Tìm hiểu về quản lý chất lượng dự án trong doanh nghiệp

1. Quản lý chất lượng dự án là gì và mang lại lợi ích nào cho công ty?

1.1. Quản lý chất lượng dự án là gì?

Thành công của việc hoàn thành một dự án đúng thời hạn và đúng ngân sách là việc rất khó. Nên đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải có quản lý chất lượng dự án. Đây là một quá trình để đảm bảo tốt nhất các mục tiêu và yêu cầu đề ra, nhằm duy trì chất lượng trong điều kiện bị ràng buộc về thời gian, tài chính, tài nguyên,... đó là những yếu tố bạn sẽ phải đối mặt trong suốt quá trình triển khai dự án. 

1.2. Quản lý chất lượng dự án có lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Quản lý chất lượng dự án tốt sẽ đem lại thành công cho dự án. Quản lý sẽ  theo dõi phát hiện và giải quyết kịp thời các rủi ro có thể xảy ra như thiếu nguồn lực, vượt ngân sách đề ra, tiến trình bị chậm trễ,...  trong quá trình thực hiện. Đảm bảo tiến độ dự kiến, khách hàng có thể theo dõi doanh nghiệp đang làm có đúng với mục tiêu và yêu cầu đề ra hay không.

Quản lý sẽ là người đảm bảo công việc đúng người, đúng mục tiêu đề ra. Tránh sự mơ hồ, không vào trọng tâm dự án, để dự án được hoạt động xuyên suốt mà không gặp sự cố.

Quan trọng hơn nhờ quản lý chất lượng dự án, doanh nghiệp có thể tránh được những thất bại trong quá khứ, cải tiến quan hệ giữa người thực hiện dự án và khách hàng. Dự án làm xong trong đúng kế hoạch sẽ tạo ra niềm tin, uy tín với các bên.

2. Quy trình quản lý chất lượng dự án gồm những yếu tố nào?

Một dự án hoàn thành đúng thời hạn và đúng ngân sách sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc làm đúng quy trình là rất quan trọng. Dưới đây là quy trình chuẩn của quản lý chất lượng dự án.

2.1. Lập kế hoạch chất lượng dự án

Đây là giai đoạn thiết lập xác định các yêu cầu của dự án bao gồm: tiến độ, chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật, các yêu cầu khác về kiểm tra và nghiệm thu,...từ những yêu cầu này định hướng lên để hoàn thiện. Thiết lập kế hoạch chất lượng dự án cần phải phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp. Trong bước này cần có hai mục chính cần phải triển khai rõ. 

2.1.1. Những yếu tố đầu vào dùng để lập kế hoạch quản lý

Những yếu tố cơ bản để lập kế hoạch quản lý chất lượng dự án bao gồm phạm vi dự án, chính sách chất lượng của doanh nghiệp. Ngoài ra điều quan trọng để bước này thành công là phải có hệ thống quản lý chất lượng hiện hành và khai thác hiệu quả các nguồn lực mà doanh nghiệp đang có.

2.1.2. Các nội dung chính của công tác lập kế hoạch

Cần phải vạch ra các nội dung chính của công tác lập kế hoạch quản lý để đảm bảo có thể triển khai tốt nhất, bao gồm thiết lập cơ cấu tổ chức của dự án; Xây dựng tiến độ tổng và tiến độ chi tiết; Đề ra các chương trình, kế hoạch, mục tiêu chất lượng dự án; Đưa ra những yêu cầu quan trọng trong mỗi cột mốc về thời gian. 

Quan trọng nhất trong nội dung công tác lập kế hoạch là phải  phân tích ra các rủi ro và tác động của những nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng, an toàn, tiến độ và ngân sách dự án. Từ đó đưa ra các danh mục tài liệu cần thiết để kiểm soát dự án đạt được yêu cầu của khách hàng cũng như doanh nghiệp.

