Văn phòng phẩm là gì? Cập nhật từ A – Z các thông tin liên quan!

1. Giải đáp thắc mắc văn phòng phẩm là gì?

Văn phòng phẩm là những vật dụng sử dụng để phục vụ cho các công việc trong văn phòng. Văn phòng phẩm bao gồm có giấy in, sổ viết, giấy viết, bút, ghim, kẹp file, các túi clear bag, giấy than giấy scan, dập ghim, kìm đục lỗ, bút chỉ laser, hồ dán, phong bì, phấn viết bảng, cặp đựng tài liệu,… Đây đều là những thứ rất quan trọng, không thể thiếu được trong hoạt động của các văn phòng, nhất là đối với các bộ phận về hành chính – văn phòng.

Khi nhắc đến văn phòng phẩm, không ít người nhầm lẫn với khái niệm thiết bị văn phòng, thậm chí có người còn xem đó là 1. Trên thực tế, đây là 2 khái niệm khác nhau, trong đó thì thiết bị văn phòng mang nghĩa rộng hơn, bao hàm văn phòng phẩm. Nếu như văn phòng phẩm chỉ có các vật dụng khá nhỏ nhẹ, đơn giản thì thiết bị văn phòng sẽ bao gồm cả những thứ lớn hơn, cồng kềnh hơn như là tủ văn phòng, kệ tài liệu, máy tính, máy in, máy fax, máy photo, máy đếm tiền,… Đây là những thứ có giá trị lớn hơn và mức khấu hao giá trị của doanh nghiệp cũng sẽ lớn hơn.

Gợi ý: Việc làm nhân viên kinh doanh văn phòng phẩm tại đây!

2. Nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm hiện nay

Hiện nay, nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm tại Việt Nam là vô cùng lớn. Theo như thống kê cho thấy thì các sản phẩm văn phòng trong các công ty, tổ chức ở Việt Nam mỗi năm đều tăng lên rất mạnh mẽ. Vì thực tế, các văn phòng phẩm này không chỉ được sử dụng riêng biệt trong ngành giáo dục mà còn có các doanh nghiệp, công ty dùng đến.

Nếu như trong ngành giáo dục, nhu cầu về sản phẩm văn phòng phẩm ở mức ổn định thì đến các công ty, doanh nghiệp lại có nhu cầu chuyển biến liên tục mà chủ yếu là ở mức tăng lên. Thị trường văn phòng phẩm tại Việt Nam mỗi năm đều tăng giá trung bình là 15%/năm. Đặc biệt là đối với các đồ dùng thiết yếu như là sổ sách, vở, bút tăng lên đến 20%, sách giáo khoa tăng lên 10%.

Một minh chứng nữa cho thấy nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm có xu hướng tăng đó là có rất nhiều hãng sản phẩm văn phòng nhập ngoại đang xâm nhập vào thị trường Việt Nam. Và theo nhận định của một CEO trong nước thì thị trường này đang và sẽ luôn hấp dẫn, tạo sự cạnh tranh khốc liệt. Sự hấp dẫn ở đây chính là nhu cầu tăng cao về số lượng và cả chất lượng. Thị trường văn phòng phẩm luôn ở mức tăng trưởng ổn định với 2 con số mỗi năm. Chính điều này đã hấp dẫn nhiều hãng cung cấp thiết bị, sản phẩm văn phòng phẩm trong và ngoài nước, tạo nên sự cạnh tranh khốc liệt. Hơn nữa mức độ đào thải của thị trường này cũng khá cao.

Tuy nhiên thì một thực trạng đang diễn ra đó là người tiêu dùng Việt Nam vẫn thấy chưa được đáp ứng về các nhu cầu văn phòng phẩm của mình. Bởi nếu các sản phẩm bán giá thấp thì họ lo ngại không đảm bảo chất lượng, còn sản phẩm chất lượng thì giá thành lại khá cao. Cũng chính điều này mà nhu cầu văn phòng tăng lên nhưng lại ít hãng đáp ứng được yêu cầu của người tiêu dùng.

Việc làm giao hàng văn phòng phẩm

3. Các loại văn phòng phẩm phổ biến

Như đã nói ở trên, văn phòng phẩm bảo gồm rất nhiều loại khác nhau. Dưới đây là một số thông tin về các văn phòng phẩm được sử dụng phổ biến, mời bạn đọc cùng tham khảo nhé.

Các loại giấy

Giấy in chính là một trong những loại văn phòng phẩm được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Giấy in bao gồm có nhiều kích thước, màu sắc, độ dày mỏng khác nhau. Giấy in sẽ luôn cần có trong các văn phòng để in, soạn thảo hợp đồng, copy tài liệu, các bản nội quy,… Thông thường thì giấy in sẽ ở khổ A4, có màu trắng, còn một số khổ lớn hơn như là A3 hay A2 hoặc khổ nhỏ hơn là A5 thì được sử dụng riêng cho các trường hợp khác nhau.

Bên cạnh giấy in to thì văn phòng phẩm cũng sử dụng cả giấy note hay còn gọi là giấy nhớ nhỏ để ghi chép, ghi chú lại các lưu ý về công việc cần làm hay các ý tưởng, kế hoạch mới trong công việc.

Một số lợi giấy tờ, hóa đơn, chứng từ hay tem sản phẩm thì sẽ được sử dụng tại các bộ phận kế toán, thu ngân để xuất các hóa đơn nên nhu cầu về giấy in là không thể thiếu.

Sổ tay

Đây cũng là đồ dùng không thể thiếu trong các văn phòng, nhất là đối với nhân viên kế toán, nhân viên hành chính – nhân sự. Sổ tay hiện nay gồm có nhiều loại với các kích thước khác nhau, nhiều mẫu mã. Tùy vào sở thích của mỗi người cũng như đặc thù của công việc mà có thể lựa chọn loại sổ cho phù hợp. Phổ biến nhất hiện nay vẫn là sổ tay có bìa màu đen, bên trong là giấy trắng. Còn đối với những sổ tay nhỏ gọn, có hoa văn bắt mắt, màu sắc sặc sỡ thì thường được sử dụng để ghi chép nhanh, phù hợp hơn với người trẻ trung, năng động, yêu đời.

Bìa đựng các tài liệu

Đối với bìa đựng tài liệu thì hiện nay cũng có rất nhiều loại và nó có tác dụng giúp cho việc quản lý các hồ sơ, các tài liệu văn bản chuyên nghiệp được hiệu quả hơn mà lại dễ tìm kiếm, không bị thất lạc các thông tin.

Hộp bút và các loại bút

Mặc dù công việc văn phòng hiện nay chỉ yếu làm trên máy tính nhưng vẫn không thể thiếu được các loại bút để ghi chép khi cần thiết. Có nhiều loại bút được sử dụng trong văn phòng hiện nay như là bút bi, bút chì, bút máy,… Tuy nhiên thì phổ biến nhất vẫn là bút bi, bút chì, ngoài ra còn có bút tẩy, bút dạ quang,… Và chắc chắn khi có bút sẽ cần có hộp bút để đựng, đảm bảo sự ngăn nắp, gọn gàng cho bàn làm việc.

Tìm hiểu thêm: Danh sách công ty văn phòng phẩm mới nhất tại đây!

4. Chi phí cho văn phòng phẩm có lớn không?

Trong thời buổi bão giá, lạm phát như hiện nay thì vấn đề tiết kiệm luôn được đặt lên hàng đầu. Khi nhắc đến vấn đề này nói chung và tiết kiệm văn phòng phẩm nói riêng, có thể nhiều người sẽ cho rằng “biết rồi, khổ lắm, nói mãi”. Thực tế thì ai cũng biết điều đó, nhưng đôi khi không nhắc đến, công việc dồn dập mỗi ngày, bản thân không để ý nên vô tình quên đi và vấp phải những điều không đáng có.

Cũng không ít người có suy nghĩ là văn phòng phẩm đều là những thứ nhỏ nhặt, chẳng đáng bao nhiêu so với lợi nhuận, với tài sản của công ty. Tuy nhiên nếu thử cộng dồn tất cả văn phòng phẩm của công ty, những thứ nhỏ nhặt đó lại xem mỗi năm công ty sẽ phải chi trả bao nhiêu tiền cho văn phòng phẩm?

Trên thực tế, chi phí cho văn phòng phẩm tưởng nhỏ mà lại không hề nhỏ. Rất nhiều bộ phận cần sử dụng, số lượng văn phòng phẩm sẽ vô cùng lớn, hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng đều cần sử dụng, cứ hết là phải mua vì nó rất cần thiết. Vậy nên số tiền để chi cho các loại văn phòng phẩm sẽ là vô cùng lớn, nhất là đối với các công ty phát triển, quy mô lớn.

Chính vì vấn đề đó mà các nhân viên trong tổ chức, công ty cần phải biết cách sử dụng văn phòng phẩm sao cho đúng mục đích, không lãng phí, cần có ý thức giữ gìn các sản phẩm này để tiết kiệm cho nguồn ngân sách của công ty.

Tham khảo: Mẫu giấy đề xuất mua văn phòng phẩm mới nhất tại đây!

5. Một số vấn đề cần lưu ý khi mua văn phòng phẩm

Ngoài những điều kể trên, các tổ chức và doanh nghiệp khi mua và sử dụng vật phẩm văn phòng cũng cần chú ý đến một số vấn đề quan trọng sau đây:

- Không sử dụng các văn phòng phẩm có mức giá quá thấp vì có thể đó là hàng trôi nổi, giả mạo trên thị trường, hàng kém chất lượng, không có thương hiệu. Sử dụng các mặt hàng này mặc dù rẻ nhưng sẽ không được lâu bền, kém chất lượng và thậm chí còn ảnh hưởng đến công việc. Tuy nhiên thì cần căn cứ vào mục tiêu tài chính để lựa chọn văn phòng phẩm phù hợp. Dù không dùng sản phẩm quá rẻ nhưng cũng không nên quá đầu tư vào sản phẩm có giá trên trời khi không cần thiết.

- Hạn chế sử dụng các mẫu văn phòng phẩm khác lạ bởi có thể đó chỉ là những mặt hàng được sản xuất tạm thời trong thời gian nhất định, không lâu dài. Do đó, nếu sử dụng mẫu mã mới thì trong thời gian tới chắc chắn sẽ cần thay đổi tiếp.

- Nên đặt hàng đối với các sản phẩm được nhiều người tin tưởng, có truyền thống lâu đời trong ngành. Các nhân viên phụ trách mảng văn phòng phẩm này có thể lên các website để xem đánh giá của người tiêu dùng, từ đó lựa chọn sản phẩm phù hợp cho công ty của mình.

Hy vọng rằng bài viết trên đây đã giúp các bạn hiểu rõ về văn phòng phẩm là gì cùng một số thông tin liên quan đến vấn đề này nhé.