Thông tin và những lưu ý khi quản lý kho hàng trong Access

1. Thông tin về quản lý kho hàng trong Access

1.1. Khái niệm quản lý kho hàng trong Access

Đối với ai đang sử dụng những thiết bị với hệ điều hành Windows chắc hẳn đã từng nghe qua phần mềm với chức năng quản lý cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access. Chính bởi những chức năng hỗ trợ công việc hiệu quả nên đã có nhiều doanh nghiệp lựa chọn cái tên này và ứng nó vào trong quá trình quản lý và điều hành hệ thống.

Không chỉ dừng lại ở việc điều hành cửa hàng mà người dùng còn có thể ứng dụng Access vào rất nhiều những nghiệp vụ công việc khác trong đó có quản lý kho hàng. Vậy quản lý kho hàng trong Access là gì?

Quản lý kho hàng trong Access được hiểu đơn giản là người dùng sẽ sử dụng công cụ là phần mềm Access để hỗ trợ quá trình giải quyết các vấn đề về kiểm soát, quản lý hệ thống kho hàng trong doanh nghiệp của mình. Ngoài quản lý kho hàng Access còn có thể giúp bạn quản trị những công việc khác như quản lý thông tin, trạng thái khách hàng, quản lý cơ hội , dữ liệu bán hàng, quản lý thông tin về các hạng mục sản phẩm,...

1.2. Đặc điểm của quản lý kho hàng trong Access

1.2.1. Những ưu điểm của Access trong quản lý kho hàng

Một trong những ưu điểm đầu tiên của quản lý kho hàng trong Access đó là xây dựng được cơ sở dữ liệu có quan hệ khi thực hiện các thao tác với thông tin liên quan đến các loại hàng hóa. Khác với người anh em Excel của mình khi chỉ xây dựng được cơ sở dữ liệu trên tệp phẳng, Access còn sở hữu một thiết kế thân thiện và được lòng rất nhiều người dùng bởi những tính năng dễ sử dụng.

Ưu điểm thứ hai của phần mềm này đó là giúp cho quá trình quản lý kho hàng rút ngắn được những tác vụ liên quan. Quá trình xử lý dữ liệu được đánh giá là vô cùng nhanh chóng, mượt mà khiến cho những thông tin về hàng hóa được cập nhật một cách chính xác, hiệu quả. Đây cũng là một điểm côn gto lớn khiến nhiều nhà quản lý lựa chọn cái tên này khi ai mà chẳng mong muốn quy trình của mình có thể tiết kiệm được thời gian.

Bên cạnh đó, khi quản lý kho hàng trong Access, phần mềm còn hỗ trợ phân quyền cho từng thành viên sử dụng. Điều này sẽ đảm bảo được những quyền lợi cơ bản cho nhân viên. Hạn chế những hành vi lạm quyền và sử dụng dữ liệu một cách không chính đáng.

1.2.2. Nhược điểm của Access trong quản lý kho hàng

Dù mang trong mình rất nhiều ưu điểm thế nhưng việc gặp phải những hạn chế trong quá trình sử dụng Access chắc chắn là điều không thể tránh khỏi. Là một phần mềm được ra mắt từ lâu nên cách thức quản lý kho hàng trong Access mang phong cách khá cũ. Điều này khiến cho việc sử dụng Access không còn mang lại được những hiệu quả cao do không còn quá phù hợp với xu thế quản lý chung.

Nhược điểm thứ hai của cái tên này đó là gặp phải những hạn chế trong quá trình quản lý một khối lượng cơ sở dữ liệu lớn. Song song với sự phát triển của hệ thống vận hành, những thông tin về hàng hóa trong các kho hàng cũng ngày càng trở lên phức tạp. Hạn chế về quản lý khối lượng lớn công việc đã làm cho Access gặp nhiều bất lợi khi không thể tối ưu được quá trình xử lý và kiểm soát của mình. Gây ra những sai lầm không đáng có về dữ liệu hàng hóa và điều này sẽ gây ra những ảnh hưởng không tốt đến công việc vận hành và kinh doanh nói chung.

