Quy trình xây dựng hệ thống quản lý tiến độ công việc

1. Tại sao chúng ta cần quản lý tiến độ công việc?

Khi bạn được giao công việc để thực hiện trong bất kỳ tổ chức nào thì quá trình theo tiến độ công việc cũng là một trong những phần quan trọng, quá trình này giúp doanh nghiệp xác định được nhân viên có đang thực hiện công việc đó không, tiến độ công việc đang được triển khai đến đâu, có bám sát mục tiêu của công ty đưa ra hay không. Qua đó, các nhà quản lý có thể kịp thời hỗ trợ và điều chỉnh nhân lực, chi phí để công việc có thể hoàn thành đúng tiến độ.

Đối với nhân viên, việc quản lý tiến độ công việc sẽ giúp bạn hoàn thành được các mục tiêu đề ra nhanh chóng và hiệu quả nhất, giảm khả năng trì hoãn trong công việc.

Cụ thể:

- Nhà quản lý kiểm soát được tiến độ, chất lượng và công việc do nhân viên thực hiện.

- Ngoài ra, nhà quản lý có thể theo dõi bao quát được tình hình làm việc của toàn thể nhân viên, nhanh chóng đề ra các phương hướng cải thiện, nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.

- Hạn chế tối đa sự căng thẳng, mệt mỏi và áp lực trong công việc đối với các nhà quản lý. Nhân viên có thêm động lực để làm việc, có trách nhiệm và sát sao hơn công việc mà mình phụ trách.

- Củng cố và nâng cao tinh thần trách nhiệm giữa các bộ phận công việc một cách ăn khớp nhất, đúng trình tự mà không bị nhầm lẫn công việc chức năng giữa các phòng ban.

- Khi có bất kỳ sự cố phát sinh công việc, nhà quản lý có thể nhanh chóng tìm được nguyên nhân, tránh tình trạng đổ lỗi cho nhau.

Có thể thấy, việc quản lý và theo dõi các tiến độ công việc là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho nhà quản lý có thể quản trị công việc và nhân sự một cách hiệu quả.

2. Quy trình quản lý tiến độ công việc hiệu quả 

2.1. Phương pháp thiết lập và các bước quản lý tiến độ công việc

Chúng ta đã hiểu về quy trình quản lý tiến độ công việc và tầm quan trọng của việc quản lý. Tuy nhiên, việc quản lý tiến độ công việc cần được xây dựng một cách khoa học và logic để đảm bảo tính hợp lý và phù hợp với tính chất của từng dự án, từng công việc. Trong phần này, chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn thông tin về một số phương pháp quản lý tiến độ và các bước quản lý tiến độ công việc một cách hiệu quả nhất. Cùng đọc tiếp nhé!

2.1.1. Phương pháp thiết lập 

Để có thể xây dựng được quy trình quản lý công việc nhằm tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí, đẩy nhanh quá trình hoàn thiện công việc. Những nhà quản lý có thể tiếp cận các vấn đề của doanh nghiệp thông qua những nghiên cứu từ các dự án tương đồng với các dự án đang thực hiện trong cùng một tổ chức.

Thứ hai, việc so sánh tương đương giữa các dự án với nhau như: các dự án có sự tương đương về mặt thời gian thực hiện tiến độ, việc này sẽ giúp cho nhà quản ý ước lượng được thời gian để điều chỉnh thời gian tiếp cận.

Thứ ba, thực hiện việc ước lượng tham số hóa Parametric estimating. Đây là một công cụ được sử dụng để ước lượng trong việc quản lý dự án, thông qua các dữ liệu mang tính lịch sử và các điểm khác biệt.

Thứ tư, thực hiện đánh giá 3 điểm. Bạn có thể dùng một số công cụ phân tích để đánh giá thời gian hoạt động của dự án. Thời gian thực hiện sẽ được hoạt động theo 3 xu hướng chính: bi quan, lạc quan và khả thi. Ta cũng có công thức tính như sau:

(Thời gian bi quan + 4x Thời gian khả quan + thời gian khả quan)/6

Thứ năm, xây dựng tiến độ công việc. đây là quy trình đánh giá các hoạt động đã được sắp xếp theo tiến độ và các nguồn lực, thời gian cần thiết cho mỗi hoạt động đã được áp dụng trong kế hoạch tổng thể. Việc xây dựng được một lộ trình tiến độ rõ ràng sẽ tạo ra một khung tham chiếu, ta có thể nhìn tổng thể kế hoạch và tiến độ làm việc.

