Timesheet là gì? Lý do doanh nghiệp nên sử dụng timesheet

1. Timesheet là gì?

Timesheet có tên gọi là bảng chấm công. Trong các doanh nghiệp, nó được sử dụng để bộ phận kế toán có thể các định giờ công và tính lương cho nhân viên một cách chính xác. Đồng thời, gửi bảng chấm công cho nhân viên để họ xác nhận lại ngày công của họ.

Bảng chấm công có thể lấy dữ liệu từ máy chấm công của doanh nghiệp hay cũng có thể được lập thủ công tại một vài doanh nghiệp. Thậm chí nó còn là bản báo cáo công việc của một nhân viên trong khung giờ. Vậy những ai thường xuyên sử dụng timesheet trong doanh nghiệp? Đó là kế toán, phòng kinh doanh, giám đốc, kỹ thuật, bảo vệ,... nói chung ai cũng có thể sử dụng và một số nơi nó được coi như là sự bắt buộc.

2. Lợi ích của việc sử dụng timesheet trong doanh nghiệp

2.1. Chấm công cho nhân viên

Đây cũng là ứng dụng thực tế đầu tiên cũng như được sử dụng nhiều nhất của timesheet đó là chấm công cho nhân viên. Đối với các doanh nghiệp có đông nhân viên thì bạn sẽ cần timesheet để có thể quản lý nhân viên của mình một cách chính xác như: ngày nghỉ, ngày đi làm, ngày có tăng lương,... để tránh xảy ra sai sót khi tiến hàng trả lương cho nhân viên.

Một số quy trình chấm công có thể qua các bước như sau:

- Bản thảo chấm công (chứa nội dung chấm công được tạo hàng ngày).

- Nhân viên sẽ được xem và kiểm tra nội dung của bảng chấm công vào cuối các kỳ và sau đó chuyển cho người quản lý phụ trách.

- Quản lý thẩm định lại và duyệt nếu bảng chấm công chính xác.

- Ngày nay có rất nhiều các phần mềm được lập ra để phục vụ cho việc chấm công của doanh nghiệp. Điều này giúp cho quá trình chấm công và điều chỉnh được diễn ra nhanh và chuyên nghiệp hơn. Đặc biệt việc kết hợp sử dụng phần mềm CRM là timesheet sẽ là combo hữu hiệu nhất cho các nhà quản lý vừa có thể chăm sóc khách hàng vừa có thể quản lý nhân viên một cách hiệu quả.

2.2. Dùng timesheet để kiểm tra quỹ thời gian của nhân viên

Hiện nay, rất nhiều trường hợp nhân viên đi làm nhưng nếu không có người giám sát sẽ không sử dụng thời gian một cách hợp lý khiến năng suất bị giảm đi đáng kể. Việc làm riêng trong hay thực hiện công việc một cách tràn lan đang là vấn đề khiến cho các ông chủ doanh nghiệp phải đau đầu. Do vậy một giải pháp hữu hiệu đề tra đó là sử dụng timesheet để kiểm tra quỹ thời gian của nhân viên.

Vào cuối các kỳ báo cáo, nếu bạn nhận thấy nhân viên của mình làm việc không năng suất thì có thể yêu cầu họ tường trình quỹ thời gian của công ty đã được họ sử dụng như thế nào. Khi nó nhân viên được yêu cầu sẽ phải lập timesheet và trình bày về các khung thời gian trong giờ làm việc họ đã làm gì, đi những đâu. Dựa vào bảng đó mà bạn có thể đối chiếu và kiểm tra những thời điểm nhân viên của bạn nêu đã thực sự sử dụng tốt quỹ thời gian hay chưa. Từ đó, đưa ra các biện pháp xử lý, đóng góp ý kiến, điều chỉnh cho nhân viên của mình.

2.3. Lên kế hoạch dự án cho công việc sắp tới

Để đảm bảo các nhân viên của mình thực hiện đúng tiến độ công việc để ra thì người chịu trách nhiệm quản lý phải xác định rõ được các bước thực hiện một dự án. Có thể nói timesheet sẽ là công cụ đắc lực giúp bạn giải quyết vấn đề này. Bạn có thể sẵn sàng lên kế hoạch cho mình và nhân viên, từ đó phân bổ thời gian và nhân lực một cách hợp lý và dễ dàng hơn. 