Ngoài ra, khi sử dụng Access, người dùng cũng có thể gặp phải những hạn chế khi thực hiện triển khai mô hình và kết nối với hệ thống internet. Bên cạnh đó, đa phần những người sử dụng phần mềm này đều là những người chưa thực sự thành thạo trong việc làm quen với những công cụ hiện đại. Việc sử dụng những phần mềm có tính thủ công như Access đôi khi sẽ gây ra rất nhiều bất tiện và khó khăn khi thực hiện.

Xem thêm: Lưu kho là gì? Những thông tin về lưu kho doanh nghiệp cần biết

2. Cách quản lý kho hàng trong Access và những lưu ý quan trọng

2.1. Cách quản lý kho hàng trong Access

Để thực hiện công việc quản lý kho hàng trong Access thì người dùng sẽ cần thực hiện qua 3 bước, bao gồm:

Bước 1: Tạo bảng trong Access. Đây là bước đầu tiên trong quá trình tạo lập để bạn có thể quản lý số lượng hàng hóa thành công. Mỗi bảng sẽ được xây dựng với nội dung cụ thể tương ứng với những danh mục mà người thực hiện muốn tạo lập. Một số nội dung có trong bảng quản lý kho bằng Access đó là bảng thông tin sản phẩm, bảng nhân viên, bảng khách hàng,... Tất cả những thông tin sẽ được người thực hiện tiến hành công việc nhập dữ liệu và đảm bảo về sự chính xác trong quá trình làm việc.

Bước 2: Đối chiếu số liệu với thực tế quản lý kho trong Access. Thực hiện các thao tác truy vấn, tạo ra sự liên kết trong thông tin để tạo lập được những mối liên hệ nhất định. Điều này sẽ giúp nhà quản lý có thể nắm bắt hiệu quả tình hình thực tế của kho hàng trong quá trình kiểm soát.

Bước 3: Tạo lập báo cáo từ những cơ sở dữ liệu và thông tin có sẵn. Phần mềm Access có một điểm công đó là cung cấp những tính năng tạo lập báo cáo hoàn toàn miễn phí. Việc bạn cần làm đó là căn cứ vào những dữ liệu đã có để hoàn thành những báo cáo cần thiết và cập nhật lên cấp trên một cách kịp thời.

2.2. Những lưu ý khi quản lý kho hàng trong Access

Trong quá trình sử dụng phần mềm Access để quản lý kho hàng, người dùng cần quan tâm đến một số lưu ý quan trọng. Đầu tiên đó là quá trình nhập số liệu cũng như thông tin của các loại hàng hóa có trong kho. Đây đều là những số liệu quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Chính vì vậy sự cẩn thận và chính xác sẽ là lưu ý đầu tiên mà người thực hiện cần chú trọng.

Ngoài ra, để có thể quản lý kho hàng trong Access hiệu quả thì người dùng cũng cần nắm bắt được những đặc điểm riêng biệt của phần mềm này. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể kết hợp xen kẽ với các ứng dụng khác để công việc của mình có thể diễn ra trôi chảy, nhịp nhàng hơn.

Hiện nay, ngoài những phần mềm quen thuộc như Excel hay Access thì có rất nhiều những sản phẩm công nghệ phần mềm quản lý kho hàng hiện đại khác giúp bạn có thể quản lý công việc một cách tối ưu. Một trong những cái tên mà chúng tôi muốn giới thiệu cho bạn đó chính là Phần mềm Quản lý Kho hàng 365. Sử dụng đơn giản, cung cấp miễn phí cùng với những tính năng vô cùng hiệu quả, chắc chắn cái tên này sẽ khiến bạn hài lòng khi quyết định lựa chọn và sử dụng cho mình.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về quản lý kho hàng trong Access. Từ những thông tin trên, chúng tôi hy vọng rằng bạn đọc đã có được những giá trị thực sự hữu ích cho mình. Chúc bạn đọc luôn vui khỏe, tích cực và luôn làm việc một cách hiệu quả nhé!