Tìm việc làm nhanh & Tuyển dụng hiệu quả
0Chat
Quay lại

Viết Thư Từ Chối Phỏng Vấn Tiếng Anh Lịch Sự Và Tinh Tế

Tác giả: Timviec365.vn

Lần cập nhật gần nhất: ngày 30 tháng 05 năm 2025

Theo dõi timviec365 tại google new

Viết thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh nên được thể hiện một cách chuyên nghiệp và tinh tế vì sẽ đem đến rất nhiều cơ hội hợp tác cho lần sau, khi bạn thực sự có thể đảm nhận công việc hoặc một vị trí phù hợp khác tại công ty. Tuy nhiên, việc từ chối ít nhiều có thể để lại ấn tượng không tốt trong mắt nhà tuyển dụng. Vậy cần thể hiện thư từ chối phỏng vấn tiếng Anh ra sao để không làm mất lòng và còn “dọn sẵn chỗ” cho cơ hội lần sau? Cùng Timviec365.vn tìm cách viết hiệu quả ngay tại bài viết này.

1.  Vai trò của việc viết thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

Trước khi tìm cách viết thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh như thế nào, bạn cần hiểu rõ giá trị mà bức thư này có thể mang tới cho người viết (ứng viên). Trong khi rất nhiều ứng viên có thể bỏ qua lời mời của nhà tuyển dụng mà không phản hồi lại thì một email từ chối phỏng vấn viết bằng tiếng Anh sẽ đem đến cho bạn những điều tuyệt vời hơn. 

Thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh có vai trò quan trọng thế nào?
Thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh có vai trò quan trọng thế nào?

Thứ nhất, hành động gửi thư từ chối phỏng vấn là cách bạn hồi đáp lại lời mời của nhà tuyển dụng. Kết hợp với việc trình bày thư chỉn chu, lá thư của bạn thể hiện thái độ lịch sự của bạn đối với nhà tuyển dụng, qua đó dù không đến phỏng vấn thì bạn cũng được đánh giá cao về văn hóa ứng xử, biết cách giao tiếp. Ngược lại, cũng là hành động viết và gửi thư từ chối phỏng vấn, nếu dùng lời lẽ thô lỗ hoặc sử dụng giọng điệu khiếm nhã thì chúng ta có thể làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến cơ hội nghề nghiệp trong tương lai của chính mình. Bởi ở thời điểm hiện tại có thể bạn chưa cần thiết xin việc tại công ty này nhưng trong tương lai rất có thể đây là sự lựa chọn phù hợp.

Cũng vì việc gửi thư từ chối quyết định cơ hội công việc trong tương lai cho nên trong trường hợp bạn không tiếp nhận lời mời phỏng vấn trước mắt thì cũng hãy trình bày một bức thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh thật tinh tế. Đó là biểu hiện của sự tự tế và thể hiện bạn cũng rất trân trọng cơ hội này, chỉ vì có lý do chính đáng nên không thể nhận lời. Nhờ vậy, bạn cũng có thể giữ gìn mối liên hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng, từ đó tự mở đường cho bản thân có cơ hội đón nhận bất kỳ sự hợp tác nào trong tương lai.

Viết thư từ chối lời mời phỏng vấn bằng tiếng Anh hiệu quả như thế nào
Viết thư từ chối lời mời phỏng vấn bằng tiếng Anh hiệu quả như thế nào

Ngoài ra, viết thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh còn giúp bạn thể hiện năng lực tiếng Anh của chính mình. Dù bạn và đơn vị không có cơ hội hợp tác ở hiện tại nhưng họ vẫn luôn sẵn sàng đón nhận bạn bất cứ khi nào, vì họ không muốn để lỡ một ứng viên tiềm năng vừa lịch sự, vừa có khả năng ngoại ngữ tốt như bạn. 

2. Trình bày thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh theo cấu trúc chuẩn

Một lá thư từ chối nhưng được viết bằng tiếng Anh chuyên nghiệp sẽ bắt đầu từ cấu trúc rõ ràng. Bởi nhờ vào đó, người đọc sẽ rất dễ nắm rõ các thông tin trong thư, đồng thời sự chỉn chu về cấu trúc tổng thể cũng là cách người viết thể hiện rõ sự tôn trọng đối với người nhận. 

Hướng dẫn cách viết hiệu quả thư từ chối phỏng vấn trình bày bằng ngôn ngữ tiếng Anh
Hướng dẫn cách viết hiệu quả thư từ chối phỏng vấn trình bày bằng ngôn ngữ tiếng Anh

Trong từng phần, bạn cần trình bày làm nổi bật nội dung trọng tâm. Tìm hiểu cách viết nội dung thư chuẩn và độc đáo, dễ thu hút và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. 