Khi giải quyết được vấn đề cho nhân viên thì họ sẽ báo cáo tiến độ trở nhân dễ dàng hơn. Các nhân viên sẽ nhanh chóng xác định được họ đã thực hiện gì và xót công việc nào, từ đó bạn có thể đề xuất cho họ những phương án tối ưu và hiệu quả nhất. 

Xem thêm: Chi phí gián tiếp được hiểu như thế nào và cách phân biệt?

3. Có nên sử dụng timesheet trong công việc?

Trước khi có sự xuất hiện của timesheet, bạn có thể suy nghĩ về các lợi ích khi sử dụng công cụ này là gì? Giả dụ như bạn muốn dành 60% thời gian cho các dự án với khách hàng và 40% thời gian còn lại cho việc đào tạo và huấn luyện phát triển nhân viên. 

Ngày trước các công ty, doanh nghiệp vẫn thường xuyên duy trì việc báo cáo chi phí sử dụng thời gian dưới dạng giấy tờ văn bản. Tuy nhiên, hiện tại có khá nhiều công ty xuất hiện cung cấp phần mềm kế toán thống kê. Bạn có thể dành thời gian để tìm hiểu về các phần mềm này, chắc chắn nó sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp của bạn.

Tuy việc sử dụng timesheet là một giải pháp hữu hiệu cho các doanh nghiệp những đôi khi nó cũng có thể gây ra một số phản ứng tiêu cực đối với nhân viên nếu như các bảng báo cáo chỉ là một hình thức lấy lệ và các ban lãnh đạo không dành nhiều thời gian chú trọng nó. Việc này sẽ gây khó chịu cho nhân viên và làm mất đi sự kính trọng, nghe lời cấp trên của mình.

Mặt khác, nếu các ông chủ doanh nghiệp quá khắt khe trong việc bắt nhân viên phải báo cáo liên tục và chi tiết, đôi khi hơi cứng nhắc trong công việc cũng có thể khiến nhân viên cảm thấy bị kiểm soát quá mức trong khi họ mang lại nhiều lợi ích cho công ty.

4. Sự kết hợp giữa phần mềm timesheet và Work Log

Phần mềm quản lý công việc Timesheet và Work log là hai tiện ích được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với việc tích hợp giữa các phần mềm quản trị khách hàng CRM với Timesheet lại hiếm thấy. Phần mềm CloudPro CRM cung cấp các tính năng liên quan đến quản lý công việc tích hợp cả việc chăm sóc khách hàng và quản lý nhân viên hiệu quả. 

Trong đó, timesheet (thời gian biểu) cho phép người dùng có thể quản lý và nắm bắt thời gian làm việc của toàn bộ doanh nghiệp. Thời gian, tiến độ hoàn thành của dự án, chiến dịch hay bất cứ yếu tố nào đó liên quan đến công việc.

Tính năng Work Log (nhật ký công việc) cho phép người dùng có thể xem lại các công việc cũng như những thông tin liên quan đến công việc đó. Từ đó nắm bắt được các tài liệu liên quan đến dự án hoàn thành của mình.

Cả 2 tính năng timesheet và Work Log đều muốn hướng tới lợi ích chung là nâng cao khả năng và hiệu quả làm việc. Từ đó giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng trong việc quản lý nhân viên, quản lý các tác vụ. Từ đó đưa ra các chính sách quản lý KPI hay mức lương phù hợp đối với từng nhân viên cụ thể. Việc đưa ra những mục tiêu rõ ràng sẽ giúp nhân viên xác định được việc cần phấn đấu để hoàn thành mục tiêu đồng thời tăng năng suất, hiệu quả công việc cho toàn doanh nghiệp.

Timesheet là một công cụ được các doanh nghiệp sử dụng rất nhiều trong ngày nay. Điều này cho thấy tính ứng dụng của timesheet vô cùng hiệu quả. Mong rằng qua bài chia sẻ trên đây bạn đã nắm rõ được timesheet là gì? Lý do doanh nghiệp nên sử dụng timesheet. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến chủ đề này thì hãy để làm bình luận phía bên dưới bài viết để được giải đáp một cách nhanh gọn nhất nhé.