Hướng dẫn cách lập sổ quỹ tiền mặt Excel mới nhất và chuẩn nhất

1. Sổ quỹ tiền mặt là gì?

Sổ quỹ tiền mặt là sổ được kế toán hoặc thủ quỹ sử dụng để phản ánh, theo dõi tình hình thu chi trong doanh nghiệp và dùng tiền mặt bằng tiền Việt Nam tại doanh nghiệp đó.

Doanh nghiệp phát sinh bất kỳ khoản chi, khoản thu tiền mặt nào trong kỳ kế toán đều được kế toán hoặc thủ quỹ ghi chép rõ ràng vào sổ tiền mặt. Họ cũng sẽ là người quản lý, theo dõi và tiến hành nhập, xuất quỹ này. Nếu kế toán và thủ quỹ phát hiện có sự chênh lệch, cần tìm kiếm nguyên nhân gây nên, sau đó kiến nghị các biện pháp lên cấp trên để xử lý kịp thời.

Trước khi ghi nhận các phiếu thu, phiếu chi vào sổ quỹ tiền mặt do kế toán chuyển sang, thủ quỹ cần kiểm tra đầy đủ các giấy tờ này và đảm bảo tính hợp lệ của chúng. Khi nhập và xuất các quỹ tiền mặt cần kèm theo phiếu chi, phiếu thu đầy đủ và đảm bảo xác nhận bằng chữ kỹ của người giao, người nhận, những người cho phép xuất, nhập quỹ theo đúng quy định như trong chứng từ của kế toán viên.

2. Hướng dẫn cách ghi và làm sổ quỹ tiền mặt Excel

2.1. Sổ quỹ tiền mặt Excel cần có nội dung gì?

Thủ quỹ sẽ là người sử dụng sổ quỹ và trong một quỹ sẽ dùng một vài trang hay toàn bộ cuốn sổ. Dựa theo phiếu thu, phiếu chi tiền mặt để làm căn cứ ghi sổ quỹ, thực hiện theo nhập, xuất quỹ.

Các thông tin cần có trong sổ quỹ tiền mặt trên file Excel là:

- Thời gian ghi sổ, gồm ngày, tháng, năm.

- Thời gian chứng từ của phiếu chi, phiếu thu, ghi rõ ngày, tháng.

- Các số hiệu liên tục của chứng từ gồm phiếu chi và phiếu thu từ nhỏ cho tới lớn.

- Diễn giải nội dung như sau: Nội dung nghiệp vụ về kinh tế phát sinh trong phiếu chi, phiếu thu.

- Số tiền xuất quỹ.

- Số tiền nhập quỹ.

- Số tiền dư trong quỹ cuối ngày, đảm bảo số tiền này cần khớp với số tiền mặt đang có trong két.

Thông thường, các doanh nghiệp nhỏ sẽ sử dụng và lập sổ quỹ tiền mặt trên Excel. Khi doanh nghiệp phát sinh khoản chi, thu, kế toán sẽ dựa vào phiếu chi và thu tương ứng để nhập liệu lên file Excel. Theo định kỳ, kế toán sẽ tiến hành in sổ này theo quy định của pháp luật về lưu trữ chứng từ. Tuy vậy, đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, để tiện lợi trong quá trình lập sổ quỹ, quản lý thu chi, chứng từ, thì nên sử dụng phần mềm quản lý tài chính kế toán, ví dụ như phần mềm quản lý tài chính kế toán 365.

2.2. Hướng dẫn cách lập sổ quỹ tiền mặt bằng file Excel

2.2.1. Lập trực tiếp bằng chứng từ

Để ghi sổ, kế toán cần căn cứ theo phiếu chi và phiếu thu đã thực hiện và quan tâm tới số dư đầu kỳ của doanh nghiệp. Kế toán viên có thể thực hiện sổ quỹ tiền mặt theo các kỳ như theo ngày, tháng, quý hoặc năm. Thông thường, các giám đốc doanh nghiệp thường yêu cầu kế toán thực hiện sổ quỹ theo ngày, tháng hay quý, còn lập theo năm sẽ là tiền thuế tổng hợp các khoản thu chi trong doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp vừa mới thành lập và lần đầu thực hiện sổ quỹ tiền mặt hay kỳ trước của doanh nghiệp không có số dư và tồn quỹ bằng 0 thì số dư trong đầu kỳ sẽ bằng 0.