2.1. Lời mở đầu thư

Khác với thư xin việc, thư từ chối phỏng vấn sẽ mở đầu ngay bằng lời cảm ơn. Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian để xem xét và lựa chọn hồ sơ xin việc của bạn. Cảm ơn vì gửi lời mời phỏng vấn đến bạn. Sự mở đầu này được đánh giá là khéo léo và tinh tế, càng chứng tỏ ứng viên là một nhân sự tiềm năng. Dù ở hiện tại không tuyển được bạn nhưng trong tương lai, khi bạn cần công việc, họ vẫn luôn sẵn sàng dành cho bạn một cơ hội.

2.2. Trình bày lý do từ chối phỏng vấn một cách tinh tế

Hãy viết rõ lý do vì sao bạn từ chối - dùng lời lẽ tinh tế, lịch sự
Hãy viết rõ lý do vì sao bạn từ chối - dùng lời lẽ tinh tế, lịch sự

Việc đưa ra lý do rất quan trọng, quyết định toàn bộ sự thiện cảm của nhà tuyển dụng với bạn. Trong khi nhiều ứng viên không phản hồi lại bất kỳ tín hiệu nào trước lời mời phỏng vấn thì nếu bạn đã lịch sự hồi đáp bằng thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh, nhất định phải chọn lý do chính đáng, có khả năng thuyết phục cao. 

Lưu ý, không nên sa đà giải thích quá nhiều, trình bày theo văn phòng kể lể về lý do cá nhân. Thay vào đó sử dụng các cụm từ lịch sự và dừng ở mức chung chung như offer careful consideration, due to personal reasons cũng đủ thể hiện được giá trị cho bức thư. 

2.3. Kết thúc thư cần thể hiện sự tôn trọng

Để tiếp tục bày tỏ nhã ý đến nhà tuyển dụng, dù bạn không nhận lời mời phỏng vấn thì cũng gửi tới họ lời chúc thành công. Đồng thời thể hiện mong muốn giữ liên lạc trong tương lai. Như vậy nhà tuyển dụng sẽ rất hài lòng về cách kết nối của bạn, do đó dù không có bất cứ hứa hẹn nào được đưa ra nhưng cơ hội bạn sẽ được họ mời làm việc trong tương lai hoàn toàn có thể. 

3. Hướng dẫn cách dùng tiếng Anh khi viết thư từ chối phỏng vấn

Viết thư từ chối cũng không cần quá cầu kỳ nhưng chắc chắn phải chuẩn chỉnh và dùng lời lẽ, văn phong thể hiện sự nghiêm túc và thành ý. Có vậy, bức thư mới giúp bạn truyền tải được mong muốn một cách hiệu quả nhất.

Hướng dẫn dùng từ khi viết thư tiếng Anh để từ chối phỏng vấn
Hướng dẫn dùng từ khi viết thư tiếng Anh để từ chối phỏng vấn

3.1. Trình bày thư theo phong cách trang trọng, lịch sự

Ngôn ngữ tiếng Anh dùng trong thư cần phải tránh lối viết hoặc cụm từ thể hiện sự thân mật quá mức hoặc dùng các từ quá suồng sã. Một số cách viết nên tránh như I’m not interested, I don’t want to …. Thay vào cách viết này, có một vài cấu trúc lịch sự mà bạn có thể cân nhắc trình bày: 

  • “I regret to inform you that...”

  • “After careful consideration, I have decided to withdraw my application.”

  • “Unfortunately, I will not be able to proceed with the interview.”

Các câu diễn đạt trên mang lại hiệu quả cao nhất cho việc giảm cảm giác bị từ chối một cách thô lỗ. 

3.2. Không giải thích dài dòng, trình bày súc tích, ngắn gọn

Bạn chỉ cần trình bày thư ngắn gọn, đầy đủ ý và rõ ràng là đủ. Không cần nêu quá nhiều lý do, chỉ cần kèm theo sự lịch sự để nhà tuyển dụng cảm nhận được thái độ tích cực của bạn. Tiếng Anh cũng có nhiều cách diễn đạt khác nhau khi thể hiện một ý, vì thế hãy cân nhắc thật kỹ nên trình bày, diễn đạt như thế nào cho phù hợp và tuyệt đối là không khiếm nhã. 

3.3. Dùng thì hiện tại đơn, hiện tại hoàn thành của tiếng Anh

Dùng từ tiếng Anh ngắn gọn, diễn đạt câu văn dễ hiểu
Dùng từ tiếng Anh ngắn gọn, diễn đạt câu văn dễ hiểu

Trong lối viết thư từ theo văn phòng hành chính, bạn nên ưu tiên sử dụng thì hiện tại đơn và thì hiện tại hoàn thành của tiếng Anh bởi hai thì này có khả năng biểu đạt ý rất rõ ràng, mang tính trang trọng. Bên cạnh đó, bức thư từ chối phỏng vấn tiếng Anh của bạn cũng trở nên trang trọng và tuyệt đối không gây ra bất kỳ hiểu nhầm nào. 

