Đăng tin miễn phí
Quay lại

Ứng dụng sơ đồ tư duy trong thao tác lập kế hoạch công việc hiệu quả

Tác giả: Timviec365.vn

Lần cập nhật gần nhất: 08/08/2024

Sơ đồ tư duy đã được giới thiệu khá lâu, tuy nhiên có vẻ như nhiều bạn chưa thực sự hiểu và tận dụng được hết giá trị của phương pháp này. Có thể bạn chưa biết, sơ đồ tư duy còn có thể được ứng dụng để lập kế hoạch công việc. Vậy làm thế nào để ứng dụng sơ đồ tư duy vào trong công việc? Sử dụng phần mềm nào để lập sơ đồ tư duy? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé!

1. Ứng dụng sơ đồ tư duy để lập kế hoạch công việc

Sơ đồ tư duy, hay bản đồ tư duy (Mindmap), chắc hẳn là một khái niệm đối với mỗi người chúng ta. Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này chính là giúp người sử dụng tổ chức và sắp xếp thông tin một cách bài bản và theo một hệ thống nhất quán. Thông tin sẽ được hiển thị rất trực quan và người xem có thể truy xuất thông tin nhanh chóng. Điều này giúp người sử dụng tăng cường khả năng ghi nhớ thông tin hơn.

Ứng dụng sơ đồ tư duy để lập kế hoạch công việc
Ứng dụng sơ đồ tư duy để lập kế hoạch công việc

1.1. Tác dụng của sơ đồ tư duy trong quá trình làm việc

Sơ đồ tư duy gây ấn tượng với người xem bằng những màu sắc và hình ảnh bắt mắt, từ đó thông tin được não bộ theo cả hình thức trực tiếp và gián tiếp. Chính vì vậy người xem sẽ có khả năng ghi nhớ thông tin tốt hơn.

Nếu bạn vẫn chưa hình dung ra được tác dụng tuyệt vời của sơ đồ tư duy trong việc hỗ trợ cho công việc của bạn thì hãy tham khảo những gợi ý sau đây nhé!

1.1.1. Quản lý thời gian hiệu quả

Sơ đồ tư duy có thể được ứng dụng vào việc lập kế hoạch công việc. Vào mỗi buổi sáng khi bắt đầu làm việc, bạn có thể dành ra khoảng 15 phút để lên danh sách các công việc cần hoàn thành trong ngày và đưa chúng lên sơ đồ tư duy. Tại mỗi đầu việc, bạn ghi chú thêm thời gian bắt đầu và phân bổ thời gian hợp lý tương ứng với khối lượng công việc. Nhờ đó, bạn có thể tận dụng quỹ thời gian của mình tốt hơn và tránh được tình trạng để thời gian trôi qua một cách vô nghĩa.

Sơ đồ tư duy giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả
Sơ đồ tư duy giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả

1.1.2. Sắp xếp công việc hợp lý

Có những công việc có quan hệ trực tiếp với nhau, chẳng hạn như các bước của một tiến trình nào đó. Sau khi lập danh sách công việc, bạn có thể sắp xếp công việc tùy theo mức độ quan trọng và mối quan hệ giữa những công việc này nếu có. Từ đó, bạn sẽ sắp xếp những công việc ưu tiên để có thể hoàn thành trước.

1.1.3. Nâng cao hiệu suất công việc

Để làm việc hiệu quả, bạn cần biết cách quản lý thời gian và sắp xếp công việc. Và sơ đồ tư duy có thể giúp bạn làm được cả hai điều này. Thật tuyệt vời đúng không nào?

Bạn xác định được mình cần thực hiện công việc nào trước và khoảng thời gian dành cho công việc đó. Sau đó, bạn tự thiết lập những nguyên tắc để tuân thủ hạn chót mà mình đã đề ra từ đầu. Việc tuân thủ những nguyên tắc sẽ giúp bạn làm việc một cách khoa học và hiệu quả hơn. Khi đã hình thành được thói quen làm việc khoa học thì hiệu suất công việc của bạn sẽ được tăng lên đáng kể.

Sơ đồ tư duy giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc
Sơ đồ tư duy giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc

1.2. Ứng dụng sơ đồ tư duy để lập kế hoạch công việc

Sơ đồ tư duy có thể giúp bạn xây dựng và triển khai một dự án trên lý thuyết. Điều này là rất cần thiết để xác định tính khả thi của dự án. Bằng việc sử dụng những vòng tròn, khung vuông và các đường kẻ, người quản lý có thể “vẽ” ra bức tranh toàn cảnh về một dự án và những phần việc cần thực hiện để hoàn thành dự án đó. Quá trình này giúp bạn xây dựng ý tưởng về dự án và các bước quan trọng cần thực hiện.

