Giới thiệu | Sip phone là gì và ứng dụng trong doanh nghiệp

1. Giới thiệu về sip phone và giao thức sip

1.1. Sip phone là gì? 

Tuy không nhiều người dùng phổ thông biết về giao thức sip nhưng hiện nay tại rất nhiều doanh nghiệp sip phone được sử dụng vô cùng thường nhật, gắn liền với các hoạt động xử lý công việc. 

Phần lớn sip phone thường là điện thoại để bàn, tuy nhiên sẽ có 1 số doanh nghiệp sử dụng loại sip phone đặc biệt là di động cầm tay hay còn được gọi là soft phone. 

1.2. Ứng dụng của sip phone

Về bản chất, sip phone sử dụng giao thức Open Sip để quản lý cũng như tạo lập những cuộc gọi trong doanh nghiệp. 

Ví dụ: Chuỗi cửa hàng bánh ABC có 12 chi nhánh tại 12 quận trên địa bàn Hà Nội, để bộ phận văn phòng có thể kịp thời thông báo, nhắc nhở hoặc kiểm tra các vấn đề về dịch vụ tại các chi nhánh công ty sẽ sử dụng giao thức sip gắn vào điện thoại để bàn tại từng chi nhánh. Nhân viên trong các chi nhánh cũng có thể liên hệ với nhau để hỏi về hàng hóa, xin điều chuyển hoặc thông báo các vấn đề liên quan. Ban lãnh đạo của công ty có toàn quyền truy cập các cuộc gọi cũng như quản lý thêm, bớt, thay đổi số điện thoại của các chi nhánh. 

Giọng nói được truyền qua mạng dựa trên IP đồng thời sử dụng RTPR - một tiêu chuẩn mở khác. Giao thức này được gọi là giao thức thoại qua Internet - VolP. Bên cạnh cái tên sip phone, nhiều người cũng gọi đây là điện thoại VolP, máy khách VolP. 

2. Các loại sip phone thường được sử dụng

Như đã đề cập trong phần đầu của bài viết, sip phone được chia thành 2 loại phục vụ nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp.

Hãy cùng khám phá xem với mỗi loại sip phone cách thức sử dụng có gì khác nhau nhé!

2.1. Hardphone - điện thoại bàn

Dòng điện thoại để bàn thường có mẫu mã tương đồng với các loại điện thoại để bàn văn phòng khác, ở một số đơn vị nhằm bảo đảm các thành viên đều nắm bắt được thông tin sẽ chọn loại máy chỉ có loa ngoài. 

Về bản chất, chúng hoạt động tương tự như các mẫu điện thoại thông thường. 

Điện thoại bàn được kết nối thông qua loại dây cáp Ethernet, hiện nay, nhiều doanh nghiệp đầu tư loại điện thoại bàn không dây, có thể kết nối sạc để thuận tiện hơn trong hoạt động kiểm tra, bảo dưỡng. Một số dòng điện thoại sip phone để bàn phổ biến có thể kể đến Poly, Cisco, Nextiva, Panasonic. Đây đều là những hãng công nghệ nổi tiếng và dòng sip phone để bàn của họ cũng đem lại trải nghiệm ổn định đối với người dùng. 

Tuy nhiên, không phải sip phone nào cũng đem lại chất lượng sử dụng giống nhau. Chúng được chia thành 3 loại: cơ bản, trung cấp và cao cấp nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp hoặc từng phòng ban trong doanh nghiệp. 

Ví dụ: Sip phone trong các phân xưởng thường là dòng cơ bản, đề cao chất lượng hoàn thiện, tránh va đập còn sip phone cho bộ phận quản trị sẽ là dòng tầm trung đến cao cấp trở lên. 

2.1.1. Sip phone để bàn cơ bản

Giá thành của dòng sip phone này được đánh giá là mềm mại nhất trong 3 loại. Đây cũng là dòng điện thoại thừa hưởng những đặc trưng của loại điện thoại VolP đời đầu. 

Bộ phận chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp thường được trang bị loại điện thoại này, các tổng đài viên hoặc trung tâm hỗ trợ dịch vụ cũng sẽ sử dụng mẫu sip phone cơ bản như trên. 

Nhìn chung, dòng cơ bản đáp ứng được nhu cầu nghe - gọi, không thể truy cập thêm những tác vụ khác. 

2.1.2. Sip phone để bàn tầm trung

So với loại cơ bản thì dòng sip phone tầm trung sẽ mạnh mẽ hơn. Về mặt cấu tạo vật lý cũng sẽ có thêm các nút bấm hoặc tích hợp các thao tác truy vấn cuộc gọi, truy vấn danh bạ. 

Các nhân viên khi làm việc tại nhà thậm chí sẽ được doanh nghiệp gửi kèm điện thoại về để tiện xử lý công việc trong điều kiện cấp thiết. 

