Bạn đã biết thời gian thích hợp để gọi điện cho khách hàng chưa?

1. Nên gọi điện cho khách hàng vào ngày nào? 

Ở cái thời kỳ của công nghệ này thì bạn không thể ngồi yên chờ đợi cơ hội gặp khách hàng bằng cách chờ các hoạt động, sự kiện… mà người chiến thắng sẽ là người đi trước, chủ động tìm cách liên hệ với khách hàng. Những ý kiến này là khá phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng. Tuy nhiên để có thể thuyết phục khách hàng qua điện thoại thì bạn cần nắm rõ thông tin của khách hàng, thời điểm nào là thích hợp nhất để họ có thể nghe điện thoại của mình, Tuy nhiên để có thể thuyết phục khách hàng qua điện thoại thì bạn cần nắm rõ thông tin của khách hàng, thời điểm nào là thích hợp nhất để họ có thể nghe điện thoại của mình, sẽ tăng phần trăm cao hơn. 

Vậy câu hỏi đặt ra là nên gọi cho khách hàng vào ngày nào?

Chính xác thì tùy vào đối tượng khách hàng, từng lĩnh vực khác nhau, sẽ có ngày vàng để liên hệ với khách hàng. 

- Nếu là lĩnh vực kinh doanh, thì người bán hàng sẽ có công thức để liên hệ khách hàng như sau: 

Hầu hết mọi người có thể cho rằng mình có thể gọi điện cho khách hàng bất cứ lúc nào mình muốn. Theo tư liệu ghi chép đến nay thì có một nghiên cứu năm 2024 của Call Hippo là chuẩn xác nhất, nghiên cứu này cho thấy rằng thứ tư và thứ năm là những ngày tốt nhất trong tuần để kêu gọi triển vọng bán hàng. Nhà nghiên cứu đánh giá đây là ngày vàng để có thể liên lạc và thuyết phục khách hàng. 

Mặc dù phát hiện này không hoàn toàn tạo sự ngạc nhiên. Tuy nhiên đi sâu phân tích ta thấy rằng, vào ngày thứ 6 là lúc mọi người thường chuẩn bị cho ngày cuối tuần nghỉ ngơi họ sẽ không muốn nghe những cuộc gọi bán hàng, vào thứ 2 khách hàng đang thực hiện công việc, kế hoạch trong tuần của họ nên cũng không hợp lý. Còn vào giữa tuần, mọi người đã có đủ thời gian để giải quyết những việc đầu tuần, làm việc với tần suất thấp nên khi bạn gọi đến họ sẽ không cảm thấy cuộc gọi của bạn là cuộc gọi gián đoạn, ảnh hưởng đến công việc của họ và họ sẽ cho bạn thời gian để trao đổi. 

Việc làm nhân viên chăm sóc khách hàng Mobifone

2. Thời điểm nào gọi cho khách hàng là hợp lý? 

Khi bạn đã chọn được ngày vàng để gọi nhưng bạn gọi sai thời điểm thì tỷ lệ thất bại dành cho bạn cũng rất cao. Vậy nên chọn thời điểm nào trong ngày để liên hệ? 

Một cuộc gọi bán hàng vào buổi sáng sớm cũng là phương án ý nghĩa.Vì cuộc gọi đó có thể kết nối với khách hàng trước khi họ bước vào ngày làm việc. Nhưng nó đã thực sự là thời gian tối ưu để gặp khách hàng hay chưa?

Theo sự nghiên cứu CallHippo tìm thấy cho rằng, thời điểm tốt nhất để gọi điện thoại cho khách hàng tiềm năng là từ 4h chiều đến 5h chiều trong ngày. Đây là lúc mà khách hàng đã gần như hoàn thành công việc trong ngày nên sẽ có thời gian dành cho bạn. Còn thời gian tốt nhất để nhận điện thoại là từ 11 giờ sáng đến 12 giờ tối, ấn định.

