Quản lý vật tư là gì? Tìm hiểu về các cách quản lý vật tư

1. Quản lý vật tư là gì?

1.1. Bạn hiểu như thế nào về quản lý vật tư

Quản lý vật tư hoặc quản lý kho hàng tại đây là một chuỗi những hoạt động cơ quan, tổ chức bảo quản cũng như kiểm soát số lượng vật tư, hàng hóa có trong kho. Mục đích nhằm đảm bảo tính liên tục trong vấn đề sản xuất, hỗ trợ, cung cấp phân phối hàng hóa vật tư một cách kịp thời. Góp phần làm hạn chế và giảm đi chi phí và dùng cơ sở vật chất hiệu quả.

1.2. Các cách quản lý vật tư hiệu quả

Hiện nay các công ty, doanh nghiệp hay cơ sở sản xuất áp dụng khá nhiều phương pháp quản lý kho. Tuy vậy thì mỗi phương pháp lại có những có vấn đề hay hạn chế riêng biệt của nó. Hãy cùng tham khảo một số cách quản lý vật tư đang được áp dụng phổ biến hiện nay.

1.2.1. Áp dụng việc sử dụng phần mềm quản lý vật tư

Hiện nay bên timviec365 mới cho ra một phần mềm quản lý cung ứng xây dựng 365 có thể phục vụ cho việc quản lý vật tư tại các doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm đang là sự chọn lựa tối ưu và tốt nhất cho những doanh nghiệp, công ty hiện nay. Phần mềm hỗ trợ thay thể những cách quản lý thủ công, truyền thống với những chức năng thông minh. Bảo đảm về tính chính xác và những số liệu được cập nhật thường xuyên liên tục theo thời gian thực tế. Dựa vào đó hỗ trợ cho người quản lý nắm được nhiều thông tin, số liệu chính xác về tình trạng của hàng tồn to trong thời điểm hiện tại.

1.2.2. Sắp xếp lại kho hàng vật tư

Đối với một không gian nhà kho có một diện tích nhất định thì vấn đề sắp xếp kho hàng một cách logic sẽ hỗ trợ quản lý vật tư dễ dàng, đơn giản. Tránh trường hợp nhầm lẫn hay bỏ sót những hàng hóa trong kho. Bên cạnh đó cũng cần có những kệ hàng để bảo quản hàng hóa, vật tư. Tránh trường hợp để một số tác động ngoại lực hay thời tiết làm ảnh hưởng đến chất lượng của mặt hàng, sản phẩm.

Một trong cách cách hiệu quả nhất trong vấn đề sắp xếp kho hàng là mình được áp dụng sử dụng mã SKU. Những mặt hàng, sản phẩm, vật tư sẽ được đặt tên căn cứ vào vị trí đặt và tính chất của chúng. Sao cho khi nhìn vào tên gọi thì sẽ nhận ra được vị trí đặt hàng hóa đó trong kho. Thường thì người kinh doanh hay dùng thứ tự về chữ trong bảng chữ cái để đặt cho một số khu vực trong kho. Lấy ví dụ là áo nam đặt tại khu vực C kệ số 2 tầng 4 và có màu trắng sẽ được đặt mã SKU là Nam C24 trắng

1.2.3. Quản lý vật tư theo phương pháp FIFO và LIFO

Đây chính là 2 thuật ngữ khá là quen thuộc đối với những ai đang phụ trách công việc quản lý vật tư.

-    FIFO được hiểu là nhập trước – xuất trước. Phương pháp này áp dụng đối với những sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn ví dụ như thực phẩm, đồ công nghệ, sản phẩm theo tren,… Khi dùng phương pháp này thì bạn cần chú ý sắp xếp vì những vị trí thông thoáng. Dễ dàng trong vấn đề xuất – nhập diễn ra một cách thường xuyên.

-    LIFO có nghĩa là nhập sau – xuất trước, một số sản phẩm gần đây nhất đã được nhập vào trong kho sẽ được xuất ra đầu tiên. Những hàng hóa mới được dùng trước, ưu tiên hơn cả hàng hóa cũ.

1.2.4. Kiểm kê kho hàng và tổ chức quản lý nhân sự

Để có thể quản lý kho hàng đạt hiệu quả nhanh nhất, tối ưu nhất thì cơ quan doanh nghiệp cần liên túc tiến hành kiểm kê kho tư vật. Mục đích tránh sự sai sót, chênh lệch giữa những số liệu báo cáo so với những số lượng hàng hóa trên thực tế. Bảo đảm hàng không bị tồn kho quá lâu, hơn thế nữa thì việc kiểm kê kho hàng định kỳ còn hỗ trợ cho người quản lý đưa ra những quyết định hợp lý. Giúp cho việc luân chuyển hàng hóa kịp thời tránh vật tư, hàng hóa bị quá hạn hay giảm chất lượng, hư hỏng.

