Tìm hiểu về các loại hóa đơn thương mại và đặc điểm của chúng

1. Tìm hiểu về các loại hóa đơn thương mại

1.1. Tại sao cần tìm hiểu về các loại hóa đơn thương mại?

Tùy thuộc vào hình thức và các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, có thể có nhiều loại hóa đơn khác nhau được xuất ra. Nếu bạn không có hiểu biết về những loại hóa đơn này, bạn có thể nhanh chóng bị choáng ngợp và không biết nên sử dụng loại hóa đơn nào cũng như cách xử lý các loại hóa đơn.

Các doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa qua biên giới quốc gia thường phải phát hành hóa đơn thương mại, trong đó bao gồm thông tin về hàng hóa được vận chuyển và giá trị của chúng. Nhưng một người nào đó không làm kinh doanh, chẳng hạn như một nhiếp ảnh gia tự do, có thể sẽ không có bất kỳ vấn đề nào liên quan đến hóa đơn thương mại trong quá hoạt động hàng ngày của họ.

Vậy có những loại hóa đơn thương mại nào và điều kiện sử dụng những loại hóa đơn này là gì?

1.2. Có những loại hóa đơn thương mại nào?

1.2.1. Hóa đơn chiếu lệ

Hóa đơn chiếu lệ, hay Proforma invoice, là loại hóa đơn cho biết tổng chi phí cuối cùng của một hoạt động kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ.

Hóa đơn chiếu lệ là một tài liệu liệt kê tất cả các dịch vụ hoặc hàng hóa đang được cung cấp và định giá cho mỗi dịch vụ hoặc hàng hóa đó. Hóa đơn này được gửi trước khi bất kỳ công việc nào được thực hiện trong một dự án kinh doanh.

Hóa đơn chiếu lệ không được biên soạn với mục đích yêu cầu thanh toán, mà chỉ được biên soạn với tính chất như là một thông báo về các khoản thanh toán sắp đến hạn. Có thể hiểu một cách đơn giản hơn đó là loại hóa đơn này giống như một bản dự toán chi phí. Mặc dù vậy, thay vì đưa ra một ước tính sơ bộ về chi phí cuối cùng, thì hóa đơn chiếu lệ lại cung cấp khá chính xác giá trị của khoản chi phí đó.

Khách hàng của một doanh nghiệp có thể yêu cầu hóa đơn chiếu lệ nếu họ cần sự chấp thuận tài chính từ nhiều người để tiếp tục với dự án dang dở.

1.2.2. Hóa đơn tạm thời

Khi bạn nhận một dự án lớn và sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, bạn sẽ xử lý như thế nào với các hóa đơn của dự án?

Bạn sẽ đợi cho đến khi dự án hoàn thành mới để lập hóa đơn không? Hay bạn sẽ gửi hóa đơn tạm thời khi hoàn thành lần lượt các mốc quan trọng của dự án?

Bạn có thể biên soạn các hóa đơn tạm thời sau mỗi khoảng thời gian hoặc gửi chúng đi khi bạn hoàn thành từng phần cụ thể của một dự án lớn hơn. Những hóa đơn này có tác dụng giúp chia nhỏ dự án lớn thành các khoản thanh toán nhỏ hơn. Điều này có thể mang lại lợi ích cho cả bạn và khách hàng của bạn.

1.2.3. Hóa đơn định kỳ

Có thể bạn sẽ cho rằng hóa đơn định kỳ và hóa đơn tạm thời giống nhau. Tuy nhiên, có một số điểm khác biệt nhất định giữa hai loại hóa đơn này.

Hóa đơn tạm thời được sử dụng để chia nhỏ các khoản thanh toán cho một dự án lớn và sẽ không được sử dụng khi dự án đã được hoàn thành. Ngược lại, các hóa đơn định kỳ có thể được biên soạn và sử dụng bất cứ lúc nào cần thiết.

Chẳng hạn, nếu bạn chịu trách nhiệm quản lý phương diện truyền thông xã hội và tiếp thị trực tuyến cho khách hàng của doanh nghiệp, bạn thường sẽ làm việc các hợp đồng có thời hạn tính bằng năm. Thay vì gửi một hóa đơn tổng vào cuối mỗi năm, bạn có thể gửi hóa đơn định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý.

1.2.4. Hóa đơn chính thức

Hóa đơn chính thức, hay Final invoice, là hóa đơn cuối cùng của bạn gửi cho khách hàng. Hóa đơn này bao gồm thông tin về tất cả các sản phẩm hay dịch vụ hai bên đã giao dịch mua bán và số dư chưa thanh toán.