Nếu bạn có tìm hiểu bạn sẽ thấy công việc của một ngày làm việc điển hình, ví dụ lúc 11 giờ sáng, thì hầu hết mọi người đều đang gói ghém công việc trước khi ăn trưa. Tương tự như vậy, lúc nào vào lúc 4 giờ chiều, cả công ty đã đang làm việc nó sẽ kéo theo bị trùng xuống trong ngày. Rất dễ hiểu vì đây là thời điểm cuối ngày mọi người đều mệt và họ chỉ mong nhanh chóng để về nhà. 

3. Thời điểm cấm kỵ để liên lạc với khách hàng. 

Về khía cạnh thời điểm thì phần lớn nó phụ thuộc vào đặc thù của công việc mà khách hàng bạn đang hướng đến. Ví dụ khách hàng của bạn là các chuyên gia trong tổ chức, có thời gian làm việc từ 7 giờ sáng đến 10 giờ sáng? Thì đây là thời điểm tất cả mọi người bắt tay vào làm việc. Và thật tồi tệ nếu bạn gọi cho họ, nó trở thành khung thời gian tối kỵ với đối tượng khách hàng này của bạn. 

Theo thực tế thì hầu hết các văn phòng làm việc đều mở cửa từ 8 giờ sáng đến 9 giờ sáng vào các ngày trong tuần. Với lịch trình như thế này thì đưa đến một thực tế là những người làm việc ở đó không thể trả lời cuộc gọi của bạn vào khung giờ này. Và thường một lần trong văn phòng, một hoặc hai giờ đầu tiên của ngày, thường được tổ chức ngày của bạn và giải quyết các yêu cầu đó ngay lập tức.

Và sẽ không có hy vọng để bạn tiếp cận thành công người ra những quyết định ảnh hưởng đến bạn nếu bạn gọi đến sớm hơn hoặc muộn hơn giờ làm việc trong ngày. Thực tế chỉ ra rằng với những người làm việc ở văn phòng trước 8 giờ sáng có lẽ là những người sẽ có những công việc được thực hiện mà không nên làm phiền nhiễu họ, đồng nghĩa nó khiến họ ít có khả năng nhấc điện thoại lên. Trường hợp này cũng xảy ra tương tự với những người làm việc quá giờ quy định, tức tăng ca. 

Việc làm trưởng phòng chăm sóc khách hàng

4. Vậy thời gian đáp ứng tốt nhất là khi nào?

Ta thấy rằng, không thể theo kịp với đối tượng khách hàng tiềm năng mới trong vòng một giờ đầu tiên họ trở nên đủ điều kiện? 

Một lần nữa nhà nghiên cứu CallHippo đã xác định được sự khác biệt là 450% trong khoảng thời gian phản hồi của khách hàng tiềm năng có nhận được cuộc gọi tiếp theo của người tư vấn trong vòng một giờ kể từ khi họ gửi yêu cầu.

5. Bạn phải kiên trì gọi cho khách hàng 

Khách hàng là thượng đế, mình phải theo sát để nắm tình hình, để khách hàng thấy sự chân thành của mình, thấy được họ quan trọng biết bao đối với mình thì khi đó cơ hội tiếp cận và thuyết phục khách hàng của mình sẽ cao hơn, bạn sẽ chiếm ưu thế. 

Nếu tư vấn viên không kiên trì mà bỏ cuộc thì điều gì sẽ xảy ra? Tất nhiên bạn sẽ bị mất đối tượng khách hàng tiềm năng đó vào tay đối thủ. Một câu hỏi được đặt ra là: Bạn có muốn bỏ cuộc gọi điện thoại dành cho khách hàng sau hộp thư thoại thứ hai hoặc thứ ba của mình mà không có kết quả gì hay không? 

Nhà nghiên cứu CallHippo đã tìm thấy hơn 30% số khách hàng tiềm năng không bao giờ nhận được cuộc gọi tiếp theo sau lần liên lạc ban đầu của tư vấn viên. Tuy nhiên, cùng một cuộc khảo sát trực tuyến lại cho thấy các nhân viên bán hàng có tỷ lệ thành công lên đến 90% khi liên lạc với người quyết định trong cuộc gọi thứ sáu của mình dành cho khách hàng. 

