Hiện tại trong một số các trường đại học đang xuất hiện về các ngành thư viện học hoặc quản lý văn thư,.. Thì đây là khối ngành hướng tới công tác văn thư lưu trữ đối với các ban, bộ ngành hoặc đơn cử ví dụ như trường học. Thông thường nghe qua ta cảm nhận đó là một công việc khá nhàn hạ nhưng nếu để hoàn thành tốt công việc thì phải biết rõ về đặc điểm chức năng cũng như quyền hạn cần lưu ý đối với công tác văn thư lưu trữ trường học.
1. Công tác văn thư lưu trữ trường học được hiểu ra sao và có đặc điểm gì
1.1. Công tác văn thư lưu trữ trường học được hiểu ra sao
Công tác văn thư lưu trữ trường học là bao gồm tất cả các công việc có liên quan đến văn bản, tài liệu, công văn giấy tờ được xác nhận kể từ khi soạn thảo văn bản cho đến lúc tiếp nhận. Đến thời điểm giải quyết công việc xong thì sẽ lên kế hoạch cũng như hoàn thiện quá trình lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ và lưu trữ lại. Những giấy tờ đó thường sẽ được cất trong tủ, kho hoặc két sắt,..
Công tác văn thư lưu trữ trường học được hiểu ra sao
Công tác lưu trữ văn thư này là chức năng cơ bản để các trường học lưu trữ và đảm bảo thông tin góp phần điều hành cơ quan và vận hành bộ máy. Những văn bản này được chỉ đạo và hoạt động bởi mỗi ban ngành cũng như đơn vị đó sẽ là các văn bản mang tính chất giống như một phương tiện thiết yếu để tối ưu hóa hiệu quả để thực hiện các công việc. Trường hợp trong cơ sở trường học thì công tác văn thư lưu trữ sẽ là nơi tiếp nhận để xử lý hồ sơ cũng như tài liệu đề ra các chế độ để hoạt động của nhân viên, giáo viên hay giảng viên, học sinh ở nhà trường. Bên cạnh đó sẽ góp phần xây dựng cũng như phát triển đội ngũ công tác. Từ đó đó có thể xử lý được các vấn đề ví dụ như báo cáo việc nghỉ phép, báo cáo định kỳ hoặc là thống kê tổng hợp của hoạt động nhà trường theo các quy định đề ra.
1.2. Đặc điểm của công tác văn thư lưu trữ trường học
1.2.1. Vai trò văn thư lưu trữ trường học
Vai trò văn thư lưu trữ trường học
Đối với các trường học thì những cơ sở nằm ở vùng nông thôn thì chưa thực sự được đề cao cùng với chức năng, vai trò trong công tác văn thư lưu trữ đem lại. Trong thực tế thì họ chỉ cần coi người làm vị trí phụ trách về công việc này là đơn thuần và chưa được bồi dưỡng năng lực thích đáng. Đây được cho là một tầm ảnh hướng rất sai lệch làm khấu quản lý công tác nhà trường trở nên khó khăn vô cùng.
1.2.2. Các ưu điểm chung của văn thư lưu trữ trường học
Công tác văn thư lưu trữ trường học đều sẽ thực hiện tốt chức năng cho nhiệm vụ được giao. Đều xây dựng được mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong tổ chuyên môn hoặc văn phòng. Thực hiện đúng thẩm quyền, ủy quyền trong việc quản lý đều tiến bộ, đi vào về nề nếp. Thấy được sự nhiệt tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể hóa công việc cũng như tổ chức thực hiện công việc.
Các ưu điểm chung của văn thư lưu trữ trường học
Công tác văn thư sẽ được thực hiện rất nhịp nhàng và hiệu quả. Công việc chuyển giao các văn bản đi hay đến thực hiện nhanh chóng, phân loại được độ khẩn hay độ mật để có thể chuyển giao đi kịp thời. Cán bộ nhân viên văn phòng sẽ có thể hoàn thành tốt công việc được giao để có thể đảm bảo được đúng quy định được đề ra theo văn bản, giấy tờ. Kể cả việc quản lý con dấu cũng tương tự như vậy.
1.2.3. Những hạn chế gặp phải trong văn thư lưu trữ trường học
Người phụ trách công việc văn thư trong trường học thường phải làm nhiều việc cùng một lúc như thủ quỹ hay thủ kho nên thời gian để trau dồi nghiệp vụ còn khá hạn chế.
Xuất hiện nhiều trường hợp văn bản sai thực tế cũng như quy cách văn bản vẫn xảy ra. Ngay cả nội dung văn bản cũng không được rõ ràng.
