Quay lại

Tìm hiểu về các loại hóa đơn thương mại và đặc điểm của chúng

Tác giả: Trần Thùy Linh - 21/01/2022

Trong sản xuất kinh doanh, hóa đơn thương mại cũng đại biểu cho những khoản thu nhập của cá nhân hoặc doanh nghiệp. Hiện nay, không chỉ có một loại hóa đơn được sử dụng trong việc kinh doanh. Người làm kinh doanh cần có hiểu biết về các loại hóa đơn và khi nào thì cần sử dụng loại hóa đơn nào. Trong bài viết sau đây, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về các loại hóa đơn thương mại và điều kiện sử dụng của những loại hóa đơn này nhé!

1. Tìm hiểu về các loại hóa đơn thương mại

1.1. Tại sao cần tìm hiểu về các loại hóa đơn thương mại?

Tùy thuộc vào hình thức và các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, có thể có nhiều loại hóa đơn khác nhau được xuất ra. Nếu bạn không có hiểu biết về những loại hóa đơn này, bạn có thể nhanh chóng bị choáng ngợp và không biết nên sử dụng loại hóa đơn nào cũng như cách xử lý các loại hóa đơn.

Có nhiều loại hóa đơn thương mại đang được sử dụng
Có nhiều loại hóa đơn thương mại đang được sử dụng

Các doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa qua biên giới quốc gia thường phải phát hành hóa đơn thương mại, trong đó bao gồm thông tin về hàng hóa được vận chuyển và giá trị của chúng. Nhưng một người nào đó không làm kinh doanh, chẳng hạn như một nhiếp ảnh gia tự do, có thể sẽ không có bất kỳ vấn đề nào liên quan đến hóa đơn thương mại trong quá hoạt động hàng ngày của họ.

Vậy có những loại hóa đơn thương mại nào và điều kiện sử dụng những loại hóa đơn này là gì?

1.2. Có những loại hóa đơn thương mại nào?

1.2.1. Hóa đơn chiếu lệ

Hóa đơn chiếu lệ, hay Proforma invoice, là loại hóa đơn cho biết tổng chi phí cuối cùng của một hoạt động kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ.

Hóa đơn chiếu lệ là một tài liệu liệt kê tất cả các dịch vụ hoặc hàng hóa đang được cung cấp và định giá cho mỗi dịch vụ hoặc hàng hóa đó. Hóa đơn này được gửi trước khi bất kỳ công việc nào được thực hiện trong một dự án kinh doanh.

Hóa đơn chiếu lệ không được biên soạn với mục đích yêu cầu thanh toán, mà chỉ được biên soạn với tính chất như là một thông báo về các khoản thanh toán sắp đến hạn. Có thể hiểu một cách đơn giản hơn đó là loại hóa đơn này giống như một bản dự toán chi phí. Mặc dù vậy, thay vì đưa ra một ước tính sơ bộ về chi phí cuối cùng, thì hóa đơn chiếu lệ lại cung cấp khá chính xác giá trị của khoản chi phí đó.

Hóa đơn chiếu lệ thông báo về các khoản thanh toán sắp đến hạn
Hóa đơn chiếu lệ thông báo về các khoản thanh toán sắp đến hạn

Khách hàng của một doanh nghiệp có thể yêu cầu hóa đơn chiếu lệ nếu họ cần sự chấp thuận tài chính từ nhiều người để tiếp tục với dự án dang dở.

1.2.2. Hóa đơn tạm thời

Khi bạn nhận một dự án lớn và sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, bạn sẽ xử lý như thế nào với các hóa đơn của dự án?

Bạn sẽ đợi cho đến khi dự án hoàn thành mới để lập hóa đơn không? Hay bạn sẽ gửi hóa đơn tạm thời khi hoàn thành lần lượt các mốc quan trọng của dự án?

Bạn có thể biên soạn các hóa đơn tạm thời sau mỗi khoảng thời gian hoặc gửi chúng đi khi bạn hoàn thành từng phần cụ thể của một dự án lớn hơn. Những hóa đơn này có tác dụng giúp chia nhỏ dự án lớn thành các khoản thanh toán nhỏ hơn. Điều này có thể mang lại lợi ích cho cả bạn và khách hàng của bạn.

1.2.3. Hóa đơn định kỳ

Có thể bạn sẽ cho rằng hóa đơn định kỳ và hóa đơn tạm thời giống nhau. Tuy nhiên, có một số điểm khác biệt nhất định giữa hai loại hóa đơn này.

Hóa đơn tạm thời được sử dụng để chia nhỏ các khoản thanh toán cho một dự án lớn và sẽ không được sử dụng khi dự án đã được hoàn thành. Ngược lại, các hóa đơn định kỳ có thể được biên soạn và sử dụng bất cứ lúc nào cần thiết.

Hóa đơn định kỳ được gửi đi sau mỗi khoảng thời gian cố định
Hóa đơn định kỳ được gửi đi sau mỗi khoảng thời gian cố định

Chẳng hạn, nếu bạn chịu trách nhiệm quản lý phương diện truyền thông xã hội và tiếp thị trực tuyến cho khách hàng của doanh nghiệp, bạn thường sẽ làm việc các hợp đồng có thời hạn tính bằng năm. Thay vì gửi một hóa đơn tổng vào cuối mỗi năm, bạn có thể gửi hóa đơn định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý.

1.2.4. Hóa đơn chính thức

Hóa đơn chính thức, hay Final invoice, là hóa đơn cuối cùng của bạn gửi cho khách hàng. Hóa đơn này bao gồm thông tin về tất cả các sản phẩm hay dịch vụ hai bên đã giao dịch mua bán và số dư chưa thanh toán.