Đôi khi, hóa đơn chính thức cũng có thể được biên soạn dưới dạng bản tóm tắt các khoản thanh toán trước đây.

1.2.5. Hóa đơn tập trung

Nếu bạn hợp tác với một khách hàng trong khoảng thời gian dài với nhiều giao dịch mua bán, bạn có thể lập hóa đơn riêng cho từng giao dịch hoặc bạn có thể biên soạn một hóa đơn chung trong đó ghi chi tiết số tổng tiền cần thanh toán cho tất cả các giao dịch trước đó.

Ví dụ: Nếu bạn cung cấp hàng hóa cho một đại lý bán hàng nhiều lần trong một tháng, bạn có thể lập hóa đơn giá trị của tháng mua hàng cùng một lúc.

Hóa đơn tập trung giúp giảm bớt phí giao dịch cho cả nhà cung cấp và khách hàng. Nó cũng giúp cho việc ghi sổ kế toán dễ dàng hơn vì kế toán viên sẽ không cần phải làm việc với hàng tá các khoản thanh toán nhỏ lẻ.

1.2.6. Một số loại hoá đơn thương mại khác

Bên cạnh những loại hóa đơn trên, còn một số loại hóa đơn thương mại khác như: hóa đơn chi tiết, hóa đơn xác nhận, hóa đơn lãnh sự và hóa đơn hải quan…

2. Những loại văn bản khác có liên quan đến hóa đơn thương mại

2.1. Credit memo

Credit memo là một loại chứng từ thương mại. Credit memo được sử dụng khi khách hàng đã thanh toán một phần hóa đơn và nhà cung cấp cần một văn bản chính thức để ghi chú về khoản thanh toán đó và sự thay đổi của khoản nợ còn lại trong hóa đơn. Credit memo cũng thường được sử dụng khi một doanh nghiệp hoặc cá nhân không thể kiểm soát việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ đã được hứa hẹn trong các hóa đơn chưa thanh toán.

Những lý do khác để phát hành Credit memo bao gồm việc tranh chấp về giá cả hoặc khách hàng trả lại hàng đã mua.

2.2. Giấy xác nhận nợ

Debit memo đôi khi cũng dễ bị nhầm lẫn với Credit memo. Credit memo được sử dụng chủ yếu liên quan đến việc điều chỉnh hóa đơn của khách hàng. Debit memo lại được người mua hàng sử dụng để thông báo cho doanh nghiệp biết rằng doanh nghiệp cung cấp chưa đủ số lượng các loại hàng hóa trong đơn hàng.

Debit memo cũng có thể đóng vai trò như là bằng chứng về những điều chỉnh trong kê khai thuế của một doanh nghiệp hoặc hữu dụng trong một vài tranh chấp khác có thể phát sinh.

2.3. Báo cáo tài khoản

Báo cáo tài khoản về bản chất thì không phải là một hóa đơn thương mại nhưng có liên quan rất chặt chẽ với hóa đơn thương mại.

Báo cáo tài khoản cung cấp thông tin tóm tắt về các dịch vụ hoặc hàng hóa đã được giao dịch, các khoản thanh toán đã thực hiện và bất kỳ số dư chưa thanh toán nào. Giống như một bảng sao kê tài khoản ngân hàng, báo cáo tài khoản là một bản tóm tắt về tất cả các giao dịch kinh doanh được thực hiện giữa nhà cung cấp và khách hàng.

Nếu nhà cung cấp không muốn gửi hóa đơn, họ có thể gửi báo cáo tài khoản để nhắc nhở khách hàng về một khoản tiền chưa thanh toán. Khách hàng cũng có thể yêu cầu báo cáo tài khoản. Vì vậy thông thường các doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn sàng các báo cáo tài khoản để sử dụng khi cần thiết.

Nhìn chung, việc biên soạn hóa thương mại có thể khiến cho các nhân viên kế toán rất đau đầu. Ngày nay, với các phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào, chẳng hạn như phần mềm quản lý hóa đơn 365, chủ doanh nghiệp nhỏ có thể hợp lý hóa

quá trình lập hóa đơn từ đầu đến cuối. Các phần mềm này không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp xuất hóa đơn thương mại mà còn hỗ trợ cả khách hàng của doanh nghiệp trong việc thanh toán hóa đơn với một cổng thanh toán tích hợp.

Như vậy là qua những thông tin tổng hợp trong bài viết, bạn đã có thêm một góc nhìn chi tiết hơn về các loại hóa đơn thương mại và đặc điểm của từng loại hóa đơn. Doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng các phần mềm quản lý hóa đơn để tranh được những sai sót có thể phát sinh trong công tác kế toán và trong các giao dịch với khách hàng.