3.4. Khắt khe với lỗi chính tả

Mặc dù là gửi đến nhà tuyển dụng một lời từ chối nhưng mục đích của lá thư này lại là muốn đem đến sự chân thành, sự cảm ơn và cơ hội sự nghiệp phía trước thế nên bạn cũng phải tuyệt đối cẩn thận khi trình bày. Sự xuất hiện của lỗi chính tả sẽ khiến mọi mục tiêu tốt đẹp có thể sụp đổ, nó cũng tạo cho bức thư mang giá trị tương đương với lá thư từ chối sỗ sàng hoặc hành động không phản hồi nhà tuyển dụng. Vậy nên, luôn kiểm soát cẩn thận mọi vấn đề từ bố cục, cách diễn đạt cho đến từng con chữ, đặc biệt là khi bạn đang sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh để viết thư, rất dễ gây ra lỗi chính tả. 

Viết thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh nếu được thể hiện chuyên nghiệp, tinh tế thì nó không phải đánh dấu một điểm kết thúc đâu nhé. Hơn hết, bức thư này có giá trị xây dựng thương hiệu cá nhân cực kỳ hiệu quả cho bạn, giúp bạn mở rộng mối quan hệ nghề nghiệp tốt đẹp. Hãy luôn làm chủ nghệ thuật từ chối, không chỉ là từ chối lời mời phỏng vấn, bạn sẽ luôn có nhiều cơ hội tốt để tiến xa hơn trên con đường phát triển bản thân và sự nghiệp.

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV-Tâm sự Nghề nghiệp-Cẩm Nang Tìm Việc-Kỹ Năng Tuyển Dụng-Cẩm nang khởi nghiệp-Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm-Kỹ năng ứng xử văn phòng-Quyền lợi người lao động-Bí quyết đào tạo nhân lực-Bí quyết lãnh đạo-Bí quyết làm việc hiệu quả-Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép-Bí quyết viết thư xin thôi việc-Cách viết đơn xin việc-Bí quyết tăng lương-Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên-Kỹ năng đàm phán lương-Kỹ năng phỏng vấn-Kỹ năng quản trị doanh nghiệp-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng-Mẹo viết hồ sơ xin việc-Mẹo viết thư xin việc-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng-Định hướng nghề nghiệp-Top việc làm hấp dẫn-Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông-Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng-Tư vấn việc làm ngành Báo chí-Tư vấn tìm việc làm thêm-Tư vấn việc làm ngành Bất động sản-Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin-Tư vấn việc làm ngành Du lịch-Tư vấn việc làm ngành Kế toán-Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật-Tư vấn việc làm ngành Sư phạm-Tư vấn việc làm ngành Luật-Tư vấn việc làm thẩm định-Tư vấn việc làm vị trí Content-Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn-Tư vấn việc làm quản lý-Kỹ năng văn phòng-Nghề truyền thống-Các vấn đề về lương-Tư vấn tìm việc làm thời vụ-Cách viết Sơ yếu lý lịch-Cách gửi hồ sơ xin việc-Biểu mẫu phục vụ công việc-Tin tức tổng hợp-Ý tưởng kinh doanh-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh-Mẹo viết Thư cảm ơn-Góc Công Sở-Hoạt động đoàn thể-Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch-Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự-Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics-Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng-Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật-Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe-Quản trị nhân lực -Quản trị sản xuất-Cẩm nang kinh doanh-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất-Mô tả công việc ngành Kinh doanh-Mô tả công việc ngành Bán hàng-Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng-Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng-Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán-Mô tả công việc ngành Marketing - PR-Mô tả công việc ngành Nhân sự-Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin-Mô tả công việc ngành Sản xuất-Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải-Mô tả công việc Kho vận - Vật tư-Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics-Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn-Mô tả công việc ngành Hàng không-Mô tả công việc ngành Xây dựng-Mô tả công việc ngành Y tế - Dược-Mô tả công việc Lao động phổ thông-Mô tả công việc ngành Kỹ thuật-Mô tả công việc Nhà nghiên cứu-Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo-Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính-Mô tả công việc Biên - Phiên dịch-Mô tả công việc ngành Thiết kế-Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình-Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh-Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực-Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo-Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern-Mô tả công việc ngành Freelancer-Mô tả công việc Công chức - Viên chức-Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý-Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng -Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận-Hồ sơ doanh nhân-Việc làm theo phường-Danh sách các hoàng đế nổi tiếng-Vĩ Nhân Thời Xưa-Chấm Công-Tài Sản Doanh Nghiệp-Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp-Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng-Quản Lý Công Việc Nhân Viên-Đánh giá nhân viên-Quản Lý Trường Học-Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng-Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính-Kinh nghiệm Quản lý kho hàng-Quản Lý Gara Ô Tô-Xem thêm gợi ý