Văn thư lưu trữ tiếng Anh là gì?

1. Đôi nét về công việc liên quan đến văn thư lưu trữ

Văn thư lưu trữ là những tài liệu mà bất cứ một nhân viên hành chính văn phòng hay một nhân viên văn thư nào cũng phải thực hiện những công việc liên quan đến nó trong quá trình làm việc. Khi quản lý những văn thư lưu trữ họ sẽ làm công việc sắp xếp, lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng các tài liệu của tổ chức doanh nghiệp một cách có khoa học. Những nhân viên đảm nhiệm công việc này sẽ có trách nhiệm lưu trữ giữ gìn, bảo quản và sử dụng tài liệu một cách hiệu quả nhất.

Đối với cơ quan nhà nước và những doanh nghiệp lớn thì bộ phận hành chính văn thư sẽ phụ trách công việc quản lý, lưu trữ tài liệu, văn thư đến và đi của tổ chức, tiếp nhận những thư từ và xử lý những giấy tờ và hồ sơ liên quan, ngoài ra họ còn thực hiện các nhiệm vụ và công việc khác liên quan đến công tác hành chính trong cơ quan. Việc tiếp xúc với nhiều loại giấy tờ với nhiều hình thức và ngôn ngữ khác nhau đòi hỏi những người làm công việc này cần có một chút kiến thức về ngoại ngữ để khiến công việc trở nên thuận lợi hơn. Vậy văn thư trong tiếng anh là gì? Nhân viên văn thư , văn thư lưu trữ trong tiếng anh là gì? Tất cả sẽ được timviec365.vn giải đáp cho bạn.

Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí: https://vanthu.timviec365.vn/

2. Văn thư lưu trữ và nhân viên văn thư trong tiếng Anh là gì?

Để làm sáng tỏ những khái niệm này trong tiếng Anh, chúng ta hãy cùng bắt đầu phân tích và tìm hiểu ý nghĩa của "văn thư" và "văn thư lưu trữ" là gì nhé.

2.1. Văn thư trong tiếng Anh có ý nghĩa như thế nào?

“Văn thư lưu trữ" khi dịch sang tiếng anh sẽ được viết là Documentation 

2.1.1. Chi tiết về từ vựng Documentation 

Trong ngôn ngữ chung của toàn nhân loại này, Documentation là danh từ được sử dụng mang ý nghĩa để chỉ những giấy tờ hoặc tài liệu viết chính thức cung cấp những bằng chứng; tài liệu chính thức hoặc giấy tờ pháp lý cần thiết để chứng minh cho một điều gì đó . Documentation cũng có ý nghĩa chỉ ra quá trình cung cấp bằng chứng cho những điều bạn mô ta bằng văn bản và đặt tên cho các văn bản mà bạn sử dụng. Về phát âm thì có hai cách phát âm Documentation đó là theo Anh - Anh và theo Anh - Mỹ. Theo Anh - Anh thì Documentation được phát âm theo phiên âm là:  /ˌdɒkjumenˈteɪʃn/; còn theo Anh - Mỹ thì văn thư sẽ phát âm là:  /ˌdɑːkjumenˈteɪʃn/.

2.1.2. Ví dụ cho Documentation trong tiếng anh

Để bạn hiểu rõ hơn thì chúng tôi sẽ đưa ra một số ví dụ về Documentation trong câu tiếng anh và dịch nghĩa cho bạn nhé. Bạn có thể tham khảo như:

“He is a documentation officer of  a private company in town” có nghĩa là “Anh ấy là một nhân viên văn thư của một công ty trong thị trấn.”

“Documentation is the main work related to the administration, processing, storing and managing papers of the a business .” dịch sang tiếng Việt là “Công tác văn thư là công việc có vai trò chính liên quan đến điều hành, xử lý, lưu trữ và quản lý các loại giấy tờ của một doanh nghiệp.”

Đó là hai ví dụ đơn giản mà chúng tôi giới thiệu để bạn hiểu hơn về cách sử dụng và vị trí của Documentation trong tiếng anh.

2.2. Nhân viên văn thư và văn thư lưu trữ trong tiếng anh là gì?

Khi đã rõ hơn về văn thư trong tiếng anh là gì thì chúng ta cùng tìm hiểu xem nhân viên văn thư và văn thư lưu trữ tiếng anh là gì nhé.

