[Cập nhật] Quy trình các bước làm hồ sơ dự thầu đầy đủ nhất

1. Những thông tin cơ bản về khái niệm đấu thầu 

1.1. Đấu thầu là gì? 

Theo trích dẫn trong văn bản luật pháp, ở đây là Luật đấu thầu được ban hành năm 2013, đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và hiện thực hóa hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, mua sắm, lắp đặt. Việc lựa chọn nhà đầu tư ký kết các dự án theo hình thức đối tác, đầu tư và sử dụng các tài sản sẽ dựa trên quan điểm đề cao tính minh bạch và hiệu quả kinh tế cũng như chỉ chấp nhận thái độ cạnh tranh lành mạnh. 

Nói một cách đơn giản, trong nền kinh tế thị trường hiện nay xuất hiện rất nhiều tình trạng, hiện tượng doanh nghiệp cạnh tranh không lành mạnh. Đấu thầu là hình thức cạnh tranh văn minh, lịch sự dựa trên những căn cứ về mặt pháp luật và lợi ích hai bên. Dù là doanh nghiệp trong hay ngoài nước đang hoạt động ở bất kỳ ngành nghề, lĩnh vực nào cũng có thể tham gia đấu thầu, không chỉ những công ty chuyên về thi công xây dựng. 

1.2. Phân loại hình thức đấu thầu

Đấu thầu được chia làm 2 loại:

- Loại 1: Đấu thầu có sử dụng ngân sách nhà nước, được thực hiện theo Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ban hành năm 2013

- Loại 2: Đấu thầu tư nhân, các bên mời thầu sẽ có quyền chọn dựa theo toàn bộ yêu cầu trong Luật Đấu thầu hoặc dựa trên đặc điểm, tính chất doanh nghiệp của bản thân. 

Trong đấu thầu, không thể thiếu bước xây dựng hồ sơ nhằm hỗ trợ doanh nghiệp muốn dự thầu bộc lộ năng lực, tiềm năng của bản thân cũng như khẳng định nguồn lực. Bên mời thầu  cũng có thể dễ dàng cân nhắc hơn khi đứng trước nhiều lựa chọn. Cùng đọc tiếp phần sau của bài viết để nắm rõ các bước làm hồ sơ dự thầu đúng theo trình tự và thiết lập của pháp luật nhé.

2. Các bước làm hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu được xây dựng dựa trên 6 bước sau: 

2.1. Đọc kỹ hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công

Là bước đầu tiên nhưng cũng không kém phần quan trọng. Dựa vào hồ sơ mời thầu đến từ doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhà nước cùng những điều kiện liên quan để xác định cá nhân doanh nghiệp có phù hợp với công trình này hay không. Trong hồ sơ mời thầu sẽ có những nội dung như: 

- Yêu cầu về kinh nghiệm trong lĩnh vực mời thầu

- Yêu cầu về mức doanh thu, tài chính trong doanh nghiệp

- Yêu cầu về nhân lực, trang thiết bị kỹ thuật, các đề xuất kỹ thuật cho doanh nghiệp mời thầu

- Biểu mẫu dự thầu do doanh nghiệp mời thầu soạn thảo

2.2. Lập hồ sơ pháp lý dự thầu

Cho dù đơn vị mời thầu là cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp muốn dự thầu phải xây dựng hồ sơ pháp lý đúng với yêu cầu của pháp luật hiện hành nước ta với những giấy tờ chứng minh tài chính, công chứng được tập hợp theo danh mục cụ thể. Mỗi doanh nghiệp mời thầu sẽ có những đặc thù riêng cũng như mong muốn, nguyện vọng khác nhau về bên nhận thầu. Nhưng nhìn chung, trong hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp dự thầu sẽ không thể thiếu những giấy tờ sau: 

- Đơn lập thầu được lập dựa trên biểu mẫu dự thầu của doanh nghiệp mời thầu. Đơn dự thầu được chia thành 2 loại: dự thầu tài chính và dự thầu kỹ thuật. 

- Văn bản bảo lãnh dự thầu và các cam kết của nhà thầu

- Thỏa thuận kinh doanh và giấy ủy quyền 

- Hồ sơ năng lực công ty: đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính…

- Hồ sơ kinh nghiệm công ty: các hạng mục đấu thầu đã làm trước đó

Dựa trên hạng mục thầu công ty muốn tham gia sẽ có những văn bản cần chứng minh khác nhau. Nếu công ty tham gia gói thầu tài chính, rót vốn cho bên doanh nghiệp đầu tư cần chứng minh nguồn vốn dựa trên báo cáo tài chính là hoàn toàn minh bạch, các báo cáo thuế cần rõ ràng đầy đủ, có thể dựa trên hợp đồng tín dụng của công ty và ngân hàng. Nếu công ty tham gia đấu thầu bằng trang thiết bị vật tư, máy móc để hỗ trợ thi công, lắp đặt, hoàn thiện… cần đính kèm những giấy tờ như, hóa đơn định lượng, đăng kiểm của máy móc. Các nhân lực tham gia đấu thầu cũng cần cung cấp thông tin về bằng cấp, phương thức liên lạc

Xem thêm ngay: Thông tin tuyển nhân viên làm hồ sơ thầu của các công ty xây dựng cập nhật mới nhất