Tiếp theo, khi đi vào từng giai đoạn nhỏ hơn trong dự án trên, bạn vẫn có thể tiếp tục sử dụng sơ đồ tư duy như một công cụ trợ giúp đắc lực giúp bạn lập kế hoạch công việc.

Ở bước này bạn nên sử dụng kết hợp phần mềm quản lý công việc hàng ngày và phần mềm vẽ sơ đồ tư duy. Khi tạo sơ đồ tư duy trên phần mềm bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa hoặc thêm bớt nội dung một cách nhanh chóng. Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm vào các ghi chú nếu cần.

Thao tác tạo sơ đồ tư duy để lập kế hoạch công việc như sau:

- Bước 1: Ở trung tâm của trang tạo sơ đồ tư duy, bạn đặt một khung tròn và tên dự án. Chẳng hạn: “Kế hoạch làm việc của Dự án X”

- Bước 2: Tiếp theo bạn tạo thêm các nhánh chính cho sơ đồ tư duy. Mỗi nhánh chính sẽ tương ứng với một giai đoạn quan trọng trong dự án.

- Bước 3: Sau khi đã hoàn thành các nhánh chính, tiếp theo hãy bắt đầu triển khai các nhánh phụ. Ý tưởng rất đơn giản: chia nhỏ các bước lớn trong dự án của bạn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để có thể quản lý được.

Lập kế hoạch công việc theo phương pháp sơ đồ tư duy
Lập kế hoạch công việc theo phương pháp sơ đồ tư duy

- Bước 4: Thêm các nhánh phụ cấp ba nếu cần. Thậm chí bạn có thể tiến xa đến nhánh phụ cấp bốn trong sơ đồ tư duy của mình nếu cần thiết. 

- Bước 5: Xem lại sơ đồ tư duy của bạn. Đối với mỗi nhiệm vụ nhỏ trên sơ đồ tư duy, hãy thêm vào các thông tin sau: thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, ngày đến hạn, các nguồn lực cụ thể cần thiết và nếu có liên quan, người phụ trách thực hiện nó. Đồng thời cũng nên đánh dấu các nhiệm vụ mà bạn muốn chuyển thành các mốc quan trọng.

Sau khi hoàn thành bước này, về cơ bản là bạn đã hoàn thành xong thao tác xây dựng kế hoạch công việc cho một dự án qua việc ứng dụng sơ đồ tư duy.

2. Một số phần mềm vẽ sơ đồ tư duy hỗ trợ lập kế hoạch công việc

Như chúng ta đã nói với nhau, sơ đồ tư duy nên được triển khai trên phần mềm để có thể dễ dàng sắp xếp, thêm bớt, chỉnh sửa các thông tin cần thiết.

Sau đây hãy cùng tham khảo một số phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ tư duy nhé!

2.1. Phần mềm Edraw MindMaster

2.1.1. Giới thiệu về phần mềm

Phần mềm vẽ sơ đồ tư duy Edraw MindMaster có thể được sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau với nhiều tính năng hữu ích. Giao diện chính của phần mềm sẽ bao gồm một khoảng trắng để bạn thể hiện những ý tưởng của mình lên đó và một thanh công cụ chứa tất cả những gì cần thiết để giúp bạn hoàn thành điều đó.

Phần mềm Edraw MindMaster
Phần mềm Edraw MindMaster

Mọi chức năng như chèn hình ảnh, clipart, các nội dung ghi chú… đều có thể sử dụng dễ dàng. Ngoài ra trong bảng điều khiển nằm ở phía bên trái màn hình bạn cũng sẽ tìm thấy nhiều tùy chọn mạnh mẽ giúp tùy biến sơ đồ tư duy.

2.1.2. Các tính năng độc đáo của Edraw MindMaster

Phần mềm này cung cấp rất nhiều clipart và các mẫu sơ đồ tư duy được chia sẻ bởi người dùng khác để bạn có thể tham khảo. Thêm vào đó, chức năng phân chia sơ đồ tư duy thành các nhánh riêng biệt cũng cho phép bạn tự tạo slide cho mỗi nhánh.

Ngoài ra, bạn cũng có thể lưu trữ tệp sơ đồ tư duy online để có thể truy cập vào bất cứ lúc nào, hoặc chia sẻ với người dùng khác.

2.2. Phần mềm Ayoa

2.2.1. Giới thiệu về phần mềm

Nói một cách dễ hiểu thì Ayoa là một phần mềm quản lý tác vụ dưới dạng sơ đồ tư duy. Bạn có thể sử dụng phần mềm này để lập kế hoạch dự án và theo dõi tiến độ hoàn thành dự án. Thêm vào đó, bạn cũng có khả năng sử dụng Ayoa để phân phối nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm.

