Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, con người càng lúc càng hiện đại. Bắt kịp xu hướng thời đại, nhiều người dân thay vì thanh toán tiền điện, nước bằng tiền mặt thì giờ đây họ chuyển sang sử dụng thanh toán bằng hóa đơn điện tử. Trước thực trạng số lượng khách hàng tăng lên, các cơ sở kinh doanh dịch vụ cần phải cho ra những mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử khi khách hàng đăng ký. Vậy hãy xem mẫu quyết định đó được trình bày như thế nào qua bài viết dưới đây.
1. Khái quát về mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử
Hoá đơn điện tử chính là giấy tờ tập hợp và lưu trữ tất cả những thông tin về khách hàng và hàng hoá được giao dịch của một đơn vị cung cấp dịch vụ và khách hàng của mình.
Khái quát về mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử
Hoá đơn điện tử cần phải được tạo lập và xử lý trên thiết bị máy tính của tổ chức kinh doanh và cung ứng dịch vụ, các doanh nghiệp này phải đảm bảo có giấy phép kinh doanh và mã số thuế do Nhà nước cấp khi thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Những thông tin trong hoá đơn điện tử sẽ được cả hai bên lưu trữ và bảo quản cẩn thận đề phòng trường hợp có phát sinh kiện tụng, tranh chấp.
2. Hướng dẫn cách viết mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử
Hướng dẫn cách viết mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử
Để có một bản mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử đầy đủ thông tin bạn cần phải tham khảo hoặc tìm hiểu rất nhiều từ các mẫu hoá đơn có sẵn cho đến những mẫu hoá đơn đã từng được áp dụng tại doanh nghiệp mình để đưa ra hệ thống cuối cùng chuẩn nhất.
Một mẫu quyết định hoá đơn điện tử sẽ chuyên nghiệp hơn khi bạn trình bày rõ ràng từng phần và nội dung cần phải được chuẩn bị kỹ càng chu đáo nhất, hãy đi sâu vào vấn đề này để biết cách tạo ra bản mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử chuẩn nhất:
Đầu tiên, cần thể hiện rõ Quốc hiệu và tiêu ngữ: Đây là yếu tố bắt buộc đối với những văn bản hành chính như các quyết định, hợp đồng,... Chắc hẳn ai cũng biết hai dòng chữ này và có thể tự viết mà không cần phải tham khảo từ người khác.
Tiếp theo, sau phần Quốc hiệu - Tiêu ngữ sẽ là phần đưa ra những thông tư liên quan cụ thể của Nhà nước về việc lập hoá đơn điện tử. Để không xảy ra sai sót, người lập hóa đơn cần phải nắm rõ và tìm hiểu thật kỹ những thông tư, chỉ thị hay quyết định của Nhà nước có liên quan đến việc lập mẫu hoá đơn điện tử để tránh trường hợp dẫn nguồn sai sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Một dòng chữ “QUYẾT ĐỊNH” to tướng sẽ được viết ngay ở dòng bên dưới và được nằm ở chính giữa như một điểm nhấn.
Tiếp đến các bạn hãy nêu những thông tin chi tiết và cụ thể nhất về các đối tượng liên quan đến giao dịch như là khách hàng và hàng hóa, dịch vụ,... các điều khoản thỏa thuận của hai bên cũng được thể hiện trong này luôn nhé. Sau đây là một số điều khoản mẫu mà timviec365.vn đưa ra để các bạn tham khảo:
Hướng dẫn cách viết mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử
Điều 1: Thể hiện tên các thiết bị, các phương tiện điện tử được dùng để tạo lập lên mẫu hoá đơn điện tử này. Ngay cả tên bộ phận kỹ thuật và nhà cung ứng dịch vụ cũng cần phải được ghi rõ ràng vào đây.
Điều 2: Mẫu hoá đơn điện tử kèm theo tác dụng của nó.
