Quy trình làm việc là gì? Xây dựng quy trình làm việc nhóm hiệu quả

1. Tìm hiểu tổng quan về quy trình làm việc

Chúng ta thường nhắc tới quy trình làm việc trong các doanh nghiệp, chẳng hạn như quy trình quản lý khách hàng, quy trình vận hành, quy trình quản lý, quy trình sản xuất…

Quy trình làm việc và quá trình làm việc là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Vậy bạn đã hiểu đúng về quy trình làm việc chưa? Cùng tìm hiểu về quy trình làm việc ngay sau đây nhé!

1.1. Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc là một chuỗi các công đoạn, giai đoạn hay công việc được tiến hành theo đúng trình tự đã hoạch định từ trước. Quy trình làm việc được tiến hành đúng đắn sẽ giúp cá nhân hay tập thể đạt được kết quả theo như mong đợi. Nói một cách ngắn gọn, quy trình làm việc là những cách tiêu chuẩn để hoàn thành những việc quan trọng.

Quy trình làm việc là chất keo kết dính mọi thứ lại với nhau và đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành theo một cách có hệ thống, có tổ chức và càng ít xuất hiện sai sót càng tốt.

Quy trình làm việc mặc dù cần được tuân thủ chuẩn chỉ, nhưng không phải là một quy trình cứng nhắc và rập khuôn. Quy trình này có thể được thay đổi linh động tùy theo tiến độ thực hiện công việc và điều kiện cơ sở vật chất.

Quy trình làm việc không nên được vận hành với tư duy nửa vời. Mọi công đoạn cần phải được tiến hành một cách chính xác và hoàn hảo nhất. Tư duy “nếu có sai thì sửa lại” sẽ phá hỏng quy trình làm việc.

1.2. Tại sao cần xây dựng và tuân thủ quy trình làm việc?

Có bao giờ bạn tự hỏi, tại sao lại cần xây dựng và tuân thủ quy trình làm việc hay không? Hay nói một cách khác thì việc xây dựng quy trình làm việc sẽ đem lại những lợi ích gì?

1.2.1. Giảm thiểu rủi ro và chi phí

Song song với việc xây dựng quy trình làm việc, bạn cũng cần phải suy tính đến cách thức hiệu quả nhất để tối ưu các nguồn lực nhằm mang lại  hiệu quả công việc cao nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tính toán đến những rủi ro có thể gặp phải do nhiều vấn đề khác nhau có thể phát sinh trong quá trình thực hiện công việc. Thao tác này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh.

1.2.2. Giảm thiểu sai sót ở con người

Mỗi quy trình làm việc được cấu thành từ nhiều giai đoạn, trong đó mỗi giai đoạn lại bao gồm nhiều công việc khác nhau. Do tính chất quy trình và có liên quan trực tiếp với nhau nên mỗi giai đoạn trong một quy trình cần phải được thực hiện một cách hoàn hảo theo đúng yêu cầu.

Khi xây dựng quy trình làm việc, người quản lý cũng sẽ phân chia công việc cho mỗi thành viên trong nhóm. Mỗi cá nhân sẽ được đảm nhiệm phần công việc phù hợp với chuyên môn và năng lực của bản thân, từ đó tránh được những lỗi sai không đáng có khi đảm nhận công việc trái với chuyên môn. Tuy vậy để làm tốt điều này thì người quản lý cần hiểu rõ đặc điểm của từng thành viên để phân chia đúng người đúng việc.

1.2.3. Nâng cao năng suất công việc

Trong quy trình làm việc sẽ ghi chép chi tiết các nhiệm vụ trong từng giai đoạn kèm theo tài liệu tham khảo và cả hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ đó. Vì vậy mỗi thành viên đều biết mình đang làm những gì và tiếp theo mình sẽ cần phải làm những gì. Điều này góp phần giúp nâng cao hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc chung của tập thể.

1.2.4. Hợp tác cùng làm việc

Trong một dự án, sẽ có những nhiệm vụ đòi hỏi sự hợp tác của nhiều thành viên. Hơn nữa phần việc của mỗi người đều có sự liên quan đến nhau nhất định. Việc xây dựng quy trình làm việc sẽ giúp các thành viên có cơ sở để hợp tác với nhau nhiều hơn trong công việc. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng công việc khi mỗi người đều cảm thấy có trách nhiệm hơn đối với công việc chung của cả nhóm.

1.2.5. Quản lý thời gian một cách có hiệu quả

Quản lý thời gian luôn là một yếu tố bản lề cho sự thành công của mỗi dự án, bên cạnh những yếu tố về con người hay tài nguyên khác… Mỗi quy trình làm việc sẽ được xây dựng trên một lưu đồ trong đó quy định rõ thời hạn cho mỗi công việc. Chính điều này sẽ giúp mỗi cá nhân chủ động trong việc quản lý thời gian và sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất.

1.3. Cách xác định quy trình làm việc hiện tại

Một số người cho rằng xác định cách thức hoàn thành công việc hiện tại là một nhiệm vụ dễ dàng. Tuy nhiên nếu bạn không có bắt kỳ hướng dẫn hay tài liệu tham khảo nào, hoặc không nhận được những sự giúp đỡ cần thiết thì việc xác định quy trình làm việc là điều “khó hơn lên trời”. Vậy làm thế nào để biết chính xác bạn đang ở giai đoạn nào trong tiến độ dự án và tìm kiếm những sự hỗ trợ cần thiết?

