Kế toán Logistics là gì? Định khoản cơ bản và hạch toán của vị trí này

1. Kế toán Logistics là gì?

“Kế toán Logistics là gì?” là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm và thắc mắc. Kế toán Logistics là những người hạch toán, thực hiện các nghiệp vụ kế toán cho những quá trình liên quan đến chuỗi cung ứng Logistics như vận chuyển, đóng gói, lưu kho và bảo quản hàng hóa tới khi hàng hóa đó được giao tới tay người tiêu dùng.

Lĩnh vực Logistics đang phát triển mạnh mẽ, mang đến nhiều cơ hội cho những ai muốn tìm kiếm vị trí làm kế toán trong lĩnh vực này. Các doanh nghiệp hiện nay cũng rất quan tâm tới các chiến lược để Logistics có thể phát triển phù hợp, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường, do đó việc quản lý các nghiệp vụ, định khoản, hạch toán trong Logistics giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức và thực hiện được chiến lược phù hợp.

Vị trí kế toán Logistics được doanh nghiệp đánh giá vô cùng cao, là thành phần không thể thiếu trong các doanh nghiệp hoạt động trong Logistics.

2. Nghiệp vụ và định khoản cơ bản của kế toán Logistics

2.1. Tìm hiểu nghiệp vụ của kế toán ngành Logistics

Ngoài việc thực hiện những công việc kế toán tương tự giống các doanh nghiệp khác, kế toán Logistics có điểm khác biệt lớn nhất đó là thêm kế toán đối ngoại ở loại hình dịch vụ trong doanh nghiệp Logistics. Các công việc của kế toán thực hiện trong công ty Logistics thường liên quan tới việc dùng nhiều ngoại tệ và các doanh nghiệp Logistics cũng sẽ phát sinh thêm nhiều nghiệp vụ khác như thuế xuất khẩu, nhập khẩu, khoản chi hộ, thu hồ cùng với các cơ quan trong hải quan.

Trong ngành Logistics và chuỗi quản lý cung ứng, công việc chính của kế toán Logistics cần thực hiện bao gồm: Lập báo cáo tài chính, thu hộ, chi hộ, làm sổ chính xác bằng phần mềm kế toán hay phần mềm quản lý tài chính kế toán (như phần mềm quản lý tài chính kế toán 365), báo cáo quyết toán, báo cáo thuế, xuất hóa đơn,...

2.2. Đặc thù của doanh nghiệp và định khoản cơ bản của kế toán Logistics

Trong ngành Logistics, kế toán cần nắm được các đặc thù của doanh nghiệp, công ty Logistics và các định khoản cơ bản trong kế toán Logistics là gì.

2.2.1. Doanh nghiệp Logistics sử dụng những tài khoản nào?

Để theo dõi các khoản phải trả, phải thu, gồm có cả những khoản chi hộ, thu hộ, kế toán Logistics cần sử dụng tài khoản 331 và 131. Khi theo dõi các khoản chi hộ, kế toán có thể sử dụng các tài khoản như 338 và 138.

Về tài khoản 511 chi tiết gồm có tính doanh thu cước là 551131 và doanh thu cung cấp nội địa là 511132. Các chi phí này gồm những phí tổn nội địa (local charge) như: Chi phí Seal, Phí xếp dỡ container THC, phí làm điện giao hàng telex và phí chứng từ bill).

Với những tài khoản dịch vụ mua ngoài, gồm các mục chi tiết như chi phí dịch vụ mua ngoài là 62772 và chi phí cước là 62771.

2.2.2. Trong doanh nghiệp Logistics có những định khoản nào?

Những định khoản trong doanh nghiệp Logistics gồm những nội dung như sau:

- Khi thực hiện cung cấp các dịch vụ gồm các mục như: Có TK 51131, 51132; Nợ TK 131; Có TK 33311.

- Với chi phí mua vào các dịch vụ gồm những mục như :Nợ  TK 1331; Nợ TK 62771, 62772; Có TK 331.

- Với chi phí cho các nhân viên quản lý và nhân viên dịch vụ gồm các mục như: Có  TK 334; Nợ TK 622, 642.

- Với các khoản trích theo lương, định khoản gồm các mục: Có TK 334; Nợ TK 622, 642.

- Với những định khoản tập hơn giá thành dịch vụ gồm có những mục sau: Có TK 627, 622; Nợ TK 154.

- Khi hạch toán giá vốn dịch vụ gồm những mục như sau: Có TK 154; Nợ TK 632.

- Trong quá trình theo dõi các khoản như chi hộ, thu hộ, một số định khoản cần thực hiện khi nhận được các debit note do khách hàng đưa ra về các khoản thu hộ phí, thu hộ cước, ENS hay seat container, gồm những định khoản sau: Nợ TK 138 (thu hộ); Có TK 331; Nợ TK 133.

