Ứng dụng sơ đồ tư duy trong thao tác lập kế hoạch công việc hiệu quả

1. Ứng dụng sơ đồ tư duy để lập kế hoạch công việc

Sơ đồ tư duy, hay bản đồ tư duy (Mindmap), chắc hẳn là một khái niệm đối với mỗi người chúng ta. Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này chính là giúp người sử dụng tổ chức và sắp xếp thông tin một cách bài bản và theo một hệ thống nhất quán. Thông tin sẽ được hiển thị rất trực quan và người xem có thể truy xuất thông tin nhanh chóng. Điều này giúp người sử dụng tăng cường khả năng ghi nhớ thông tin hơn.

1.1. Tác dụng của sơ đồ tư duy trong quá trình làm việc

Sơ đồ tư duy gây ấn tượng với người xem bằng những màu sắc và hình ảnh bắt mắt, từ đó thông tin được não bộ theo cả hình thức trực tiếp và gián tiếp. Chính vì vậy người xem sẽ có khả năng ghi nhớ thông tin tốt hơn.

Nếu bạn vẫn chưa hình dung ra được tác dụng tuyệt vời của sơ đồ tư duy trong việc hỗ trợ cho công việc của bạn thì hãy tham khảo những gợi ý sau đây nhé!

1.1.1. Quản lý thời gian hiệu quả

Sơ đồ tư duy có thể được ứng dụng vào việc lập kế hoạch công việc. Vào mỗi buổi sáng khi bắt đầu làm việc, bạn có thể dành ra khoảng 15 phút để lên danh sách các công việc cần hoàn thành trong ngày và đưa chúng lên sơ đồ tư duy. Tại mỗi đầu việc, bạn ghi chú thêm thời gian bắt đầu và phân bổ thời gian hợp lý tương ứng với khối lượng công việc. Nhờ đó, bạn có thể tận dụng quỹ thời gian của mình tốt hơn và tránh được tình trạng để thời gian trôi qua một cách vô nghĩa.

1.1.2. Sắp xếp công việc hợp lý

Có những công việc có quan hệ trực tiếp với nhau, chẳng hạn như các bước của một tiến trình nào đó. Sau khi lập danh sách công việc, bạn có thể sắp xếp công việc tùy theo mức độ quan trọng và mối quan hệ giữa những công việc này nếu có. Từ đó, bạn sẽ sắp xếp những công việc ưu tiên để có thể hoàn thành trước.

1.1.3. Nâng cao hiệu suất công việc

Để làm việc hiệu quả, bạn cần biết cách quản lý thời gian và sắp xếp công việc. Và sơ đồ tư duy có thể giúp bạn làm được cả hai điều này. Thật tuyệt vời đúng không nào?

Bạn xác định được mình cần thực hiện công việc nào trước và khoảng thời gian dành cho công việc đó. Sau đó, bạn tự thiết lập những nguyên tắc để tuân thủ hạn chót mà mình đã đề ra từ đầu. Việc tuân thủ những nguyên tắc sẽ giúp bạn làm việc một cách khoa học và hiệu quả hơn. Khi đã hình thành được thói quen làm việc khoa học thì hiệu suất công việc của bạn sẽ được tăng lên đáng kể.

1.2. Ứng dụng sơ đồ tư duy để lập kế hoạch công việc

Sơ đồ tư duy có thể giúp bạn xây dựng và triển khai một dự án trên lý thuyết. Điều này là rất cần thiết để xác định tính khả thi của dự án. Bằng việc sử dụng những vòng tròn, khung vuông và các đường kẻ, người quản lý có thể “vẽ” ra bức tranh toàn cảnh về một dự án và những phần việc cần thực hiện để hoàn thành dự án đó. Quá trình này giúp bạn xây dựng ý tưởng về dự án và các bước quan trọng cần thực hiện.

Tiếp theo, khi đi vào từng giai đoạn nhỏ hơn trong dự án trên, bạn vẫn có thể tiếp tục sử dụng sơ đồ tư duy như một công cụ trợ giúp đắc lực giúp bạn lập kế hoạch công việc.

Ở bước này bạn nên sử dụng kết hợp phần mềm quản lý công việc hàng ngày và phần mềm vẽ sơ đồ tư duy. Khi tạo sơ đồ tư duy trên phần mềm bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa hoặc thêm bớt nội dung một cách nhanh chóng. Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm vào các ghi chú nếu cần.

Thao tác tạo sơ đồ tư duy để lập kế hoạch công việc như sau:

- Bước 1: Ở trung tâm của trang tạo sơ đồ tư duy, bạn đặt một khung tròn và tên dự án. Chẳng hạn: “Kế hoạch làm việc của Dự án X”

- Bước 2: Tiếp theo bạn tạo thêm các nhánh chính cho sơ đồ tư duy. Mỗi nhánh chính sẽ tương ứng với một giai đoạn quan trọng trong dự án.

- Bước 3: Sau khi đã hoàn thành các nhánh chính, tiếp theo hãy bắt đầu triển khai các nhánh phụ. Ý tưởng rất đơn giản: chia nhỏ các bước lớn trong dự án của bạn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để có thể quản lý được.

- Bước 4: Thêm các nhánh phụ cấp ba nếu cần. Thậm chí bạn có thể tiến xa đến nhánh phụ cấp bốn trong sơ đồ tư duy của mình nếu cần thiết. 

- Bước 5: Xem lại sơ đồ tư duy của bạn. Đối với mỗi nhiệm vụ nhỏ trên sơ đồ tư duy, hãy thêm vào các thông tin sau: thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, ngày đến hạn, các nguồn lực cụ thể cần thiết và nếu có liên quan, người phụ trách thực hiện nó. Đồng thời cũng nên đánh dấu các nhiệm vụ mà bạn muốn chuyển thành các mốc quan trọng.

Sau khi hoàn thành bước này, về cơ bản là bạn đã hoàn thành xong thao tác xây dựng kế hoạch công việc cho một dự án qua việc ứng dụng sơ đồ tư duy.

2. Một số phần mềm vẽ sơ đồ tư duy hỗ trợ lập kế hoạch công việc

Như chúng ta đã nói với nhau, sơ đồ tư duy nên được triển khai trên phần mềm để có thể dễ dàng sắp xếp, thêm bớt, chỉnh sửa các thông tin cần thiết.

Sau đây hãy cùng tham khảo một số phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ tư duy nhé!

2.1. Phần mềm Edraw MindMaster

2.1.1. Giới thiệu về phần mềm

Phần mềm vẽ sơ đồ tư duy Edraw MindMaster có thể được sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau với nhiều tính năng hữu ích. Giao diện chính của phần mềm sẽ bao gồm một khoảng trắng để bạn thể hiện những ý tưởng của mình lên đó và một thanh công cụ chứa tất cả những gì cần thiết để giúp bạn hoàn thành điều đó.

Mọi chức năng như chèn hình ảnh, clipart, các nội dung ghi chú… đều có thể sử dụng dễ dàng. Ngoài ra trong bảng điều khiển nằm ở phía bên trái màn hình bạn cũng sẽ tìm thấy nhiều tùy chọn mạnh mẽ giúp tùy biến sơ đồ tư duy.

2.1.2. Các tính năng độc đáo của Edraw MindMaster

Phần mềm này cung cấp rất nhiều clipart và các mẫu sơ đồ tư duy được chia sẻ bởi người dùng khác để bạn có thể tham khảo. Thêm vào đó, chức năng phân chia sơ đồ tư duy thành các nhánh riêng biệt cũng cho phép bạn tự tạo slide cho mỗi nhánh.

Ngoài ra, bạn cũng có thể lưu trữ tệp sơ đồ tư duy online để có thể truy cập vào bất cứ lúc nào, hoặc chia sẻ với người dùng khác.

2.2. Phần mềm Ayoa

2.2.1. Giới thiệu về phần mềm

Nói một cách dễ hiểu thì Ayoa là một phần mềm quản lý tác vụ dưới dạng sơ đồ tư duy. Bạn có thể sử dụng phần mềm này để lập kế hoạch dự án và theo dõi tiến độ hoàn thành dự án. Thêm vào đó, bạn cũng có khả năng sử dụng Ayoa để phân phối nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm.

2.2.2. Một số ưu điểm của phần mềm

Ayoa được đánh giá cao bởi rất nhiều ưu điểm mà phần mềm này sở hữu:

- Sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau và tất cả điều hoàn toàn miễn phí.

- Giao diện người dùng đơn giản, trực quan, rất dễ dàng thao tác và quản lý.

- Quản lý công việc đội nhóm, kết hợp với phương pháp sơ đồ tư duy và biểu đồ Gantt.

- Các thành viên trong nhóm có thể cộng tác và làm việc cùng nhau.

Và còn rất nhiều ưu điểm khác sẽ được bộc lộ nhiều hơn trong quá trình sử dụng phần mềm. Ayoa cũng không chiếm quá nhiều tài nguyên của thiết bị khi hoạt động và có thể vận hành mượt mà trên hầu hết các dòng máy hiện nay.

Bạn hoàn toàn có thể ứng dụng sơ đồ tư duy vào việc triển khai dự án và lập kế hoạch công việc. Điều này không chỉ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả và sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên, mà bạn còn có thể giám sát tiến độ thực hiện dự án và thực hiện những điều chỉnh kịp thời theo tình hình thực tế làm việc. Hãy luyện tập ứng dụng sơ đồ tư duy vào trong công việc và bạn sẽ thấy được hiệu quả bất ngờ của phương pháp này đấy.