Thứ 6, theo dõi và quản lý tiến độ. Việc theo dõi chặt chẽ tiến độ các hoạt động đã đề ra đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo việc thực hiện diễn ra đúng theo kế hoạch. Từ việc theo dõi và quản lý tiến độ cũng sẽ cho phép nhà quản lý loại bỏ những rủi ro, giúp linh hoạt trong mọi tình huống.

Khi làm theo 6 bước trình tự phía trên, bạn sẽ lần lượt đi từ tổng thể đến chi tiết, tránh được những sai sót trong quá trình thực hiện công việc.

2.1.2. Các bước quản lý tiến độ công việc

Sau khi xây dựng được phương pháp quản lý công việc cụ thể, nhà quản lý có thể xác định rõ những bước quản lý tiến độ công việc cho nhân viên hoặc bạn cũng có thể tự xây dựng thể theo dõi tiến trình thực hiện công việc của mình.

- Vạch ra kế hoạch làm việc của công ty/bản thân và mục tiêu cần quản lý tiến độ làm việc.

- Chú ý chuẩn bị những điều cần thiết và đánh giá nguồn lực khi triển khai dự án:

+ Số người thực hiện công việc là bao nhiêu, phân công nhiệm vụ ra sao.

+ Ngân sách để có thể thực hiện được công việc và các chi phí dự trù cho từng hạng mục đã có

2.2. Một số phần mềm quản lý công việc online hiệu quả

Để có thể quản lý công việc hiệu quả hơn, bạn có thể kết hợp với một số ứng dụng phần mềm quản lý công việc online và phần mềm quản lý giao việc online dành cho nhà quản lý.

Một số phần mềm quản lý công việc online hiệu quả:

Một, Faceworks. Đây là một phần mềm miễn phí, có thể dùng hỗ trợ cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Giao diện ứng dụng đơn giản và các chức năng làm việc được thiết kế dễ sử dụng.

Đối với quản lý: giúp tập trung thống nhất giữa các phòng ban, toàn bộ nhân viên dễ dàng kiểm tra đánh giá tổng quan về dự án. Lên lịch và phân chia, sắp xếp công việc dễ dàng.

Đối với cá nhân: Có hệ thống nhắc lịch giúp nhân viên không bỏ sót các công việc, các đầu việc quan trọng được ưu tiên. Người dùng có thể thống kê lịch làm việc hằng ngày chi tiết, hỗ trợ báo cáo nhanh chóng và cập nhật công việc kịp thời.

Hai, phần mềm quản lý online 1Office. Với phần mềm này sẽ hỗ trợ người dùng lập kế hoạch, lên kế hoạch công việc cụ thể và thực tế, từ đây doanh nghiệp dễ vận hành và đem lại hiệu quả cao trong công việc. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ người dùng dễ dàng giao việc, phân bổ công việc cụ thể cho từng người, theo từng vị trí công việc và phòng ban. Phần mềm còn hỗ trợ tự động cập nhật công việc theo lịch cá nhân, giúp mọi người có thể chủ động trong công việc của mình.

1Office có đặc điểm: theo dõi chi tiết tiến độ công việc, đo lường chính xác và trực quan những số liệu, bảng biểu mà doanh nghiệp sử dụng. Thường xuyên cập nhật báo cáo và số liệu tức thời về các mặt trong doanh nghiệp. Đo lường hiệu quả đạt được của cá nhân và các ban phòng. Tự động tính phần trăm lãi lỗ trên từng dự án nhanh chóng. Tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất công việc.

Ngoài ra, còn rất nhiều các phần mềm hỗ trợ khác, bạn có thể lựa chọn các phần mềm phù hợp với đặc tính và quy mô của doanh nghiệp mình, kết hợp với phần mềm giao việc online để đạt được hiệu quả tối ưu nhất.

Thông qua bài viết trên, chúng tôi hy vọng bạn đã nắm được những thông tin hữu ích và quan trọng đối với quy trình quản lý tiến độ công việc. Để tìm hiểu thêm những bài viết chi tiết có liên quan đến các phần mềm công việc, hãy đọc ngay các bài viết gợi ý phía dưới nhé!