Cách báo cáo công việc cho sếp cũng được coi là một thứ “vũ khí lợi hại” để bạn gây ấn tượng với cấp trên. Ngoài khả năng làm việc thì bạn cũng nên chú ý tới vấn đề này, bởi đây cũng là một cách giúp bạn khẳng định bản thân mình.
1. Báo cáo công việc là gì và tầm quan trọng của nó.
Trước khi học cách báo cáo công việc cho sếp, thì bạn phải hiểu được báo cáo là gì và tại sao nó lại quan trọng đến thế.
Báo cáo công việc là gì và tầm quan trọng của nó
Nói một cách dễ hiểu, báo cáo ở đây là một phương thức để tổng hợp hết tất cả những đầu việc mà mỗi nhân sự đã thực hiện được. Mỗi công ty sẽ có một cách thức báo cáo công việc khác nhau, có nơi sẽ báo cáo công việc theo từng ngày, nhưng cũng có nơi sẽ báo cáo theo tuần,... Tuy nhiên về bản chất của báo cáo là giống nhau.
Thông qua báo cáo này, cấp trên có thể nắm bắt được khối lượng công việc đạt được của mỗi nhân sự, đồng thời cũng đánh giá được năng lực làm việc và trách nghiệm đối với công việc để có thể đưa ra những mức thưởng phạt sao cho hợp lý. Và đặc biệt, cách báo cáo cũng là một lợi thế để gây ấn tượng với sếp nếu bạn làm tốt.
Bên cạnh đó, dựa vào báo cáo công việc này, bạn cũng sẽ dễ dàng quản lý công việc hơn. Bạn sẽ biết được mình đã hoàn thành công việc nào, cũng như những nội dung mà bạn cần hoàn thiện sớm, KPI của công việc như nào và bạn đã đạt được chưa. Nhờ vào bản báo cáo này mà bạn không bị bỏ qua những đầu việc nhỏ khác trong quá trình làm việc.
Báo cáo công việc là gì và tầm quan trọng của nó
Báo cáo công việc này thường mang yếu tố bắt buộc, mà hầu hết các doanh nghiệp đều có. Báo cáo công việc cũng sẽ mang đến nhiều lợi ích hơn cho cả bạn và doanh nghiệp, như:
+ Thể hiện được năng lực làm việc của nhân viên (có hiệu quả không, đạt đủ chỉ tiêu hay chưa,...)
+ Thể hiện tinh thần trách nghiệm làm việc của mỗi nhân viên (có tập trung trong công việc hay không, yếu tố này sẽ đánh giá một phần trong khả năng hoàn thành nội dung công việc)
+ Giúp đưa ra những đánh giá, cải thiện chất lượng làm việc cho nhân viên.
+ Và hơn hết, giúp cấp trên nắm bắt được toàn bộ tiến trình làm việc của nhân sự, từ đó điều chỉnh sao cho hợp lý.
2. Cách báo cáo công việc cho sếp sao cho ấn tượng.
2.1. Thông tin trong bản báo cáo
Thông tin trong bản báo cáo
Trước khi báo cáo công việc, bạn cần phải nắm được những thông tin cần thiết, bắt buộc phải có. Cấu trúc của một bản báo cáo công việc sẽ bao gồm những nội dung như sau:
+ Tóm tắt quá trình thực hiện công việc, và những thông tin này bạn có thể cụ thể hóa thông qua các con số để dễ hình dung (như là đã hoàn thiện được bao nhiêu %).
+ Trong quá trình xử lý công việc, bạn có gặp khó khăn hay trục trặc nào dẫn đến chưa thể hoàn thành công việc không (vấn đề về kỹ thuật,...).
+ Cuối cùng, bạn có thể tự đề xuất ra một vài kiến nghị để khắc phục tình trạng cho từng vấn đề.
2.2. Cách báo cáo công việc
Để có thể gây ấn tượng cho sếp trong việc báo cáo công việc, bạn nên chú ý tới một số điểm như sau:
+ Lựa chọn hình thức báo cáo sao cho phù hợp. Phụ thuộc vào từng quy định tại công ty mà hình thức báo cáo công việc cũng khác nhau. Có nơi sẽ tổ chức một cuộc họp nhỏ theo phòng ban vào cuối giờ làm việc, nhưng cũng có nơi báo cáo theo hình thức gửi một văn bản thông qua email,... Và dù theo hình thức nào, thì những thông tin cơ bản liệt kê bên trên là không thể thiếu. Có thể ở vài doanh nghiệp sẽ có yêu cầu riêng về mẫu báo cáo công việc, vì thế, hãy tham khảo trước đồng nghiệp để làm theo cho đúng chuẩn.
Cách báo cáo công việc
+ Cách thức trình bày báo cáo. Tùy vào từng yêu cầu, nhưng một văn bản báo cáo luôn có liên quan mật thiết đến các con số. Cụ thể, những con số này phải thật chính xác và có liên quan, giúp người đọc nắm được chi tiết hiệu quả công việc, và dễ dàng so sánh nó với từng giai đoạn,... Ngoài phần đánh giá chi tiết nội dung công việc, nên có phần bổ sung về những nhận xét và góp ý để cải thiện công việc, như thế sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp và cũng có trách nghiệm hơn trong công việc.
+ Chú ý nhỏ trong báo cáo. Hãy chú ý tới bố cục, cách sắp xếp nội dung sao cho dễ nhìn mà chuyên nghiệp nhất. Nếu báo cáo công việc theo hình thức nói miệng, tránh nói ngập ngừng, không dứt khoát, tạo cảm giác khó chịu cho người nghe, đồng thời còn tạo cảm giác như đang nói sai thông tin.
Còn nếu báo cáo công việc theo hình thức nộp văn bản thì ngoài bố cục hãy chú ý một chút tới các vấn đề như font và cỡ chữ, các lỗi chính tả cơ bản,... hay thậm chí là ghi nhầm các con số.
Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực kinh doanh thì bạn lại càng phải đặc biệt chú ý hơn tói mẫu báo cáo này. Bởi con số trong các bản báo cáo phải thật chính xác, chỉ một sơ hở nhỏ cũng có thể gây nên hậu quả lớn.
Lưu ý trong cách báo cáo công việc cho sếp
Đừng bao giờ trễ thời gian báo cáo. Để thể hiện mình là một người chuyên nghiệp, bạn nên nắm rõ được thời gian và địa điểm cụ thể để báo cáo công việc. Bởi thông thường, sếp cũng có rất nhiều công việc và họ sẽ dành ra một khoảng thời gian để check lại báo cáo công việc của nhân sự. Chính vì thế, nếu bạn nộp quá muộn, đồng nghĩa với việc sếp lại phải tốn thêm một khoảng thời gian khác để kiểm tra. Đừng vô tình khiến mình bị gây ấn tượng không tốt thế nhé.
Trên đây là những thông tin mà bạn cần biết về cách báo cáo công việc cho sếp. Hy vọng bài viết này có thể giúp ích cho bạn trong quá trình báo cáo công việc sao cho hiệu quả mà đạt chuẩn.
Nếu bạn còn đang mơ hồ về công việc mà mình đang theo đuổi, về cách làm việc cũng như thăng tiến trong tương lai thì không nên bỏ qua bài viết này. Bài viết sẽ đem đến cho bạn những cách tốt nhất để cải thiện triển vọng nghề nghiệp trong tương lai.
