Tìm việc làm nhanh & Tuyển dụng hiệu quả
0Chat
Quay lại

Tổng hợp các quy trình quản lý vật tư tại công trường chi tiết nhất

Tác giả: Hoàng Thúy Nga

Tạo CV online

1. Quy trình quản lý vật tư tại công trường qua mua hàng và thanh toán

1.1. Quy trình mua hàng vật tư trong công trường

Trong quá trình mua hàng, nhà quản lý và kế toán cần xây dựng quy trình cụ thể và rõ ràng về các bước, các giai đoạn khác nhau.

Quy trình mua hàng vật tư trong công trường
Quy trình mua hàng vật tư trong công trường

1.1.1. Quy trình mua hàng tại công trường

Để mua các hàng hóa, vật tư tại công trường, bạn cần thực hiện theo quy trình sau:

- Những đơn vị, phòng ban có nhu cầu cần thêm vật tư hay nguyên vật liệu để phục vụ cho các công trình, trước hết cần lập được đề nghị mua hàng là “Giấy đề nghị cấp vật tư” để gửi Phòng vật tư.

- Sau đó, Phòng vật tư sẽ tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung cấp có thể đáp ứng được yêu cầu cần thiết, đảm bảo về chất lượng, số lượng, nguồn gốc xuất xứ, chủng loại và giá thành hợp lý.

- Bản đánh giá cùng với duyệt mua hàng cần gửi cho Giám đốc vật tư và kế toán trưởng xem xét, trong trường hợp Giám đốc có ý kiến, đề xuất hay chủ nào nào khác về giá cả, nhà cung cấp,... Phòng vật tư cần xem xét và trình tại giấy này.

Quy trình mua hàng cần báo cáo đầy đủ
Quy trình mua hàng cần báo cáo đầy đủ

- Hình thức mua hàng có thể dùng tiền mặt hay chuyển khoản: Những đơn hàng mua hàng trong nước hoặc dưới 20 triệu đồng. Nhân viên thực hiện mua hàng cần lập được bảng kê chi tiết và đăng ký mua hàng bằng tiền mặt gửi cho Giám đốc hoặc kế toán trưởng đánh giá, phê duyệt. Tùy theo các điều kiện trong hợp đồng hay xác nhận đặt hàng, nhân viên thực hiện mua hàng cần tuân thủ quy định về quản lý tài chính tại công ty và làm thủ tục tạm ứng cho nhà cung cấp (nếu có).

- Trong quá trình hàng hóa được nhập về kho hoặc công ty, thủ kho vật tư cần kiểm tra hàng hóa, vật tư theo đúng quy trình quản lý kho vật tư. Trong trường hợp hàng hóa không đạt yêu cầu hoặc có lỗi, thủ kho cần báo cho nhân viên mua hàng làm việc lại với các nhà cung cấp để thay thế vật tư mới hoặc sửa chữa. Hoặc nếu hàng hóa cần trả lại nhà cung cấp, nhân viên mua hàng thực hiện đề nghị mang trả hàng hóa cho nhà cung cấp theo quy định.

Hàng hóa trả lại cần thực hiện đề nghị đúng quy định
Hàng hóa trả lại cần thực hiện đề nghị đúng quy định

1.1.2. Mục đích của quy trình mua hàng vật tư công trường

Quá trình thực hiện mua hàng vật tư tại công trường được thực hiện đầy đủ, chi tiết giúp công ty, doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích như:

- Mua được hàng hóa với giá cả rẻ nhất mà vẫn đúng chất lượng theo yêu cầu.

- Đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn và cung cấp đầy đủ cho công trường.

- Tùy theo công trình mà có mức tồn kho tối thiểu.

- Mở rộng được danh sách nhà cung cấp, giúp họ có tính cạnh tranh hơn, giúp công ty có lợi nhuận nhờ chất lượng và giá cả hàng hóa cạnh tranh.

- Tiết kiệm được chi phí cần thiết khi thực hiện cắt giảm chi phí bất biến.

1.2. Hồ sơ thanh toán hay hoàn tạm ứng

Các hồ sơ thanh toán hay hoàn tạm ứng về quá trình mua vật tư tại công trường cần có các giấy tờ như:

- Đơn đề nghị mua hàng, có kèm bản vẽ (nếu có).

- Bảng đánh giá cùng với quá trình duyệt mua hàng, kèm bảng giá của nhà cung cấp đưa ra.

Hồ sơ thanh toán hay hoàn tạm ứng
Hồ sơ thanh toán hay hoàn tạm ứng

- Đơn xác nhận.

- Đơn đặt hàng.

- Hợp đồng mua bán.

- Biên bản nghiệm thu về số lượng, chất lượng giao nhận của vật tư nhập về.

Các nhân viên mua hàng cần thực hiện đầy đủ các giấy tờ trong bộ hồ sơ này, sau đó gửi đến Giám đốc vật tư xét duyệt và chuyển cho Phòng tài chính kế toán thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.