Những hạn chế gặp phải trong văn thư lưu trữ trường học
Nhiều người còn giữ tư tưởng giải quyết xong công việc là xong và không còn trách nhiệm. Kéo theo là không cần lập hồ sơ hay quản lý đối với những văn bản hay tài liệu vẫn còn tồn tại. Những người đó không có suy nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ mang giá trị cho tương lai nên chưa có ý thức bảo vệ trân trọng lưu trữ tài liệu. Vì vậy khi cần tra cứu lại không thấy đâu hoặc không có làm mất rất nhiều thời gian. Ngoài ra về điều kiện cơ sở vật chất hoặc trang thiết bị về công tác văn thư lưu trữ còn chưa đáp ứng đối với yêu cầu như hiện nay.
2. Phương pháp giúp thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ trường học
Phương pháp giúp thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ trường học
Những phương pháp giúp thực hiện tốt và nâng cao hiệu quả công việc văn thư lưu trữ trong trường học gồm ba phương pháp chính. Mỗi phương pháp đều là cách thức và nghiệp vụ tối thiểu trong quá trình làm việc của người giữ vai trò này.
Qua những đề cập vấn đề ở trên thì công tác văn thư lưu trữ trong trường chưa thực sự được quan tâm và trọng dụng. Việc quan tâm chăm sóc bồi dưỡng năng lực của người phụ trách cũng như đội ngũ công việc văn thư nên được chú trọng và cấp thiết hơn. Bên cạnh đó người chỉ đạo cũng phải sát sao hơn để trở thành một phương pháp tối ưu nhất để có thể đạt được hiệu quả cao. Cùng nhau hướng tới mục tiêu xây dựng và phát triển nhà trường, kèm theo nâng cao chất lượng quản lý giảng dạy trong môi trường học tập để cho học sinh có thể theo học.
2.1. Làm đầy đủ nhiệm vụ của một người phụ trách văn thư lưu trữ trường học
Công việc nào cũng sẽ có chuẩn mực, kế hoạch công việc riêng đề ra và phải thực hiện. Văn thư lưu trữ cung yêu cầu người đảm nhận nó phải thực hiện đầy đủ và hoàn thành tốt.
2.2. Xây dựng các chế độ hay khối lượng lưu trữ văn thư có trong trường học
Nếu như công tác văn thư trong trường được thực hiện tốt thì các cơ quan trường học cũng sẽ tổ chức được tốt ưu những chương trình hoặc đề án đưa ra. Cũng như những hoạch định ngắn hạn hoặc dài hạn đều có thể giám sát theo các đợt trong công tác văn thư lưu trữ.
2.3. Góp phần giúp cơ quan đoàn thể làm công tác tổng kết
Góp phần giúp cơ quan đoàn thể làm công tác tổng kết
Văn thư lưu trữ cũng phải góp phần vào thực hiện tổng kết thi đua khen thưởng đối với các cơ sở hay môi trường trường học. Chúng ta thấy được việc tổ chức này nhằm xây dựng cũng như phát triển đội ngũ giảng dạy hoặc đối với nhân viên hay giảng viên bồi dưỡng thêm kiến thức cho học sinh vẫn sẽ được thực hiện thường xuyên trong suốt quá trình làm việc.
2.4. Quản lý chặt chẽ các văn bản chính có trong trường học
Công tác về việc văn bản đi và văn bản đến đều là chức năng ghi nhận đầu tiên trong việc làm của văn thư lưu trữ. Đồng thời sẽ cùng hỗ trợ các công chức nhân viên hoàn thiện hồ sơ tài liệu quan trọng cần thiết để nộp cho nhà trường. Thực hiện về theo dõi và phân ;oại, chỉnh sửa, quản lý hồ sơ đến, hồ sơ đi, xác nhận giá trị văn bản đều là những việc cơ bản đối với người làm công việc văn thư lưu trữ.
Những chia sẻ trong nội dung trên từ timviec365.vn đã cho ta thấy các đặc điểm chung của công tác văn thư lưu trữ trường học từ đó đã đề ra các phương nhằm thực hiện công việc một cách thuận lợi và chặt chẽ hơn. Cũng từ đây ta thấy nên chú trọng hơn vào việc quan tâm sát sao với đội ngũ nhân viên đảm nhiệm văn thư lưu trữ trường học để thực hiện ngày càng tốt hơn. Nếu như còn vấn đề nào thắc mắc bạn chưa được giải đáp hãy chờ đợi trong bài viết kế tiếp.