Khi doanh nghiệp ghi sổ quỹ tiền mặt theo các ngày, hãy lấy số dư trong cuối kỳ của ngày hôm trước ở báo cáo sổ quỹ. Trường hợp doanh nghiệp ghi sổ quỹ tiền mặt theo tháng hoặc quỹ thì cần lấy số dư trong báo cáo của sổ quỹ, tháng quỹ kỳ trước. Trường hợp doanh nghiệp ghi sổ quỹ theo năm, bạn lấy số dư cuối kỳ trong báo cáo của số quỹ năm trước đó và thực hiện đối chiếu trên bảng cân đối phát sinh tài khoản theo TK 111 của năm trước.

Đầu tiên, bạn ghi từng cột trong sổ quỹ tiền mặt như sau:

- Cột A: Thời gian ghi sổ: là ngày, tháng kế toán ghi sổ theo các nghiệp vụ phát sinh về kinh tế liên quan tới việc thu, chi, tăng giảm tiền mặt trong doanh nghiệp.

- Cột B: Thời gian chứng từ: thời gian ngày, tháng ghi trên phiếu chi, phiếu thu.

Lưu ý:

- Khi bạn làm cột A và B, khi ghi ngày tháng chứng từ, thời gian của chứng từ cần bằng hoặc phát sinh trước ngày tháng ghi sổ vì chứng từ là căn cứ để chúng ta ghi sổ. Để thuận tiện và nhanh chóng hơn trong quá trình thao tác, bạn có thể để sẵn cột A.

- Ngày tháng ghi sổ bạn có thể để sẵn bảng tính = Cột B - Thời gian chứng từ để có thể giảm thiểu các thao tác nhập vào và sổ quỹ đảm bảo tính hợp lý.

- Sổ quỹ bạn cần ghi theo trình tự thời gian để tránh tình trạng âm quỹ theo thời điểm, phiếu nào phát sinh trước thì nhập trước.

Tiếp theo, chúng ta tiến tới bước làm sổ chứng từ mục “Số hiệu chứng từ" gồm cột C là thu và cột D là chi, các số hiệu của phiếu chi và phiếu thu cần được ghi rõ ràng. Nếu bạn nhập phiếu thu, bạn cần đưa số hiệu vào bên trong cột C và nhập phiếu chi cần đưa số hiệu vào cột D.

Lưu ý khi thực hiện cột C và D: Trong mỗi dòng bạn chỉ nhập 1 phiếu và số hiệu của phiếu thu hoặc phiếu chi để đảm bảo không bị âm theo quỹ thời điểm cần được nhập liên tục từ nhỏ tới lớn. Nếu trong ngày doanh nghiệp phát sinh quá nhiều chứng từ, kế toán có thể nhập phiếu chi trước sau đó mới nhập tới phiếu chi, giúp tồn quỹ theo thời điểm trong ngày không bị âm.

Thứ ba, bạn lập cột E để khái quát nội dung nghiệp vụ trong chứng từ (phiếu thu và chi). Các thông tin nội dung nghiệp vụ trên chứng từ đã có trong dòng “lý do chi” hoặc “lý do nộp”, kế toán chỉ cần đưa nội dung này vào cột E.

Thứ tư, lập 3 cột số tiền: Cột G là thu, cột H là chi và cột I là số tồn:

- Cột G là thu: Kế toán nhập số tiền trong phiếu thu ở dòng “số tiền”.

- Cột G là chi: Kế toán nhập số tiền trên phiếu thu ở dòng “số tiền”.