2.3. Lập giá dự thầu

Đây là bước sống còn quyết định tính cạnh tranh của doanh nghiệp này với các doanh nghiệp khác. Để mức giá thầu không bị chênh lệch gây ra cạnh tranh không lành mạnh, các doanh nghiệp cũng sẽ áp dụng các thông tư và nghị định của chính phủ, bao gồm: 

- Thông tư số 06/2016/TT-BXD ngày 10/3/2016 của Bộ Xây dựng

- Quyết định số 1134/QĐ-BXD ngày 8/10/2015 của Bộ xây dựng 

Dưới đây là một số chi phí cần liệt kê trong bảng lập giá dự thầu: 

- Chi phí bảo dưỡng, mua sắm trang thiết bị vật tư

- Chi phí thi công, lắp đặt, hiệu chỉnh thiết bị  

- Chi phí đào tạo nhân lực và chuyển giao công nghệ

- Chi phí bến bãi vật tư

- Chi phí vật liệu và nhân công

- Một số chi phí khác…

Những chi phí này không thể đưa ra với mức giá quá thấp gây thua lỗ nhưng cũng không thể để với mức giá quá cao, dễ khiến phía mời thầu mất thiện cảm. Do đó, bạn cần phân tích kỹ năng lực và nguồn lực của doanh nghiệp để có bảng giá phù hợp nhất. 

2.4. Lập biện pháp thi công

Trong các dự án về xây dựng, để biện pháp thi công dễ hình dung nhất bên dự thầu sẽ lập thành 2 dạng: 

- Dạng bản vẽ biện pháp thi công: Bản vẽ này thường do kiến trúc sư đảm nhiệm xây dựng dựa theo các hạng mục thi công, kho bãi, giao thông để xây dựng. Các bản vẽ sẽ giúp bên mời thầu hình dung dễ dàng hơn phong cách và quy trình làm việc của bên dự thầu. Việc làm kiến trúc sư đòi hỏi được đào tạo chuẩn, có kiến thức về kiến trúc, thiết kế tốt

- Dạng thuyết minh biện pháp thi công: Thông thường, dạng thuyết minh sẽ được gửi cho bên mời thầu qua video hoặc thuyết minh trực tiếp khi hai bên gặp mặt trao đổi. Các máy móc thiết bị, công nghệ sử dụng và biện pháp thi công sẽ được giải đáp tường tận thông qua biện pháp này. Công tác thi công, đấu thầu có thể dễ hình dung và giúp bên mời thầu thuận tiện hơn trong việc tương tác qua lại với bên dự thầu.

2.5. Lập tiến độ thi công

Tiến độ thi công cũng là hạng mục vô cùng quan trọng cần chú ý, có thể khiến bên dự thầu ăn điểm. Tuy nhiên tiến độ thi công phải đi kèm với chất lượng thi công. Hồ sơ dự thầu sẽ bao gồm 3 biểu mẫu liên quan đến tiến độ thi công mà doanh nghiệp cần chú ý xây dựng: 

- Tổng tiến độ thi công

- Huy động thiết bị thi công

- Huy động nhân lực thi công

Tiến độ phải ước lượng dựa trên năng suất của nhân lực, chất lượng của thiết bị cũng như đặc điểm của công trình. Việc làm giám sát thi công của kỹ sư xây dựng, kiến trúc sư giúp đảm bảo tiến độ và chất lượng thi công. 

2.6. Hoàn thiện hồ sơ

Các bên đại diện trong công ty dự thầu sẽ ký xác nhận cũng như tiến hành chỉnh lý lại những nội dung còn sai sót. Bản hồ sơ dự thầu sẽ được in ra bản cứng và giữ lại file mềm. Nội dung trong hồ sơ cần có mục lục và đánh dấu trang, trình bày chỉn chu, cẩn thận. Các giấy tờ trong hồ sơ cũng cần được công chứng từ các văn phòng công chứng của nhà nước. 

Dựa vào hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu cần được nộp trước khi đến kỳ hạn cuối. 

3. Một số lưu ý khi tham gia quá trình đấu thầu

Quá trình đấu thầu được coi là trận cân não khi đứng trước dự án lớn. Các nhà dự thầu sẽ như chú công khoe bộ đuôi xinh đẹp nhằm nhận được gói thầu ưng ý nhất. 

Tuy nhiên, để tránh những tổn thất không đáng có, doanh nghiệp dự thầu cần tự lượng sức mình, tìm kiếm những gói mời thầu phù hợp để tránh tốn thời gian và công sức. Thêm vào đó, bộ hồ sơ dự thầu sẽ là vũ khí vô hình rút ngắn con đường đến với chiến thắng của doanh nghiệp dự thầu. Chính vì vậy, hãy xây dựng một bộ hồ sơ thật chỉn chu, xuất sắc trong nội dung và cẩn trọng về hình thức để ăn điểm dựa trên các bước làm hồ sơ dự thầu bên trên nhé. 

Hơn ai hết, đội ngũ timviec365.vn hy vọng đã hỗ trợ bạn trong việc tìm hiểu các bước làm hồ sơ dự thầu. Chúc các bạn gặt hái được nhiều thành công với những thông tin chúng tôi đưa ra và đừng quên theo dõi trang blog của chúng tôi để cập nhật tin tức mỗi ngày nhé.