- Trong quá trình xuất hóa đơn cho khách hàng cần các mục như sau: Nợ TK 131; Có TK 338 (chi hộ); Có TK 3331.

3. Quy trình hạch toán kế toán Logistics trong xuất khẩu hàng hóa

3.1. Hạch toán dựa vào bộ chứng từ xuất khẩu

Khi thực hiện hạch toán dựa vào các bộ chứng từ xuất khẩu như hóa đơn thương mại, hóa đơn giá trị gia tăng, hợp đồng, đơn đặt hàng, tờ khai, đơn giao hàng, giấy tờ chứng minh hàng hóa đủ điều kiện để xuất khẩu,... Kế toán hạch toán như sau:

- Khi ghi nhận doanh thu: Nợ TK 112 (Nếu khách trả tiền ngay, với tiền gửi ngân hàng); Có TK 511 (Tính doanh thu); Nợ TK 131 (Nếu khách chưa thanh toán, hạch toán tiền phải thu khách hàng); Có TK 333 (Số thuế cần nộp và chi tiết những loại thuế xuất khẩu doanh nghiệp cần nộp nếu có).

Khi ghi nhận giá vốn: Phải ghi nợ vào tài khoản 632 (Với giá vốn hàng bán); Phải ghi có vào tài khoản 156, 158 (Với hàng kho và hàng hóa bảo thuế).

Lưu ý rằng, nếu doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài thì chỉ cần hóa đơn thương mại Commercial invoice mà không cần xuất hóa đơn GTGT. Khi thực hiện hạch toán, kế toán cần hạch toán và theo dõi đúng với loại ngoại tệ ứng với những giao dịch phát sinh đã thực hiện và khi quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá ngoại tệ được Thông tư 200/2024/TT-BTC quy định.

3.2. Hạch toán dựa vào hóa đơn Logistics của công ty và đại lý Logistic

Quá trình hạch toán dựa vào hóa đơn, chi phí gồm có: Chi phí vận chuyển, chi phí làm hàng, chi phí mở tờ khai,... tính từ thời gian hàng hóa được đem ra khỏi kho và giao đến tay khách hàng, thực hiện như sau: Với chi phí bán hàng là Nợ TK 641 và phải trả cho người bán là Có TK 331.

Nếu doanh nghiệp có các chứng từ nộp thuế xuất khẩu, thực hiện hạch toán như sau: Có TK 111, 112 (với các khoản tiền gửi ngân hàng hay tiền mặt); Nợ TK 333 (với các thuế xuất cần phải nộp NSNN, cần ghi rõ loại thuế xuất khẩu cần nộp).

3.3. Hạch toán dựa vào các chứng từ thanh toán

Khi kế toán thực hiện hạch toán vào các chứng từ thanh toán tiền cho đại lý, công ty Logistics, cần thực hiện hạch toán như sau: Nợ TK 331(Với số tiền phải trả người bán); Có TK 111, 112 (Với tiền mặt và tiền gửi ngân hàng).

3.4. Hạch toán căn cứ vào chứng từ thu tiền bán hàng

Khi căn cứ theo các chứng từ thu tiền bán hàng hoặc giấy báo có của ngân hàng, kế toán Logistic cần hạch toán như sau: Nợ TK 112 (Với tiền gửi ngân hàng) và Có TK 131 (với số tiền phải thu khách hàng).

Khi thanh toán, kế toán cần ghi nhận các chênh lệch tỷ giá phát sinh, bởi hàng xuất khẩu thường được thanh toán bằng các ngoại tệ, không phải Việt Nam đồng. Kế toán hạch toán vào tài khoản 515 khi lãi phát sinh chênh lệch các tỷ giá; kế toán hạch toán vào tài khoản 635 khi phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá.

Kế toán cần tiến hành đánh giá lại các tỷ giá hối đoái bảo cuối năm tài chính, tại thời điểm lập báo cáo tài chính, của những khoản mục tiền tệ ứng với số dư bên nợ trong TK 131. Tương tự, kế toán hạch toán vào 515 khi phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá và hạch toán vào tài khoản 635 khi phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được kế toán Logistics là gì và các phương pháp định khoản, hạch toán trong doanh nghiệp Logistics. Kế toán Logistics đóng vai trò vô cùng quan trọng, không thể thiếu trong doanh nghiệp Logistics, giúp doanh nghiệp hạch toán, định khoản và tính toán những chi phí, thu chi cần thiết. Các kế toán Logistics cũng cần nắm được các nghiệp vụ, hạch toán để đảm bảo thực hiện công việc của mình trơn tru, chính xác.