Qua 1 năm, 12 tháng một lần, các Giám đốc sản xuất, Giám đốc vật tư, Giám đốc tài chính kế toán thực hiện đánh giá lại chất lượng và giá cả của nhà cung cấp, cùng với khả năng nợ nhà cung cấp hay không.

2. Quy trình quản lý vật tư tại công trường qua kho hàng

Quản lý vật tư kho trong kho với mục đích đưa ra những nội dung, trình tự, cách thức và trách nhiệm trong việc thực hiện quá trình quản lý vật tư gồm có: Nhận hàng, nhập kho, lưu kho, bảo quản, cấp phát các vật tư cho các công trình của công ty.

Quy trình quản lý vật tư tại công trường qua kho hàng
Quy trình quản lý vật tư tại công trường qua kho hàng

Quy trình quản lý kho vật tư tại công trường như sau:

- Người thủ kho của vật tư và nguyên vật liệu có trách nhiệm thực hiện chuẩn bị những điều kiện về thẻ kho, kho bãi để nhận hàng hóa.

- Sau khi vật tư được chuyển về kho bãi, nhân viên Giám sát kho sẽ thực hiện thông báo cho các đơn vị cùng tiến hàng kiểm tra, kiểm định, nghiệm thu về chất lượng, số lượng… của vật tư, nguyên vật liệu trước khi nhập kho.

- Người Thủ kho sẽ tiếp nhận nhập kho những vật tư đạt đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng. Những vật tư không đạt yêu cầu, bạn nên tách ra và sắp xếp riêng vào một khu vực cần xử lý, nên treo biển cảnh báo để tránh nhầm với vật tư có thể dùng.

- Thực hiện sắp xếp và bố trí vật tư vào đúng kho hàng, vị trí vật tư, hay giá vật tư để đảm bảo thuận tiện khi sử dụng và đảm bảo được khoa học, đồng thời cập nhật đầy đủ các số liệu vào báo cáo tồn kho.

Sắp xếp vật tư đúng kho hàng
Sắp xếp vật tư đúng kho hàng

- Trên báo cáo thi công hoặc kế hoạch thi công, thủ kho thực hiện xuất các nguyên liệu chính và phụ cho các đội thi công, cần có xác nhận bằng cách ký tên hàng ngày.

- Nhân viên Giám sát kho cùng các bộ phận khác cần kiểm tra số liệu đã xuất kho ở trong tháng và cập nhật đầy đủ vào báo cáo tồn kho hoặc báo cáo hàng ngày, sau đó báo cáo lên Giám đốc vật tư đã xuất theo ngày và số liệu tồn kho theo tháng, quý hoặc năm.

- Giám sát kho cần căn cứ vào những dự toán về vật tư tại công trường để cân đối với số lượng vật tư đang tồn kho dự đoán, dự kiến trước số lượng vật tư cần mua trong tháng, trong mỗi tháng cần lập các dự trù về vật tư gửi lên Giám đốc vật tư xét duyệt.

- Thủ kho vật tư sẽ là người có trách nhiệm báo cáo về số liệu vật tư nhập, xuất theo ngày, tháng, quý, năm lên Giám sát kho, các số liệu tồn kho và số liệu thực tế tại kho cần đảm bảo chính xác và trung thực.

Xem ngay: Quản lý vật tư là gì? Tìm hiểu về các cách quản lý vật tư

Thủ kho chịu trách nhiệm thực hiện báo cáo số lượng vật tư
Thủ kho chịu trách nhiệm thực hiện báo cáo số lượng vật tư

3. Quy trình quản lý vật tư thừa tại công trường

Quản lý vật tư dư thừa tại công trường giúp toàn bộ phế đầu mẩu, phế nguyên vật liệu phát sinh khi thực hiện thi công tại công trường được thu gom, bán theo quy định và thu hồi vốn 1 phần để trang trải tiền sinh hoạt.

Quy trình quản lý vật tư dư thừa như sau:

- Các phế liệu phát sinh cần được đội thi công có trách nhiệm đảm bảo và hạn chế tối đa các phế liệu phát sinh trong khuôn khổ công ty.

- Mỗi sáng, các đội thi công tại công trường cần thông báo cho nhân viên ở phòng vật tư để thu gom phế đầu mẩu sau khi đã đầy thùng để phòng vật tư nhận lại nhập kho và quản lý.

- Trong biên bản, khối lượng phế liệu cần được xác định rõ ràng, những người có liên quan, giám sát, nhân viên cùng thực hiện ký vào biên bản.

- Mỗi ngày, người Thủ kho phòng vật tư cần cập nhật và thực hiện theo dõi các số liệu về nhập liệu.

Người Thủ kho cần theo dõi số liệu
Người Thủ kho cần theo dõi số liệu

- Dựa vào số lượng phế liệu tồn kho, phỏng vật tư thực hiện xuất kho các phế liệu đã được Giám đốc phê duyệt cho mua hàng cho các đơn vị mua hàng.

- Thủ kho vật tư cần có trách nhiệm lập các báo cáo về số lượng nhập và xuất kho phế liệu theo ngày, sau đó gửi cho Giám đốc vật tư.

4. Phương án quản lý vật tư tại công trường hiệu quả

Để có thể quản lý vật tư tại công trường hiệu quả nhất, các mã vật tư và tên vật tư cần được chuẩn hóa, tránh sự nhầm lẫn giữa vật tư. Đồng thời, bạn cần lên kế hoạch quản lý vật tư và xây dựng các kho bãi theo đúng tiêu chuẩn. Sau đó, các quy trình nhập, xuất kho, xử lý phế liệu cần được lên sẵn quy trình.

Đồng thời, bạn nên sử dụng phần mềm Quản lý cung ứng xây dựng 365 để dễ dàng quản lý vật tư và thực hiện việc quản lý theo đúng quy trình, đảm bảo vật tư tại công trường không bị hư hỏng và tổn thất quá nhiều.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được những thông tin cần thiết về quy trình quản lý vật tư tại công trường. Quá trình quản lý vật tư cần rõ ràng và thực hiện đúng quy trình, qua đó kế toán mới có thể tổng hợp được các chi phí chính xác, từ đó tính được doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. Xây dựng quy trình quản lý vật tư cũng giúp doanh nghiệp hạn chế được vật tư dư thừa hay hư hỏng.

Tư vấn quản lý dự án xây dựng là gì

Tìm việc làm nhanh

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV-Tâm sự Nghề nghiệp-Cẩm Nang Tìm Việc-Kỹ Năng Tuyển Dụng-Cẩm nang khởi nghiệp-Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm-Kỹ năng ứng xử văn phòng-Quyền lợi người lao động-Bí quyết đào tạo nhân lực-Bí quyết lãnh đạo-Bí quyết làm việc hiệu quả-Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép-Bí quyết viết thư xin thôi việc-Cách viết đơn xin việc-Bí quyết thành công trong công việc-Bí quyết tăng lương-Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên-Kỹ năng đàm phán lương-Kỹ năng phỏng vấn-Kỹ năng quản trị doanh nghiệp-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng-Mẹo viết hồ sơ xin việc-Mẹo viết thư xin việc-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng-Định hướng nghề nghiệp-Top việc làm hấp dẫn-Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông-Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng-Tư vấn việc làm ngành Báo chí-Tư vấn tìm việc làm thêm-Tư vấn việc làm ngành Bất động sản-Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin-Tư vấn việc làm ngành Du lịch-Tư vấn việc làm ngành Kế toán-Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật-Tư vấn việc làm ngành Sư phạm-Tư vấn việc làm ngành Luật-Tư vấn việc làm thẩm định-Tư vấn việc làm vị trí Content-Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn-Tư vấn việc làm quản lý-Kỹ năng văn phòng-Nghề truyền thống-Các vấn đề về lương-Tư vấn tìm việc làm thời vụ-Cách viết Sơ yếu lý lịch-Cách gửi hồ sơ xin việc-Biểu mẫu phục vụ công việc-Tin tức tổng hợp-Ý tưởng kinh doanh-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh-Mẹo viết Thư cảm ơn-Góc Công Sở-Câu chuyện nghề nghiệp-Hoạt động đoàn thể-Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch-Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự-Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics-Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng-Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật-Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe-Quản trị nhân lực -Quản trị sản xuất-Cẩm nang kinh doanh-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất-Mô tả công việc ngành Kinh doanh-Mô tả công việc ngành Bán hàng-Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng-Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng-Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán-Mô tả công việc ngành Marketing - PR-Mô tả công việc ngành Nhân sự-Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin-Mô tả công việc ngành Sản xuất-Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải-Mô tả công việc Kho vận - Vật tư-Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics-Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn-Mô tả công việc ngành Hàng không-Mô tả công việc ngành Xây dựng-Mô tả công việc ngành Y tế - Dược-Mô tả công việc Lao động phổ thông-Mô tả công việc ngành Kỹ thuật-Mô tả công việc Nhà nghiên cứu-Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo-Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính-Mô tả công việc Biên - Phiên dịch-Mô tả công việc ngành Thiết kế-Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình-Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh-Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực-Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo-Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern-Mô tả công việc ngành Freelancer-Mô tả công việc Công chức - Viên chức-Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý-Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng -Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận-Hồ sơ doanh nhân-Việc làm theo phường-Danh sách các hoàng đế nổi tiếng-Tài liệu gia sư-Vĩ Nhân Thời Xưa-Chấm Công-Danh mục văn thư lưu trữ-Tài Sản Doanh Nghiệp-KPI Năng Lực-Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp-Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng-Quản Lý Công Việc Nhân Viên-Chuyển văn bản thành giọng nói-Giới Thiệu App Phiên Dịch-Quản Lý Kênh Phân Phối-Đánh giá nhân viên-Quản lý ngành xây dựng-Hóa đơn doanh nghiệp-Quản Lý Vận Tải-Kinh nghiệm Quản lý mua hàng-Danh thiếp cá nhân-Quản Lý Trường Học-Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng-Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính-Kinh nghiệm Quản lý kho hàng-Quản Lý Gara Ô Tô-Xem thêm gợi ý