Đôi khi, hóa đơn chính thức cũng có thể được biên soạn dưới dạng bản tóm tắt các khoản thanh toán trước đây.

1.2.5. Hóa đơn tập trung

Nếu bạn hợp tác với một khách hàng trong khoảng thời gian dài với nhiều giao dịch mua bán, bạn có thể lập hóa đơn riêng cho từng giao dịch hoặc bạn có thể biên soạn một hóa đơn chung trong đó ghi chi tiết số tổng tiền cần thanh toán cho tất cả các giao dịch trước đó.

Ví dụ: Nếu bạn cung cấp hàng hóa cho một đại lý bán hàng nhiều lần trong một tháng, bạn có thể lập hóa đơn giá trị của tháng mua hàng cùng một lúc.

Hóa đơn tập trung ghi chi tiết số tổng tiền cần thanh toán
Hóa đơn tập trung ghi chi tiết số tổng tiền cần thanh toán

Hóa đơn tập trung giúp giảm bớt phí giao dịch cho cả nhà cung cấp và khách hàng. Nó cũng giúp cho việc ghi sổ kế toán dễ dàng hơn vì kế toán viên sẽ không cần phải làm việc với hàng tá các khoản thanh toán nhỏ lẻ.

1.2.6. Một số loại hoá đơn thương mại khác

Bên cạnh những loại hóa đơn trên, còn một số loại hóa đơn thương mại khác như: hóa đơn chi tiết, hóa đơn xác nhận, hóa đơn lãnh sự và hóa đơn hải quan…

2. Những loại văn bản khác có liên quan đến hóa đơn thương mại

2.1. Credit memo

Credit memo là một loại chứng từ thương mại. Credit memo được sử dụng khi khách hàng đã thanh toán một phần hóa đơn và nhà cung cấp cần một văn bản chính thức để ghi chú về khoản thanh toán đó và sự thay đổi của khoản nợ còn lại trong hóa đơn. Credit memo cũng thường được sử dụng khi một doanh nghiệp hoặc cá nhân không thể kiểm soát việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ đã được hứa hẹn trong các hóa đơn chưa thanh toán.

Những lý do khác để phát hành Credit memo bao gồm việc tranh chấp về giá cả hoặc khách hàng trả lại hàng đã mua.

Credit memo là một loại chứng từ thương mại
Credit memo là một loại chứng từ thương mại

2.2. Giấy xác nhận nợ

Debit memo đôi khi cũng dễ bị nhầm lẫn với Credit memo. Credit memo được sử dụng chủ yếu liên quan đến việc điều chỉnh hóa đơn của khách hàng. Debit memo lại được người mua hàng sử dụng để thông báo cho doanh nghiệp biết rằng doanh nghiệp cung cấp chưa đủ số lượng các loại hàng hóa trong đơn hàng.

Debit memo cũng có thể đóng vai trò như là bằng chứng về những điều chỉnh trong kê khai thuế của một doanh nghiệp hoặc hữu dụng trong một vài tranh chấp khác có thể phát sinh.

2.3. Báo cáo tài khoản

Báo cáo tài khoản về bản chất thì không phải là một hóa đơn thương mại nhưng có liên quan rất chặt chẽ với hóa đơn thương mại.

Báo cáo tài khoản cung cấp thông tin tóm tắt về các dịch vụ hoặc hàng hóa đã được giao dịch, các khoản thanh toán đã thực hiện và bất kỳ số dư chưa thanh toán nào. Giống như một bảng sao kê tài khoản ngân hàng, báo cáo tài khoản là một bản tóm tắt về tất cả các giao dịch kinh doanh được thực hiện giữa nhà cung cấp và khách hàng.

Nếu nhà cung cấp không muốn gửi hóa đơn, họ có thể gửi báo cáo tài khoản để nhắc nhở khách hàng về một khoản tiền chưa thanh toán. Khách hàng cũng có thể yêu cầu báo cáo tài khoản. Vì vậy thông thường các doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn sàng các báo cáo tài khoản để sử dụng khi cần thiết.

Báo cáo tài khoản ghi chép thông tin về các giao dịch đã thực hiện
Báo cáo tài khoản ghi chép thông tin về các giao dịch đã thực hiện

Nhìn chung, việc biên soạn hóa thương mại có thể khiến cho các nhân viên kế toán rất đau đầu. Ngày nay, với các phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào, chẳng hạn như phần mềm quản lý hóa đơn 365, chủ doanh nghiệp nhỏ có thể hợp lý hóa

quá trình lập hóa đơn từ đầu đến cuối. Các phần mềm này không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp xuất hóa đơn thương mại mà còn hỗ trợ cả khách hàng của doanh nghiệp trong việc thanh toán hóa đơn với một cổng thanh toán tích hợp.

Như vậy là qua những thông tin tổng hợp trong bài viết, bạn đã có thêm một góc nhìn chi tiết hơn về các loại hóa đơn thương mại và đặc điểm của từng loại hóa đơn. Doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng các phần mềm quản lý hóa đơn để tranh được những sai sót có thể phát sinh trong công tác kế toán và trong các giao dịch với khách hàng.

Báo cáo thuế là gì?

Báo cáo thuế là gì? Tìm hiểu về nội dung và quy trình nộp báo cáo thuế cũng như hướng dẫn cách làm báo cáo thuế cho doanh nghiệp mới nhất quan bài viết sau đây!

Báo cáo thuế là gì?

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng- Danh thiếp cá nhân- Quản Lý Trường Học- Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng- Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính- Kinh nghiệm Quản lý kho hàng- Quản Lý Gara Ô Tô- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Hãy chat với chúng tôi
Chào bạn, Tìm việc 365 có thể hỗ trợ gì cho
bạn!
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype