Hướng dẫn cách quản lý hóa đơn bán hàng bằng Excel chi tiết và đầy đủ

1. Lý do nên quản lý hóa đơn bán hàng bằng Excel

1.1. Tìm hiểu quản lý hóa đơn bán hàng trên Excel

Excel là phần mềm vô cùng thông dụng, có thể sử dụng để quản lý nhiều lĩnh vực và đóng vai trò quan trọng trong nhiều công việc. Đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, Excel là phần mềm giúp các doanh nghiệp quản lý hóa đơn vô cùng hiệu quả, nhanh chóng và dễ dàng chỉ bằng các hàm tính cơ bản.

Đặc biệt, khi quản lý hóa đơn bán hàng trên Excel, bạn sẽ tiết kiệm được tối đa chi phí, không phải tính toán thủ công và giảm thiểu được những sai sót, nhầm lẫn không đáng có khi quản lý hóa đơn thông qua sổ sách, chứng từ.

File Excel sẽ giúp bạn theo dõi và kiểm soát các hóa đơn của cửa hàng dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện, đảm bảo hoạt động thu chi trong cửa hàng luôn ổn định.

1.2. Tại sao nên quản lý hóa đơn bán hàng bằng Excel?

1.2.1. Tổng hợp danh mục hàng hóa dễ dàng

Quản lý hóa đơn bằng phần mềm Excel giúp chủ cửa hàng dễ dàng tổng hợp được các danh mục hàng hóa, số lượng hàng hóa xuất nhập tồn, thông tin về mã hàng hóa, đơn giá, giúp chủ cửa hàng nắm được tình hình cụ thể của hàng hóa đó. Từ đó, chủ cửa hàng tránh được tình trạng hàng hóa thất thoát và đưa ra quyết định bán hàng phù hợp.

1.2.2. Thống kê được chi phí, doanh thu và lợi nhuận

Một lợi ích khác nữa của phần mềm Excel khi sử dụng để quản lý hóa đơn là thống kê được chi phí, doanh thu và lợi nhuận của cửa hàng. Các số liệu cần phải ghi rõ ràng theo từng ngày, từng tháng, từng năm hoặc theo từng quý, bởi như vậy thì bạn mới có thể quản lý được các tình hình thu chi, lợi nhuận, tình hình bán hàng trong cửa hàng. Qua đó, chủ cửa hàng đưa ra kế hoạch điều chỉnh hoạt động kinh doanh phù hợp.

1.2.3. Thống kê thông tin chi tiết

Khi bạn ghi các thông tin về hàng hóa bằng sổ sách sẽ tốn thời gian để tìm kiếm và tra cứu thông tin khi cần thiết. Dù bạn có thể phân chia thông tin thống nhất và cẩn thận ghi chép lại các số liệu trong hóa đơn thì khi tìm kiếm thông tin về hàng hóa, hóa đơn nào đó, bạn sẽ mất nhiều thời gian và khó khăn khi tìm kiếm.

Excel là phần mềm được thể hiện bằng bảng tính, bởi vậy khi bạn quản lý các hóa đơn trong cửa hàng bằng Excel, bạn sẽ thống kê chi tiết được thông tin qua hàng cột, bảng biểu, cũng như có thể tự thiết kế một bản thống kê theo nhu cầu kiểm soát thông tin của bản thân.

Chẳng hạn, bạn muốn quản lý hóa đơn, hàng hóa để lưu trữ các thông tin như: Thời gian, tên hóa đơn, trạng thái hóa đơn, hàng hóa đã giao cho khách chưa, số lượng tiền, giá tồn kho, giá nhập…. Khi bạn cần tìm kiếm thông tin nào đó, thao tác tìm kiếm và tra cứu vô cùng đơn giản, giúp bạn có thể tìm kiếm thông tin chỉ qua vài thao tác trên máy tính.

1.2.4. Tính toán hàm tính sẵn có

Một lợi ích khác của phần mềm Excel là giúp bạn có thể thực hiện tính toán số lượng hàng hóa, tổng tiền hóa đơn, tổng tiền thu chi… nhanh chóng, dễ dàng kiểm soát hàng hóa của cửa hàng. Bạn cũng có thể tính toán doanh số và doanh thu ngay trên phần mềm này nhờ các hàm tính.

Để tránh được những sai sót khi bạn tính toán bằng sổ sách và mất công ghi chép thời gian, với Excel, bạn chỉ cần nhập đầy đủ các số liệu, loại hóa đơn và hàng hóa, sau đó đặt các hàm tính tự động, bạn sẽ tính được doanh thu và doanh số dễ dàng, chính xác và nhanh chóng. Tuy vậy, lưu ý rằng bạn cần nhập đúng hàm tính và số liệu để kết quả chính xác nhất.

1.2.5. Hoàn toàn miễn phí

Excel là công cụ phổ biến trên toàn thế giới và không chỉ dùng để quản lý hóa đơn cho người kinh doanh mà còn sử dụng cho nhiều ngành nghề, lĩnh vực và quy mô hình doanh khác nhau. Tất nhiên, đây chính là công cụ hoàn toàn miễn phí.

Bạn chỉ cần sử dụng điện thoại, máy tính, laptop của mình, tải về phần mềm Excel trên các thiết bị này, sau đó có thể sử dụng phần mềm ngay lập tức, cài đặt dễ dàng và hoàn toàn miễn phí. Nếu bạn chưa sẵn sàng để trả một khoản tiền cho phần mềm quản lý hoặc muốn tiết kiệm được chi phí thì đây chính là công cụ phù hợp nhất.

2. Hướng dẫn cách quản lý hóa đơn bán hàng bằng Excel mới nhất

Các file trên Excel không dễ dàng trong quá trình tạo lập, bất cứ ai cũng có thể sử dụng nếu được hướng dẫn và không có phức tạp. Được xem là một công cụ “quốc dân”, Excel giúp bạn theo dõi tình hình hóa đơn bán hàng dễ dàng, cực kỳ hữu ích trong việc quản lý hóa đơn.

Dưới đây là một số cách tạo file quản lý đơn hàng giúp bạn quản lý đơn hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn dễ dàng bằng Excel.

2.1. Quản lý trạng thái đơn hàng

Để biết được hóa đơn bán hàng của bạn đã được giao cho khách hay chưa, đơn hàng đã thanh toán hay chưa, khách đã nhận được hàng hay chưa, bạn có thể sử dụng Excel để quản lý trạng thái hóa đơn bán hàng.

Trong file Excel quản lý trạng thái đơn hàng, bạn cần lập các cột có các thông tin như sau: Tên sản phẩm; Mã của sản phẩm; Đơn vị tính; Trạng thái đơn hàng; Tên nhân viên bán hàng hay phụ trách nếu có; Tên khách hàng…

Khi quản lý hóa đơn bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được thông tin và tình trạng về đơn hàng, các đơn hàng xuất kho cũng dễ dàng quản lý hơn. Đồng thời, khi biết được trạng thái đơn hàng, nếu khách hàng gọi điện hỏi thăm đơn hàng, bạn cũng sẽ trả lời bằng các thông tin có sẵn, không phải tìm kiếm các thông tin về hóa đơn bán hàng gây mất thời gian và sẽ nhanh chóng biết được đơn hàng đó đang ở đâu, đã giao đến khách hay chưa…

2.2. Quản lý đơn hàng phát sinh

Trong trường hợp cửa hàng gặp phải các đơn hàng phát sinh trong ngày, bạn nên lập một file Excel gồm đầy đủ các thông tin như sau: Ngày tháng năm; Trạng thái đơn hàng; Thông tin của khách hàng; Thông tin hàng hóa mà khách đã đặt; Số tiền đơn hàng.

Tùy theo cầu mà bạn sử dụng để quản lý thông tin về hàng hóa, đơn hàng, mà bạn có thể thêm bớt các cột sao cho các thông tin hợp lý và quản lý dễ dàng hơn.

2.3. Báo cáo đơn hàng

Khi quản lý hóa đơn bằng phần mềm Excel, bạn không thể thiếu việc lập file báo cáo. Từ đó, bạn sẽ cập nhật được các thông tin như thời gian, số lượng đơn hàng mà cửa hàng đã bán ra, từ đó tính doanh thu, doanh số cho cửa hàng.

Để lập báo cáo trên Excel, bạn sắp xếp thông tin thành các mục như sau: Ngày tháng năm; Doanh số; Trạng thái; Số lượng đơn hàng; Nhân viên phụ trách đơn hàng (nếu có); Doanh số do nhân viên phụ trách (nếu có).

Khi mở file này, bạn sẽ dễ dàng biết được các thông tin và số liệu của đơn hàng, cũng như doanh số của mỗi nhân viên bán hàng, doanh số của cửa hàng nhanh chóng và dễ dàng.

Tuy nhiên, quản lý hóa đơn bán hàng bằng Excel chỉ phù hợp cho số lượng hóa đơn ít, các hàm tính bạn cũng cần phải nhập chính xác để tránh xảy ra sai sót. Đồng thời, khi sử dụng Excel, nếu máy tính của bạn bị nhiễm Virus, bạn sẽ mất toàn bộ dữ liệu.

Vì vậy, để tránh được những sai sót xảy ra trong quá trình quản lý hóa đơn hay theo dõi hóa đơn, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn 365. Đây là phần mềm miễn phí, tối ưu hóa được mọi tiện ích, giúp bạn quản lý hóa đơn bán hàng hiệu quả nhất.

Như vậy, quản lý hóa đơn bán hàng bằng Excel tuy có nhiều lợi ích, tuy nhiên nó cũng có một số hạn chế nhất định. Nếu cửa hàng bạn nhỏ và ít hóa đơn bán hàng, bạn có thể sử dụng Excel như một công cụ để quản lý hóa đơn trong ngày, trạng thái đơn hàng, hóa đơn phát sinh. Tuy nhiên, nếu cửa hàng của bạn sử dụng hóa đơn quá nhiều trong ngày, bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý hóa đơn bán hàng để tiện lợi hơn, tránh sai sót hay nhầm lẫn.