Tổng hợp các quy trình quản lý vật tư tại công trường chi tiết nhất

1. Quy trình quản lý vật tư tại công trường qua mua hàng và thanh toán

1.1. Quy trình mua hàng vật tư trong công trường

Trong quá trình mua hàng, nhà quản lý và kế toán cần xây dựng quy trình cụ thể và rõ ràng về các bước, các giai đoạn khác nhau.

1.1.1. Quy trình mua hàng tại công trường

Để mua các hàng hóa, vật tư tại công trường, bạn cần thực hiện theo quy trình sau:

- Những đơn vị, phòng ban có nhu cầu cần thêm vật tư hay nguyên vật liệu để phục vụ cho các công trình, trước hết cần lập được đề nghị mua hàng là “Giấy đề nghị cấp vật tư” để gửi Phòng vật tư.

- Sau đó, Phòng vật tư sẽ tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung cấp có thể đáp ứng được yêu cầu cần thiết, đảm bảo về chất lượng, số lượng, nguồn gốc xuất xứ, chủng loại và giá thành hợp lý.

- Bản đánh giá cùng với duyệt mua hàng cần gửi cho Giám đốc vật tư và kế toán trưởng xem xét, trong trường hợp Giám đốc có ý kiến, đề xuất hay chủ nào nào khác về giá cả, nhà cung cấp,... Phòng vật tư cần xem xét và trình tại giấy này.

- Hình thức mua hàng có thể dùng tiền mặt hay chuyển khoản: Những đơn hàng mua hàng trong nước hoặc dưới 20 triệu đồng. Nhân viên thực hiện mua hàng cần lập được bảng kê chi tiết và đăng ký mua hàng bằng tiền mặt gửi cho Giám đốc hoặc kế toán trưởng đánh giá, phê duyệt. Tùy theo các điều kiện trong hợp đồng hay xác nhận đặt hàng, nhân viên thực hiện mua hàng cần tuân thủ quy định về quản lý tài chính tại công ty và làm thủ tục tạm ứng cho nhà cung cấp (nếu có).

- Trong quá trình hàng hóa được nhập về kho hoặc công ty, thủ kho vật tư cần kiểm tra hàng hóa, vật tư theo đúng quy trình quản lý kho vật tư. Trong trường hợp hàng hóa không đạt yêu cầu hoặc có lỗi, thủ kho cần báo cho nhân viên mua hàng làm việc lại với các nhà cung cấp để thay thế vật tư mới hoặc sửa chữa. Hoặc nếu hàng hóa cần trả lại nhà cung cấp, nhân viên mua hàng thực hiện đề nghị mang trả hàng hóa cho nhà cung cấp theo quy định.

1.1.2. Mục đích của quy trình mua hàng vật tư công trường

Quá trình thực hiện mua hàng vật tư tại công trường được thực hiện đầy đủ, chi tiết giúp công ty, doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích như:

- Mua được hàng hóa với giá cả rẻ nhất mà vẫn đúng chất lượng theo yêu cầu.

- Đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn và cung cấp đầy đủ cho công trường.

- Tùy theo công trình mà có mức tồn kho tối thiểu.

- Mở rộng được danh sách nhà cung cấp, giúp họ có tính cạnh tranh hơn, giúp công ty có lợi nhuận nhờ chất lượng và giá cả hàng hóa cạnh tranh.

- Tiết kiệm được chi phí cần thiết khi thực hiện cắt giảm chi phí bất biến.

1.2. Hồ sơ thanh toán hay hoàn tạm ứng

Các hồ sơ thanh toán hay hoàn tạm ứng về quá trình mua vật tư tại công trường cần có các giấy tờ như:

- Đơn đề nghị mua hàng, có kèm bản vẽ (nếu có).

- Bảng đánh giá cùng với quá trình duyệt mua hàng, kèm bảng giá của nhà cung cấp đưa ra.

- Đơn xác nhận.

- Đơn đặt hàng.

- Hợp đồng mua bán.

- Biên bản nghiệm thu về số lượng, chất lượng giao nhận của vật tư nhập về.

Các nhân viên mua hàng cần thực hiện đầy đủ các giấy tờ trong bộ hồ sơ này, sau đó gửi đến Giám đốc vật tư xét duyệt và chuyển cho Phòng tài chính kế toán thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.

Qua 1 năm, 12 tháng một lần, các Giám đốc sản xuất, Giám đốc vật tư, Giám đốc tài chính kế toán thực hiện đánh giá lại chất lượng và giá cả của nhà cung cấp, cùng với khả năng nợ nhà cung cấp hay không.

2. Quy trình quản lý vật tư tại công trường qua kho hàng

Quản lý vật tư kho trong kho với mục đích đưa ra những nội dung, trình tự, cách thức và trách nhiệm trong việc thực hiện quá trình quản lý vật tư gồm có: Nhận hàng, nhập kho, lưu kho, bảo quản, cấp phát các vật tư cho các công trình của công ty.