Qua nghiên cứu, qua thực tế ta có thể chứng minh rằng bằng cách thực hiện thêm một vài lần gọi nữa, tức là sẽ theo đuổi khách hàng lâu hơn, bền bỉ hơn thì nhân viên bán hàng có thể sẽ đạt được mức tăng trưởng liên tục là 70%, một con số rất lớn. Đúc kết lại đó là, mỗi người tư vấn viên khi liên lạc với khách hàng thì đừng bỏ cuộc quá sớm, hãy theo đuổi đến cùng, kiên trì và bền bì để khách hàng được nhận ra những mặt tích cực. Đổi lại bạn sẽ có được những điều bạn mong muốn. 

Tuyển dụng nhân viên chăm sóc khách hàng Viettel

6. Tốc độ cuộc gọi có vai trò gì không? 

Người ta vẫn thường xem nhẹ tốc độ của cuộc gọi. Họ thấy rằng đây chỉ là những điều bên ngoài, chỉ có thời gian gọi, ngày vàng hay phải kiên trì mới quan trọng còn thực chất tốc độ cuộc gọi không đóng vai trò gì ở đây. Liệu suy nghĩ này có đúng không? Nhân viên tư vấn cần làm gì để chiếm được cảm tình, sự tích cực của khách hàng tiềm năng dành cho mình? Mục này sẽ cho bạn đáp án rõ ràng để bạn hiểu thêm về vấn đề này. 

Theo khảo sát của Velocify đã cho thấy rằng sự khác biệt lớn nhất trong việc liên lạc của tư vấn viên với nhóm các khách hàng tiềm năng mới chính xác là theo kịp tốc độ như thế nào. Thực tế chỉ ra rằng, nghiên cứu của những nhà nghiên cứu này là chính xác gần như với tất cả mọi người. Ở đây họ cho thấy rằng các khách hàng tiềm năng thường nhận được cuộc gọi trong vòng một phút, một con số không lớn. Và từ cuộc điều tra ban đầu của họ, yếu tố này đã được cải thiện đến 391%. Ta thấy rằng cũng là một nỗ lực để phát triển, để thay đổi. 

Yếu tố cuối cùng được nhắc đến ở đây cùng được xem là yếu tố đóng vai trò quan trọng đó là việc người gọi, tức tư vấn viên phải chọn đúng thời điểm để thực hiện các cuộc gọi của bạn để bán hàng, và cũng phải tùy từng đối tượng khách hàng khác nhau, đây được xem là điều cần thiết để góp phần thuyết phục khách hàng, bán hàng thành công. 

Có một lưu ý rằng là mặc dù sáu nguyên tắc cơ bản này chính là một bước đệm phát triển tốt để bắt đầu cho mục tiêu tìm và thuyết phục khách hàng. Bạn có thể linh động thay các chiến lược dài, ngắn khác nhau tùy thuộc vào tính chất của doanh nghiệp bạn để qua đó có thể hoạt động tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn so với các đối thủ khác trong cùng lĩnh vực. Những gợi ý này chỉ giúp bạn kiểm tra xem những cách tiếp cận này có phù hợp với hướng mà doanh nghiệp của bạn đang đi hay không để xem xét và và chấp nhận những phương pháp này nếu nó phù hợp với bạn. Có thể rằng, bạn sẽ cảm thấy ngạc nhiên khi thấy có nhiều triển vọng về đối tượng khách hàng hơn mà bạn có thể tiếp cận đơn giản hơn chỉ với một vài tinh chỉnh cơ bản nhưng nó phù hợp và đem lại hiệu quả thì nó vẫn tốt. Tuy nhiên bạn cũng nên nhớ rằng đừng để khách hàng cảm thấy bạn đang làm phiền họ bằng những cuộc gọi san sát nhau. 

Bài viết này đã gợi ý cho bạn về thời gian thích hợp để gọi điện cho khách hàng. Và bạn nên nhớ rằng họ có thể do dự để bắt đầu một nhiệm vụ mới nhưng bạn hãy làm cho khoảng thời gian này trở thành quãng thời gian hoàn hảo để họ sẵn sàng nhận một cuộc điện thoại từ bạn. Để bạn có cơ hội tiếp cận, thuyết phục để họ trở thành khách hàng tiềm năng của bạn. Đó cũng là điều mà công việc này đòi hỏi sự linh hoạt, nhạy bén của nhân viên.