2.2.1. Nhân viên văn thư trong tiếng Anh

Nhân viên văn thư trong tiếng Anh được nghĩa là Clerical Assistant. Được sử dụng để miêu tả người thực hiện nhiệm vụ văn phòng nói chung, quản lý và lưu trữ hồ sơ, email, thư từ liên quan đến công việc trong công ty. Clerical Assistant được phát âm là  /ˈkler·ɪ·kəl əˈsɪs.tənt/. Từ này được cấu tạo từ hai từ là Clerical( công việc biên chép văn bản) và Assistant (nhân viên, người làm công ăn lương trong các doanh nghiệp). Một số ví dụ khi sử dụng Clerical Assistant trong tiếng Anh như sau :

Anh ấy đã tiến lên từ vị trí nhân viên văn phòng lên chức vị cấp cao hơn. - Ông ấy đã vươn lên từ một vị trí nhân viên văn thư để trở thành một giám đốc điều hành hàng đầu."

"He previously worked at MIT as a clerical assistant vice president for finance -Trước đây anh ấy làm việc tại MIT với tư cách là nhân viên văn thư của phó chủ tịch tài chính."

2.2.2. Văn thư lưu trữ trong tiếng Anh

Bên cạnh từ ngữ có liên quan đến công việc văn thư này thì những văn thư lưu trữ có một từ được sử dụng riêng biệt để chỉ ý nghĩa của chúng. Văn thư lưu trữ trong tiếng anh được dịch là Archives. Đây là danh từ số nhiều dùng để chỉ những tập tin, văn bản, tài liệu giấy tờ viết bằng chữ được nén lại còn rất ít để lưu trữ và cất giữ. Khi phát âm thì Archives được phiên âm là /´a:kaivz/. Một số ví dụ khi sử dụng Archives trong câu tiếng anh đơn giản như sau.

“These are the archives used in the company - Đây là những văn thư lưu trữ được sử dụng trong công ty.”

“Clerical Assistant is the person who manages the archives in a business - Nhân viên văn thư là người quản lý văn thư lưu trữ trong một doanh nghiệp.”

Xem thêm: Công tác văn thư lưu trữ là gì

3. Nhiệm vụ của nhân viên văn thư và vai trò của tiếng anh trong văn thư lưu trữ

Văn thư lưu trữ là những giấy tờ, tài liệu quan trọng trong bất cứ một tổ chức, cơ quan hay bất cứ một doanh nghiệp nào. Dù đã được lưu trữ, giữ gìn và ít khi được sử dụng nhưng khi đến thời điểm gọi tên vai trò của những loại giấy tờ này thì những văn thư lưu trữ sẽ trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Vì vậy, một nhân viên văn thư khi làm nhiệm vụ xử lý, lưu trữ và bảo quản chúng thì hãy tìm cho mình một cách làm việc, sắp xếp khoa học hợp lý và hiệu quả.

Như mục đích bài viết ban đầu đưa ra, chắc hẳn bạn cũng đã thấy được tầm quan trọng của ngoại ngữ trong ngành nghề văn thư nói chung và tất cả các nghề nghiệp khác nói riêng. Hơn nữa, những văn thư lưu trữ thường là những dạng văn bản viết và không ít trường hợp khi tiếng Việt không thể dịch được sát nghĩa những văn bản tiếng anh phức tạp thì việc hiểu được những văn bản này để giải quyết, xử lý và lưu trữ chúng sẽ phụ thuộc vào khả năng ngoại ngữ của bạn. Vì vậy cho nên, ngoài những kiến thức cơ bản mà chúng tôi đã giới thiệu thì bạn hãy tìm hiểu, học thêm loại ngôn ngữ thông dụng đó chính là tiếng Anh để công việc của bạn trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn nhé. Việc biết và sử dụng thông thạo tiếng Anh cũng sẽ giúp bạn có nhiều cơ hội việc làm hơn, mức thu nhập cũng từ đó mà phát triển rộng mở hơn.

Hy vọng những thông tin cơ bản của văn thư, nhân viên văn thư và văn thư lưu trữ tiếng Anh là gì mà chúng tôi chia sẻ, sẽ là nền tảng tiếp thêm cho bạn động lực quan tâm, tìm hiểu và học thêm một hoặc nhiều loại ngôn ngữ khác nhé.