho gia đình, giải trí sau giờ làm việc căng thẳng và chính bạn cũng đã hết giờ làm việc. Chính vì vậy mà làm nghề nhân sự, hãy thật chú ý đến vấn đề này để không làm ảnh hưởng đến cuộc sống riêng tư của mọi người.

Tuyển dụng chuyên viên nhân sự

4. Thực hiện cá nhân hóa các cuộc gọi

Cá nhân hóa cuộc gọi hay còn được hiểu đơn giản chính là việc bạn biết cách để điều chỉnh cuộc trò chuyện với ứng viên tùy vào từng trường hợp cụ thể để mời họ đến phỏng vấn. Trong công tác này, hãy giới thiệu qua về bạn với chức vụ như thế nào, đến từ doanh nghiệp nào và nêu thật rõ ràng, chi tiết về chức danh, vị trí việc làm mà ứng viên đã ứng tuyển, đồng thời thông báo ứng viên đã được thông qua.

Vì thực tế hiện nay, các ứng viên đều cùng 1 lúc nộp hồ sơ vào rất nhiều vị trí tại các doanh nghiệp khác nhau nên sẽ khó có thể biết được bạn đang gọi đến từ tổ chức nào. Theo đó, nhân viên nhân sự khi gọi điện đến cần phải thể hiện được sự rõ ràng, mạch lạc để ứng viên nắm bắt vấn đề và không bị nhầm lẫn.

Trong cuộc trò chuyện này, sẽ là một ý tưởng khá hay nếu như bạn có đề cập qua đến quy trình của buổi phỏng vấn như thế nào, vòng 1 gồm những gì, phòng 2 sẽ gặp ai để trao đổi, quá trình làm bài test ra sao,... Đây là điều mà một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp nên thông báo đến cho ứng viên để họ biết và có sự chuẩn bị. Và cuối cùng, bạn cũng đừng quên nhắc nhở ứng viên cần mang tài liệu gì khi đi phỏng vấn để không bị mất điểm khi gặp các nhà tuyển dụng khó tính nhé!

5. Tạo sự linh hoạt về thời gian cho ứng viên

Vấn đề thời gian có lẽ là điều mà nhiều ứng viên cảm thấy e ngại khi tiếp nhận các cuộc gọi phỏng vấn bởi khi đi xin việc, có thể họ đang rảnh rỗi và sắp xếp được ngay nhưng cũng có thể họ đang làm việc toàn thời gian cho một công ty khác và khó sắp xếp thời gian đi phỏng vấn. Chính vì vậy, những nhà tuyển dụng có thể tạo sự linh hoạt, hỗ trợ tối đa để ứng viên có thể lựa chọn thời gian phù hợp và đến tham gia buổi phỏng vấn tại doanh nghiệp. Sự linh hoạt về thời gian này cũng sẽ giúp cho các ứng viên có thể hạn chế bớt sự bất tiện và khả năng tham gia phỏng vấn cao hơn.

Còn trong trường hợp bạn cũng gặp khá nhiều vấn đề liên quan khác, khó có thể linh hoạt thì hãy thông báo đến cho ứng viên trước một vài ngày, đưa ra con số cụ thể để ứng viên xem xét, sắp xếp công việc. Nếu như họ không thể đến, hãy đưa ra các đề nghị phù hợp khác thay vì ngay lập tức loại bỏ ứng viên đó.

​Việc làm nhân sự tại Hồ Chí Minh

6. Cung cấp đầy đủ thông tin cho ứng viên

Các ứng viên để có thể đưa ra được quyết định là có tham gia phỏng vấn hay không thì trước hết sẽ cần phải nắm bắt được toàn bộ các thông tin không chỉ là quy trình phỏng vấn, giờ giấc mà còn cần có thông tin địa chỉ cụ thể.

Ứng viên trong quá trình ứng tuyển có thể sơ sót và không chú ý đến địa chỉ công ty quá xa hay địa chỉ đó bạn không biết, khó tìm,... Chính vì vậy mà nhà tuyển dụng cần phải cung cấp đến ứng viên chi tiết về số nhà bao nhiêu, tầng mấy, địa chỉ tại đâu, đến phỏng vấn sẽ gặp ai,... Đặc biệt, nếu như công ty của bạn ở một nơi khó tìm, khuất lấp và ứng viên không biết thì nên đính kèm theo bản đồ trong thư mời phỏng vấn và có trao đổi, thông báo về điều đó với ứng viên để họ biết và sắp xếp.

Ngoài ra, hãy luôn đảm bảo việc nếu ứng viên đồng ý tham gia phỏng vấn thì sẵn sàng hỗ trợ chỉ đường để ứng viên đến công ty một cách nhanh chóng, dễ dàng nhất có thể.

7. Thể hiện sự thân thiện nhưng vẫn chuyên nghiệp

Trong quá trình gọi điện và trao đổi với các ứng viên về vấn đề mời tham gia phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần phải biết cách làm sao tạo ra được một không khí nói chuyện thoải mái, thân thiện nhưng vẫn đảm bảo có sự chuyên nghiệp nhất định.

Cụ thể, bạn sẽ cần phải kiểm soát được giọng nói, tốc độ nói, các ngữ điệu hay cách diễn đạt khi đối thoại với ứng viên và mời họ tham gia phỏng vấn việc làm. Hãy lưu ý một điều rằng, tiếng nói của bạn sẽ phản ánh về văn hóa doanh nghiệp và chính là tiền đề cho các cuộc phỏng vấn ứng viên tiềm năng, từ đó tìm kiếm được nhân tài cho các vị trí trong doanh nghiệp. Do đó, hãy tạo ra sự thân thiện, lịch sự, đồng thời toát lên sự chuyên nghiệp ngay cả trong cách giao tiếp.

Tốt hơn hết là hãy giữ cho giọng nói của bạn thật nhẹ nhàng, dễ nghe, trò chuyện một cách thoải mái, tạo sự thân thiện cho ứng viên. Tuy nhiên điều đó không đồng nghĩa với việc bạn suồng sã, nhún nhường hay trịch thượng, tránh việc nói chuyện quá thô, cứng nhắc và biến các vấn đề trở nên nghiêm trọng hóa. Bạn hãy sử dụng giọng nói sao cho phản ánh đúng tính cách của mình và văn hóa của doanh nghiệp, âm thanh thể hiện sự lạc quan, luôn sẵn sàng chào đón và tạo sự hào hứng cho ứng viên, khiến họ quyết định đồng ý tham gia phỏng vấn.

8. Khơi gợi ra những yếu tố tích cực từ công việc

Bên cạnh các vấn đề trên thì ứng viên cũng sẽ cảm thấy hào hứng bởi một số yếu tố khác có liên quan đến công việc mà nhà tuyển dụng cần lưu ý. Hãy đảm bảo bạn đã xem kỹ hồ sơ của ứng viên để biết được họ đang ứng tuyển vào vị trí như thế nào, các chế độ đãi ngộ ra sao, mong muốn điều gì ở công việc,... và đưa ra các quyền lợi, chế độ đãi ngộ hấp dẫn từ doanh nghiệp để ứng viên được biết.

Đây có thể xem là những yếu tố tích cực mà hầu hết ứng viên nào cũng sẽ quan tâm, hào hứng như là mức lương hấp dẫn (cần nêu rõ các mức lương trong thời gian thử việc, chính thức, chế độ tăng lương, thưởng,...), môi trường làm việc có chuyên nghiệp, năng động, văn hóa công ty tốt, thời gian làm việc và các đãi ngộ khác,... Hãy thông báo để ứng viên nắm được, đồng thời cũng khơi gợi được sự hứng thú đối với ứng viên và thúc đẩy quá trình đồng ý tham gia phỏng vấn.

Trên đây là 8 cách gọi điện cho ứng viên mời phỏng vấn dành cho nhà tuyển dụng mà bạn có thể tham khảo, từ đó lựa chọn và áp dụng một cách phù hợp, hiệu quả vào công việc của mình. Chúc các bạn đạt được nhiều thành công trong quá trình đi tìm nhân tài.

Tìm việc làm

Đừng quên timviec365.vn luôn cung cấp những thông tin mới và hữu ích nhất mỗi ngày về các kinh nghiệm, bí quyết tìm việc làm hay mọi vấn đề liên quan trọng cuộc sống. Thường xuyên theo dõi trang web để nắm bắt thông tin nhé!