Việc ghi ra cụ thể những mẫu hoá đơn đơn điện tử cùng với tác dụng đi kèm giúp người đọc hiểu được mục đích của bản hoá đơn họ đang đọc là gì.
Bước 3: Cần phải thể hiện rõ quy trình tạo lập, phát hành và luân chuyển hoá đơn điện tử trong công ty. Mọi thông tin được cung cấp cần phải rõ ràng và chi tiết nhất để các bên liên quan nắm bắt được những thông số cũng như quyền lợi của mình nhận được từ giao dịch với đối tác.
Bước 4: Trách nhiệm của các bộ phận liên quan
Phần này người lập cần ghi rõ những bộ phận liên quan được phép sử dụng mẫu quyết định hoá đơn điện tử của công ty. Thường sẽ là bộ phận kế toán và bộ phận bán hàng. Trong đó bộ phận kế toán sẽ sử dụng và lưu trữ nó phục vụ cho quá trình hạch toán, ghi chép sổ sách kế toán của mình. Còn với bộ phận bán hàng thì những hóa đơn điện tử sẽ là minh chứng cho những giao dịch bán hàng của họ.
Hướng dẫn cách viết mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử
Ngoài ra còn có bộ phận kỹ thuật cũng cần sử dụng đến mẫu hoá đơn này. Bạn có biết rằng kỹ thuật chính là bộ phận sửa chữa, bảo dưỡng khi hàng hoá, dịch vụ xảy ra sự cố. Chính vì vậy để đảm bảo sản phẩm mình bảo dưỡng đến từ chính những khách hàng của mình thì cần phải theo dõi hoá đơn thanh toán mà khách hàng đang nắm giữ.
Điều 5: Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày nào? Ghi rõ ngày tháng năm lập quyết định, trong đó lãnh đạo các bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng và kỹ thuật sẽ cùng nhau triển khai thực hiện.
Sau khi ghi hết các điều khoản quy định trong mẫu quyết định này, đã đến lúc bạn phải kết thúc quyết định bằng những khu vực ký tên, đóng dấu dành cho các bên liên quan.
Hướng dẫn cách viết mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử
Như vậy là tôi đã hướng dẫn các bạn xong cách viết mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử, chỉ với những nội dung ngắn gọn nhưng đủ ý như vậy bạn hoàn toàn có thể sở hữu mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử “thời thượng” nhất. Tuy nhiên chỉ như vậy thì vẫn chưa thể nào tạo ra một mẫu quyết định hoàn hảo được, bạn cần phải kết hợp các yếu tố khác nữa, hãy xem đó là những yếu tố nào trong phần tiếp theo nhé.
Sau đây là những lưu ý để bạn có thể tạo ra bản mẫu quyết định sử dụng hoá đơn độc đáo nhất:
3.1. Lưu ý về nội dung khi đưa ra mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử
Để có được mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử chuẩn nhất bạn cần phải hết sức chú ý về việc đưa những nội dung cần thiết vào mẫu quyết định này.
Khi trình bày cần tách riêng các mục, các vấn đề riêng rẽ và độc lập với nhau tránh tình trạng viết lan man không rõ ràng các ý. Vì đây là văn bản có tính chất quan trọng và có thể ảnh hưởng tới doanh nghiệp cho nên khi lập mẫu quyết định chính thức cần phải được soạn thảo và đưa cho các cấp có thẩm quyền xét duyệt nhiều lần.
Cần lưu ý gì khi soạn thảo mẫu quyết định này?
Cần sử dụng đúng từng câu, từng chữ với ngữ nghĩa chuẩn nhất để thể hiện được sự nghiêm túc của mẫu quyết định cũng như giúp nó có được sự chuyên nghiệp.
Tất cả những lưu ý này đều giúp bạn hoàn thiện hơn khi tạo lập mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử, hãy cố gắng chọn lọc và tham khảo nhiều mẫu đã được áp dụng để chọn ra một “dàn ý” với nội dung chuẩn nhất nhé.
