Các hàm excel thường dùng trong kế toán kho các bạn cần biết

1. Tại sao các kế toán viên cần sử dụng các hàm excel trong kế toán kho?

Bạn đã thực sự đầu tư thời gian và công sức để học excel chưa? Công thức hay gọi cách khác là các hàm trong excel chính là một trong những phần thiết yếu của Excel cơ bản và thông dụng. Khi các bạn biết được các công thức tính excel thì sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn, nhanh chóng giải quyết các công việc liên quan đến con số, thống kê, sắp xếp.

Khi nắm được các hàm trong excel thì các bạn có thể sử dụng cho rất nhiều tính toán khác nhau một cách vô cùng tiện lợi, nhanh chóng. Các hàm excel sẽ thay thế cho quá trình tính toán truyền thống lâu la mất rất nhiều thời gian và độ chính xác thì không được đảm bảo. Khi sử dụng hàm thì các bạn kế toán viên có thể yên tâm hơn về kết quả tính toán như công thức tính thuế trong excel.

Hàm excel giúp các bạn áp dụng cho nhiều lần tính toán khác nhau. Bạn cũng sẽ dễ dàng hình dung ra được cái giải pháp cho việc tính toán các con số, các số liệu cần thống kê… Bên cạnh đó, khi có được các hàm excel thì các bạn sẽ dễ dàng lưu trữ các dữ liệu một cách tốt nhất. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng các hàm excel trong kế toán để quản lý thông tin, dữ liệu mà họ sử dụng như một phần mềm, công cụ đắc lực để xử lý các loại giấy tờ.

Sử dụng các hàm excel trong kế toán kho nói riêng và kế toán nói chung mang đến nhiều lợi ích thiết thực. Thông thường khi tính toán hoặc thống kê thì các bạn cần phải làm thủ công, tính toán rất mất thời gian khiến cho tiến độ công việc trở nên bị chậm đi, dẫn tới giảm hiệu suất công việc và không thể đáp ứng được hết yêu cầu công việc. Khi áp dụng các hàm trong kế toán thì vấn đề này sẽ được giải quyết nhanh gọn.

Kế toán là một trong những công việc rất bận rộn và thường xuyên đối diện với các con số,công việc của họ rất quan trọng bởi nó liên quan nhiều đến vấn đề tài chính của cả doanh nghiệp. Vì vậy mà khâu tính toán cần chính xác, ngoài máy tính ra thì các hàm tính toán cũng rất quan trọng và cần thiết trong công việc của người kế toán viên.

Các hàm excel được nghiên cứu và sử dụng trong kế toán đảm bảo sự chính xác, nhanh chóng, giúp đẩy nhanh quá trình làm việc cũng như hiệu quả công việc của bộ phận kế toán nói riêng và toàn doanh nghiệp nói chung.

Xem thêm: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ gián tiếp và những thông tin bạn cần biết

2. Các hàm excel thường dùng trong kế toán kho

2.1. Hàm tìm kiếm

Hàm tìm kiếm là một trong những nhóm hàm phổ biến được dùng trong kế toán kho nói riêng và kế toán nói chung. Nhóm hàm tìm kiếm sẽ trả về các giá trị dò tìm theo cột từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng với giá trị dò tìm của hàm đó. Khi X bằng 0 thì tức là kết quả dò tìm chính xác nhất (thường là kết quả được mặc định), còn khi X bằng 1 thì có nghĩa là kết quả dò tìm tương đối.

Trong kế toán, hàm tìm kiếm thường được sử dụng để tìm kiếm và trả về tên hàng, đơn vị tính, mã hàng, giá vốn, giá bán, các thông số đối với khách hàng hay người mua hàng, Nhóm hàm tìm kiếm bao gồm hàm VLOOKUP và hàm HLOOKUP.. Chúng ta cùng đi sâu vào tìm hiểu từng hàm trong nhóm hàm tìm kiếm này nhé,

• Hàm VLOOKUP: Hàm Vlookup là hàm tham chiếu, giúp chúng ta tìm kiếm theo hàng dọc/cột. Công thức của hàm Vlookup như sau: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup]).
• Hàm HLOOKUP: Hàm Hlookup là hàm tham chiếu giúp chúng ta tìm kiếm các giá trị theo hàng ngang. Công thức để tính hàm Hlookup như sau: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num,[range_lookup]).

Lưu ý: Đối với các thông số cùng tham chiếu là thông số cột và hàng đầu tiên của tham chiếu đó thì  cần phải thực hiện việc bao phủ cột và hàng đó một cách vừa đủ cũng như là toàn bộ những giá trị cần được dò tìm, hàm tìm kiếm này cần luôn được để ở giá trị tuyệt đối. Các cột và hàng cần tìm kiếm xem đó là cột và hàng thứ bao nhiêu trong bảng tham chiếu đó, khi tiến hành tìm kiếm thì cần phải thực hiện đếm từ trái sang phải và đếm từ trên xuống dưới.

Người áp dụng hàm tìm kiếm cần phải thực hiện viết đúng công thức hàm thì mới có thể thực hiện việc tìm kiếm đúng và cho ra giá trị chính xác. Nếu bạn viết sai công thức thì sẽ không thể thực hiện được thao tác và không cho ra giá trị đúng với những gì mà bạn muốn.

Xem thêm: Tìm hiểu nội dung cơ bản của chính sách thuế hiện hành

2.2. Hàm điều kiện IF

Hàm điều kiện là hàm được sử dụng trong kế toán và hàm này được trả về giá trị số 1 nếu như điều kiện đúng và được trả về đúng với giá trị số 2 nếu như điều kiện được đưa ra sai. Hàm IF thường được sử dụng khi các kế toán viên tạo bảng lương hoặc thưởng cho nhân viên, được sử dụng khi tính thuế thu nhập cá nhân của nhân viên và được sử dụng khi lập bảng thưởng doanh số cho các nhân viên trong đội ngũ nhân viên kinh doanh của doanh nghiệp đó.