2.2. Kiểm soát chặt chẽ tiến trình thực hiện dự án

Quản lý sẽ là người phải chịu trách nhiệm triển khai thực hiện dự án đến các thành viên, những người liên quan đến dự án theo kế hoạch và ngân sách đã được phê duyệt. Đồng thời quản lý sẽ phải chịu trách nhiệm tổng hợp, báo cáo và giải trình tất cả các vấn đề của dự án với quản lý cấp cao hơn.

Có rất nhiều dự án đòi hỏi sự hợp tác của cá nhân và tổ chức ở mọi nơi để hoàn thành. Như vậy sẽ rất bất cập cho việc trao đổi, tiếp nhận thông và bàn giao công việc. Các nhà quản lý hiện nay chắc chắn đang gặp phải vấn đề này. Nếu vậy thì tại sao bạn lại không nhờ đến sự trợ giúp của phần mềm giao việc online? Trong thời đại công nghệ, bạn hãy tận dụng thật tốt những lợi thế mà công nghệ đem đến.

2.3. Thực hiện đảm bảo được chất lượng của dự án

Đây là một quá trình kiểm tra đánh giá để đảm bảo tất cả các công việc đã và đang thực hiện của dự án luôn đúng với quy định pháp luật nhà nước, đảm bảo đúng các yêu cầu khách hàng, đúng theo quy định của hệ thống tài liệu của công ty và dự án.

Việc kiểm tra đánh giá này nhằm đảm bảo tất cả các dự án đều được thực hiện đúng theo quy định của công ty, chất lượng dự án được kiểm soát đồng đều nhau và giúp quản lý hạn chế hết mức những sai sót cũng như rủi ro không đáng có.

Thông thường, việc đánh giá sẽ được tiến hành ở giai đoạn đầu và giữa dự án để nếu có phát sinh sai sót sẽ có những biện pháp điều chỉnh kịp thời. Đảm bảo được là quá trình kiểm tra đánh giá tất cả các công việc đã và đang thực hiện một cách tốt nhất. 

2.4. Tiến hành kiểm soát chất lượng dự án

Đây là một bước rất quan trọng trong quá trình quản lý chất lượng, bước này đảm bảo dự án được hoàn thành và bàn giao cho khách hàng đúng với các yêu cầu trong hợp đồng của dự án. Việc kiểm soát chất lượng dự án sẽ được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án và không tập trung vào bất kỳ giai đoạn cụ thể nào. Kiểm soát chất lượng  dựa trên kế hoạch kiểm tra và nghiệm thu đã thống nhất với khách hàng trong hợp đồng.

Bước tiến hành kiểm soát chất lượng này nhằm ngăn chặn các lỗi xảy ra trong quá trình thực hiện, và cũng để đảm bảo cho sản phẩm hoàn thiện đúng yêu cầu về thời gian, chất lượng, ngân sách mà khách hàng đề ra. Đây cũng là cơ sở số liệu cho việc cải tiến và đánh giá tính hiệu quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ của công ty.

Hoạt động kiểm soát chất lượng bao gồm việc lập kế hoạch, đánh giá thường xuyên và đánh giá độc lập nhằm xác minh các hoạt động đang diễn ra nhất quán theo nguyên tắc từ đầu. Điều này làm tăng uy tín của doanh nghiệp với khách hàng, cung cấp niềm tin cho các bên liên quan rằng dự án đã đang và sẽ đáp ứng mọi yêu cầu và tiêu chuẩn được đề ra. 

2.5. Quản lý tài liệu kiểm định và trao tay cho công ty và khách hàng

Đây là một bước mà đa số các quản lý chất lượng dự án thường bị lãng quên, nhưng đây là bước cực kỳ quan trọng vì nó giúp kiểm soát đúng và đủ các hồ sơ cho các hoạt động kiểm tra nghiệm thu, giúp bàn giao và thuận lợi quyết toán ngân sách với khách hàng nhanh chóng.

Trên đây là những chia sẻ về quản lý chất lượng dự án. Hi vọng rằng, quan bài viết này bạn có thể hiểu rõ hơn quản lý chất lượng dự án là gì và quy trình chuẩn quản lý chất lượng dự án là như thế nào. Đừng quên thường xuyên đọc những bài viết của timviec365.vn để có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ ích khác nhé