Quy trình quản lý kho vật tư tại công trường như sau:

- Người thủ kho của vật tư và nguyên vật liệu có trách nhiệm thực hiện chuẩn bị những điều kiện về thẻ kho, kho bãi để nhận hàng hóa.

- Sau khi vật tư được chuyển về kho bãi, nhân viên Giám sát kho sẽ thực hiện thông báo cho các đơn vị cùng tiến hàng kiểm tra, kiểm định, nghiệm thu về chất lượng, số lượng… của vật tư, nguyên vật liệu trước khi nhập kho.

- Người Thủ kho sẽ tiếp nhận nhập kho những vật tư đạt đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng. Những vật tư không đạt yêu cầu, bạn nên tách ra và sắp xếp riêng vào một khu vực cần xử lý, nên treo biển cảnh báo để tránh nhầm với vật tư có thể dùng.

- Thực hiện sắp xếp và bố trí vật tư vào đúng kho hàng, vị trí vật tư, hay giá vật tư để đảm bảo thuận tiện khi sử dụng và đảm bảo được khoa học, đồng thời cập nhật đầy đủ các số liệu vào báo cáo tồn kho.

- Trên báo cáo thi công hoặc kế hoạch thi công, thủ kho thực hiện xuất các nguyên liệu chính và phụ cho các đội thi công, cần có xác nhận bằng cách ký tên hàng ngày.

- Nhân viên Giám sát kho cùng các bộ phận khác cần kiểm tra số liệu đã xuất kho ở trong tháng và cập nhật đầy đủ vào báo cáo tồn kho hoặc báo cáo hàng ngày, sau đó báo cáo lên Giám đốc vật tư đã xuất theo ngày và số liệu tồn kho theo tháng, quý hoặc năm.

- Giám sát kho cần căn cứ vào những dự toán về vật tư tại công trường để cân đối với số lượng vật tư đang tồn kho dự đoán, dự kiến trước số lượng vật tư cần mua trong tháng, trong mỗi tháng cần lập các dự trù về vật tư gửi lên Giám đốc vật tư xét duyệt.

- Thủ kho vật tư sẽ là người có trách nhiệm báo cáo về số liệu vật tư nhập, xuất theo ngày, tháng, quý, năm lên Giám sát kho, các số liệu tồn kho và số liệu thực tế tại kho cần đảm bảo chính xác và trung thực.

Xem ngay: Quản lý vật tư là gì? Tìm hiểu về các cách quản lý vật tư

3. Quy trình quản lý vật tư thừa tại công trường

Quản lý vật tư dư thừa tại công trường giúp toàn bộ phế đầu mẩu, phế nguyên vật liệu phát sinh khi thực hiện thi công tại công trường được thu gom, bán theo quy định và thu hồi vốn 1 phần để trang trải tiền sinh hoạt.

Quy trình quản lý vật tư dư thừa như sau:

- Các phế liệu phát sinh cần được đội thi công có trách nhiệm đảm bảo và hạn chế tối đa các phế liệu phát sinh trong khuôn khổ công ty.

- Mỗi sáng, các đội thi công tại công trường cần thông báo cho nhân viên ở phòng vật tư để thu gom phế đầu mẩu sau khi đã đầy thùng để phòng vật tư nhận lại nhập kho và quản lý.

- Trong biên bản, khối lượng phế liệu cần được xác định rõ ràng, những người có liên quan, giám sát, nhân viên cùng thực hiện ký vào biên bản.

- Mỗi ngày, người Thủ kho phòng vật tư cần cập nhật và thực hiện theo dõi các số liệu về nhập liệu.

- Dựa vào số lượng phế liệu tồn kho, phỏng vật tư thực hiện xuất kho các phế liệu đã được Giám đốc phê duyệt cho mua hàng cho các đơn vị mua hàng.

- Thủ kho vật tư cần có trách nhiệm lập các báo cáo về số lượng nhập và xuất kho phế liệu theo ngày, sau đó gửi cho Giám đốc vật tư.

4. Phương án quản lý vật tư tại công trường hiệu quả

Để có thể quản lý vật tư tại công trường hiệu quả nhất, các mã vật tư và tên vật tư cần được chuẩn hóa, tránh sự nhầm lẫn giữa vật tư. Đồng thời, bạn cần lên kế hoạch quản lý vật tư và xây dựng các kho bãi theo đúng tiêu chuẩn. Sau đó, các quy trình nhập, xuất kho, xử lý phế liệu cần được lên sẵn quy trình.

Đồng thời, bạn nên sử dụng phần mềm Quản lý cung ứng xây dựng 365 để dễ dàng quản lý vật tư và thực hiện việc quản lý theo đúng quy trình, đảm bảo vật tư tại công trường không bị hư hỏng và tổn thất quá nhiều.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được những thông tin cần thiết về quy trình quản lý vật tư tại công trường. Quá trình quản lý vật tư cần rõ ràng và thực hiện đúng quy trình, qua đó kế toán mới có thể tổng hợp được các chi phí chính xác, từ đó tính được doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. Xây dựng quy trình quản lý vật tư cũng giúp doanh nghiệp hạn chế được vật tư dư thừa hay hư hỏng.