Công thức của hàm điều kiện IF như sau:

IF(logical_test,[value_if_true].[value_if_false]).

IF(điều kiện, giá trị 1, giá trị 2).

Xem thêm: Giới thiệu tất tần tật bảng hệ thống tài khoản theo thông tư 200

2.3. Hàm tính tổng có điều kiện SUMIF

Hàm SUMIF là hàm tính tổng trong excel, được dân kế toán sử dụng nhiều nhất bởi kế toán thường xuyên làm việc với những con số là chủ yếu. Hàm SUMIF là hàm trả về giá trị tổng của các ô trong vùng cần tính tổng thỏa mãn với điều kiện được đưa ra.

Hàm SUMIF được sử dụng để tính tổng các giá trị trong phạm vi đáp ứng được các tiêu chí mà người tính đã xác định. Các giá trị này được người tính đưa ra điều kiện và quy định. Hoặc người tính cũng có thể áp dụng tiêu chí cho một phạm vi nhất định sau đó tính tổng của các giá trị tương ứng trong một phạm vi khác.

Công thức tính của hàm SUMIF:

SUMIF(range,criteria,[sum_range])

SUMIF(Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng)

Trong công thức này:

- Phạm vi: Phạm vi trong công thức chính là ô mà các bạn muốn đánh giá theo tiêu chí đã đề ra, các thông số trong mỗi phạm vi này sẽ là số hoặc tên (người hoặc vật thể nào đó), các mảng chứa số. Đối với các giá trị trống và giá trị là văn bản thì sẽ bị bỏ qua không được tính toán trong công thức hàm. Phạm vi chính là thông số bắt buộc trong công thức.

- Criteria: Criteria là thông số bắt buộc trong công thức, Criteria được thể hiện dưới dạng số hoặc dưới dạng biểu thức, văn bản hoặc là các hàm xác định sẽ được cộng vào các ô. Tất cả các tiêu chí văn bản hoặc các tiêu chí biểu tượng, toán học đều cần được đặt trong dấu ngoặc kép (“”) còn đối với các tiêu chí dưới dạng số thì không cần đặt trong dấu ngoặc kép.

- Sum_range: Tiêu chí này không bắt buộc trong hàm, nếu như các kế toán viên muốn cộng các đối số thì sẽ tiến hành cộng các ô đã được xác định trong đối số range.

Các bạn có thể sử dụng các ký tự như: dấu ? hoặc dấu * để làm đối số criteria. Khi bạn muốn tìm kiếm dấu ? hoặc dấu * thì bạn hãy gõ dấu ~ trước ký tự đó.

Lưu ý: Hàm SUMIF sẽ trả kết quả sai nếu như bạn dùng hàm này để khớp với các chuỗi dài hơn 255 ký tự. Đối số sum_range không bắt buộc phải có cùng kích cỡ với đối số range.

2.4. Hàm LEFT

Hàm Left: Là hàm được sử dụng trong kế toán để lấy các ký tự cần lấy trong một đoạn text được tính từ trái sang phải. Hàm left được sử dụng thông dụng và cần thiết để tính toán và tìm kiếm các ký tự trong bảng excel có nhiều thông số.

Công thức của hàm LEFT như sau: =LEFT(text,số ký tự cần lấy)

Hàm LEFT còn được sử dụng không chỉ đối với bảng tính excel.

2.5. Hàm LEN

Hàm LEN là hàm được sử dụng để tính số ký tự trong một chuỗi text. Hàm len được dùng để tính toán nhanh chóng số ký tự chính xác trong đoạn text mà bạn đang cần tính số ký tự.

Công thức của hàm LEN như sau: =LEN(“text”)

Ví dụ: LEN(“toanhoc”)=7

2.6. Hàm SUBTOTAL

Hàm Subtotal là hàm được sử dụng để tính toàn đối với một nhóm con trong một danh sách hoặc là các bảng dữ liệu tùy vào các phép tính mà các bạn chọn trong đối số.

Công thức tính hàm Subtotal như sau: =SUBTOTAL(đối số cần tính)

3. Những lưu ý khi sử dụng hàm trong kế toán kho

Các nhân viên kế toán kho khi làm việc và thao tác trên các file excel chắc hẳn không thể không dùng với các hàm. Công dụng và ý nghĩa của các hàm này thì chúng ta đã nắm rõ rồi, việc sử dụng đúng các hàm cho từng mục đích là cần thiết. Các bạn cần phải bám sát và đáp ứng viết đúng công thức hàm thì mới có thể trả về kết quả chính xác được. Các hàm này được sử dụng thông dụng trong tính toán và tìm kiếm, các bạn không được chủ quan và lơ là trong khâu kiểm soát công thức.

Sử dụng hàm chính là phương án tốt nhất cho các con số và thống kê đối với dân kế toán và nhiều công việc khác. Các bạn hãy sưu tập cho mình những hàm thông dụng để dễ dàng sử dụng khi cần thiết. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm việc làm kế toán thì hãy truy cập vào website timviec365.vn để tìm công việc phù hợp cho mình và áp dụng các hàm excel vào công việc.

Với nội dung trên đây thì các bạn đã biết được các hàm excel thường dùng trong kế toán kho giúp ích rất nhiều trong quá trình làm việc. Hãy cập nhật và tìm hiểu về công dụng, ý nghĩa và cách dùng các hàm này để tăng hiệu quả và năng suất công việc.

Xem thêm: Những thủ tục cách hạch toán thanh lý tài sản cho doanh nghiệp