Một vấn đề đau đầu khác dành cho cơ quan, doanh nghiệp đó là nhân viên vật tư tự ý dùng hàng hóa hay tuồn sản phẩm hàng hóa, vật tư đi ra bên ngoài mục đích trục lợi cá nhân. Vì thế để tránh về tình trạng trên thì người quản lý cần có những biện pháp tổ chức nhân sự hợp lý mục đích quản lý vật tư hiệu quả. Chọn lựa người phù hợp và có một tính năng trung thực, xây dựng những quy tắc xử phạt mang tính răn đe mạnh mẽ. Ngoài ra cần phân quyền cho mỗi người để tránh tình trạng đùn đẩy công việc, trách nhiệm cho nhau.

1.2.5. Quản lý vật tư qua excel

Đối với công ty, doanh nghiệp nghiệp nhỏ hay những hộ kinh doanh có diện tích kho nhỏ, số lượng cũng như mẫu mã hàng hóa không được nhiều. Họ sẽ thường được hướng đến việc quản lý kho thủ công qua phần mềm excel. Vậy việc quản lý kho vật tư qua excel hiệu quả cần có những chú ý nào? Thiết kế file excel phù hợp đối với mỗi ngành hàng.

Các ngành hàng đều sẽ có một đặc tính khác và thời hạn hàng hóa khác nhau. Vì thế mà cần phải thiết kế file excel sao cho thật hợp lý với mỗi ngành hàng. Mục đích đảm bảo lưu trữ thông tin cụ thể, chính xác, nhanh chóng. Hỗ trợ người quản lý dễ dàng kiểm soát cũng như đồng bộ dữ liệu khi cần thiết. Cần có những kiến thức về excel để có thể xử lý lỗi, excel ở đây là phần mềm khá dễ dùng, tuy vậy với người không có kiến thức thì cơ bản về excel rất khó sử dụng, dễ mắc phải các lỗi khi thiết kế file excel quản lý vật tư. Vì trong mỗi hàm excel khi áp dụng vào việc nhập dữ liệu quản lý kho khá cồng kềnh, phức tạp.

Xem thêm: Nhà thầu phụ là gì? Bật mí những thông tin liên quan đến nhà thầu phụ

2. Nhiệm vụ của quản lý vật tư là gì?

Mục tiêu hết sức quan trọng của những nhà quản lý vật tư đó chính là duy trì một dòng nguyên liệu nhất quán dành cho những hoạt động sản xuất. Nhiệm vụ tuy có vẻ khá đơn giản nhưng lại mang tiềm ẩn bởi khó khăn nhất định như hóa đơn nguyên vật liệu không chính xác, cụ thể, nhập kho không đúng về số lượng, lỗi vận chuyển, phế liệu không được báo cáo hay một số vấn đề về báo cáo trong sản xuất.

Vấn đề để lập kế hoạch, tổ chức hay kiểm soát về dòng chảy của những nguyên liệu có nghĩa là quản lý vấn đề mua hàng, vận chuyển đồng thời đối với quán tình giao sản phẩm, sản xuất cuối cùng. Trong khi đó người quản lý nguyên vật liệu đang giám sát nhu cầu quản lý hàng tồn kho của cơ quan, doanh nghiệp, vấn đề mua sắm trực tiếp nguyên vật liệu có thể được tiến hành thông qua một nhóm thu mua riêng biệt.

Người quản lý nguyên vật liệu không chỉ quản lý về dòng nguyên vật liệu để bảo đảm giao hàng đúng hạn mà còn phải cần có một phương pháp quản lý chi phí, chất lượng thông qua chuỗi cung ứng. Theo dõi sát sao sự sẵn có của nguyên liệu cũng như sản phẩm để tiết kiệm về chi phí, bảo đảm thu hồi vốn lưu động một cách tối đa. Nguyên vật liệu sẽ thường được phân loại nguyên vật liệu một cách trực tiếp hay gián tiếp. Trực tiếp là các thiết bị cho một sản phẩm hoàn chỉnh. Trong khi nguyên liệu gián tiếp là một số nguyên liệu không trực tiếp tạo ra những sản phẩm cuối cùng.

Trên đây là một số thông tin chia sẻ về nội dung quản lý vật tư là gì? Hãy cùng chúng tôi theo dõi website timviec365.vn thường xuyên để không bỏ lỡ thông tin hữu ích cho bạn nhé. Chúc bạn đọc thật nhiều sức khỏe và hẹn gặp lại trong bài viết thú vị tiếp theo.