1.3.1. Gia nhập vào nhóm dự án

Bạn cần phải có được cái nhìn sâu sắc về cách thức hoàn thành các nhiệm vụ và những thông tin liên quan đến công việc. Mà những điều này chỉ có thể được tìm thấy khi bạn tham gia vào nhóm dự án, nơi mọi thông tin được cung cấp và trao đổi hàng ngày. Dĩ nhiên là bạn sẽ cần hợp tác chặt chẽ với nhóm của mình để thực sự hiểu cách thức mà dự án được triển khai.

1.3.2. Xây dựng một sơ đồ quy trình

Bên cạnh sơ đồ quy trình (Flowchart) do người quản lý dự án đưa ra, bạn cũng nên xây dựng một sơ đồ quy trình cho riêng bản thân bằng những thông tin bạn thu thập được. Một sơ đồ quy trình trực quan sẽ giúp bạn nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc và điều chỉnh “nhịp” làm việc của bản thân sao cho phù hợp.

Việc xây dựng sơ đồ quy trình ngày càng trở nên phổ biến hơn đối với những người đi làm. Mục đích của thao tác này là để hiểu chi tiết về quy trình, con người, đầu vào, kiểm soát và đầu ra, sau đó đơn giản hóa tất cả, thực hiện mọi công việc hiệu quả hơn, hướng tới cải thiện kết quả của quy trình.

Vì vậy, đừng ngại sáng tạo và vẽ ra các quy trình của bản thân theo đúng nghĩa đen nhé!

1.3.3. Có cái nhìn tổng quát

Mục tiêu của việc xác định quy trình làm việc không chỉ để phát hiện ra cách mọi thứ mọi thứ được tiến hành, mà còn là cách để mọi thứ được tiến hành một cách tốt nhất. Điều này có nghĩa là ngoài việc xác định quy trình, bạn cũng cần xác định những rủi ro có thể gặp phải.

2. Xây dựng một quy trình làm việc hoàn thiện hơn

Sau khi nắm bắt được quy trình làm việc hiện tại của bản thân và những điều cần cải tiến để làm cho quy trình này tốt hơn, bạn nên nghĩ tới việc xây dựng một quy trình làm việc tốt hơn. Vậy để làm được điều này thì bạn cần tiến hành những bước nào?

2.1. Đặt câu hỏi để hiểu cặn kẽ các vấn đề

Tương tự như khi xác định các quy trình hiện tại, bước đầu tiên của bạn trong việc xây dựng một quy trình mới là trò chuyện với các thành viên trong nhóm của bạn.

Bạn cần phải hiểu được vấn đề của mỗi cá nhân, lý do cho những vấn đề đó và cách giải quyết chúng. Chính điều này sẽ giúp bạn xây dựng và triển khai một quy trình mới tốt hơn trong đó giải quyết được vấn đề của mỗi cá nhân

2.2. Xây dựng sơ đồ quy trình mới

Khi nói đến việc thiết kế một quy trình mới, việc xây dựng sơ đồ tiến độ công việc trực quan khác sẽ hữu ích trong việc đảm bảo rằng bạn giải quyết tất cả các vấn đề sẽ được nêu ra để mọi người tìm kiếm phương hướng giải quyết.

Hãy dựa trên những nguồn lực hiện có để hoạch định tiến độ dự án và phân chia công việc cho từng cá nhân.

2.3. Tiếp cận vấn đề từ vạch đích

Việc xây dựng một quy trình hoàn toàn mới đôi khi có thể khiến bạn cảm thấy quá sức. Vì vậy, cách thông minh nhất để giải quyết bài toán này đó là thử tiếp cận vấn đề từ vạch đích.

Bạn cần phải đi tìm ra phương pháp để đạt được kết quả như mong đợi trong mỗi công đoạn và cứ làm tương tự như thế cho đến khi tất cả các công đoạn được giải quyết hết. 

2.4. Loại bỏ bớt đi mọi thứ không cần thiết

Ngay cả khi đã xây dựng xong một quy trình làm việc, bạn vẫn cần xem xét lại toàn bộ quy trình đó nhiều lần. Bạn cần quan sát thật kỹ để tìm ra những công đoạn thừa, những “rườm rà” trong quy trình làm việc và loại bỏ những điều đó với công cụ quản lý công việc để tối ưu quy trình này.

Bạn có thể áp dụng một vài cách làm đã chứng minh được mức độ hiệu quả trong những dự án trước đó, hoặc cắt giảm số lượng nhân sự không cần thiết để hoàn thành một giai đoạn nào đó. Trong quá trình triển khai dự án, bạn cũng cần quan sát liên tục để tìm ra những phương pháp tối ưu mọi công đoạn.

Như vậy, qua những chia sẻ trong bài viết bạn đã hiểu được quy trình làm việc là gì và nắm bắt được những yếu tố cần quan tâm để xây dựng lên một trình làm việc hoàn hảo. Đồng thời, sau khi áp dụng quy trình làm việc, bạn cũng cần đặt ra và tuân thủ những quy tắc để có thể thực hiện tốt quy trình làm việc đó. Điều này sẽ mang đến những hiệu quả bất ngờ đấy.