Hành chính văn phòng là gì? Giải đáp thông tin cho bạn từ A => Z

1. Tìm hiểu khái niệm hành chính văn phòng là gì?

Hiểu một cách thông thường thì hành chính văn phòng có nghĩa là bộ phận đảm nhiệm công việc liên quan để các công tác thủ tục hành chính giấy tờ, tổ chức công tác văn thư lưu trữ; lễ tân đón khách; hỗ trợ các vấn đề về lương thưởng cho toàn bộ nhân viên trong công ty; ngoài ra còn có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong các vấn đề về các thủ tục pháp lý trong kinh doanh. Hành chính văn phòng cũng là bộ phận không thể thiếu của bất kỳ các đơn vị công ty, doanh nghiệp nào, hay tại các tổ chức trực thuộc từ Nhà nước đến tư nhân. Với tính chất công việc đa dạng, bởi thế mà ở các đơn vị nhiều doanh nghiệp bộ phận Hành chính – Nhân sự hay Hành chính – Tổ chức cũng được xếp chung vào cùng một bộ phận để dễ dàng hơn cho việc thuận tiện trao đổi và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.

Nhiều người khi nghe đến cụm từ hành chính văn phòng thường nghĩ rằng đây chỉ là những công việc phụ trách giấy tờ nhỏ nhặt. Tuy nhiên trên thực tế, nhiệm vụ của bộ phận hành chính văn phòng khá đa dạng, đặc biệt là trong một thời kỳ công nghệ 4.0 như hiện nay thì ngoài việc đảm nhiệm các công việc như cũ thì họ ngày càng trở nên đa năng hơn khi họ cũng có thể bao quát toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp. Bởi thế mà cũng sẽ không quá ngoa khi ví đây như là bộ phận “bảo mẫu” của doanh nghiệp.

Với hành chính văn phòng, chúng ta có thể bắt gặp họ ở nhiều vị trí cũng như ở nhiều bộ phận khác nhau như: kế toán, thư ký hành chính văn phòng, bộ phận văn thư, chuyên viên tuyển dụng nhân sự,..

2. Những nghiệp vụ trong nghề hành chính văn phòng

Ở mỗi doanh nghiệp thì công việc hành chính văn phòng cũng sẽ có những tính chất khác nhau, nhưng thông thường họ sẽ đảm nhận những công việc như sau:

- Phụ trách các công tác lễ tân, tiếp khách, cụ thể như: tiếp nhận các thông tin và phản hồi từ phía khách hàng, tương tác trực tiếp với khách hàng, các đối tác thông qua các đường truyền điện thoại, livechat, các trang mạng xã hội của doanh nghiệp; đón khách; xử lý các thông tin ban đầu và thực hiện hướng dẫn khách đến đúng các bộ phận chức năng để giải quyết vấn đề của họ.
- Đảm nhiệm vai trò thư ký của doanh nghiệp, thực hiện các công việc mang tính chất hỗ trợ cấp trên như: sắp xếp lịch làm việc cho lãnh đạo, sắp xếp lịch họp, chuẩn bị các tài liệu, trang thiết bị cho các cuộc họp, tổ chức các buổi phỏng vấn, liên hoan trong doanh nghiệp,…
- Nắm vai trò trong việc thực hiện các công tác soạn thảo tư liệu, văn bản; lưu trữ hồ sơ cụ thể như: dịch văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại, soạn thảo các tài liệu, văn bản, chứng từ kinh doanh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.
Phụ trách công tác chấm công cho nhân viên, phổ biến các nội quy của doanh nghiệp đến toàn thể các bộ phận nhân viên trong công ty