3.2. Lưu ý về hình thức trình bày của mẫu quyết định này
Ngoài việc sở hữu nội dung hoàn chỉnh thì hình thức trình bày cũng cần phải chú trọng. Phần lớn khi các bạn tạo lập mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử thì đều mắc lỗi trình bày. Vậy phải trình bày sao cho chính xác nhất hãy theo dõi nội dung ngay sau đây:
Hãy nói “KHÔNG” với lỗi sai chính tả, bạn có biết rằng rất nhiều người khi viết chữ hoặc soạn thảo văn bản thường sử dụng từ ngữ chưa đúng chính tả không? Đây là một thực trạng được diễn ra khá phổ biến ở nước ta phần lớn là các bạn trẻ. Các bạn thường chỉ chú trọng vào nội dung mà ít để ý đến những tiêu tiết nhỏ như vậy nên dẫn đến việc văn bản của bạn giảm đi sự chuyên nghiệp rất nhiều.
Cần lưu ý gì khi soạn thảo mẫu quyết định này?
Sử dụng từ ngữ địa phương trong mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử, bạn nghĩ sao về vấn đề này? Những bạn thường sử dụng từ ngữ địa phương sẽ không có vấn đề gì tuy nhiên đây là bản quyết định công bố cho tất cả mọi người, vì vậy bạn không nên đưa những từ ngữ “khó hiểu” đó vào đây để mọi người không hiểu hết ý truyền đạt của mẫu quyết định này nhé.
Cần quan tâm và chú ý đến hình thức trình bày bởi đây cũng là yếu tố liên quan đến bộ mặt của doanh nghiệp. Người khác sẽ nghĩ sao về bản quyết định được trình bày lộn xộn, không căn lề, để Font chữ linh tinh và chữ to chữ nhỏ, chữ thì đậm chữ thì nhạt hơn,... Tất cả những yếu tố này sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến công ty, thậm chí làm giảm sự uy tín trong lòng khách hàng và những người xem nó.
4. Download các mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ở đâu?
Hiện tại trên thị trường có quá nhiều các gợi ý để bạn có thể dễ dàng tải hoặc download mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử về để sử dụng. Tuy nhiên bạn không biết đâu là địa chỉ đáng tin cậy nhất? Đừng lo vì tôi sẽ bật mí cho bạn.
Với nhiều sự lựa chọn khác nhau, con người chúng ta luôn phải đắn đo và suy nghĩ xem đâu mới là lựa chọn đúng đắn nhất. Và giờ đây khi bạn muốn tải về một mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử để sử dụng trong công việc thì quá dễ dàng. Chỉ cần truy cập vào website timviec365.vn, sau đó tìm kiếm nội dung mà bạn quan tâm, ví dụ hãy đánh “Mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử” nếu như bạn đang muốn tìm kiếm nó, và không lâu sau bạn sẽ có ngay những kết quả làm bạn bất ngờ. Tại đây bạn không chỉ được tham khảo mẫu mà còn được tải về miễn phí để sử dụng luôn nữa chứ, thật tuyệt vời đúng không nào. Với những tính năng tiện ích như vậy còn chờ gì mà không thử trải nghiệm, chắc chắn bạn những mẫu quyết định trên đây sẽ không làm bạn thất vọng đâu.
Download các mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ở đâu?
Trên đây là hướng dẫn cách viết mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử của timviec365.vn, hy vọng rằng với những chia sẻ trên đây các bạn có thể tạo cho mình những mẫu quyết định đầy đủ và ấn tượng nhất. Với những ai không có thời gian bạn có thể tải về mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử từ timviec365.vn nhé.
Cảm ơn vì đã dành thời gian theo dõi bài viết này, chúc các bạn thành công trong công việc và hãy nhớ theo dõi các bài viết sau của tôi.
Dưới đây là một số biểu mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử các bạn có thể tham khảo hoặc tải về:
