Sơ đồ BFD quản lý nhân sự là gì? Ý nghĩa của sơ đồ BFD

1. Tổng quan về sơ đồ BFD quản lý nhân sự

1.1. Khái niệm sơ đồ BFD quản lý nhân sự

Sơ đồ BFD quản lý nhân sự là sơ đồ chức năng kinh doanh (hay sơ đồ phân rã chức năng), là từ viết tắt của Business Function Diagram. 

Sơ đồ BFD được sử dụng để thực hiện phân chia doanh nghiệp thành các phòng ban, mỗi phòng ban lại có một chức năng riêng biệt để củng cố cho toàn hệ thống.  

1.2. Ví dụ về sơ đồ BFD quản lý nhân sự

Sau đây là một ví dụ về mô hình phân rã chức năng. Trong sơ đồ, người ta cũng đã thể hiện rõ được chức năng của mỗi bộ phận: 

Giải thích sơ đồ: 

Trong một cửa hàng kinh doanh mặt hàng A, các bộ phận trong cửa hàng bao gồm: bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán và quản lý tồn kho. Mỗi bộ phận lại có một chức năng riêng biệt, họ cũng làm việc liên kết với nhau để tạo nên một tổng thể chung. 

- Với bộ phận kinh doanh, họ chia ra thành các nhóm nhỏ hơn bao gồm bán lẻ, quản lý đơn hàng hay quản lý công nợ. 

Tại nhóm bán lẻ, các nhân viên sẽ thực hiện các công tác bán hàng tại cửa hàng và trên các kênh bán hàng khác. Họ thực hiện tư vấn cho khách hàng theo nhu cầu và thuyết phục khách hàng ra quyết định mua. 

Tại nhóm quản lý đơn hàng, sau khi khách hàng đã mua sản phẩm thì nhóm này cần thực hiện các chức năng sắp xếp để vận chuyển hàng hóa tới tay khách hàng. Nếu như là các sản phẩm điện máy thì cần lắp đặt và hướng dẫn sử dụng. Tới khi khách hàng xác nhận sử dụng sản phẩm bình thường thì nhóm này hết nhiệm vụ. Trong trường hợp đơn hàng gặp bất cứ trục trặc sản phẩm gì nhóm này cần xác minh và có những phương án xử lý đổi, trả, hoàn tiền cho khách hàng theo thỏa thuận. 

Tại nhóm quản lý công nợ, khi khách hàng đã mua sản phẩm, nhóm quản lý công nợ cần rà soát lại số tiền đã thanh toán đã khớp với giá cả sản phẩm chưa. Với những sản phẩm có giá trị lớn, bán trả góp thì nhóm này cần thường xuyên đôn đốc nhắc nhở khách hàng khi gần đến kỳ hạn để khách hàng chuẩn bị giao nộp đúng ngày. 

- Với bộ phận kế toán, họ quản lý tài chính của cả một cửa hàng, tất cả các vấn đề về tài chính từ chi phí sản xuất, lương nhân viên, doanh số bán ra,... và thống kê báo cáo mỗi tháng về hoạt động kinh doanh của cửa hàng. 

- Với bộ phận quản lý hàng tồn kho, họ được phân thành 3 nhóm, bao gồm: quản lý nhập hàng, quản lý xuất và báo cáo tồn. Các bộ phận này cần thống kê và kiểm soát được lượng hàng nhập vào - bán ra và hàng còn lại trong kho. Khi nhận thấy hàng hóa không còn tồn đủ số lượng thì cần có những biện pháp báo cáo nhanh chóng và liên hệ với nhà cung cấp để bổ sung hàng hóa, tránh để tình trạng hết hàng, ảnh hưởng đến hoạt động bán và doanh thu của cửa hàng. 

Tương tự như vậy với các sơ đồ tại các doanh nghiệp khác. Mỗi doanh nghiệp có những sơ đồ khác nhau tùy thuộc theo quy mô, mục đích, lĩnh vực, định hướng mà doanh nghiệp đó đang theo đuổi. 

1.3. Mục đích của sơ đồ BFD quản lý nhân sự

Mục đích của việc sử dụng sơ đồ BFD là muốn xác định chính xác và cụ thể nhất chức năng của hệ thống thông tin doanh nghiệp. Khi phân tích chức năng, người ta thường nghĩ tới nhiều hơn việc bộ phận đó làm chức năng gì thay vì cách thực hiện chức năng đó như thế nào. 

Ví dụ như ở sơ đồ phần (1.2), khi phân nhóm quản lý đơn hàng, việc người ta ra quyết định phân nhóm này dựa trên nhiệm vụ của nhóm này cần thực hiện là quản lý đơn hàng chứ không phải suy nghĩ xem nhóm này cần thực hiện nhiệm vụ quản lý đơn hàng như thế nào.

Sau khi phân tách nhiệm vụ thì người ta mới bắt đầu đưa ra những phương pháp và cách thức thực hiện cho từng bộ phận. Cách thức này có thể thay đổi trong quá trình hoạt động để phù hợp với tình hình doanh nghiệp cũng như sự thay đổi của thị trường. Còn chức năng của các bộ phận dường như không thay đổi hoặc khó có thể thay đổi. 

1.4. Ý nghĩa của sơ đồ BFD quản lý nhân sự

Với một sơ đồ BFD, chúng ta có thể dễ dàng xác định các chức năng của từng phòng ban trong tổ chức. Điều này cũng giúp cho mọi người có thể so sánh được vị trí công việc của mỗi phòng ban trong toàn hệ thống doanh nghiệp, có thể phát hiện ra những điểm trùng lặp trong hệ thống, tránh dư thừa và lãng phí chi phí cho nguồn nhân lực, tối ưu được hiệu quả nhân lực. 

Sơ đồ BFD cũng là nền tảng để chúng ta xây dựng sơ đồ hệ thống dữ liệu doanh nghiệp, nghiên cứu các chương trình quản trị doanh nghiệp theo hệ thống. 

2. Lợi ích của việc phân rã BFD quản lý nhân sự

Việc phân rã BFD cho phép những người quản lý có cái nhìn từ tổng hợp đến chi tiết từng bộ phận. Từ đó, có thể phân công công việc hiệu quả hơn. 

Các đầu việc sẽ được phân cho từng phòng ban một cách dễ dàng, việc ai người nấy làm chứ không cần phải lo lắng “cha chung không ai khóc” hay chồng chéo công việc lên một bộ phận. 

Mỗi bộ phận sẽ được giao nhiệm vụ từ trên xuống dưới, phân biệt rõ ràng, mỗi người đều phải hoàn thành tốt công việc của mình trong khoảng thời gian cố định và được sự quản lý từ các cấp lãnh đạo. 

Các bộ phận trong công ty liên kết với nhau để hoàn thành các chương trình, dự án trong doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. 

3. Nguyên tắc phân rã chức năng

Tính tuần tự: Chức năng của từng cấp sẽ được liệt kê theo thứ tự xuất hiện. Tức là quy trình phân rã phải đi từ tổng quan đến cụ thể để tránh sự trùng lặp nhiệm vụ của các bộ phận. 

Tính ngắn gọn: Tên của mỗi chức năng cần phải ngắn gọn, tuy nhiên vẫn cần đảm bảo người đọc có thể hiểu ngay về chức năng của mỗi bộ phận khi họ chỉ cần nhìn qua. Tên phòng ban thường chứa động từ để khái quát được chức năng của nó. Ví dụ như bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý kho. 

Tính thống nhất: Các chức năng trong cùng một cấp cần phải có nhiệm vụ tương đương và bổ sung cho nhau để hoàn thiện chức năng cho các cấp cao hơn. 

Tính linh hoạt: Trong quá trình thực hiện và áp dụng sơ đồ BFD, nếu doanh nghiệp cảm thấy có một nhóm không phù hợp, thừa, trùng lặp thì có thể cân nhắc loại bỏ. Tuy nhiên, cần hạn chế tình trạng này để duy trì sự ổn định của doanh nghiệp. 

Ngày nay, việc quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn rất nhiều khi có sự xuất hiện của các phần mềm quản lý nhân sự online. Nó giúp cho những người làm việc ở vị trí này có thể giảm được khối lượng công việc mỗi ngày, việc quản lý cũng trở nên chính xác và dễ dàng hơn. Các bạn cũng nên tìm hiểu thêm về các phần mềm này để nâng cao kỹ năng làm việc. 

Trên đây là toàn bộ thông tin về sơ đồ BFD quản lý nhân sự. Mong rằng qua bài viết này các bạn đã có thêm những kiến thức cũng như kỹ năng về xây dựng sơ đồ quản lý nhân sự. Chúc các bạn thành công.