- Thực hiện các công tác quản lý các cơ sở hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, mua các thực phẩm thiết yếu phục vụ cho nhu cầu tăng ca của các nhân viên, thực hiện đặt báo chí, kiểm kê tài sản đảm bảo số lượng cũng như chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, có thể thực hiện các đề xuất bổ sung nếu cần thiết phải thay mới hoặc sửa chữa.
- Duy trì, xây dựng các hoạt động công động trong môi trường làm việc, cụ thể như: tổ chức các hoạt động chăm sóc, kiểm tra sức khỏe định kỳ cho toàn thể các cán bộ nhân viên trong công ty, tổ chức các sự kiện hội họp nhân các dịp đăc biệt (8/3, 20/10, lễ, tết,…). Giải quyết các thắc mắc cũng như mâu thuẫn giữa của các cá nhân trong công ty, xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn hóa
- Hỗ trợ cấp trên trong các vấn đề liên quan đến pháp lý, cụ thể như: tìm hiểu và thực hiện các công tác liên quan đến các thủ tục giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, hỗ trợ xây dựng và quản lý các chương trình kế hoạch công tác của công ty.

3. Những điều kiện nào được yêu cầu trong nhóm ngành hành chính văn phòng?

Tất nhiên là tùy ở mỗi môi trường làm việc mà mỗi nhân viên hành chính văn phòng cũng sẽ nhận được những yêu cầu khác nhau từ phía doanh nghiệp của mình. Nhưng với vai trò và vị trí trách nhiệm được trải đều trên các phương diện, thì yêu cầu của người làm công việc hành chính văn phòng sẽ bao gồm những tiêu chí sau:

3.1. Tố chất

Dù với tính chất công việc khá nhẹ nhàng, nhưng một điểm chung với bất kỳ công việc hành chính văn phòng nào thì cũng đều yêu cầu người làm liên tục phải di chuyển, nên sự nhanh nhẹn, tháo vát và tinh thần trách nhiệm công việc cao chính là yếu tố không thể thiếu. Bởi thế trước khi quyết định ra nhập công việc này, hãy chắc chắn rằng bạn là một người có tính tỉ mỉ cao trong công việc; làm việc theo nguyên tắc và có quy củ; có tư duy khoa học cao; biết các lên kế hoạch và sắp xếp công việc một cách cụ thể.

3.2. Kỹ năng hành chính văn phòng

Các kỹ năng như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng bao quát, tổng hợp vấn đề, kỹ năng xử lý các tình huống, kỹ năng tin học văn phòng, kỹ năng ngoại ngữ,.. là những kỹ năng không thể thiếu với bất kỳ trong vị trí công việc văn phòng nào. Đặc biệt là với kỹ năng giao tiếp, nhiều người thường cho rằng, hành chính văn phòng thôi mà, cần gì phải giao tiếp giỏi chứ. Đây là quan điểm hoàn toàn sai lầm nhé, dù có thể với tính chất công việc của bạn sẽ không thường xuyên phải gặp gỡ đối tác thế nhưng khả năng giao tiếp lại chính là một trong những điều quan trọng giúp bạn thành công trong công việc, giữ gìn mối quan hệ giữa sếp và nhân viên và nâng cao thiện cảm trong mối quan hệ đồng nghiệp đó 2

Ngoài ra nếu đang có nhu cầu ứng tuyển công việc này bạn cũng nên đưa các hoạt động ngoại khóa mà bản thân đã từng tham gia trước đó vào CV xin việc của bản thân nhé, vì đây cũng là một trong những điểm cộng về kỹ năng tuyệt đối cho bạn đó.

3.3. Kinh nghiệm làm việc

Trong một thời đại 4.0, bên cạnh việc đảm nhiệm những công việc theo quy trình truyền thống trước đó thì bản thân mỗi nhân viên hành chính văn phòng cũng cần phải là những người “đa zi năng”, có sự hiểu biết và kiến thức của bản thân trong nhiều lĩnh vực khác nhau sẽ giúp họ dễ dàng giải quyết nhanh các công việc được giao

