[CẬP NHẬT] Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho chuẩn xác nhất

1. Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho có vai trò gì?

Như chúng ta đã biết, đảm bảo hàng hóa trong kho chính là đảm bảo sự nguyên vẹn về hình dáng, số lượng, chất lượng hàng hóa kể từ khi sản xuất cho tới khi vào tay khách hàng.

Doanh nghiệp sẽ tận dụng tối đa diện tích của kho hàng hiện tại, chăm sóc và giữ gìn hàng hóa trong kho để đảm bảo độ an toàn tuyệt đối cho hàng hóa của mình.

Khi có hàng hóa nhập kho, thủ kho sẽ là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc bốc dỡ hàng hóa sao cho đạt tiêu chuẩn. Những công việc cần làm để đảm bảo tuân thủ quy trình bảo quản hàng hóa trong kho bao gồm:

- Tiến hành sắp xếp mặt bằng trong kho gọn gàng, sạch sẽ và ngăn nắp

- Khi tiến hành bốc dỡ, sắp xếp hàng hóa phải di chuyển nhẹ nhàng, tránh việc va chạm, làm đổ vỡ hàng gây méo thùng carton/thùng nhựa

- Đối với những hàng hóa sau khi xuất xong thì khu vực đó phải được sắp xếp và thu gọn sạch sẽ, điều này tạo không gian để sắp xếp những loại hàng hóa khác. Trường hợp có hàng hóa dư thì chúng phải được để vào một khu vực riêng biệt, việc này giúp doanh nghiệp có thể thuận tiện lấy ra hoặc xử lý bất cứ khi nào cần thiết.

Vì là môi trường tổng hợp nhiều tác động gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng hàng hóa như nhiệt độ, giá đỡ, hoạt động theo dõi số liệu, kiểm kê,... cho nên doanh nghiệp buộc phải tuân thủ quy trình bảo quản hàng hóa trong kho một cách chuẩn xác.

Nếu hàng hóa không được bảo quản đúng kỹ thuật, quy trình hay tiêu chuẩn thì doanh nghiệp sẽ phải chịu thiệt hại lớn gây tổn thất về kinh tế. Cụ thể như sau:

- Khi không được kiểm tra thường xuyên, số lượng hàng quá date tăng lên khiến doanh nghiệp không thể bán được hàng. Đây là một tổn thất vô cùng nặng nề đối với doanh nghiệp.

- Việc không bảo quản hàng hóa cẩn thận dẫn đến việc doanh nghiệp phải gia tăng chi phí về nhân công, tốn thời gian cho việc kiểm kê hàng tồn kho bị hư hỏng.

- Không phân loại, bảo quản kỹ hàng hóa trong kho khiến cho doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xác định được các loại hàng hóa khác nhau, đây cũng là một trong những nguyên nhân gây ra tình trạng hư hỏng và lãng phí của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình khoa học để bảo quản hàng hóa trong kho, nhằm giảm thiểu thiệt hại kinh tế. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm không gian mà còn giảm chi phí nhân công đáng kể.

Xem thêm: Thông tin và những lưu ý khi quản lý kho hàng trong Access

2. Chi tiết quy trình bảo quản hàng hóa trong kho

Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho luôn là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm, tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng biết áp dụng cho chuẩn xác để bảo vệ hàng hóa của mình. Với những doanh nghiệp mới, còn ít kinh nghiệm, bạn có thể tham khảo quy trình bảo quản hàng hóa chuẩn theo hướng dẫn dưới đây.

2.1. Thực hiện kiểm tra khu vực để hàng hóa

Để đảm bảo quy trình bảo quản hàng hóa trong kho diễn ra thuận lợi và đạt chuẩn, thủ kho doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp việc bốc dỡ hay sắp xếp hàng hóa trong khu vực làm việc của mình.

Theo đó, thủ kho chính là người đảm bảo về dụng cụ, công cụ và đưa ra các hình thức bốc xếp hàng hóa sao cho khoa học nhất, tất nhiên những phương thức đó khi áp dụng phải hạn chế tối đa việc gây ra ảnh hưởng không tốt tới sản phẩm, hàng hóa lưu trữ.

Trước khi nhập kho đối với hàng hóa, sản phẩm, thủ kho cùng nhân viên kho sẽ phải sắp xếp hàng hóa gọn gàng, thu dọn mặt bằng sạch sẽ.

Công tác kiểm tra khu vực nhà kho thực sự rất quan trọng, nếu để khu vực bẩn, nhiều rác thải, đồ đạc sắp xếp lộn xộn thì sẽ gây ra khó khó khăn trong quá trình sử dụng sau này.