2.1.3. Sip phone để bàn cao cấp

Dòng điện thoại để bàn này có màu và có thể thực hiện đầy đủ những tính năng của 2 dòng kể trên. Bên cạnh đó, chúng cũng có thể kết nối Wifi, truyền dữ liệu qua Bluetooth. Bộ phận quản trị cấp cao thường sẽ sử dụng loại sip phone này. 

Trái ngược với dòng điện thoại tầm trung hay cơ bản, sip phone cao cấp có ít nút vật lý hơn và có thể truy cập các ứng dụng qua màn hình. 

2.2. Softphone - điện thoại di động 

Dòng softphone trong sip phone không chỉ là các điện thoại di động thông minh mà còn chỉ các loại phần mềm được tích hợp trong điện thoại. Giống như dòng để bàn, điện thoại softphone cũng được vận hành dựa trên các tiêu thức chuẩn SIP và RTP, bên cạnh đó chúng được thiết lập cuộc gọi và chức năng chuyển giọng nói. 

Các thiết bị điện toán như: máy tính để bàn, máy tính bảng, điện thoại thông minh đều có thể được vận hành trở thành thiết bị softphone. So với máy để bàn thì dòng softphone cung cấp cho doanh nghiệp nhiều lựa chọn hơn, cũng có thể cấp phát cho nhân viên dễ dàng hơn. 

Chỉ cần là thiết bị thông minh có micro và loa đều có thể sử dựng như softphone. Nhưng doanh nghiệp cần phải đảm bảo các thiết bị đó đều kết nối dựa trên IP hoặc máy chủ IP. Nhiều doanh nghiệp sẽ mua đầu số để đảm bảo thiết bị di động không bị nhân viên sử dụng với mục đích khác. 

3. Lợi ích của sip phone đối với doanh nghiệp

Có thể khẳng định, đối với các doanh nghiệp sip phone là một khoản đầu tư phù hợp và đúng đắn. Ngay cả khi bạn đang sử dụng những đời máy sip phone cơ bản hoặc tầm trung thì việc nâng cấp máy cũng vô cùng tiết kiệm chi phí. Theo nhiều nguồn thông tin, hầu hết các công ty quốc tế đều xác nhận rằng sip phone mang đến cho họ nhiều lợi ích đáng kể. 

Đầu tiên về chi phí bảo trì, các thiết bị sip phone đặc biệt là những thiết bị để bàn có tuổi thọ cực cao và gần như không bao giờ xảy ra các tình trạng hỏng hóc. Trừ trường hợp doanh nghiệp muốn tổ chức các đợt bảo trì thường niên, bằng không việc bảo trì thường rất ít khi phát sinh khi sử dụng sip phone. 

Tiếp theo đó, mỗi cá nhân hoặc mỗi phòng ban được trang bị sip phone sẽ có thể chủ động hơn trong việc liên lạc với khách hàng xử lý các vấn đề phát sinh mà không cần sử dụng số điện thoại của công ty. 

Với những doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều chi nhánh việc kết nối các nhân viên trong doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn. Đặc biệt là những doanh nghiệp hoạt động theo quy trình liên quan đến nhân viên đó. 

Việc các cuộc gọi đều được mã hóa thông qua giao thức sip sẽ tăng tính bảo mật cho các cuộc gọi nội bộ hoặc các cuộc gọi chứa thông tin quan trọng. Tất cả thông tin về cuộc gọi đều được lưu trữ trên cloud và có thể truy cập để kiểm tra, rà soát bất cứ lúc nào. Về tác vụ CRM cũng sẽ được kiểm soát tốt hơn.

Một trong những điểm tiện lợi khi sử dụng sip phone là giá trị chúng đem lại cho bạn nằm ở mục đích sử dụng chứ không phải thương hiệu. Như đã nói ở trên, chỉ cần một hệ thống sip phone để bàn cơ bản cũng sẽ sử dụng được trong thời gian rất dài nên bạn không nhất thiết phải đầu tư quá vào hệ thống sip phone. 

Hiện nay, không chỉ các tập đoàn doanh nghiệp mà cả những doanh nghiệp nhỏ cũng bắt đầu đầu tư vào việc sử dụng sip phone để quản lý doanh nghiệp và liên hệ với khách hàng một cách đơn giản và hiệu quả hơn. Đảm bảo được tính chuyên nghiệp trong xử lý công việc. 

Với những thông tin trong bài viết trên, timviec365.vn đã cùng bạn đọc tìm câu trả lời cho câu hỏi “Sip phone là gì?” cũng như khám phá thêm những kiến thức mới về các loại hình sip phone, lợi ích sử dụng sip phone mà nhiều người chưa biết. Mong rằng những thông tin chúng tôi cung cấp có giá trị và hỗ trợ được bạn đọc trong công việc. Hẹn gặp lại trong những bài viết tiếp theo!