2.2.2. Một số ưu điểm của phần mềm

Ayoa được đánh giá cao bởi rất nhiều ưu điểm mà phần mềm này sở hữu:

- Sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau và tất cả điều hoàn toàn miễn phí.

- Giao diện người dùng đơn giản, trực quan, rất dễ dàng thao tác và quản lý.

- Quản lý công việc đội nhóm, kết hợp với phương pháp sơ đồ tư duy và biểu đồ Gantt.

- Các thành viên trong nhóm có thể cộng tác và làm việc cùng nhau.

Phần mềm vẽ sơ đồ tư duy Ayoa
Phần mềm vẽ sơ đồ tư duy Ayoa

Và còn rất nhiều ưu điểm khác sẽ được bộc lộ nhiều hơn trong quá trình sử dụng phần mềm. Ayoa cũng không chiếm quá nhiều tài nguyên của thiết bị khi hoạt động và có thể vận hành mượt mà trên hầu hết các dòng máy hiện nay.

Bạn hoàn toàn có thể ứng dụng sơ đồ tư duy vào việc triển khai dự án và lập kế hoạch công việc. Điều này không chỉ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả và sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên, mà bạn còn có thể giám sát tiến độ thực hiện dự án và thực hiện những điều chỉnh kịp thời theo tình hình thực tế làm việc. Hãy luyện tập ứng dụng sơ đồ tư duy vào trong công việc và bạn sẽ thấy được hiệu quả bất ngờ của phương pháp này đấy.

Mô hình quản lý thời gian

Tìm hiểu ngày cách quản lý thời gian của bản thân một cách có hiệu nhất để không lãng phí bất cứ một giây phút nào với mô hình quản lý thời gian sẽ được giới thiệu ngay trong bài viết sau đây nhé!

Mô hình quản lý thời gian

Chuyên mục

Bí quyết viết CV Tâm sự Nghề nghiệp Cẩm Nang Tìm Việc Kỹ Năng Tuyển Dụng Cẩm nang khởi nghiệp Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm Kỹ năng ứng xử văn phòng Quyền lợi người lao động Bí quyết đào tạo nhân lực Bí quyết lãnh đạo Bí quyết làm việc hiệu quả Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép Bí quyết viết thư xin thôi việc Cách viết đơn xin việc Bí quyết tăng lương Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên Kỹ năng đàm phán lương Kỹ năng phỏng vấn Kỹ năng quản trị doanh nghiệp Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng Mẹo viết hồ sơ xin việc Mẹo viết thư xin việc Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng Định hướng nghề nghiệp Top việc làm hấp dẫn Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng Tư vấn việc làm ngành Báo chí Tư vấn tìm việc làm thêm Tư vấn việc làm ngành Bất động sản Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin Tư vấn việc làm ngành Du lịch Tư vấn việc làm ngành Kế toán Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật Tư vấn việc làm ngành Sư phạm Tư vấn việc làm ngành Luật Tư vấn việc làm thẩm định Tư vấn việc làm vị trí Content Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn Tư vấn việc làm quản lý Kỹ năng văn phòng Nghề truyền thống Các vấn đề về lương Tư vấn tìm việc làm thời vụ Cách viết Sơ yếu lý lịch Cách gửi hồ sơ xin việc Biểu mẫu phục vụ công việc Tin tức tổng hợp Ý tưởng kinh doanh Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh Mẹo viết Thư cảm ơn Góc Công Sở Hoạt động đoàn thể Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe Quản trị nhân lực Quản trị sản xuất Cẩm nang kinh doanh Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất Mô tả công việc ngành Kinh doanh Mô tả công việc ngành Bán hàng Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán Mô tả công việc ngành Marketing - PR Mô tả công việc ngành Nhân sự Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin Mô tả công việc ngành Sản xuất Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải Mô tả công việc Kho vận - Vật tư Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn Mô tả công việc ngành Hàng không Mô tả công việc ngành Xây dựng Mô tả công việc ngành Y tế - Dược Mô tả công việc Lao động phổ thông Mô tả công việc ngành Kỹ thuật Mô tả công việc Nhà nghiên cứu Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính Mô tả công việc Biên - Phiên dịch Mô tả công việc ngành Thiết kế Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern Mô tả công việc ngành Freelancer Mô tả công việc Công chức - Viên chức Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận Hồ sơ doanh nhân Việc làm theo phường Danh sách các hoàng đế nổi tiếng Vĩ Nhân Thời Xưa Chấm Công Tài Sản Doanh Nghiệp Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng Quản Lý Công Việc Nhân Viên Đánh giá nhân viên Quản Lý Trường Học Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính Kinh nghiệm Quản lý kho hàng Quản Lý Gara Ô Tô Xem thêm gợi ý