4. Cơ hội việc làm cho ứng viên quan tâm lĩnh vực hành chính văn phòng có dễ nắm bắt?

Dù không phải là ngành quá “khát” nhân lực như một số những ngành nghề khác, nhưng đây luôn là một trong những bộ phận quan trọng mà bất kỳ các tổ chức, đơn vị doanh nghiệp nào cũng cần phải có. Vì vậy mà cơ hội tìm kiếm việc làm trong ngành này cũng tương đối mở rộng. Nếu bạn là sinh viên của các ngành như kế toán, văn thư lưu trữ,.. thì sau ra trường bạn có thể ứng tuyển các công việc liên quan như: kế toán viên, thu ngân, thư ký văn phòng,… tại các đơn vị doanh nghiệp hay các tổ chức Nhà nước. Tuy nhiên nếu như bạn vẫn chưa biết nên ứng tuyển công việc hành chính văn phòng nào phù hợp nhất, thì có thể tham khảo một số những gợi ý công việc dưới đây nhé:

4.1. Nhân viên kinh doanh

Một trong những ngành nghề không còn quá xa lạ với giới trẻ trong những năm đổ lại gần gần đây, đặc biệt là với những đối tượng là sinh viên mới ra trường. Hiện nay nhu cầu tuyển dụng nhân viên kinh doanh là khá cao, không chỉ tại các thành phố lớn mà bạn có thể dễ dàng tìm kiếm công việc này ở bất cứ các tỉnh thành nào trên cả nước. Thu nhập của việc làm nhân viên kinh doanh chủ yếu sẽ được dựa vào kết quả doanh thu mà nhân viên kinh doanh đó đạt được, nhưng trung bình thường sẽ giao động từ 8 – 12 triệu đồng mỗi tháng

4.2. Nhân viên Content marketing

Không chỉ mang đến một môi trường làm việc chuyên nghiệp mà mức lương của nhân viên Content Marketing cũng tương đối hấp dẫn, trong đó thường sẽ dao động từ 7 - 10 triệu đồng mỗi tháng. Tùy vào từng tính chất của mỗi doanh nghiệp mà các nhân viên Content marketing sẽ những nhiệm vụ khác nhau, trong đó thường sẽ bao gồm như: thực hiện các bài PR và quản lý nội dung trên site, thực hiện các campaign truyền thông cho chương trình marketing của công ty, triển khai thực hiện kế hoạch truyền thông trên các kênh trước, trong và sau chương trình, theo dõi và cập nhật thường xuyên hiệu quả truyền thông và điều chỉnh các kênh phù hợp,… và có thể thực hiện một số những công việc khác theo yêu cầu của cấp trên

4.3. Nhân viên hỗ trợ kỹ thuật phần mềm

Mức thu nhập của các nhân viên hỗ trợ kỹ thuật phần mềm khá cao, thường dao động từ 8 -10 triệu đồng mỗi tháng. Tuy nhiên để ứng tuyển được vị trí công việc này thì bên cạnh việc có trình độ chuyên môn liên quan thì nó cũng đòi hỏi mỗi ứng viên cần phải có khả năng tư duy cao để thực hiện các công việc như: triển khai, cài đặt, hỗ trợ hướng dẫn sử dụng phần mềm cho khách hàng sử dụng phần mềm của công ty; tiến hành hỗ trợ KH sau cài đặt theo các dự án CNTT của công ty của công ty; nắm vững tổng quan về phần mềm và là thông tin đầu mối chính để xử lý các yêu cầu của KH hoặc chuyển cho bộ phận có liên quan (Lập trình / Kinh doanh,...); tham gia tư vấn, xác định yêu cầu khách hàng để có phương án hỗ trợ hiệu quả và thực hiện một số công việc khác theo phân công của lãnh đạo.

4.4. Thư ký trợ lý

Là bộ phận nắm vai trò thực hiện hỗ trợ trực tiếp cho Giám đốc trong các công việc hàng ngày: sắp xếp, tổ chức các cuộc họp, lịch gặp đối tác, lịch đi công tác,… đóng vai trò là thư ký ghi biên bản cuộc họp; sắp xếp lại các ý tưởng của Giám đốc lên thành slide, bài viết, tài liệu giúp cho việc quản lý công việc của Giám đốc chính xác, khoa học; thực thi, triển khai chiến lược và kế hoạch của giám đốc về tổ chức chương trình đào tạo, sự kiện, theo dõi việc thực hiện kế hoạch và thực hiện giải quyết các công việc khác theo yêu cầu chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc. Yêu cầu công việc: sử dụng thành thạo các công cụ soạn thảo văn bản, không ngại khi thường xuyên phải đi công tác, nhanh nhạy trong việc xử lý các tình huống phát sinh, có khả năng giao tiếp và thông thạo ngoại ngữ. Mức lương chi trả cho vị trí hành chính văn phòng thường sẽ nằm trong khoảng từ 9 đến 10 triệu đồng hàng tháng.