Chính vì vậy, hãy đảm bảo khu vực nhà kho, nơi chứa hàng luôn sạch sẽ, gọn gàng và ngăn nắp để hàng hóa được lưu trữ luôn trong tình trạng ổn định nhất.

2.2. Tiến hành lưu kho

Với mỗi mã hàng được nhập kho, thủ kho hoặc nhân viên kho cần ghi thẻ bài đầy đủ bao gồm các thông tin như mã hàng hóa, kích cỡ, màu sắc, khách hàng và kích cỡ sau đó gắn vào nơi để hàng hóa được bảo quản.

Ngoài ra, trong quy trình bảo quản hàng hóa trong kho cũng cần tuân thủ việc an toàn phòng chống cháy nổ, theo đó thủ kho chính là người đảm bảo vấn đề này không xảy ra. Thường xuyên kiểm tra nơi để bình PCCC để công tác bảo quản hàng hóa được thực hiện một cách tốt nhất.

2.3. Lưu trữ hàng hóa bằng giá kệ chuyên dụng

Như đã nói ở trên, hàng hóa chính là nguồn tài sản lớn mà doanh nghiệp đang sở hữu, cho nên họ cần phải giữ an toàn về mọi mặt đối với những hàng hóa đã nhập kho thành phẩm chuẩn bị chờ xuất.

Một trong những yếu tố không thể thiếu khi bảo quản hàng hóa trong kho đó chính là lựa chọn công cụ bảo quản phù hợp. Trong kho, do có nhiều tác động khách quan có thể gây hư hại cho hàng hóa, thế nên cần phải có biện pháp khắc phục để hạn chế tối đa tình trạng này.

Cụ thể, mỗi doanh nghiệp có kho hàng hóa cần chuẩn bị cho mình những kệ sắt với kích thước phù hợp, sau đó sẽ phân chia hàng hóa thành từng loại và sắp xếp vào kệ sắt sao cho hàng cách mặt đất một khoảng nhất định. Điều này nhằm tránh cho hàng hóa bị ẩm thấp gây ra hư hỏng đáng kể.

Khi hàng hóa được lưu trữ đúng cách, quá trình di chuyển sau này sẽ được thuận lợi hơn. Nhân viên kho có thể dễ dàng tìm và lấy hàng ra khỏi kho chỉ với mã số mà họ cần mà không mất nhiều thời gian tìm kiếm. 

3. Những lưu ý quan trọng trong quy trình bảo quản hàng hóa trong kho

Ai cũng biết việc bảo quản hàng hóa trong kho doanh nghiệp là hết sức quan trọng, chỉ cần sơ sẩy một chút là có thể dẫn đến thiệt hại nặng nề về kinh tế. Vậy nên mỗi doanh nghiệp không được chủ quan dù là trong bất cứ công đoạn bảo quản nào.

Sau đây sẽ là những lưu ý quan trọng mà bạn sẽ cần khi thực hiện quy trình bảo quản hàng hóa tại kho của doanh nghiệp, cùng theo dõi nhé:

- Đối với những hàng hóa được đưa vào nhập kho phải được quấn màng PE quanh pallet, điều này giúp hàng hóa sạch sẽ, vừa có thể giữ cố định cho hàng hóa không bị xô lệch, rơi vỡ. Ngoài ra, còn làm giảm nguy cơ hư hỏng.

- Các pallet chứa hàng không để cạnh khu vực cửa sổ vì dễ chịu tác động trực tiếp từ thời tiết như nắng, mưa, gió,...

Cần phải chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ công tác phòng cháy chữa cháy, để chúng có thể phát huy tác dụng ngay khi cần thiết.

- Phải đảm bảo công tác kiểm tra, vệ sinh kho bãi định kỳ giữ cho không gian thông thoáng, sạch sẽ

- Khi sắp xếp hàng hóa trong kho, cần tính toán làm sao cho khu vực để hàng vừa đủ mà lối đi lại thuận tiện

- Doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn kệ chứa hàng, ưu tiên những kệ chất lượng cao, ít hư hỏng và tiện lợi cho quá trình vận chuyển như Kệ sắt khung chắc chắn, kệ pallet nhựa cứng và dẻo,...

Toàn bộ quy trình bảo quản hàng hóa trong kho đã được timviec365.vn chia sẻ, hy vọng rằng những thông tin trên đây sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hơn quy trình bảo quản hàng hóa của mình.

Để cải thiện tình trạng quản lý kho hàng tốt hơn, các doanh nghiệp có thể cân nhắc và xem xét đến việc sử dụng phần mềm quản lý kho hàng 365, đây là giải pháp hoàn toàn mới đem lại nhiều tiện ích trong khâu quản lý hàng hóa tại doanh nghiệp.