- Cột I là tồn: Sau khi thực hiện thu hoặc chi tiền mặt, đây sẽ là số tiền quỹ còn lại.

Để tính ra số tiền tồn quỹ, bạn tính như sau:

Số tồn quỹ = Số dư tồn từ trước + số thu phát sinh trong quá trình tăng - số chi phát sinh giảm

Bạn cần chú ý rằng số tồn quỹ vào thời điểm cuối ngày cần khớp với sổ tiền mặt còn lại trong két.

Thứ năm, lập dòng cộng phát sinh bằng cách sử dụng hàm “SUM” để cộng phát sinh cho cột thu và chi.

Cuối cùng, kế toán thực hiện kiểm tra đối chiếu lại kết quả mà mình vừa thực hiện, đảm bảo số dư cuối kỳ cần bằng số tiền đang tồn trong nghiệp vụ phát sinh trong kỳ và số tiền mặt thực tế trong két cần được kiểm tra. Đồng thời, kế toán đối chiếu với sổ cái tài khoản 111 và sổ nhật ký chung.

2.2.2. Lập sổ quỹ tiền mặt bằng cách lấy số liệu trong sổ nhật ký chung

Nếu doanh nghiệp đang áp dụng hình thức sổ nhật ký chung để ghi sổ quỹ thì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần phải hạch toán bằng sổ nhật ký chung, tiếp đó mới đưa các thông tin vào sổ liên quan.

Kế toán cần thực hiện các công việc sau thì mới có thể thuận tiện lấy số liệu từ sổ nhật ký chung sang sổ quỹ tiền mặt:

- Căn cứ lập: Các số liệu đã có bên trong sổ nhật ký chung.

- Số dư đầu kỳ: Dựa vào sổ quỹ tiền mặt của kỹ trước, lấy tại số dư cuối kỳ.

- Sử dụng công thức: Thực hiện hàm “IF”.

Để thực hiện lập sổ quỹ theo sổ nhật ký chung, bạn thực hiện các bước như sau:

- Đưa các thông tin trên sổ nhật ký chung như nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới tăng, giảm tiền mặt vào sổ quỹ tiền mặt.

- Trên các sổ nhật ký chung, đã hạch toán các nghiệp vụ kế toán liên quan tới tiền mặt vào TK chi tiết 111 hoặc TK 111 và đây chính là tham số điều kiện để tính hàm “IF”.

- Sử dụng hàm “IF” trên sổ quỹ tiền mặt như sau:

Nhập vào bảng cú pháp “IF(Logical_test,[value_if_true],[value_if_false])”.

Trong đó:

+ Logical_test: chính là điều kiện xuất hiện trên sổ nhật ký chung với số hiệu tài khoản của tiền mặt 111.

+ Value_if_true: Nếu giá trị trả về biểu thức điều kiện đúng, đây chính là giá trị trả về, gồm các điều kiện thỏa mãn tại dòng có xuất hiện TK 111 trên sổ nhật ký chung.

+ Value_if_false: Nếu biểu thức trả về giá trị điều kiện sai, điều kiện này sẽ không thỏa mãn và tại dòng trên sổ nhật ký chung sẽ không xuất hiện TK 111, dòng này sẽ để trống vì không có kết quả.

Cuối cùng, kế toán viễn lấy dữ liệu liên quan tới tiền mặt TK 1111 sang sổ quỹ bằng cách sử dụng hàm “IF”.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được khái niệm, nội dung và cách lập sổ quỹ tiền mặt Excel. Nếu kế toán sử dụng phần mềm Excel để lập sổ quỹ, kế toán cần thành thạo các hàm, cách lập và đảm bảo các thao tác nhập chứng từ, số liệu chính xác, không có sai sót xảy ra. Để tiện lợi hơn, kế toán nên lập sổ quỹ tiền mặt trên các phần mềm kế toán như phần mềm quản lý tài chính kế toán 365, đảm bảo thao tác nhanh gọn, chính xác và tiết kiệm thời gian.