5. Để ứng tuyển thành công việc làm hành chính văn phòng, bạn cần gì?

Dù không có nhiều những yêu cầu khắt khe, tuy nhiên để có thể ứng tuyển được thành công việc làm trong ngành này bạn cũng cần chú ý một số những điểm sau khi ứng tuyển nhé:

5.1. Lựa chọn kênh tuyển dụng việc làm uy tín

Trước sự phát triển của công nghệ số, có lẽ việc tìm kiếm cho bản thân một công việc hành chính văn phòng phù hợp có lẽ không còn là điều quá khó khăn. Tuy nhiên đi cạnh những sự tiện lợi đó thì nó còn là đầy rẫy những cái “bẫy” của những kẻ lừa đảo, việc không tìm hiểu kỹ các thông tin trước khi ứng tuyển hay lựa chọn những kênh tuyển dụng bừa bãi cũng có thể là một trong những nguyên nhân đưa bạn dễ dàng rơi vào những cái bẫy như vậy. Vì thế việc lựa chọn một kênh tuyển dụng việc làm uy tín cũng là một trong những cách giúp bạn bảo vệ được tối ưu nhất các quyền lợi của mình khi xin việc.

Nếu bạn đang tìm kiếm một kênh tuyển dụng việc làm uy tín thì đừng bỏ qua cái tên đã ghi dấu ấn với rất nhiều ứng viên đó là timviec365.vn. Trang web mang đến vô số cơ hội việc làm và các thông tin tuyển nhân viên hành chính văn phòng tại Hà Nội cũng như rất nhiều tỉnh thành khác mới nhất, hot nhất nên bạn có thể dễ dàng chọn được công việc mà mình mong muốn, tạo CV và ứng tuyển ngay.

5.2. Một bản CV xin việc hoàn hảo

Đa phần những công ty thường yêu cầu ứng viên của mình khá cao, không chỉ ở trình độ chuyên môn, kinh nghiệm mà ngay từ bản CV xin việc, bạn cũng cần phải thể hiện nó sao cho hoàn chỉnh và bắt mắt. Nhưng nếu như bạn chưa biết cách tạo mẫu CV xin việc hành chính văn phòng như thế nào cho phù hợp nhất, thì đừng lo lắn mà hãy nhanh tay truy cập vào mục tạo CV trên timviec365.vn để ring ngay cho mình những mẫu CV đẹp mắt, ấn tượng giúp bạn chnh phục nhà tuyển dụng một các nhanh chóng nhất nhé.

5.3. Tự tin cho một buổi phỏng vấn

Trước mặt nhà tuyển dụng, bạn cảm thấy tự ti, hồi hộp, lo lắng ư,.. Sẽ hơi phũ một chút, nhưng thực tế là sẽ chẳng nhà tuyển dụng nào sẽ quan tâm đến điều đó đâu nhé, bởi cái mà họ quan tâm là hiện, sau bạn thì vẫn đang có hàng tá ứng viên khác ngoài kia và bạn có thế bị “đá phăng” ra ngoài bất cứ lúc nào, bởi thế hãy giữ cho mình một tâm thái thoải mái và tự tin trình bày những kinh nghiệm mà mình có.

Trên đây là những chia sẻ về chủ đề “hành chính văn phòng là gì”, hy vọng qua những thông tin được chia sẻ trong bài viết đã có thể đem đến cho bạn nhiều thông tin bổ ích về chủ đề này. Cảm ơn vì đã dành thời gian quan tâm theo dõi bài viết, chúc các bạn áp dụng những kiến thức chia sẻ trong bài thành công!